Instrukcje: Korekty faktur zakupu

Przegląd tematów

Wprowadzenie faktury zakupu kończy faktyczny proces zakupowy. Na podstawie zamówienia dostawca został poproszony o wykonanie usługi, tj. dostarczenie zamówionych dóbr materialnych lub niematerialnych. Z reguły towary są następnie dostarczane, a przyjęcie towarów z zamówienia jest rejestrowane w magazynie. Wraz z przyjęciem towarów we własnej firmie, towary są księgowane w inwentarzu.

Po przyjęciu towarów z zakupu, zwykle otrzymywana jest faktura zakupu od dostawcy, która zawiera listę płatności do zapłaty za dostarczone towary. Faktura zakupu może być również otrzymana przed otrzymaniem towarów.

Inne faktury od tego samego lub innego dostawcy mogą być również otrzymane za tę samą dostawę lub zamówienie. Taka oddzielna faktura zawiera wówczas dodatkowe koszty, na przykład koszty transportu towarów, koszty ubezpieczenia lub koszty celne. Zamiast oddzielnej faktury kosztów dodatkowych, dodatkowe koszty mogą być również wymienione jako pozycje na fakturze zakupu za dostarczone towary.

Aplikacja Faktury zakupu służy do wprowadzania, sprawdzania i księgowania faktur przychodzących oraz przekazywania informacji do działu księgowości finansowej w celu opłacenia faktury. System sprawdza, czy wymienione opłaty za dostarczone produkty lub dodatkowe koszty do podziału są również zgodne z wcześniejszą transakcją biznesową, tj. zamówieniem lub przyjęciem towaru. Przychodzące dane z faktur mogą być następnie wykorzystane w księgowości finansowej, księgowości kosztów i kontroli zamówień.

W Comarch ERP Enterprise oddzielne kalkulacje kosztów dodatkowych są rejestrowane w widoku Faktura kosztów dodatkowych aplikacji Faktury zakupu. Szczegółowe aspekty tego widoku zostały opisane w osobnych dokumentach.

Jeśli użytkownik pracuje w systemie wielofirmowych, faktury zakupu są również generowane dla rozliczeń wewnętrznych. Te faktury zakupu są wówczas typu wewnętrznego. Więcej informacji na tematy wielofirmowości i fakturowania wewnętrznego można znaleźć w odpowiedniej dokumentacji dotyczącej tych tematów.

Niniejszy dokument opisuje sposób przetwarzania faktur zakupu. Użytkownik zostanie poinformowany, w jaki sposób możesz przetwarzać faktury zakupu w widoku Korekta faktury zakupu aplikacji Faktury zakupu i w odpowiednich aplikacjach typu lista oraz jakich działań można użyć, aby przypisać pozycje zamówień i przyjęć towarów do faktury zakupu.

Przetwarzanie faktur kosztów dodatkowych zostało opisane w dokumentacji Instrukcje: Faktury kosztów dodatkowych.

Pola Faktura zakupu zostały opisane w dokumentacji Faktury zakupu.

Rodzaje faktur zakupu służą do identyfikacji faktur zakupu i zawierają ustawienia oraz wartości domyślne. Zostały one opisane osobno w dokumentacji Rodzaje faktur zakupu.

Definicje terminów

Faktura zakupu

Faktura zakupu zawiera listę kwot do zapłaty za dostarczone lub jeszcze niedostarczone produkty. Faktura zakupu jest dokumentem zewnętrznym, który może być również notą kredytową.

Faktura kosztów dodatkowych

Faktury kosztów dodatkowych to oddzielne faktury od dostawcy za dodatkowe koszty, które są ponoszone podczas dostawy, ale nie są bezpośrednio wliczone w cenę zakupu poszczególnych pozycji. Mogą to być na przykład koszty transportu, ubezpieczenia lub cła. Faktura kosztów dodatkowych odnosi się do dostawy. Nie musi ona jednak pochodzić od tego samego dostawcy, co dostawa.

Działania standardowe

Wprowadzanie, przetwarzanie i usuwanie faktur zakupu zostało opisane w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Działania związane z aplikacją

Zmiana kursu lub daty faktury zakupu

Akcja Zmień kurs lub datę faktury zakupu została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Drukowanie faktury zakupu

Akcja Wydruk faktury zakupu może być użyta do wystawienia dokumentu faktury zakupu jako noty obciążeniowej.

