Instrukcje: Faktury kosztów dodatkowych

Przegląd tematów

Wprowadzenie faktury zakupu kończy faktyczny proces zakupowy. Na podstawie zamówienia dostawca został poproszony o wykonanie usługi, tj. dostarczenie zamówionych dóbr materialnych lub niematerialnych. Z reguły towary są następnie dostarczane, a przyjęcie towarów z zamówienia jest rejestrowane w magazynie. Wraz z przyjęciem towarów we własnej firmie, towary są księgowane w inwentarzu.

Po przyjęciu towarów z zakupu, zwykle otrzymywana jest faktura zakupu od dostawcy, która zawiera listę płatności do zapłaty za dostarczone towary. Faktura zakupu może być również otrzymana przed otrzymaniem towarów.

Inne faktury od tego samego lub innego dostawcy mogą być również otrzymane za tę samą dostawę lub zamówienie. Taka oddzielna faktura zawiera wówczas dodatkowe koszty, na przykład koszty transportu towarów, koszty ubezpieczenia lub koszty celne. Zamiast oddzielnej faktury kosztów dodatkowych, dodatkowe koszty mogą być również wymienione jako pozycje na fakturze zakupu za dostarczone towary.

Aplikacja Faktury zakupu służy do wprowadzania, sprawdzania i księgowania faktur przychodzących oraz przekazywania informacji do działu księgowości finansowej w celu opłacenia faktury. System sprawdza, czy wymienione opłaty za dostarczone produkty lub dodatkowe koszty do podziału są również zgodne z wcześniejszą transakcją biznesową, tj. zamówieniem lub przyjęciem towaru. Przychodzące dane z faktur mogą być następnie wykorzystane w księgowości finansowej, księgowości kosztów i kontroli zamówień.

W tym dokumencie opisano przetwarzanie faktury kosztów dodatkowych. Użytkownik zostanie poinformowany, w jaki sposób można przetwarzać faktury kosztów dodatkowych w widoku Faktura kosztów dodatkowych aplikacji Faktury zakupu oraz w odpowiednich aplikacjach typu lista a także jakich działań można użyć, aby przypisać pozycje zamówienia zakupu/dystrybucji i przyjęcia towarów do faktury kosztów dodatkowych.

Przetwarzanie faktur zakupu zostało opisane w dokumentacji Instrukcje: Faktury zakupu.

Pola widoku Faktura kosztów dodatkowych w aplikacji Faktury zakupu zostały opisane w dokumentacji Faktury kosztów dodatkowych.

Rodzaje faktur zakupu służą do identyfikacji faktur zakupu i zawierają ustawienia oraz wartości domyślne. Zostały one opisane osobno w dokumentacji Rodzaje faktur zakupu.

Definicje terminów

Faktura zakupu

Faktura zakupu zawiera listę kwot do zapłaty za dostarczone lub jeszcze niedostarczone produkty. Faktura zakupu jest dokumentem zewnętrznym, który może być również notą kredytową.

Faktura kosztów dodatkowych

Faktury kosztów dodatkowych to oddzielne faktury od dostawcy za dodatkowe koszty, które są ponoszone podczas dostawy, ale nie są bezpośrednio wliczone w cenę zakupu poszczególnych pozycji. Mogą to być na przykład koszty transportu, ubezpieczenia lub cła. Faktura kosztów dodatkowych odnosi się do dostawy. Nie musi ona jednak pochodzić od tego samego dostawcy, co dostawa.

Działania standardowe

Wprowadzanie, przetwarzanie i usuwanie faktur zakupu zostało opisane w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Działania związane z aplikacją

Zmiana kursu lub daty faktury zakupu

Akcja Zmień kurs lub datę faktury zakupu została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Drukowanie faktury zakupu

Akcja Wydruk faktury zakupu została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Księgowanie faktury zakupu

Akcja Księguj faktury zakupu została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Anulowanie faktury zakupu

Akcja Anuluj fakturę zakupu została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Tworzenie korekty faktury zakupu

Akcja Utwórz korektę faktury zakupu została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Edycja danych podatkowych

Akcja Edytuj/Nie edytuj danych podatkowych została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Wprowadzanie pozycji faktury kosztów dodatkowych

Pozycje faktury kosztów dodatkowych należy wprowadzić ręcznie. Następnie do każdej pozycji można przypisać jedno lub więcej zamówień zakupu lub pozycji przyjęcia towaru.

Wymagania wstępne

Wprowadzono nagłówek faktury kosztów dodatkowych.

