Instrukcje: Kontrakty zakupu

Przegląd tematu

Niniejsza dokumentacja opisuje procedury korzystania z aplikacji Kontrakty zakupu. Procedury zawierają instrukcje, np. jak wprowadzić lub edytować umowę zakupu. Użytkownik zostanie również poinformowany o możliwych warunkach wstępnych i skutkach poszczególnych działań.

Opis pól w aplikacji Kontrakty zakupu można znaleźć w dokumentacji Kontrakty zakupu.

Czynności związane z przetwarzaniem umowy zakupowej zostały opisane w dokumentacji Kontrakty zakupu: Akcje.

Przetwarzanie kontraktów zakupu

Działania standardowe

Procedury standardowych akcji, takich jak: Nowy, Duplikuj podstawę, Aktualizuj, Weryfikuj, Zapisz, Usuń oraz interakcji między tabelą pozycji a edytorem pozycji są opisane w dokumentacji Procedury: Aplikacje dokumentów.

Generuj z oferty

Umowa jest tworzona z oferty zamówienia za pomocą nowej akcji Generuj z oferty.

Wymagania wstępne

• Typ kontraktu zakupu
• Oferta zakupu

Zestawy, towary bezpłatne i pseudoartykuły nie mogą być używane w umowach zakupu. Takie pozycje są wykluczane po potwierdzeniu odpowiedniego ostrzeżenia.

Instrukcje

Aby wygenerować umowę z oferty zakupu należy:

1. Otworzyć aplikację Kontrakty zakupu.
2. W razie potrzeby wybrać organizację zakupową, dla której ma zostać wygenerowany dokument.

1. Wprowadzić identyfikator typu umowy zakupowej w pierwszym polu dwuczęściowego pola Numer.
2. Wybrać akcję Generuj z oferty, dostępną na standardowym pasku narzędzi pod przyciskiem [Nowy]. W wyniku tej akcji otworzy się okno dialogowe Więcej informacji na temat okna dialogowego znaleźć można w rozdziale Okno dialogowe Utwórz umowę z oferty.
3. W oknie dialogowym wprowadzić typ i numer oferty, na podstawie której ma zostać utworzona umowa zakupu. W razie potrzeby należy zmienić status, według którego określane są pozycje oferty, które mają zostać przyjęte, oraz ustawienie Realizacja pozycji oferty. Jeśli wszystkie odpowiednie pozycje nie mają zostać automatycznie zaakceptowane, należy aktywować funkcję Przejmij pozycje za pomocą edytora.
4. Nacisnąć przycisk [OK]. Na tej podstawie system utworzy nowy kontakt zakupowy na podstawie wprowadzonego identyfikatora oferty. Dostawca i waluta w podstawie umowy, a także pozycje w umowie są przenoszone z oferty. Brakujące dane są sugerowane z typu umowy zakupu i danych podstawowych dostawcy lub artykułu. Organizacja wybrana na pasku tytułu jest przyjmowana jako organizacja zaopatrzenia. Jeśli nie została aktywowana funkcja Przejmij pozycje za pomocą edytora i nie wystąpiły żadne błędy, umowa zakupu zostanie zapisana automatycznie.
5. W razie potrzeby zmienić i dodać wartości domyślne.
6. W razie potrzeby zmienić lub dodać pozycje umowy w edytorze pozycji. Można wprowadzić lub zmienić, przykładowo ceny poszczególnych pozycji.
7. Nacisnąć przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi. W wyniku tej akcji umowa zostanie zapisana. Tworzone są również relacje łańcucha dokumentów między ofertą zamówienia a kontraktem zakupu.