Akcja ta jest dostępna w aplikacji Faktury zakupu oraz w widoku Faktura zakupu, a także w danych podstawowych aplikacji typu lista dla faktur zakupu.

Warunki wstępne

Aby faktura zakupu mogła zostać wysłana, muszą być spełnione następujące warunki:

• Faktura zakupu musi być zapisana.
• Suma wartości netto pozycji plus podatki jest równa wartości brutto wprowadzonej w nagłówku faktury zakupu. Można to rozpoznać po tym, że saldo dla kwoty brutto ma wartość 0. Saldo dla kwoty brutto jest wyświetlane w nagłówku edytora pozycji.

Instrukcje

Aby wydrukować fakturę zakupu należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu.
2. Otworzyć korektę faktury zakupu, dla której ma zostać wydrukowany dokument.
3. Wybrać akcję Wydruk faktury zakupu pod przyciskiem [Wykonaj] na standardowym pasku narzędzi. W wyniku tego działania otwarte zostanie okno dialogowe.
4. Jeśli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia, można zmienić ustawienia tła i ustawienia wyjściowe zgodnie z wymaganiami.
5. Wybrać przycisk [W tle]. System wyświetli dokument faktury zakupu.

Efekty

Za każdym razem, gdy wykonywana jest ta czynność, system generuje dokument końcowy faktury zakupu na określonym lub zdefiniowanym nośniku wyjściowym i w formacie zgodnym z zapisanym lub wybranym szablonem dokumentu końcowego jako notę debetową.

Księgowanie faktury zakupu

Akcja Księguj faktury zakupu została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Anulowanie faktury zakupu

Akcja Anuluj fakturę zakupu została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Tworzenie korekty faktury zakupu

Akcja Utwórz korektę faktury zakupu została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Weryfikacja faktury zakupu

Akcja Weryfikacja faktury zakupu nie jest dostępna na standardowym pasku narzędzi do korekt faktur zakupu.

Tworzenie korekty faktury zakupu

Akcja Utwórz korektę faktury zakupu nie jest dostępna na standardowym pasku narzędzi dla korekt faktur zakupu.

Edycja danych podatkowych

Akcja Edytuj/Nie edytuj danych podatkowych została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Ręczne powiązanie wybranej pozycji z pozycją przyjęcia towaru (tabela pozycji)

Akcja Powiąż ręcznie zaznaczoną pozycję z pozycją przyjęcia towaru jest dostępna w nagłówku tabeli pozycji dla faktur zakupu. Służy ona do wybrania jednej lub kilku pozycji przyjęcia towaru, a następnie przypisania ich do określonej pozycji faktury zakupu. Ponieważ każda pozycja przyjęcia towaru posiada odniesienie do pozycji zamówienia zakupu lub dystrybucji, odniesienie do pozycji zamówienia jest również przenoszone.

Akcja ta wywołuje okno dialogowe umożliwiające wybór i przypisanie pozycji przyjęcia towaru. To okno dialogowe zostało opisane w dokumentacji Faktury zakupu.

Warunki wstępne

Ręcznie wprowadzono i zapisano nagłówek faktury zakupu i co najmniej jedną pozycję faktury, którą należy przypisać do jednej lub więcej pozycji przyjęć towarów. Aby to zrobić, można ręcznie wybrać pozycje przyjęcia towaru. Procedura ta została opisana poniżej.

