Funkcja: Dokumenty

Za pomocą tej funkcji można ustawić różne parametry dotyczące dokumentów i wydruków dokumentów dla modułu Zakup. Między innymi można przypisać szablony dokumentów dla poszczególnych dokumentów.

Informacje techniczne

Oznaczenie — Dokumenty
Nazwa techniczna — com.cisag.app.purchasing.DocumentDefaults
Wymagana licencja — brak
Możliwość dezaktywacji — nie
Dotyczy — Organizacja zakupu, Klient

Zakładka Ustawienia

Za pomocą funkcji Dokumenty konfigurowane są różne ustawienia dotyczące dokumentów i ich wydruków w module Zakup, w tym szablony dokumentów, które sterują strukturą dokumentu, np. zamówienia.

Zapisane ustawienia są kopiowane jako wartości domyślne do danych podstawowych danego partnera (dostawcy) i mogą być tam zmienione. Ustawienia w aplikacji Dostawcy mają pierwszeństwo przed ustawieniami domyślnymi w aplikacji Konfiguracja. Oznacza to, że ustawienia z Konfiguracji są stosowane tylko wtedy, gdy w danych dostawcy nie podano innych wartości. Jeśli dla danego typu dokumentu istnieje kilka ustawień, system wybiera to oznaczone jako Preferowane.

Szczegółowe informacje dotyczące ustawień wydruku dokumentów można znaleźć w instrukcji użytkownika w sekcji Wydruk dokumentów, gdzie opisano też inne aplikacje i ustawienia systemowe oraz użytkownika wpływające na wydruki.

Tabela szablonów dokumentów

W tabeli można przypisać ustawienia wydruku dokumentów dla każdego typu dokumentu. Dla każdego typu dokumentu wyświetlany jest jeden lub więcej wierszy z następującymi kolumnami:

Typ dokumentu — nazwa dokumentu, dla którego określane są ustawienia wydruku. Dostępne dokumenty w module Zakup to m.in.:
- Potwierdzenie kontraktu
- Zapytanie
- Zamówienie
- Monit potwierdzenia
- Przypomnienie o dostawie
- Dokument zwrotu towaru
- Faktura zakupu
- Zgłoszenie wydania towaru z magazynu konsygnacyjnego
- Pokwitowanie odbioru
- Zapytanie dystrybucyjne
Medium — określa, na jakim nośniku dokument ma być wydrukowany, zgodnie z przypisanym szablonem. Możliwe media to:
- Drukarka
- Fax
- E-mail
Szablon dokumentu — w tym miejscu przypisywany jest szablon sterujący strukturą danego dokumentu. Każdy szablon może być przypisany tylko do jednego z trzech mediów: drukarka, e-mail lub faks. Szablon zawiera m.in. ustawienia dotyczące medium, układu i formatu. Dla drukarki można np. określić jednostronny/dwustronny wydruk czy liczbę kopii. Szablony z tego pola są przejmowane jako wartości domyślne do danych podstawowych dostawcy. Jeżeli tam nie ma odmiennych danych, te ustawienia zostają wykorzystane.

Uwaga

Można przypisać wiele szablonów dla różnych mediów, by w danych partnera i przy wydruku mieć kilka opcji wyboru.

Adres odbiorcy — dla szablonów z mediami e-mail i faks można określić typ komunikacji, np. E-mail służbowy czy E-mail prywatny, na podstawie którego system wybiera adres odbiorcy z danych partnera.
Preferowane — jeżeli dla danego dokumentu istnieje kilka wierszy z ustawieniami, jedno z nich musi być oznaczone jako preferowane. To ustawienie zostaje przejęte jako domyślne do danych partnera i dokumentu, chyba że ręcznie zostanie wybrane inne.

Uwaga

Jeśli zmieniony zostanie adres odbiorcy lub oznaczony dany szablon jako preferowany, należy upewnić się, że w danych partnera są dostępne odpowiednie dane kontaktowe.

Tabela załączników/tekstów

W tym miejscu można przypisać załączniki lub teksty dla poszczególnych dokumentów jako wartości domyślne. Załączniki są wysyłane razem z dokumentem, a teksty są do niego wstawiane. Dla e-maili obowiązują dodatkowe ustawienia z szablonu. Tabela składa się z następujących kolumn:

Numer — określa kolejność wyświetlania przy kilku załącznikach/tekstach tego samego typu. System automatycznie przypisuje numery co 10: 10, 20 itd. Można je zmienić ręcznie.
Dokument końcowy — w tym miejscu należy wybrać dokument, który ma być wzbogacony o tekst lub załącznik. Dostępne dokumenty końcowe to:
- Kontrakt
- Zapytanie
- Zamówienie
- Monit potwierdzenia
- Przypomnienie o dostawie
- Dokument zwrotu towaru
- Pokwitowanie odbioru
- Zapytanie dystrybucyjne

Uwaga

To ustawienie ma zastosowanie tylko wtedy, gdy dany dokument jest również ustawiony do wydruku dla danego procesu.

Typ załącznika/tekstu — w tym polu należy wybrać jedną z dostępnych opcji:
- Tekst nagłówka
- Stopka
- Tekst artykułu
- Załącznik pliku e-mail
- Załącznik pliku wg artykułu
Element tekstowy — w tym polu można wybrać tekst, zapisany wcześniej w aplikacji Elementy tekstowe
Załącznik/Tekst — w zależności od wybranego typu można wgrać plik lub wpisać tekst. Po wybraniu bloku tekstowego jego treść pojawia się w tym polu i można ją edytować, co usuwa powiązanie z blokiem.

Uwaga

W celu lepszego zrozumienia zastosowania załączników i tekstów należy zapoznać się z artykułami Teksty i Bloki tekstowe.

Tabela nadawców e-maili

Tutaj można przypisać domyślnych nadawców e-maili dla różnych dokumentów w module Zakup. Dla każdego typu dokumentu istnieje jeden wiersz z poniższymi kolumnami:

Typ dokumentu — dokument, dla którego przypisywany jest domyślny nadawca. Dostępne typy dokumentów to:
- Potwierdzenie kontraktu
- Zapytanie
- Zamówienie
- Monit potwierdzenia
- Przypomnienie o dostawie
- Pokwitowanie odbioru
- Faktura zakupu
- Zgłoszenie wydania z magazynu konsygnacyjnego
- Dokument zwrotu towaru
- Zapytanie dystrybucyjne
Nadawca — w tym polu należy wskazać miejsce, z którego system ma pobierać adres e-mail nadawcy. Dostępne są następujące opcje:
- Obsługujący — adres e-mail przypisany do pracownika w dokumencie
- Aktualny użytkownik — adres e-mail obecnego użytkownika pobrany z danych pracownika
- Konkretny adres — wprowadzony ręcznie, stały adres nadawcy

Wydruk dokumentów może pozwalać na nadpisanie adresu, jeśli użytkownik ma odpowiednie uprawnienia i szablon to dopuszcza.

Adres e-mail — jeśli w kolumnie Nadawca wybrano wartość Konkretny adres, w tym polu należy podać domyślny adres e-mail dla wszystkich odpowiednich dokumentów. Może on być nadpisany przy wydruku, jeśli na to pozwalają uprawnienia i szablon.