Okno dialogowe Generuj z oferty

Jeśli wybrano opcję Generuj z oferty, otworzy się okno dialogowe Tworzenie kontraktu na podstawie oferty. W tym oknie dialogowym można wprowadzić następujące ustawienia:

• Oferta – w tych polach należy wprowadzić identyfikator oferty zakupu, na podstawie której ma zostać utworzona umowa zakupu. Oferta zamówienia jest jednoznacznie identyfikowana przez typ oferty w pierwszym polu wprowadzania i przez numer oferty w drugim polu wprowadzania.
• Status pozycji – w tym polu należy wybrać status pozycji oferty, które mają zostać zaakceptowane, jeśli jest to wymagane. Tylko odpowiednie pozycje są dodawane zgodnie z wybranym statusem. Dzięki temu można m.in. zapobiec dodawaniu do umowy pozycji oferty, które zostały już ukończone lub nie zostały jeszcze zwolnione.
• Realizacja pozycji oferty (pole wyboru) – jeśli aktywowana zostanie ta funkcja, każda zaakceptowana pozycja oferty zostanie uzupełniona ręcznie podczas zapisywania umowy.

• Przejmij pozycje za pomocą edytora (pole wyboru) – jeśli aktywowana zostanie ta funkcja, każda pozycja oferty jest przenoszona indywidualnie do edytora pozycji jako nowa pozycja umowy i może być edytowana przed przeniesieniem do tabeli pozycji. Jeśli funkcja jest wyłączona, pozycja jest przenoszona do edytora pozycji tylko w przypadku wystąpienia błędu. Jeśli funkcja jest wyłączona, pozycje są automatycznie przenoszone do tabeli pozycji i zapisywane, jeśli nie wystąpi żaden błąd.

Efektem tego działania jest utworzenie przez system nowego kontraktu zakupu na podstawie wybranej oferty. Dostawca i waluta są przenoszone z oferty do podstawy umowy, a pozycje są przenoszone do tabeli pozycji. Brakujące dane są pobierane z typu umowy zakupu i danych podstawowych dostawcy lub artykułu.

Przenosząc pozycje oferty do umowy zakupu, można wybrać między transferem indywidualnym a transferem całkowitym:

• Transfer indywidualny – aktywowany jest za pomocą funkcji Przejmij pozycje za pomocą edytora. Jeśli funkcja ta jest aktywna, pozycja oferty jest najpierw przenoszona do edytora pozycji jako nowa pozycja umowy. Można je edytować i należy przenieść je do tabeli pozycji kontraktu zakupu. Przenosząc pozycje pojedynczo, można użyć dodatkowych przycisków w edytorze pozycji, aby edytować pozycje. Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Ogólne działania związane z przetwarzaniem dokumentów.
• Transfer całkowity – jeśli funkcja Przejmij pozycje za pomocą edytora nie jest aktywna, przeprowadzany jest ogólny transfer. Wszystkie pozycje oferty są przenoszone do umowy jako nowe pozycje w tabeli pozycji w jednym kroku, a umowa jest natychmiast zapisywana. Następnie nie można już zmienić niektórych danych, takich jak identyfikator artykułu. Jeśli podczas transferu wystąpi błąd, system automatycznie przełączy się w tryb transferu indywidualnego. Pomiędzy podstawą umowy i podstawą oferty oraz pomiędzy pozycjami oferty i odpowiadającymi im pozycjami umowy tworzona jest relacja łańcucha dokumentów.

Zmiana statusu ogólnego

Opis akcji Zwolnij, Zwolnij pozycje, Blokuj, Blokuj pozycje, Zakończ pozycje pod przyciskiem [Wykonaj] na standardowym pasku narzędzi można znaleźć w dokumentacji Akcje: Zwolnij, zablokuj i uzupełnij dokument lub pozycje.

Dokument ten opisuje również akcje Zwolnij i Blokuj pod przyciskiem [Wykonaj] na pasku narzędzi edytora pozycji.

Wyszukaj i dodaj pozycje

Opis akcji Wyszukaj i dodaj pozycje można znaleźć w dokumentacji Akcja: Wyszukaj i dodaj pozycje.

Wyszukaj i dodaj artykuł

Opis akcji Wyszukaj i dodaj artykuł można znaleźć w dokumentacji Akcja: Wyszukaj i dodaj artykuł.