Instrukcje

W celu ręcznego powiązania pozycji faktury z pozycją zamówienia zakupu należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu.
2. Wybrać widok Korekta faktury zakupu.
3. Otworzyć fakturę zakupu, która została już wprowadzona i która ma zostać edytowana. Wyświetlone zostaną dane faktury oraz pozycje.
4. Wybrać pozycję faktury zakupu.
5. Wybrać akcję Powiąż ręcznie zaznaczoną pozycję z pozycją przyjęcia towaru. W wyniku działania otwarte zostanie okno dialogowe, a status pozycji przyjęcia towaru jest później aktualizowany tylko wtedy, gdy zostanie przypisana za pomocą przyjęcia. W przeciwnym razie aktualizowany jest tylko status pozycji zamówienia.
6. Wprowadzić kryteria wyszukiwania przyjęć towarów, które system powinien wziąć pod uwagę podczas wyszukiwania pozycji przyjęć, które nie zostały jeszcze zafakturowane. Kryteria wyszukiwania artykuł i wystawca faktury są pobierane z faktury i nie można ich zmienić. Pozycje odbioru towarów, dla których w zamówieniu podstawowym wprowadzono innego wystawcę faktury, są również brane pod uwagę. Obaj wystawcy faktur muszą być jednak zapisani jako wystawcy faktur dla dostawcy zamówienia.
7. Wybrać przycisk [Start], aby aktywować wyszukiwanie dla odpowiednich pozycji przyjęć towarów. W wyniku tego działania system wyświetli listę wszystkich pozycji przyjęć towarów znalezionych w obszarze roboczym okna dialogowego z przypisanymi pozycjami zamówienia, które pasują do charakterystyki wyszukiwania i nadal mają kwoty do zafakturowania.
8. Wybrać żądane pozycje przyjęcia towaru, zaznaczając pole wyboru na końcu wiersza odpowiedniej pozycji paragonu. Alternatywnie można użyć meta pola wyboru w nagłówku listy, aby wybrać wszystkie znalezione pozycje. W razie potrzeby można ponownie odznaczyć niektóre pozycje.
9. Przypisać wybrane pozycje zamówienia do pozycji faktury zakupu, naciskając przycisk [Zastosuj wszystkie] lub [Przejmij pojedynczo]. System przeniesie dane wybranych pozycji zamówienia do pozycji faktury zakupu. Wygeneruje również odniesienia do dokumentów. Okno dialogowe zostanie zamknięte. Przeniesione dane pozycji zamówienia pojawią się w tabeli pozycji faktury.
10. W razie potrzeby powiąż kolejne pozycje faktury z pozycjami zamówienia zakupu lub przyjęcia towaru. Nadal możliwe jest edytowanie niektórych danych pozycji faktury zakupu, przykładowo wprowadzanie kosztów dodatkowych lub zmiana podziału kwot.
11. Jeśli faktura nie ma być dalej edytowana, zapisać fakturę zakupu.

Ręczne powiązanie wybranej pozycji z pozycją zamówienia zakupu (tabela pozycji)

Akcja Powiąż ręcznie zaznaczoną pozycję z pozycją zamówienia jest dostępna w nagłówku tabeli pozycji dla faktur zakupu. Służy do wyboru pozycji zamówienia i przypisania jej do określonej pozycji faktury. Można jej użyć na przykład do przypisania pozycji fakturowania, dla których (jeszcze) nie istnieje lub nie zostało znalezione przyjęcie towaru. W przypadku faktur zakupu z przetwarzania przesyłek dostawy bezpośredniej zawsze tworzone jest odniesienie do zamówienia, ponieważ dla tego typu transakcji nie istnieje potwierdzenie przyjęcia towaru.

Akcja wywołuje okno dialogowe umożliwiające wybór i przypisanie pozycji zamówienia. To okno dialogowe zostało opisane w dokumentacji Faktury zakupu.

Warunki wstępne

Ręcznie wprowadzono i zapisano nagłówek faktury zakupu i co najmniej jedną pozycję faktury zakupu, którą należy teraz przypisać do jednej lub więcej pozycji zamówienia. W tym celu można ręcznie wybrać pozycje zamówienia. Procedura ta została opisana poniżej.

