Dodatek dla programu Microsoft Outlook

Dodatek dla Microsoft Outlook służy do przesyłania danych kontaktowych partnerów i działań związanych z przepływem pracy do klienta poczty e-mail Microsoft Outlook.

Oznacza to, że dane te są również dostępne poza systemem ERP. Do obsługi aplikacji dostępny jest dodatek dla programów Microsoft Outlook 2007, Microsoft Outlook 2010 i Microsoft Outlook 2013.

W tym dokumencie opisano, w jaki sposób zainstalować dodatek i jakie ustawienia należy określić.

Wprowadzane są również ustawienia dotyczące działania aplikacji w Comarch ERP Enterprise. Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Ustawienia synchronizacji działań oraz Książki adresowe.

Instalacja

Instalacja dodatku

Wymagania wstępne

Na komputerze muszą być zainstalowane następujące biblioteki, które można pobrać z Centrum pobierania Microsoft:

• .NET 4.0
• VSTO

Aby zainstalować dodatek na komputerze, potrzebne są następujące pliki, które są dostarczane wraz z aplikacją:

• exe
• Setup.exe

W celu zainstalowania dodatku należy:

1. Uruchomić plik exe i postępować zgodnie z instrukcjami kreatora instalacji.
2. Wprowadzić folder, w którym mają być przechowywane pliki instalacyjne. Określić, czy dodatek ma zostać zainstalowany tylko dla użytkownika systemu Windows, czy dla wszystkich użytkowników komputera.
3. Wybrać przycisk [Dalej]. Dodatek zostanie zainstalowany. Następujące pliki będą przechowywane w folderze [Users]\[Local application data]\Microsoft\Outlook\SemiramisAddin\ Files:
   1. txt (zawiera informacje o błędach i procesach w dodatku)
   2. xml (zawiera ustawienia dodatku specyficzne dla użytkownika)

Pozycje menu dla Comarch ERP Enterprise dostępne są w programie Microsoft Outlook.

Rozwiązywanie problemów

Jeśli po zainstalowaniu dodatku lub w późniejszym czasie pozycje menu dla Comarch ERP Enterprise nie są wyświetlane w Outlooku, oznacza to, że dodatek jest nieaktywny lub dezaktywowany.

W celu weryfikacji aktywności dodatku należy:

1. W Microsoft Outlook 2007: wybrać pozycję Centrum zaufania w menu Narzędzia. W programie Microsoft Outlook 2010 i 2013: otworzyć kartę Plik i wybrać pozycję menu Opcje. W wyniku tego działania otworzy się okno dialogowe.
2. W obszarze Dodatki należy sprawdzić, czy dodatek Comarch ERP Enterprise jest aktywny.
3. Jeśli dodatek jest nieaktywny, należy wybrać pozycję Dodatki COM w polu Zarządzaj w dolnej części okna i wybrać przycisk [Przejdź do]. Otwarte zostanie okno dialogowe.
4. Za pomocą pola wyboru wybrać dodatek Comarch ERP Enterprise. Jeśli dodatek nie jest dostępny do wyboru na liście, jest nieaktywny. W takim przypadku należy wykonać czynności opisane w punkcie Instrukcja: Aktywacja nieaktywnego dodatku. Następnie wykonać kroki opisane powyżej.
5. Wybrać przycisk [OK].
6. Ponownie uruchomić program Microsoft Outlook. Wyświetlone zostaną pozycje menu dla Comarch ERP Enterprise.

W celu aktywacji nieaktywnego dodatku należy:

1. W polu Zarządzaj w dolnej części okna zaznaczyć parametr Wyłączone elementy i wybrać przycisk [Przejdź do]. Otwarte zostanie okno dialogowe.
2. Zaznaczyć parametr Comarch ERP Enterprise Add-In i wybrać przycisk [Aktywuj].
3. Zamknąć okno dialogowe.
4. Ponownie uruchomić program Microsoft Outlook. W wyniku tego działania dodatek nie jest już dezaktywowany.

Odinstalowywanie dodatku

W celu odinstalowania dodatku należy:

1. Uruchomić plik exe, który znajduje się w następującym folderze: [Users]\[Local application data]\Microsoft\Outlook\SemiramisAddin\
2. Wybrać opcję Usuń Comarch ERP Enterprise Outlook Add-In.
3. Wybrać przycisk [Zakończ]. Dodatek zostanie usunięty. Pliki txt i SemiramisSynchronisationSettings.xml nie zostaną usunięte.