Instrukcje

W celu wprowadzenia pozycji faktury kosztów dodatkowych należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu.
2. Otworzyć wprowadzoną fakturę kosztów dodatkowych lub wprowadzić nową fakturę. Wyświetlone zostaną dane faktury kosztów dodatkowych.
3. W edytorze pozycji wprowadzić dane dla poszczególnych pozycji faktury kosztów dodatkowych: pozycję i wartość netto. Dozwolona jest tylko jedna pozycja rozliczeniowa jako pozycja. Ilość nie jest rejestrowana dla pozycji rozliczeniowych.
4. W razie potrzeby wprowadzić również numer pozycji faktury dokumentu zewnętrznego.
5. Wprowadzić klucz podziału w polu Podział. Jest on opcjonalny. Jeśli dokonano alokacji, można wybrać jeden z następujących wpisów: Ilość, Wartość, Waga, Objętość, Inny czynnik. W przypadku klucza podziału Inny czynnik dystrybucję należy następnie wprowadzić ręcznie na liście pozycji. Jeśli dystrybucja nie zostanie przypisana, faktura kosztów dodatkowych może zostać zaksięgowana bez przypisania do zamówienia. Nie dotyczy to dodatkowych faktur kosztowych do dystrybucji.
6. Przenieść dane pozycji faktury kosztów dodatkowych do tabeli pozycji. Można przeczytać szczegółowo, jak edytować dane pozycji w edytorze pozycji, a następnie przenieść je z powrotem do tabeli pozycji.
7. Zapisać fakturę kosztów dodatkowych.

Edycja pozycji faktury kosztów dodatkowych

Możesz edytować dane pozycji faktury kosztów dodatkowych, dopóki dodatkowa faktura kosztowa nie zostanie zaksięgowana. Po zaksięgowaniu można jedynie przeglądać dane na dodatkowej fakturze kosztowej, ale nie można ich już zmieniać. Jeśli pozycje zostały przeniesione z edytora pozycji do tabeli pozycji, nie można ich już zmienić.

Możliwe zmiany

Możliwe są następujące zmiany:

• W dowolnym momencie można dodać numer pozycji dokumentu zewnętrznego. Wprowadzany jest on za pomocą edytora pozycji.
• Można wprowadzić pozycje faktury kosztów dodatkowych i przypisać je do pozycji zamówienia zakupu.
• Można zmienić alokację i dystrybucję pozycji faktury kosztów dodatkowych do pozycji zamówienia. W tym celu można wybrać inny klucz podziału lub ręcznie rozdzielić kwotę netto dodatkowych pozycji kalkulacji kosztów. Zostało to opisane szczegółowo poniżej.

Ręczna edycja kwot

W razie potrzeby można ręcznie edytować następujące pola:

• Można dowolnie zmieniać kwotę netto pozycji faktury kosztów dodatkowych w tabeli pozycji i w edytorze pozycji.
• Można zmienić procent dystrybucji i kwotę netto przydzielonych pozycji zamówienia.

Inne opcje zmian

• Można powtarzać ręczne przypisywanie pozycji faktury tak często, jak to konieczne, aż cała kwota netto zostanie przypisana do pozycji faktury.
• W razie potrzeby można również usunąć kwotę lub alokację, a następnie ponownie powtórzyć ręczną alokację.

Ręczne powiązanie wybranej pozycji z pozycją przyjęcia towaru (tabela pozycji)

Akcja Powiąż ręcznie zaznaczoną pozycję z pozycją przyjęcia towaru jest dostępna w nagłówku tabeli pozycji dla faktur kosztów dodatkowych. Służy ona do wybrania jednej lub kilku pozycji przyjęcia towaru, a następnie przypisania ich do określonej pozycji faktury kosztów dodatkowych. Ponieważ każda pozycja przyjęcia towaru posiada odniesienie do pozycji zamówienia zakupu lub dystrybucji, odniesienie do pozycji zamówienia jest również przenoszone.

Akcja ta wywołuje okno dialogowe umożliwiające wybór i przypisanie pozycji przyjęcia towaru. To okno dialogowe zostało opisane w dokumentacji Faktury kosztów dodatkowych.

Warunki wstępne

Ręcznie wprowadzono i zapisano bazę kalkulacji kosztów dodatkowych i co najmniej jedną pozycję kalkulacji kosztów dodatkowych, którą należy przypisać do jednej lub więcej pozycji przyjęć towarów. Aby to zrobić, można ręcznie wybrać pozycje przyjęcia towaru. Każda pozycja przyjęcia towaru zawiera odniesienie do co najmniej jednej pozycji zamówienia zakupu lub dystrybucji. Odniesienie to jest przenoszone.