Instrukcje

W celu ręcznego przypisania pozycji zamówienia zakupu do pozycji faktury należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu.
2. Otworzyć fakturę zakupu, która została już wprowadzona i ma zostać edytowana. W wyniku tego działania wyświetlone zostaną dane podstawowe i pozycje faktury zakupu.
3. Wybrać pozycję faktury zakupu.
4. Wybrać akcję Powiąż ręcznie zaznaczoną pozycję z pozycją zamówienia, dostępną na pasku narzędzi tabeli pozycji. W przypadku tej akcji aktualizowany jest tylko status dokumentu. W wyniku wyboru akcji otwarte zostanie okno dialogowe.
5. Wprowadzić cechy wyszukiwania dla zamówień, które system powinien wziąć pod uwagę podczas wyszukiwania pozycji zamówienia, które nie zostały jeszcze uwzględnione. Cechy wyszukiwania artykuł i wystawca faktury są pobierane z faktury i nie można ich zmienić. Pozycje zamówień, które mają innego wystawcę faktury, są również brane pod uwagę. Obaj wystawcy faktur muszą być jednak zapisani jako wystawcy faktur dla dostawcy zamówienia.
6. Wybrać przycisk [Start], aby aktywować wyszukiwanie dla odpowiednich pozycji zamówienia zakupu. System wyświetli listę wszystkich pozycji zamówienia znalezionych w obszarze roboczym okna dialogowego, które pasują do charakterystyki wyszukiwania i nadal mają kwoty do zafakturowania.
7. Wybrać żądane pozycje zamówienia, aktywując pole wyboru na końcu wiersza odpowiedniej pozycji zamówienia. Alternatywnie można użyć meta pola wyboru w nagłówku listy, aby zaznaczyć wszystkie znalezione pozycje. W razie potrzeby można ponownie odznaczyć niektóre pozycje.
8. Przenieść wybrane pozycje zamówienia do faktury zakupu, wybierając przycisk [Zastosuj wszystkie] lub [Przejmij pojedynczo]. System przeniesie dane wybranych pozycji zamówienia do pozycji faktury. Okno dialogowe zostanie zamknięte i a system wyświetli dane faktury zakupu. Przeniesione dane pozycji zamówienia zostaną wyświetlone w tabeli pozycji faktury.
9. W razie potrzeby powtarzać tę procedurę, aż wszystkie pozycje faktury zakupu zostaną przypisane do jednej lub kilku pozycji zamówienia. Alternatywnie można ręcznie przypisać kolejne pozycje faktury do istniejących pozycji odbioru towarów lub zlecić systemowi automatyczne przypisanie pozycji faktury.
10. W razie potrzeby wygenerować dodatkowe pozycje faktury zakupu z pozycji zamówienia zakupu lub pozycji przyjęcia towarów. Na tym etapie nadal można edytować niektóre parametry w tabeli pozycji faktury zakupu, przykładowo wprowadzać i rozdzielać koszty dodatkowe lub zmieniać i rozdzielać kwoty.
11. Jeśli faktura nie ma być poddawana dalszej edycji, zapisać fakturę zakupu.

Automatyczne powiązanie pozycji z przyjęciem towaru lub zamówieniem zakupu (tabela pozycji)

Akcje Wstaw automatycznie pozycje i powiąż je z pozycjami przyjęcia towaru i Wstaw automatycznie pozycje i powiąż je z pozycjami zamówienia są dostępne w nagłówku tabeli pozycji. Służą one do automatycznego przypisywania otwartych pozycji przyjęcia towaru lub zamówienia do ręcznie wprowadzonych pozycji faktury zakupu. W przypadku pozycji przyjęcia towaru, odniesienie do pozycji zamówienia przypisanych w przyjęciu towaru jest również przenoszone do pozycji faktury zakupu.

Procedura

Wymagania wstępne

Ręcznie wprowadzono i zapisano nagłówek faktury zakupu i co najmniej jedną pozycję faktury zakupu, którą należy teraz przypisać do jednej lub więcej pozycji zamówienia. Można zlecić systemowi automatyczne wygenerowanie tego przypisania. Zostało to opisane poniżej.

Instrukcje

W celu automatycznego powiązania pozycji faktury z pozycjami przyjęcia towaru lub zamówienia zakupu należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu.
2. Otworzyć wprowadzoną fakturę zakupu, która ma zostać edytowana. Wyświetlone zostaną dane podstawowe i pozycje faktury zakupu.
3. W razie potrzeby wybrać jedną lub więcej pozycji faktury.
4. Wybrać akcję Wstaw automatycznie pozycje i powiąż je z pozycjami przyjęcia towaru lub Wstaw automatycznie pozycje i powiąż je z pozycjami zamówienia dostępne w nagłówku tabeli pozycji. System automatycznie określi odpowiednie pozycje przyjęcia towaru i zamówienia, które nie zostały jeszcze zafakturowane dla każdej pozycji faktury. Jeśli wybrano pozycje faktury, system weźmie pod uwagę tylko wybrane pozycje do automatycznego przypisania. W przeciwnym razie system dokona automatycznego przypisania dla wszystkich pozycji faktury. Jeśli system nie znajdzie żadnych pasujących pozycji przyjęcia towaru i zamówienia, pojawi się odpowiedni komunikat. System przypisuje określone pozycje zamówienia i przyjęcia towaru do pozycji faktury do momentu osiągnięcia wartości netto pozycji faktury. Komunikat jest wyświetlany, jeśli typ płatności lub stan przypisanej pozycji przyjęcia towaru lub zamówienia różni się od tych w nagłówku faktur zakupu. System przenosi również dane pozycji zamówienia i przyjęcia towarów znalezionych z przypisaniem i wyświetla je na liście wraz z pozycjami faktury. Na tym etapie nadal można edytować niektóre dane na liście pozycji faktury zakupu, np. wprowadzać i rozdzielać dodatkowe koszty lub zmieniać i rozdzielać kwoty.
5. W razie potrzeby wprowadzić dodatkowe pozycje faktury ręcznie lub wygenerować nowe pozycje faktury z pozycji zamówienia zakupu lub przyjęcia towaru.
6. Jeśli faktura nie ma być poddawana dalszej edycji, zapisać fakturę zakupu.