Konfiguracja

Konfigurowanie dostępu do usługi sieci Web dla użytkowników

Połączenie komunikacyjne pomiędzy dodatkiem w Microsoft Outlook a Comarch ERP Enterprise nawiązywane jest poprzez usługę webową typu SOAP. W tym celu należy zezwolić na dostęp SOAP dla użytkowników korzystających z dodatku.

W celu skonfigurowania dostępu należy:

1. Otworzyć aplikację Panel System w Comarch ERP Enterprise.
2. Wybrać wartość System w polu Typ.
3. Upewnić się, że w polu Nazwa wyświetlany jest aktualnie używany system.
4. Otworzyć zakładkę Edytor, a następnie dolną zakładkę Przyporządkowania użytkownika.
5. Wprowadzić odpowiedniego użytkownika jako charakterystykę zapytania w sekcji Wykonaj zapytanie o przyporządkowania użytkownika i wybrać przycisk [Zawartość listy aktualizować na podstawie pól zapytania] w nagłówku tabeli Przyporządkowania użytkowników. Ustawienia obowiązujące dla użytkownika dla różnych kanałów dostępu są wyświetlane w tabeli.
6. Wybrać wartość Dozwolony w kolumnie Dostęp SOAP.
7. Zapisać wprowadzone zmiany. Dostęp do usługi internetowej wymagany dla połączenia komunikacyjnego jest skonfigurowany dla użytkownika.

Wprowadzanie ustawień synchronizacji w programie Microsoft Outlook

Ustawienia synchronizacji wprowadza się w oknie dialogowym Ustawienia synchronizacji Comarch ERP Enterprise.

W programie MS Outlook 2007 dialog należy otworzyć wybierając w menu Narzędzia pozycję Synchronizacja Comarch ERP Enterprise.

W MS Outlook 2010 i 2013 dialog należy otworzyć wybierając przycisk [Synchronizacja Comarch ERP Enterprise] na zakładce Dodatki.

Konfiguracja połączenia z Comarch ERP Enterprise

Do synchronizacji działań i kontaktów wymagane jest połączenie pomiędzy Microsoft Outlook a Comarch ERP Enterprise. W tym celu należy wprowadzić dane logowania użytkownika na zakładce Ustawienia połączenia w ustawieniach synchronizacji dodatku.

Zakładka Ustawienia połączenia składa się z następujących pól:

• Certyfikat – w tym polu można wskazać wszystkie certyfikaty Comarch ERP Enterprise zainstalowane na komputerze
• Adres serwera – w tym polu należy wpisać adres serwera Comarch ERP Enterprise, z którym ma zostać nawiązane połączenie
• Baza danych – w tym polu oferowane są do wyboru dostępne bazy danych po nawiązaniu połączenia z serwerem

Aby skonfigurować połączenie z Comarch ERP Enterprise należy:

1. Otworzyć okno dialogowe Ustawienia synchronizacji Comarch ERP Enterprise w programie Microsoft Outlook.
2. W oknie dialogowym otworzyć zakładkę Ustawienia połączenia.
3. Wybrać certyfikat, za pomocą którego będzie odbywać się logowanie do Comarch ERP Enterprise.
4. Wpisać adres serwera Comarch ERP Enterprise.
5. Wybrać przycisk [Połącz]. Połączenie zostanie nawiązane, a w polu Baza danych pojawią się dostępne bazy danych.
6. Wybrać bazę danych, w której przechowywane są działania i dane kontaktowe partnerów.
7. Wybrać przycisk [OK]. Połączenie z Comarch ERP Enterprise zostanie skonfigurowane. Wybrana baza danych jest wykorzystywana jako źródło synchronizacji działań i książki adresowej.

Status połączenia wyświetlany jest w lewym dolnym rogu okna dialogowego.

Ustawienia synchronizacji działań

Można dokonać różnych ustawień synchronizacji działań workflow. Można na przykład określić, czy działania mają być przesyłane automatycznie, czy ręcznie, lub w jakich godzinach mają być przesyłane. W tym celu dostępne są pola na zakładce Spotkania i zadania.

