Dzięki funkcji Hierarchiczny plan kont, użytkownik ma możliwość zarządzania planem kont z hierarchiczną strukturą kont. Podczas, gdy zwykły plan kont ma płaską strukturę, w której wszystkie konta są rejestrowane na tym samym poziomie, w strukturze hierarchicznej konta mogą składać się z jednego lub więcej poziomów.
Modele kont księgowych i segmenty stanowią podstawę hierarchicznej struktury kont. Model konta księgowego definiuje ramy dla planu kont z hierarchiczną strukturą kont. Model konta księgowego kontroluje, które segmenty organizacji są dostępne do tworzenia hierarchicznych kont.
Segment reprezentuje zakres numerów kont. Numer konta może składać się z 1 – n segmentów. Poszczególne segmenty numeru konta mogą być oddzielone separatorami (np. myślnikiem lub kropką). Maksymalna długość numeru konta jest ograniczona do 50 cyfr.
W zależności od potrzeb możesz użytkownik może podzielić konto na kilka subkont w hierarchicznym planie kont lub połączyć kilka subkont w jedno konto nadrzędne.
Niniejszy dokument opisuje niezbędne ustawienia, warunki wstępne i aplikacje do zarządzania kontami o strukturze hierarchicznej w Comarch Financials Enterprise.
Definicje terminów
Segment — segment w kontekście hierarchicznych kont księgowych oznacza zakres numerów kont księgowych
Wartość segmentu — reprezentuje część numeru konta określoną przez segment
Ustawienia
Warunkiem wstępnym korzystania z hierarchicznych kont księgowych jest wprowadzenie ustawień i skonfigurowanie danych podstawowych w następujących aplikacjach.
Konfiguracja
W aplikacji Konfiguracja użytkownik aktywuje funkcję Hierarchiczny plan kont w obszarze Księgowość finansowa dla organizacji, w której chciałby pracować z hierarchicznym planem kont.
Użytkownik może również określić następujące parametry na zakładce Ustawienia:
- Model kont księgowych — aby pracować z kontami hierarchicznymi, użytkownik przypisuje model konta księgowego, który ma być używany w organizacji. Model konta księgowego kontroluje, które segmenty są dostępne do tworzenia kont hierarchicznych.
- Separator — aby utworzyć hierarchiczne konta księgowe, w tym polu użytkownik określa separator, który powinien być używany jako separator między poszczególnymi segmentami numeru konta. Można wybrać następujące separatory:
- Brak separatora — poszczególne segmenty numeru konta nie są rozdzielone
- Kropka — poszczególne segmenty numeru konta są oddzielone punktem
- Myślnik — poszczególne segmenty numeru konta są oddzielone myślnikiem
- Zezwalaj na księgowanie na kontach z subkontami (pole wyboru) — to pole określa, czy użytkownik zezwala na księgowanie na kontach z subkontami.
W standardowym systemie maksymalna długość numeru konta wynosi 50 znaków. Parametr Maksymalna długość numeru konta jest dostępny w funkcji Rachunkowość. Odbiegając od standardu, użytkownik może tutaj określić maksymalną długość hierarchicznego numeru konta. Aby uzyskać informacje na temat tego ustawienia, sugerowane jest zapoznanie się z dokumentacją Konfiguracja: Rachunkowość.
Modele kont księgowych
Użytkownik może skonfigurować model kont księgowych w aplikacji o tej samej nazwie. Model kont księgowych tworzy ramy dla planu kont z hierarchiczną strukturą kont. W tej aplikacji może on wprowadzić nowy lub edytować istniejący model konta księgowego.
Dokument Modele kont księgowych zawiera szczegółowe informacje na temat tej aplikacji.
Segmenty hierarchicznych kont księgowych
Segmenty hierarchicznych kont księgowych, w połączeniu z modelem konta księgowego, stanowią podstawę do zarządzania kontami hierarchicznymi. W hierarchicznej strukturze konta, numer konta składa się z indywidualnych wartości, których pochodzenie jest określone przez segmenty. Każdy segment jest powiązany z typem segmentu. Użytkownik stosuje typ segmentu, aby określić, które wartości są dozwolone dla segmentu. Mogą to być zdefiniowane wartości, wartości istniejących danych lub dowolny tekst.
Segmenty hierarchicznych kont księgowych są konfigurowane w aplikacji o tej samej nazwie. Dokument Segmenty hierarchicznych kont księgowych zawiera szczegółowe informacje na temat tej aplikacji.