Określanie i przypisywanie pozycji zamówienia lub przyjęcia towaru

System automatycznie określa możliwe pozycje zamówienia lub przyjęcia towarów, a następnie przydziela je zgodnie z określonym algorytmem.

• System postępuje w następujący sposób: najpierw sprawdza, czy w nagłówku faktury zakupu został określony numer zamówienia lub numer dowodu dostawy. Jeśli tak, numer ten jest używany jako domyślny dla alokacji. Jeśli nie określono żadnego numeru, system najpierw wyszukuje dowody dostawy (tj. przyjęcia towarów), a następnie zamówienia.
• Następnie system wyszukuje wszystkie pozycje przyjęcia towarów, które spełniają następujące warunki:
  • Wystawca faktury zakupu jest taki sam jak wystawca faktury dla pozycji zamówienia, na której oparta jest pozycja przyjęcia towaru.
  • Waluta faktury zakupu jest taka sama jak waluta pozycji zamówienia, na której oparta jest pozycja przyjęcia towaru.
  • Artykuł pozycji faktury zakupu jest artykułem pozycji przyjęcia towaru
  • Status fakturowania pozycji przyjęcia towaru wskazuje, że są one niezafakturowane lub zafakturowane częściowo.
  • Firma organizacji zakupu zamówienia lub taka sama jak firma dla faktury zakupu
• Następnie znalezione przyjęcia towaru ze statusami Niezafakturowane i Częściowo zafakturowane są sortowane rosnąco według daty przyjęcia towaru.
• Następnie dla każdego przyjęcia towaru określana jest kwota netto odpowiednich pozycji przyjęcia, które mają zostać skompensowane obliczana jako iloczyn ilość pozostałej do zafakturowania i ceny netto pozycji. Ta przydzielona kwota netto jest kumulowana na poziomie faktury zakupu.
• Jeśli znalezionych zostanie kilka możliwych pozycji przyjęcia towarów, przydzielanych jest tyle pozycji, aż osiągnięta zostanie kwota netto pozycji faktury. Dla każdej pozycji przyjęcia towaru sprawdzane są następujące elementy:
  • Jeśli skumulowana kwota netto tej pozycji jest mniejsza niż kwota netto pozycji faktury, pozycja ta jest przydzielana. Następnie kontynuowane jest wyszukiwanie wśród znalezionych pozycji przyjęć towarów
  • Jeśli skumulowana kwota netto tej pozycji jest większa lub równa kwocie netto pozycji faktury, pozycja zostanie przypisana. Pozycja faktury została w pełni przypisana.
• Wyszukiwanie pozycji przyjęcia towaru i ich alokacja są kontynuowane do momentu osiągnięcia lub przekroczenia wartości pozycji faktury lub do momentu, gdy nie zostaną znalezione kolejne pozycje przyjęcia towaru.
• Jeśli podczas alokacji za pomocą pozycji przyjęcia towaru nie zostaną znalezione kolejne pozycje, system będzie kontynuował wyszukiwanie w pozycjach zamówienia. W takim przypadku system wyszukuje wszystkie pozycje zamówienia, które spełniają następujące warunki:
  • Wystawca faktury zakupu jest taki sam jak wystawca faktury pozycji zamówienia.
  • Waluta faktury zakupu jest taka sama jak waluta pozycji zamówienia.
  • Artykuł pozycji faktury zakupu jest artykułem pozycji zamówienia.
  • Status fakturowania pozycji zamówienia to Niezafakturowane lub Częściowo zafakturowane.
  • Firma organizacji zakupu jest taka sama jak firma faktury zakupu.
• Jeśli znaleziono kilka możliwych pozycji zamówienia, znalezione pozycje zamówienia są sortowane rosnąco według daty dostawy.
• Następnie przypisywanych jest tyle pozycji zamówienia, aż osiągnięta zostanie wartość pozycji faktury. Dla każdej pozycji zamówienia sprawdzane jest, co następuje:
  • Jeśli skumulowana kwota netto tej pozycji jest mniejsza niż kwota netto pozycji faktury, pozycja jest przydzielana. Następnie wyszukiwanie jest kontynuowane wśród znalezionych pozycji zamówienia.
  • Jeśli skumulowana kwota netto tej pozycji jest większa lub równa kwocie netto pozycji faktury, pozycja zostanie przydzielona. Pozycja faktury została całkowicie przydzielona.
• Wyszukiwanie pozycji zamówienia trwa do momentu osiągnięcia lub przekroczenia wartości pozycji faktury lub do momentu, gdy nie zostaną znalezione żadne inne pozycje zamówienia.
• Opisana procedura jest przeprowadzana kolejno dla wszystkich lub wszystkich wybranych pozycji.