Oprócz ustawień w Microsoft Outlook, można zdefiniować, które działania są przesyłane na poziomie użytkownika lub bazy danych w systemie ERP. Więcej informacji można znaleźć w artykule Ustawienia synchronizacji działań.

Zakładka Spotkania i zadania składa się z następujących pól:

• Baza danych – działania mogą być zapisywane w bazie danych OLTP i bazie danych repozytorium. W tym polu określa się bazę danych, z której działania są przesyłane.
• Kalendarz – w programie Outlook można zarządzać kilkoma kalendarzami. W tym polu należy wybrać kalendarz, do którego mają zostać przeniesione działania.
• Rozpoczęcie synchronizacji – w tym polu należy czas przesyłania działań. Dostępne są następujące opcje:
  • Sterowanie czasem – działania są przesyłane w określonym przez użytkownika odstępie czasu
  • Po uruchomieniu programu Outlook – działania są zawsze przesyłane po uruchomieniu programu Microsoft Outlook. Warunkiem jest, aby dodatek był aktywny.
  • Ręcznie – działania są przesyłane po wybraniu przycisku [Synchronizuj]
• Jednostka – w tym polu należy wybrać jednostkę czasu, która ma być wykorzystywana do synchronizacji sterowanej czasem. Pole jest gotowe do wprowadzenia tylko po wybraniu wartości Sterowanie czasem w polu Rozpoczęcie synchronizacji.
• Wartość – w tym polu należy wybrać wartość dla jednostki czasu wybranej w polu Jednostka. Pole jest dostępne tylko po wybraniu wartości Sterowanie czasem w polu Rozpoczęcie synchronizacji.
• Następna synchronizacja – to pole wskazuje, kiedy działania zostaną przesłane. Wartość może zostać zmieniona.
• Wyświetlanie postępu – w tym polu należy określić, czy wyświetlany jest postęp synchronizacji i w jaki sposób jest on zamykany. Dostępne są następujące opcje:
  • Zamknij po potwierdzeniu – po zakończeniu synchronizacji należy potwierdzić i zamknąć pasek synchronizacji
  • Zamknij automatycznie – pasek synchronizacji jest zamykany automatycznie po zakończeniu synchronizacji
  • Ukryty – pasek synchronizacji nie jest wyświetlany

Aby zdefiniować synchronizację działań należy:

1. Otworzyć okno dialogowe Ustawienia synchronizacji Comarch ERP Enterprise w programie Microsoft Outlook.
2. W oknie dialogowym otworzyć zakładkę Spotkania i zadania.
3. Określić żądane ustawienia.
4. Wybrać przycisk [OK]. Działania zostaną przeniesione w określonym czasie. Jeśli wybrano typ synchronizacji Ręcznie, można przenieść działania wybierając przycisk [Zastosuj] w oknie dialogowym, a następnie wybierając przycisk [Synchronizuj].

Działania można również synchronizować z poziomu okna głównego. W tym celu dostępny jest przycisk  [Synchronizuj działania].

W programie Microsoft Outlook 2007 przycisk ten znajduje się pod standardowym paskiem ikon (patrz poniższa ilustracja). W programach Microsoft Outlook 2010 i 2013 przycisk znajduje się na zakładce Dodatki.

Przeniesione działania są wyświetlane jako spotkania i zadania w programie Microsoft Outlook.

Dodatkowe pola są wyświetlane w oknach dialogowych edycji dla terminów i zadań, które zostały utworzone z działań. Nie można zmienić wartości tych pól. W Comarch ERP Enterprise można edytować dane w zwykły sposób. Po nowej synchronizacji zmienione dane są również wyświetlane w programie Microsoft Outlook.