Wyszukaj i dodaj wariant dla artykułu referencyjnego

Opis akcji Wyszukaj i dodaj wariant dla artykułu referencyjnego można znaleźć w dokumentacji Akcja: Wyszukaj i dodaj artykuły wariantowe do artykułów referencyjnych.

Ustal cenę

Akcji Ustal cenę można użyć, aby system określił cenę dla artykułu otwartego w edytorze pozycji.

Warunki wstępne:

• Istniejący artykuł jest otwarty w edytorze pozycji lub wprowadzany jest nowy artykuł.
• Aby system mógł określić cenę artykułu, w systemie musi istnieć co najmniej jeden cennik i jedna lista cen, do których mają zastosowanie poniższe warunki:
  • Dane są uwzględnione dla danego artykułu.
  • Dostawca i waluta odpowiadają danym wprowadzonym w umowie (partner umowy, waluta strony fakturującej).

Instrukcje

Aby ustalić cenę należy:

1. Otworzyć aplikację Kontrakty zakupu.
2. Wprowadzić identyfikator umowy zakupu, dla której ma zostać określona cena artykułu i wybrać przycisk [Aktualizuj] na standardowym pasku narzędzi, przykładowo, aby otworzyć umowę zakupu. W wyniku tego działania kontrakt zakupu zostanie otwarty.
3. Otworzyć pozycję umowy, dla której ma zostać ustalona cena w edytorze pozycji lub można wprowadzić nową pozycję.
4. Wybrać akcję Ustal cenę pod przyciskiem [Wykonaj] na pasku narzędzi edytora pozycji. Otworzy się okno dialogowe Ustalanie ceny z cennika. Więcej informacji na temat okna dialogowego znajduje się w rozdziale Okno dialogowe Ustalanie ceny z cennika. W wyniku działania, system przesyła wartości domyślne z danych podstawowych dostawcy.
5. W razie potrzeby zmienić lub dodać dane do określenia ceny.
6. Nacisnąć przycisk [OK]. System określi cenę dla wprowadzonej ilości artykułu otwartej pozycji zamówienia i przeniesie ją do pola Cena w edytorze pozycji.

Okno dialogowe Ustalanie ceny z cennika

Jeśli wybrano akcję Ustal cenę, przed jej wykonaniem otworzy się okno dialogowe, w którym można zdefiniować ustawienia określania ceny.

• Partner – przy określaniu ceny system korzysta z cen zapisanych dla tego partnera. Jeśli w aplikacji Konfiguracja, w funkcji Zakup, w podfunkcji Ceny zdefiniowano partnera jako Wystawcę faktury, a pole Wystawca faktury umowy jest wypełnione, wówczas proponowany jest wystawca faktury. W przeciwnym razie w tym polu zostanie zaproponowany partner umowy. Można zdefiniować innego partnera dla roli Dostawca w odniesieniu do organizacji zakupowej. Więcej informacji na temat roli partnera Dostawca znajduje się w dokumentacji Partner, widok Dostawca.
• Lista cenników – określenie ceny jest oparte na cenniku wprowadzonym w tym polu. Proponowany jest cennik zapisany w danych podstawowych dostawcy partnera umowy zaproponowanego w polu Partner. W razie potrzeby można wprowadzić inny cennik.
• Data kalkulacji – data i godzina wprowadzone w tym polu określają czas obliczeń używany przez system do określenia ceny. Można również wprowadzić czas obliczeń w przeszłości, aby uzyskać informacje o cenach obowiązujących w tym czasie. Jeśli ceny dla danego okresu ważności były wielokrotnie zmieniane, przy obliczaniu cen będą brane pod uwagę wpisy, które obowiązywały dokładnie w określonym czasie. Cennik jest określany na podstawie daty wprowadzonej w polu Data odniesienia dla ustalenia ceny. Jako data kalkulacji sugerowana jest data bieżąca.
• Data odniesienia dla ustalenia ceny – data wprowadzona w tym polu określa datę, do której odnosi się kalkulacja ceny. Ceny tych samych pozycji mogą się różnić w różnych datach, ponieważ ceny w cennikach mają okres ważności. Domyślnie sugerowana jest bieżąca data.
• Typ ceny – należy określić, do czego ma się odnosić kalkulacja ceny. Należy wybrać pomiędzy następującymi opcjami:
  • Cena brutto
  • Cena netto po rabacie

W efekcie tego działania, system określa cenę dla wprowadzonej ilości artykułu w pozycji umowy otwartej w edytorze pozycji. System korzysta z zapisanego cennika wraz z zawartymi w nim cennikami i wyszukuje prawidłową cenę artykułu w dniu referencyjnym i w momencie obliczania dla określonego partnera.