W wyniku automatycznego przyporządkowania na liście pozycji wyświetlane są pozycje przyjęcia towaru lub zamówienia przyporządkowane do pozycji faktury. Jeśli warunki płatności lub rodzaj płatności faktury zakupu nie są zgodne z przypisanymi pozycjami przyjęcia towaru lub zamówienia, pojawi się odpowiedni komunikat.

Automatyczne wstawianie pozycji z odniesieniami do pozycji przyjęcia towaru (tabela pozycji)

Akcja Wstaw automatycznie pozycje i powiąż je z pozycjami przyjęcia towaru jest dostępna w nagłówku tabeli pozycji. Służy ona do wyszukiwania otwartych pozycji przyjęcia towaru, a następnie przesyłania ich jako nowych pozycji faktury z odniesieniem przyjęcia towaru do faktury zakupu. Ponieważ każda pozycja przyjęcia towaru musi zawierać odniesienie do pozycji zamówienia, odniesienie do pozycji zamówienia jest również przenoszone do pozycji faktury zakupu.

Akcja wywołuje okno dialogowe służące do wyboru pozycji przyjęcia towaru. Struktura i funkcja akcji odpowiada akcji Powiąż ręcznie zaznaczoną pozycję z pozycją przyjęcia towaru (tabela pozycji), z następującymi wyjątkami:

• Z nagłówka faktury zakupu wstępnie przypisywany jest tylko wystawca faktury, a nie wyszukiwana pozycja.
• System wyszukuje zatem wszystkie pozycje przyjęcia towaru, które są otwarte i odpowiadają innym cechom wyszukiwania.

Określenie również odbywa się według tego samego schematu.

Wymagania wstępne

Wprowadzono i zapisano nagłówek faktury zakupu, do której mają zostać przypisane pozycje przyjęcia towaru. W tym celu można zlecić systemowi wyszukanie odpowiednich pozycji przyjęcia towarów, które nie zostały jeszcze w pełni zafakturowane, i wygenerowanie z nich pozycji faktury.

