Import dokumentów

Przegląd tematu

Aplikacja Import dokumentów umożliwia importowanie wygenerowanych dokumentów do repozytorium wiedzy Kstore. W przeciwieństwie do importu dokumentów za pomocą usług integracji biznesowej, w tej aplikacji można generować dokumenty bez konieczności tworzenia plików importowych. Aplikacja Import dokumentów nie wymaga żadnej wiedzy na temat modelu danych dokumentów i usług integracji biznesowej (BIS). Dodatkowo aplikacja ta umożliwia łatwe udostępnianie wszystkich katalogów repozytorium wiedzy z modułu Zarządzanie dokumentami.

Uwaga
Dokumentacja aplikacji Import dokumentów przez BIS zawiera informacje o tym jak wykonywać import za pomocą usług integracji biznesowej.
.

Niniejszy dokument opisuje budowę aplikacji Import dokumentów. Użytkownik dowie się też jak działają ustawienia w aplikacji Import dokumentów. Aby uzyskać bardziej szczegółowe instrukcje dotyczące pracy z aplikacją Import dokumentów, należy zapoznać się z dokumentem Instrukcje: Import Dokumentów.

Definicja Terminów

  • Dokument – to obiekt, za pomocą którego można zarządzać plikami dokumentów w systemie i tworzyć powiązania z innymi obiektami systemu. Dokument jest jak wirtualna koperta na metadane dokumentu oraz na pliki dokumentów (fizyczne pliki przechowywane w magazynie wiedzy). Ponadto, dokument służy do ustanowienia plików dokumentów, w których do dokumentu dodawani są adresaci i szablon dokumentu. Na tej podstawie, tworzony jest nowy dokument, na przykład list korespondencji seryjnej.
  • Szablon dokumentu – służy do standaryzowanego generowania dokumentów lub notatek. Szablon jest dokumentem, który może być powiązany z plikiem dokumentu. Na przykład Semiramis może wyprodukować list seryjny na podstawie szablonu listu seryjnego, który został stworzony za pomocą programu do przetwarzania tekstu. Aby to zrobić, musisz utworzyć plik dokumentu, który zawiera pola, które Semiramis może wypełnić, jak na przykład adres. Prawidłowe pola znajdziesz w szczegółowej dokumentacji. Gdy szablon listu seryjnego zostanie ukończony, ten plik dokumentu musi być połączony z dokumentem w Semiramis. Może być wtedy używany jako szablon dokumentu do listów seryjnych. Skopiować z apki poprzedniej
  • Plik dokumentu – to fizyczny plik, który jest przechowywany w Magazynie Wiedzy w Semiramis. Pliki mogą odpowiadać dowolnemu formatowi typu MIME. Na przykład, pliki tekstowe, graficzne lub dźwiękowe mogą być przechowywane w Magazynie Wiedzy. To też

Opis Aplikacji

Aplikacja Import dokumentów składa się z obszaru roboczego z polami, w które należy wprowadzić dane dotyczące importu. Poniżej przedstawiono szczegółowy opis pól:

  • Szablon dokumentu – pole określające szablon dokumentu. Składa się z dwóch pól:
    • Rodzaj dokumentu – w tym polu należy określić rodzaj importowanego dokumentu
    • Numer dokumentu — w tym polu należy określić numer importowanego dokumentu
  • Folder – w tym polu należy określić folder repozytorium wiedzy Kstore, do którego ma zostać zaimportowany dany dokument.

Uwaga
Używane są tylko te pliki, które jeszcze nie są powiązane z żadnym dokumentem. Plik staje się plikiem dokumentu, jeśli zostanie wygenerowane powiązanie między dokumentem a plikiem.
Wskazówka
Zaleca się posiadanie oddzielnego folderu dla każdego typu dokumentu.

  • Uwzględnij foldery podrzędne – należy aktywować te pole wyboru, jeśli podfoldery mają być uwzględnione w wyszukiwaniu plików dokumentów

Akcja: Import dokumentów

W aplikacji Import dokumentów aby wykonać import należy użyć przycisku akcji [Importuj dokumenty], który znajduje się na standardowym pasku przycisków. Korzystając z tej akcji, system wykonuje przegląd struktury folderów w repozytorium wiedzy Kstore i generuje nowy dokument dla wszystkich plików, które jeszcze nie zostały przypisane do żadnego dokumentu. Rodzaj dokumentu nowych dokumentów odpowiada rodzajowi dokumentu wprowadzonego szablonu dokumentu. Oprócz domyślnych wartości, które zostały pobrane z rodzaju dokumentu, dane domyślne pobierane są również z szablonu dokumentu.

Konfiguracja

Aplikacja Import dokumentów nie wymaga dodatkowych ustawień w aplikacji Konfiguracja.

Jednostki Biznesowe

Jednostka biznesowa Dokument com.cisag.app.general.docman.obj.Document wykorzystywana jest przez aplikację Import dokumentów między innymi w celu:

  • Przyporządkowywania uprawnień
  • Definiowania działań
  • Importu i eksportu danych

Jednostka ta stanowi część grupy jednostek biznesowych com.cisag.app.general.OrderData

Uprawnienia

Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.

Uprawnienia specjalne

Dla aplikacji Import dokumentów nie ma dostępnych uprawnień specjalnych.

Przyporządkowania organizacji

Jeśli w aplikacji Konfiguracja, dla funkcji Podstawowe, aktywowano parametr Uprawnienia do treści, aplikacja Import dokumentów będzie dostępna dla użytkownika wyłącznie w przypadku, gdy w danych podstawowych partnera przyporządkowano organizację powiązaną z co najmniej jedną z następujących struktur organizacyjnych:

  • Zakup
  • Logistyka magazynowa
  • Sprzedaż
  • Rachunkowość

Aby zapewnić, że użytkownik jest w stanie otworzyć aplikację lub edytować w niej dane, organizacja przypisana do danego użytkownika musi być wprowadzona w aplikacji Rodzaje dokumentów w tabeli Uprawnienia.

Funkcje specjalne

Dla aplikacji Import dokumentów nie są dostępne funkcje specjalne.

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja Import dokumentów nie jest udostępniana partnerom biznesowym

Czy ten artykuł był pomocny?

Wyślij opnie