Tworzenie hierarchicznego planu kont księgowych
Jeśli skonfigurowano niezbędne ustawienia i dane podstawowe do korzystania z hierarchicznych kont księgowych, wówczas użytkownik może utworzyć konta księgowe dla swojej organizacji. Z reguły wszystkie konta księgowe są tworzone podczas konfiguracji organizacji przez import.
Dodatkowe pola i akcje są dostępne w aplikacji kont księgowych do przeglądania i ręcznego wprowadzania hierarchicznych kont księgowych. Ich zawartość i funkcjonalność opisano w dokumencie Rozszerzenie: Konta księgowe/Hierarchiczne konta księgowe.
Hierarchiczna struktura kont jest reprezentowana przez konta syntetyczne i subkonta. W zależności od wymagań, konta syntetyczne z subkontami mogą być zarządzane na kilku poziomach. Konto księgowe jest uważane za konto syntetyczne, jeśli numer konta zawiera tylko segment konta syntetycznego z używanego modelu konta księgowego. Konto syntetyczne zawsze znajduje się na pierwszym (najwyższym) poziomie planu kont.
Konta znajdujące się bezpośrednio pod kontem syntetycznym tworzą drugi poziom. Na trzecim poziomie tworzone są konta, które znajdują się poniżej konta na drugim poziomie itd.
Numery kont poniżej konta syntetycznego zasadniczo składają się z zawartości segmentu konta syntetycznego, jak również zawartości segmentu jego własnego poziomu i, jeśli są dostępne, wyższych poziomów.
| Konto | Syntetyczne/Subkonto | Poziom |
| 1000 | Konto syntetyczne | 1 |
| 1000-10 | Subkonto | 2 |
| 1000-10-1 | Subkonto | 3 |
| 1000-20 | Subkonto | 2 |
| 1000-20-1 | Subkonto | 3 |
| 1000-20-1-12345 | Subkonto | 4 |
Jeśli pole Zezwalaj na księgowanie na kontach z subkontami nie zostało aktywowane w aplikacji Konfiguracja, subkonta mogą być tworzone tylko wtedy, gdy okres księgowy jest określony dla konta na wyższym poziomie w polu Księgowanie możliwe od. Musi to być okres bilansu otwarcia okresu obrachunkowego, od którego subkonto jest aktywne.
Procedura wprowadzania hierarchicznych kont księgowych została opisana poniżej na przykładach. Opis jest ograniczony do wymaganych wpisów dla numeru konta i pól Do zaksięgowania od i Do zaksięgowania do. Wszystkie inne szczegóły dotyczące kont księgowych są opisane w dokumentacji Konta księgowe.
Jako przykład, poniższe ustawienia są oparte na funkcji Hierarchiczny plan kont z aplikacji Konfiguracja:
| Pole | Ustawienia |
| Model kont księgowych | Firma handlowa |
| Separator | Myślnik |
| Zezwalaj na księgowanie na kontach z subkontami | Nieaktywne |
Model konta obiektu Firma handlowa jest przypisany, a myślnik został wybrany jako separator. Ponadto, pole Zezwalaj na księgowanie na kontach z subkontami nie jest aktywne. Oznacza to, że nie można zaksięgować żadnego konta, dla którego istnieją subkonta.
Konta księgowe poziomu konta syntetycznego
Dla modelu konta księgowego użytego jako przykład, segment MAIN jest oznaczony jako segment konta syntetycznego. W tym segmencie konta syntetycznego, zawartość segmentu 1000 jest wprowadzona jako wartość aktywna.
Proces edycji
- Pierwszym krokiem jest uruchomienie aplikacji Konta księgowe.
- Następnie należy użyć przycisku [Dodaj], aby wybrać akcję [Nowe konto syntetyczne].
- Segment konta syntetycznego MAIN jest automatycznie określany w polu Segmenty, znajdującym się w nagłówku. Kursor zostanie ustawiony na polach dotyczących segmentu. Cała zawartość segmentu, która jest dozwolona dla segmentu konta syntetycznego, jest wyświetlana za pomocą pomocy wprowadzania dla pola.
- Użytkownik może skorzystać z pomocy dotyczącej wprowadzania danych w polu, aby wybrać zawartość segmentu, która ma zostać użyta jako numer rachunku dla konta syntetycznego. Tutaj zawartość segmentu 1000.
- Użytkownik wprowadza wszystkie wartości i ustawienia wymagane dla konta (typ konta, tworzenie sald przeniesionych itp.).