Instrukcje

W celu automatycznego wstawienia pozycji faktury z przyjęcia towaru należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu.
2. Otworzyć wprowadzoną fakturę zakupu, która ma zostać edytowana. Wyświetlone zostaną dane podstawowe faktury zakupu.
3. W nagłówku tabeli pozycji wybrać akcję Wstaw automatycznie pozycje i powiąż je z pozycjami przyjęcia towaru. W wyniku tego działania otwarte zostanie okno dialogowe.
4. Wprowadzić charakterystykę wyszukiwania przyjęć towarów, którą system powinien uwzględnić podczas wyszukiwania pozycji przyjęć towarów, które nie zostały jeszcze w pełni zafakturowane. Kryterium wyszukiwania wystawcy faktury zostało pobrane z nagłówka faktury i nie można go zmienić. Pozycje odbioru towarów są również brane pod uwagę, jeśli w zamówieniu podstawowym wprowadzono innego wystawcę faktury. Obaj wystawcy faktur muszą być jednak zapisani jako wystawcy faktur dla dostawcy zamówienia.
5. Wybrać przycisk [Start], aby aktywować wyszukiwanie odpowiednich pozycji przyjęć. System wyświetli listę wszystkich pozycji przyjęć towarów znalezionych w obszarze roboczym okna dialogowego z przypisanymi pozycjami przyjęcia, które odpowiadają charakterystyce wyszukiwania i nadal mają kwoty do zafakturowania.
6. Wybrać żądane pozycje przyjęcia towaru, zaznaczając pole wyboru na końcu wiersza danej pozycji. Alternatywnie można użyć meta pola wyboru w nagłówku listy, aby wybrać wszystkie znalezione pozycje. W razie potrzeby można ponownie odznaczyć niektóre pozycje.
7. Przenieść zaznaczone pozycje przyjęcia towaru do faktury zakupu. System przeniesie dane wybranych pozycji przyjęcia towaru wraz z przypisanymi pozycjami zamówienia do pozycji faktury. Okno dialogowe zostanie zamknięte i ponownie zostanie otwarta aplikacja Faktury zakupu. Przeniesione dane pozycji zamówienia i przyjęcia towaru pojawią się jako nowe pozycje w tabeli pozycji. Na tym etapie nadal można edytować niektóre dane w tabeli pozycji faktury zakupu, np. wprowadzać i rozdzielać dodatkowe koszty lub zmieniać i rozdzielać kwoty.
8. W razie potrzeby ręcznie wprowadzić dodatkowe pozycje faktury, a następnie przypisać je do pozycji zamówienia lub przyjęcia towaru.

Automatyczne wstawianie pozycji z odniesieniem do pozycji zamówienia zakupu (tabela pozycji)

Akcja Wstaw automatycznie pozycje i powiąż je z pozycjami zamówienia jest dostępna w nagłówku tabeli pozycji. Służy do wyszukiwania otwartych pozycji zamówienia, a następnie przesyłania ich jako nowych pozycji faktury zakupu z odniesieniem zamówienia do faktury zakupu.

W przypadku faktur zakupu z przetwarzania dostawy bezpośredniej zawsze tworzone jest odniesienie do zamówienia, ponieważ w przypadku tego typu transakcji nie ma miejsca przyjęcie towaru na magazyn.

Akcja wywołuje okno dialogowe umożliwiające wybór pozycji zamówienia. Pod względem struktury i funkcjonalności akcja ta odpowiada akcji Powiąż ręcznie zaznaczoną pozycję z pozycją zamówienia z następującymi wyjątkami:

• Z nagłówka faktury zakupu wstępnie przypisywany jest tylko wyszukiwany wystawca faktury, a nie wyszukiwana pozycja.
• W związku z tym system wyszukuje wszystkie pozycje zamówienia, które są otwarte i odpowiadają innym cechom wyszukiwania.

Wyszukiwanie również przebiega według tego samego schematu, z wyjątkiem sortowania, gdzie znalezione pozycje zamówienia są sortowane najpierw według artykułu, a następnie według daty dostawy w porządku malejącym.

Wymagania wstępne

Wprowadzono i zapisano nagłówek faktury zakupu, do której mają zostać przypisane zamówione towary. W tym celu można zlecić systemowi wyszukanie odpowiednich pozycji zamówienia, które nie zostały jeszcze w pełni zafakturowane, i wygenerowanie z nich pozycji faktury.