Dodatkowe pola dla terminów i zadań:

• Działanie – w tym polu identyfikatory bazy danych i działań są wyświetlane jako hiperłącze. Kliknięcie w tekst powoduje otwarcie działania w Comarch ERP Enterprise.
• Priorytet – w tym polu wyświetlany jest priorytet zadania lub terminu. Priorytety ustawione w Comarch ERP Enterprise są mapowane w następujący sposób w Microsoft Outlook:
  • Priorytet 1 – 3 – Wysoki
  • Priorytet 4 – 6 – Normalny
  • Priorytet 7 – 9 – Niski

• Kategoria – w tym polu wyświetlana jest kategoria podstawowego działania workflow.
• Status – w tym polu wyświetlany jest status zadania lub terminu. Statusy zdefiniowane w Comarch ERP Enterprise są mapowane w następujący sposób w Microsoft Outlook:
  • Zaplanowane/Do realizacji – nie rozpoczęto
  • W opracowaniu – opracowywane
  • Zaległe/Zaległe w opracowaniu – wstrzymane
  • Zakończone/Zakończone bez przetwarzania – ukończone

• Pochodzenie – w tym polu wyświetlane jest pochodzenie podstawowego działania workflow
• Powiązania – w tym polu wyświetlane są preferowane powiązania w odniesieniu do działania. Po wybraniu tekstu, powiązany obiekt jest otwierany w Comarch ERP Enterprise.

Ustawienie synchronizacji książki adresowej

Aby dane kontaktowe partnera mogły zostać przeniesione, muszą być zapisane w książce adresowej. Aby użytkownik mógł przesłać książkę adresową, musi być do niej przypisany. Więcej informacji można znaleźć w artykułach Książki adresowe i Lista: Wpisy w książce adresowej.

Można wprowadzić różne ustawienia synchronizacji danych kontaktowych partnerów. Można na przykład określić, czy książki adresowe mają być przesyłane automatycznie, czy ręcznie, a także kiedy mają być przesyłane. W tym celu dostępne są pola zakładki Książka adresowa.

• Rozpoczęcie synchronizacji – w tym polu należy określić czas rozpoczęcia przesyłania książek adresowych. Dostępne są następujące opcje:
  • Sterowane czasowo – książki adresowe są przesyłane w określonych przez użytkownika odstępach czasu
  • Po uruchomieniu programu Outlook – książki adresowe są zawsze przesyłane po uruchomieniu programu Microsoft Outlook. Warunkiem jest, aby dodatek był aktywny.
  • Ręcznie – książki adresowe są przesyłane po wybraniu przycisku [Synchronizuj].
• Jednostka – w tym polu należy wybrać jednostkę czasu, która ma zostać użyta do synchronizacji sterowanej czasem. Pole jest gotowe do wprowadzenia tylko po wybraniu opcji synchronizacji Sterowane czasowo.
• Wartość – w tym polu należy wybrać wartość dla jednostki czasu wybranej w polu Jednostka. Pole jest gotowe do wprowadzenia tylko po wybraniu opcji synchronizacji Sterowane czasowo.
• Następna synchronizacja – to pole wskazuje dzień i godzinę, kiedy książki adresowe zostaną przesłane, jeśli ustawiono synchronizację sterowaną czasem. Jeśli wybrano typ synchronizacji Sterowane czasowo, można zmienić tę wartość. W tym celu należy wybrać część wyświetlanego tekstu, która ma zostać zmieniona, np. dzień, i zwiększyć lub zmniejszyć wartość za pomocą przycisków strzałek znajdujących się przy prawej krawędzi pola.
• Wskaźnik postępu – w tym polu należy określić, czy wyświetlany jest postęp synchronizacji i w jaki sposób wyświetlacz jest zamykany. Dostępne są następujące opcje:
  • Zamknij po potwierdzeniu – po zakończeniu synchronizacji należy potwierdzić i zamknąć pasek synchronizacji
  • Zamknij automatycznie – pasek synchronizacji jest zamykany automatycznie po zakończeniu synchronizacji
  • Ukryty – postęp synchronizacji nie jest wyświetlany

W celu ustawienia synchronizacji książki adresowej należy:

1. Otworzyć okno dialogowe Ustawienia synchronizacji Comarch ERP Enterprise w programie Microsoft Outlook.
2. W oknie dialogowym otworzyć zakładkę Książka adresowa.
3. Określić wymagane ustawienia.
4. Wybrać przycisk [OK]. Książki adresowe zostaną przesłane w określonym czasie. Jeśli wybrano typ synchronizacji Ręcznie, można przesłać książki adresowe, wybierając najpierw przycisk [Zastosuj], a następnie przycisk [Prześlij]. Książki adresowe można również synchronizować z poziomu okna głównego. W tym celu dostępny jest przycisk [Synchronizuj książki adresowe].