Możliwe są dwa wyniki określenia ceny:

• Cena została ustalona – ustalona cena jest przenoszona do pola Cena pozycji umowy.
• Cena nie została określona – jeśli system nie może określić ceny dla pozycji na podstawie wprowadzonych danych, pojawia się odpowiedni komunikat. Dzieje się tak na przykład wtedy, gdy cenniki przypisane do wybranego cennika nie zawierają wpisu dla pozycji.

Więcej informacji można znaleźć w dokumencie Wprowadzenie: Ceny zakupu.

Drukuj potwierdzenie kontraktu

Akcja Drukuj potwierdzenie kontraktu służy do wystawienia dokumentu potwierdzenia kontraktu.

Instrukcje

Aby wydrukować potwierdzenie kontraktu należy:

1. Otworzyć aplikację Kontrakty zakupu.
2. Wprowadzić identyfikator kontraktu, dla którego ma zostać wystawiony dokument potwierdzenia i wybrać przycisk [Aktualizuj] na standardowym pasku narzędzi, przykładowo, aby otworzyć umowę. W wyniku tego działania, umowa zakupu zostanie otwarta.
3. Wybrać akcję Drukuj potwierdzenie kontraktu na standardowym pasku narzędzi pod przyciskiem [Wykonaj]. Otworzy się okno dialogowe Drukuj potwierdzenie kontraktu.
4. W razie potrzeby można zmienić datę wydruku dokumentu w otwartym oknie dialogowym w zakładce Parametry.
5. W razie potrzeby można zmienić ustawienia przetwarzania i wydania
6. Wybrać jeden z przycisków wydania [Drukuj] lub [Pokaż]. System wygeneruje dokument potwierdzenia kontraktu natychmiast lub z opóźnieniem. System wysyła potwierdzenie umowy na nośnik wyjściowy określony lub zdefiniowany zgodnie z umową i w formacie zgodnym z szablonem dokumentu zapisanym lub wybranym w umowie.

Efektem działania jest wygenerowanie i wydanie w języku korespondencyjnym partnera umowy, odpowiedniego dokumentu potwierdzenia kontraktu.

Rozliczanie kontraktów terminowych

Status Zrealizowane nie jest automatycznie przypisywany przez system dla kontraktów terminowych. Użytkownik może skorzystać z aplikacji działającej w tle Realizacja kontraktu terminowego, aby w razie potrzeby uruchomić kontrolę systemu. System porównuje datę wszystkich nierozliczonych pozycji wszystkich kontraktów terminowych w zamówieniach z bieżącą datą, a następnie przypisuje status Zrealizowane,  jeśli data już upłynęła.

Działanie dostępne tylko dla następujących typów umów:

• Stały termin
• Konsygnacja
• Ilość/Termin
• Wartość/Termin

Instrukcje

W celu rozliczenia kontraktów terminowych należy:

1. Otworzyć aplikację Realizacja kontraktu terminowego. W wyniku tego działania otworzy się okno dialogowe.
2. W zależności od wymaganego przetwarzania wprowadzić niezbędne dane.
3. Wybrać jeden z przycisków przetwarzania [W tle] lub [Natychmiast]. Po wybraniu jednej z opcji, system sprawdza datę wszystkich pozycji zamówienia z opóźnieniem lub natychmiast i w razie potrzeby przypisuje ogólny status Zrealizowane. Ogólny status podstawy dokumentów jest również ustawiany na Zrealizowane dla umów, dla których wszystkie pozycje zostały w rezultacie zakończone.