- Po wprowadzeniu wszystkich danych należy zapisać nowe konto syntetyczne za pomocą przycisku [Zapisz].
- Konto księgowe 1000 zostało utworzone jako konto syntetyczne w głównej bazie kont księgowych
Konta obiektów drugiego poziomu
Dla konta syntetycznego 1000 należy utworzyć subkonto 1000-10. Numer konta dla subkonta pochodzi z następujących wartości:
- Wartość segmentu z segmentu konta syntetycznego
- Separator określony w sekcji Konfiguracja
- Wartość segmentu z segmentu na poziomie 2
Subkonto można wprowadzić tylko wtedy, gdy segment, który ma być użyty dla subkonta, jest określony na koncie syntetycznym. Ponadto, konto syntetyczne nie może zostać zaksięgowane od momentu, w którym subkonto może zostać zaksięgowane.
Proces edycji
- W aplikacji Konta księgowe należy otworzyć konto syntetyczne 1000.
- W polu Następny segment użytkownik określa segment, który ma zostać użyty dla subkonta.
- W polach Księgowanie możliwe od i Księgowanie możliwe do użytkownik wprowadza okres, od którego konto syntetyczne nie może być już księgowane. Należy podać okres bilansu otwarcia okresu obrotowego, od którego subkonto ma być aktywne.
- Użytkownik zapisuje zmiany na koncie syntetycznym za pomocą przycisku [Zapisz].
- Należy użyć przycisku [Dodaj], aby wybrać akcję [Nowe subkonto].
- System utworzy nowe konto księgowe z danymi konta syntetycznego. Segment, który został określony na koncie syntetycznym w polu Następny segment, zostanie automatycznie określony w polu Segment w polu identyfikacyjnym. Kursor skupia się na polach dotyczących segmentu. Wszystkie treści segmentu, które są dozwolone dla segmentu, są wyświetlane za pomocą pomocy wprowadzania dla pola.
- Użytkownik może skorzystać z pomocy uzupełniania wartości dla pola, aby wybrać zawartość segmentu (tutaj zawartość segmentu 10). Wartość ta stanowi ostatnią część numeru subkonta.
- W razie potrzeby usuń określony okres w polu Księgowanie możliwe do i zmień lub dodaj dalsze dane konta obiektu zgodnie z wymaganiami.
- Po zapisaniu wszystkich danych użytkownik zapisuje nowe konto księgowe za pomocą przycisku [Zapisz].
- Konto księgowe 1000-10 zostało utworzone jako subkonto w syntetycznym koncie księgowym
Konta księgowe na dalszych poziomach
Jak opisano w przykładzie, tworzenia konta księgowego drugiego poziomu, procedura ta ma również zastosowanie przy wprowadzaniu kont dla poziomów trzeciego, czwartego itd. Subkonto można wprowadzić tylko wtedy, gdy segment, który jest używany dla nowego konta, jest określony w nadrzędnym subkoncie subkonta. Pole Księgowanie możliwe do również musi zostać odpowiednio wypełnione.
Za pomocą akcji [Nowe subkonto] system tworzy nowe konto księgowe z danymi konta nadrzędnego. Numer konta dla subkonta pochodzi z następujących wartości:
- Wartości segmentów z segmentów kont wyższego poziomu
- Separator określony w aplikacji Konfiguracja
- Wartość segmentu z segmentu na bieżącym poziomie. Wartość ta tworzy ostatnią część numeru subkonta.
Przykładowo, subkonto 1000-10-1 (konto trzeciego poziomu) jest dodawane do subkonta 1000-10.
Księgowanie na hierarchicznych kontach księgowych
W procesie księgowania uwzględniane są tylko konta księgowe, które mogą być użyte w momencie księgowania, np. konta, które nie są wykluczone z księgowania za pomocą pól Księgowanie możliwe od i Księgowanie możliwe do. Dalsze ustawienia dotyczące możliwych ograniczeń księgowania opisano w dokumentacji Konta księgowe.
Ewaluacja hierarchicznych konta księgowych
Aplikacje typu Lista i raporty księgowości finansowej są dostępne do ewaluacji danych hierarchicznych kont księgowych. W aplikacji Lista: Księgowość finansowa pole Saldo hierarchiczne można wybrać w widoku Zestawienie obrotów i sald w widoku Obroty i salda kont. Jeśli to pole jest aktywne, wówczas salda subkont są również dodawane do konta syntetycznego w celu wyświetlenia.