W programie Microsoft Outlook 2007 przycisk ten znajduje się pod standardowym paskiem ikon. W programach Microsoft Outlook 2010 i 2013 przycisk znajduje się na zakładce Dodatki.

Przeniesione książki adresowe są wyświetlane jako wpisy książki adresowej w programie Microsoft Outlook i mają nazwę książki adresowej zapisanej w systemie ERP. W razie potrzeby można je przenieść do listy kontaktów.

Dodatkowe pola są wyświetlane w oknie dialogowym edycji dla kontaktów, które zostały przeniesione z książek adresowych w systemie ERP, na przykład dane komunikacyjne partnera. Pole Notatki wyświetla teksty, które zostały wprowadzone w danych podstawowych partnera na karcie Teksty w widoku Podstawowe. Nie można zmienić wartości tych pól.

Dodatkowe pola dla kontaktów:

• Numer partnera – w tym polu wyświetlany jest numer partnera. Wybranie numeru powoduje otwarcie partnera w Comarch ERP Enterprise.
• Rola partnera – w tym polu wyświetlane są role przypisane do partnera
• Organizacja – w tym polu wyświetlana jest organizacja, do której należy partner. Jeśli partnerem jest osoba, wyświetlana jest preferowana organizacja odpowiedzialna. Jeśli partnerem jest organizacja, pole pozostaje puste. Po wybraniu numeru, organizacja zostanie otwarta w Comarch ERP Enterprise.
• Typ organizacji – w tym polu wyświetlany jest typ organizacji
• Odpowiedzialny pracownik – w tym polu wyświetlany jest numer partnera pracownika, który jest wpisany jako odpowiedzialny pracownik w danych partnera. Wybranie numeru powoduje otwarcie pracownika w Comarch ERP Enterprise.
• Przynależność – w tym polu widoczna jest informacja, czy jest to partner wewnętrzny, czy zewnętrzny

Ustawienie archiwizacji wiadomości e-mail

Dodatek oferuje możliwość archiwizacji wiadomości e-mail poprzez przeniesienie ich do systemu ERP jako dokumenty. Wiadomości e-mail można archiwizować pojedynczo lub za pomocą reguł automatycznej archiwizacji.

Dla każdej przesłanej wiadomości e-mail tworzony jest dokument typu Notatka. Oddzielny dokument typu Notatka jest również tworzony dla każdego załącznika przesyłanej wiadomości e-mail. Każdy dokument, który został utworzony z załącznika jest wprowadzany jako link w dokumencie, który został utworzony z powiązanej wiadomości e-mail.

Informacje na temat zarządzania dokumentami w Comarch ERP Enterprise można znaleźć w artykule Wprowadzenie: Zarządzanie dokumentami.

Istnieje możliwość wprowadzenia różnych ustawień dotyczących archiwizacji wiadomości e-mail. W tym celu dostępne są pola zakładki Archiwizacja w zarządzaniu dokumentami.

• Folder – w tym polu należy wskazać folder, z którego wiadomości e-mail mają być automatycznie przenoszone. Wiadomości e-mail, które mają zostać zarchiwizowane, należy przechowywać w wybranym folderze. Można również archiwizować wszystkie wiadomości e-mail pojedynczo.
• Archiwizuj wiadomości e-mail – tej funkcji należy użyć, aby określić, czy wiadomości e-mail mają być archiwizowane i automatycznie przesyłane do Comarch ERP Enterprise jako dokumenty. Za pomocą innych ustawień można określić, które wiadomości e-mail mają być przesyłane. Jeśli użytkownik chce, aby wiadomości e-mail były archiwizowane automatycznie, musi również utworzyć regułę dla tego w programie Microsoft Outlook. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w pomocy programu MS Outlook. Jeśli pole wyboru zostanie dezaktywowane, wiadomości e-mail nie będą przesyłane automatycznie. Wiadomości e-mail można jednak archiwizować indywidualnie. Więcej informacji można znaleźć w sekcji Indywidualna archiwizacja wiadomości e-mail.
• Typ dokumentu – w tym polu należy wskazać typ dokumentu, który będzie używany podczas tworzenia dokumentów