Instrukcje

W celu ręcznego powiązania pozycji faktury z pozycją zamówienia zakupu należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu.
2. Wybrać widok Faktura kosztów dodatkowych.
3. Otworzyć fakturę kosztów dodatkowych, która została już wprowadzona i która ma zostać edytowana. Wyświetlone zostaną dane kalkulacji kosztów dodatkowych oraz pozycje.
4. Wybrać pozycję faktury kosztów dodatkowych.
5. Wybrać akcję Powiąż ręcznie zaznaczoną pozycję z pozycją przyjęcia towaru na pasku narzędzi tabeli pozycji. Otwarte zostanie okno dialogowe.
6. Wprowadzić charakterystykę wyszukiwania dla przyjęcia towaru, przykładowo rodzaj przyjęcia towaru, który system ma uwzględnić podczas wyszukiwania.
7. Wybrać przycisk [Start], aby aktywować wyszukiwanie dla odpowiednich pozycji przyjęcia towaru. System wyświetli listę wszystkich znalezionych pozycji przyjęcia spełniających kryteria wyszukiwania w obszarze roboczym okna dialogowego.
8. Wybrać żądane pozycje przyjęcia, aktywując pole wyboru na końcu listy pozycji dla danej pozycji przyjęcia towaru. Alternatywnie można zaznaczyć wszystkie znalezione pozycje.
9. Przypisać wybrane pozycje przyjęcia towarów do pozycji faktury kosztów dodatkowych, naciskając przycisk [Zastosuj wszystkie] lub [Przejmij pojedynczo]. System przeniesie dane wybranych pozycji przyjęcia towaru do pozycji faktury kosztów dodatkowych. Wygeneruje również odniesienia do dokumentów. Okno dialogowe zostanie zamknięte. Przeniesione dane pozycji przyjęcia towarów pojawią się jako nowy wiersz pod pozycją kosztów dodatkowych.
10. W razie potrzeby powtarzać tę procedurę, aż co najmniej jedna pozycja przyjęcia towarów zostanie przypisana do wszystkich pozycji faktury kosztów dodatkowych. Alternatywnie można również przypisać dodatkowe pozycje kosztów za pomocą pozycji przyjęcia towarów.

Ręczne powiązanie wybranej pozycji z pozycją zamówienia (tabela pozycji)

Akcja Powiąż ręcznie zaznaczoną pozycję z pozycją zamówienia jest dostępna w nagłówku tabeli pozycji dla faktur kosztów dodatkowych. Służy ona do wybrania jednej lub kilku pozycji zamówienia, a następnie przypisania ich do określonej pozycji faktury kosztów dodatkowych.

Akcja ta wywołuje okno dialogowe umożliwiające wybór i przypisanie pozycji zamówienia. To okno dialogowe zostało opisane w dokumentacji Faktury kosztów dodatkowych.

Warunki wstępne

Ta czynność jest dostępna tylko dla faktur kosztów dodatkowych związanych z zamówieniami zakupu. Nie jest dostępna dla faktur kosztów dodatkowych pochodzących z dystrybucji. Ręcznie wprowadzono i zapisano bazę kalkulacji kosztów dodatkowych i co najmniej jedną pozycję kalkulacji kosztów dodatkowych, którą należy przypisać do jednej lub więcej pozycji zamówienia. Aby to zrobić, można ręcznie wybrać pozycje zamówienia. Procedura ta została opisana poniżej.

Instrukcje

W celu ręcznego powiązania pozycji faktury z pozycją zamówienia zakupu należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu.
2. Wybrać widok Faktura kosztów dodatkowych.
3. Otworzyć fakturę kosztów dodatkowych, która została już wprowadzona i która ma zostać edytowana. Wyświetlone zostaną dane kalkulacji kosztów dodatkowych oraz pozycje.
4. Wybrać pozycję faktury kosztów dodatkowych.
5. Wybrać akcję Powiąż ręcznie zaznaczoną pozycję z pozycją zamówienia na pasku narzędzi tabeli pozycji. Otwarte zostanie okno dialogowe.
6. Wprowadzić charakterystykę wyszukiwania dla zamówienia zakupu, przykładowo rodzaj zamówienia, który system ma uwzględnić podczas wyszukiwania.
7. Wybrać przycisk [Start], aby aktywować wyszukiwanie dla odpowiednich pozycji zamówienia zakupu. System wyświetli listę wszystkich znalezionych pozycji zamówienia spełniających kryteria wyszukiwania w obszarze roboczym okna dialogowego.
8. Wybrać żądane pozycje zamówienia, aktywując pole wyboru na końcu listy pozycji dla danej pozycji zamówienia. Alternatywnie można zaznaczyć wszystkie znalezione pozycje.
9. Przypisać wybrane pozycje zamówienia do pozycji faktury kosztów dodatkowych, naciskając przycisk [Zastosuj wszystkie] lub [Przejmij pojedynczo]. System przeniesie dane wybranych pozycji zamówienia do pozycji faktury kosztów dodatkowych. Wygeneruje również odniesienia do dokumentów. Okno dialogowe zostanie zamknięte. Przeniesione dane pozycji zamówienia pojawią się jako nowy wiersz pod pozycją kosztów dodatkowych.
10. W razie potrzeby powtarzać tę procedurę, aż co najmniej jedna pozycja zamówienia zostanie przypisana do wszystkich dodatkowych pozycji faktury kosztów dodatkowych. Alternatywnie można również przypisać dodatkowe pozycje kosztów za pomocą pozycji przyjęcia towarów.

Redystrybucja kosztów dodatkowych (tabela pozycji)

Akcja Ponownie rozłóż koszty dodatkowe została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Dodawanie danych rachunku kosztów (tabela pozycji)

Akcja Dodaj dane rachunku kosztów została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Edycja podstawy naliczania skonta (edytor pozycji)

Akcja Edytuj/Nie edytuj podstawy naliczania skonta została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.