Instrukcje

W celu automatycznego dodania pozycji do faktury z zamówienia zakupu należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu.
2. Otworzyć wprowadzoną fakturę zakupu, która ma zostać edytowana. Wyświetlone zostaną dane podstawowe faktury zakupu.
3. Wybrać akcję Wstaw automatycznie pozycje i powiąż je z pozycjami zamówienia dostępną w tabeli pozycji pod przyciskiem [Wykonaj akcję]. W wyniku tego działania otwarte zostanie okno dialogowe.
4. Wprowadzić charakterystykę wyszukiwania zamówień, którą system powinien uwzględnić podczas wyszukiwania pozycji zamówień, które nie zostały jeszcze uwzględnione. Kryterium wyszukiwania wystawcy faktury zostało pobrane z podstawy faktury zakupu i nie można go zmienić. Pozycje zamówień, które mają innego wystawcę faktury, są również brane pod uwagę. Obaj wystawcy faktur muszą być jednak zapisani jako wystawcy faktur dla dostawcy zamówienia.
5. Wybrać przycisk [Start], aby aktywować wyszukiwanie dla odpowiednich pozycji zamówienia. System wyświetli listę wszystkich pozycji zamówienia znalezionych w obszarze roboczym okna dialogowego, które pasują do charakterystyki wyszukiwania i nadal mają kwoty do zafakturowania.
6. Wybrać wymagane pozycje zamówienia, aktywując pole wyboru na końcu wiersza odpowiedniej pozycji zamówienia. Alternatywnie można zaznaczyć wszystkie znalezione pozycje za pomocą meta pola wyboru w nagłówku listy. W razie potrzeby można ponownie odznaczyć niektóre pozycje.
7. Przenieść wybrane pozycje zamówienia do faktury zakupu. System utworzy nowe pozycje faktury zakupu z wybranych pozycji zamówienia. Okno dialogowe zostanie zamknięte i ponownie otwarta zostanie aplikacja Faktury zakupu. Przeniesione dane pozycji zamówienia pojawią się jako nowe pozycje w tabeli pozycji. Na tym etapie nadal można edytować niektóre dane w tabeli pozycji faktury zakupu, np. wprowadzać i rozdzielać dodatkowe koszty lub zmieniać i rozdzielać kwoty.
8. W razie potrzeby ręcznie wprowadzić dodatkowe pozycje faktury, a następnie przypisać je do pozycji zamówienia lub przyjęcia towaru.
9. Zapisać fakturę zakupu.

Redystrybucja kosztów dodatkowych (tabela pozycji)

Akcja Ponownie rozłóż koszty dodatkowe została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Dodawanie danych rachunku kosztów (tabela pozycji)

Akcja Dodaj dane rachunku kosztów została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.

Koszty dodatkowe (tabela pozycji)

Akcja Koszty dodatkowe jest dostępna jako przycisk w nagłówku tabeli pozycji. Służy ona do wyświetlania podziału kosztów dodatkowych. Użytkownik może użyć przycisku, aby wyświetlić lub ukryć dodatkowe wiersze, które pokazują dokładny podział dodatkowych kosztów na istniejące pozycje faktury zakupu.

Wymagane jest spełnienie następujących warunków

• Wprowadzono co najmniej jedną standardową pozycję faktury zakupu.
• Co najmniej jedna pozycja kosztów dodatkowych została wprowadzona w tej samej pozycji faktury zakupu, a następnie przeniesiona do tabeli pozycji.

System przydzielił już dodatkowe koszty zgodnie z wprowadzonym kluczem podziału, chyba że użytkownik wybrał klucz Inny czynnik lub najpierw wprowadził pozycję z dodatkowymi kosztami, a następnie inną pozycję. Pod linią z pozycją kosztów dodatkowych wymienione są wszystkie przypisane pozycje zamówienia wraz z ich udziałem procentowym i przypisaną do nich kwotą.

Użytkownik może ręcznie zmienić udział procentowy lub przydzielone kwoty. Ta ręczna kategoryzacja zastępuje tę obliczoną przez system. Alternatywnie, użytkownik może wybrać inny klucz dystrybucji i wykonać akcję Ponownie rozłóż koszty dodatkowe. Po ręcznym rozdzieleniu kosztów dodatkowych suma rozdzielonych kwot netto musi być równa kwocie netto kosztów dodatkowych. W przeciwnym razie faktura zakupu nie może zostać zaksięgowana.

Edycja podstawy naliczania skonta (edytor pozycji)

Akcja Edytuj/Nie edytuj podstawy naliczania skonta na pasku narzędzi edytora pozycji może być używany do kontrolowania możliwości edycji pola Podstawa obliczenia skonta.

Jeśli aktywny jest tryb Edytuj podstawę naliczania skonta,  pole Podstawa obliczenia skonta można zmienić ręcznie. Jeśli aktywny jest tryb Nie edytuj podstawy naliczania skonta pole to nie może być zmieniane ręcznie.

Edycja podstawy naliczania rabatu (edytor pozycji)

Akcja Edytuj/Nie edytuj podstawy naliczania rabatu została opisana w dokumentacji Instrukcje: Ogólne faktury zakupu.