• Uwzględniaj nieznane adresy – za pomocą tego pola wyboru można określić, czy podczas automatycznej archiwizacji wiadomości e-mail archiwizowane będą również wiadomości e-mail, których adresy odbiorcy i nadawcy nie są przypisane do żadnej książki adresowej w Comarch ERP Enterprise. Jeśli przynajmniej jeden z tych adresów e-mail jest przypisany do książki adresowej, wiadomość e-mail jest archiwizowana podczas automatycznej archiwizacji. Po zaznaczeniu pola automatycznie archiwizowane są również te wiadomości e-mail, których adresy odbiorcy i nadawcy nie są przypisane do żadnej książki adresowej w Comarch ERP Enterprise.

Aby skonfigurować archiwizację wiadomości należy:

1. Otworzyć okno dialogowe Ustawienia synchronizacji Comarch ERP Enterprise w programie Microsoft Outlook.
2. W oknie dialogowym otworzyć zakładkę Archiwizacja w zarządzaniu dokumentami.
3. Określić wymagane ustawienia.
4. Wybrać przycisk [OK].

Archiwizacja wiadomości e-mail

Wiadomości e-mail mogą być archiwizowane automatycznie lub indywidualnie, jeśli użytkownik jest do tego upoważniony. Poniżej opisano, jak archiwizować wiadomości e-mail indywidualnie i jak wyświetlić już zarchiwizowane wiadomości e-mail w Comarch ERP Enterprise.

Więcej informacji na temat automatycznej archiwizacji można znaleźć pod objaśnieniem pola wyboru Archiwizuj wiadomości e-mail w sekcji Pola zakładki Archiwizacja w zarządzaniu dokumentami.

Indywidualna archiwizacja wiadomości e-mail

Aby archiwizacja indywidualna była możliwa, dodatek musi zostać najpierw aktywowany.

W celu indywidualnej archiwizacji wiadomości e-mail należy:

1. Otworzyć wiadomość e-mail do edycji.
2. Wybrać przycisk Archiwizuj wiadomość e-mail. Ewentualnie w menu kontekstowym wiadomości e-mail wybrać pozycję Archiwizuj wiadomość e-mail. Wiadomość e-mail jest tworzona jako dokument w Comarch ERP Enterprise. Postęp archiwizacji jest wyświetlany w oknie dialogowym.
3. Gdy wiadomość e-mail zostanie zarchiwizowana, należy potwierdzić to, wybierając przycisk [OK].

W Comarch ERP Enterprise został utworzony dokument, do którego zostały przeniesione dane wiadomości e-mail w następujący sposób:

• Pole Opis zawiera dane nagłówkowe wiadomości e-mail, tj. temat, datę wysłania, nadawcę i odbiorcę. Ze względu na limit znaków, cała lista odbiorców może nie zostać przeniesiona do tego pola.
• Treść wiadomości e-mail jest wyświetlana na zakładce Notatki. Tekst ma format HTML wiadomości e-mail.
• Zakładka Powiązania zawiera listę wszystkich instancji jednostek biznesowych, które są przywoływane w treści wiadomości e-mail z adresem URL. Ponadto numery partnerów nadawcy i wszystkich odbiorców są wyświetlane jako łącza, jeśli zostały wcześniej przeniesione jako kontakty w programie MS Outlook.

Przycisk [Pokaż zarchiwizowany dokument] jest dostępny w oknie dialogowym edycji wiadomości e-mail. Pozycja o tej samej nazwie jest dostępna w menu kontekstowym wiadomości e-mail.

Wyświetlanie zarchiwizowanych wiadomości e-mail

Aby wyświetlenie zarchiwizowanych wiadomości było możliwe, dodatek musi zostać aktywowany. Wymagane jest również połączenie z serwerem Comarch ERP Enterprise.

W celu wyświetlenia zarchiwizowanych wiadomości należy:

1. Otworzyć wiadomość e-mail do edycji.
2. Wybrać przycisk [Pokaż zarchiwizowany dokument]. Ewentualnie w menu kontekstowym wiadomości e-mail wybrać pozycję Pokaż zarchiwizowany dokument. W Comarch ERP Enterprise dokument utworzony w wyniku archiwizacji otwierany jest w aplikacji Dokumenty.