Instrukcje: Ogólne dla faktur zakupu i dodatkowych kosztów

Przegląd tematów

Niniejszy dokument opisuje ogólne procedury korzystania z aplikacji Faktury zakupu. Procedury zawierają instrukcje dotyczące na przykład wprowadzania lub edytowania faktur zakupu. Użytkownik zostanie również poinformowany o możliwych warunkach wstępnych i skutkach. Specjalne procedury dla typu faktury zakupu, faktury kosztów dodatkowych i inne faktury zakupu są opisane w odpowiednich dokumentach.

Jeśli użytkownik pracuje w systemie wielofirmowym, faktury zakupu są również generowane do rozliczeń wewnętrznych. Te faktury zakupu mają wówczas wewnętrzny typ fakturowania. Są one księgowane automatycznie zaraz po ich utworzeniu, więc nie mogą być przetwarzane. Wyjaśnienia w tym dokumencie odnoszą się zatem wyłącznie do zewnętrznych faktur zakupu. Więcej informacji na tematy wielofirmowości i rozliczeń wewnętrznych można znaleźć w odpowiedniej dokumentacji dotyczącej tych tematów.

Termin faktura zakupu służy jako ogólny termin dla trzech specjalnych typów faktur: faktury zakupu, faktury kosztów dodatkowych faktury bez powiązania z dokumentem, korekty faktur zakupu i faktury kosztów dodatkowych, związanych z dystrybucją. Więcej informacji na temat przetwarzania faktur zakupu z jednym z tych typów można znaleźć w dokumentach Instrukcje: Faktura zakupu, Instrukcje:  Faktura kosztów dodatkowych, Instrukcja: Faktura zakupu bez odniesienia do dokumentu.

Definicje terminów

Faktura zakupu

Faktura zakupu zawiera listę kwot do zapłaty za dostarczone lub jeszcze niedostarczone produkty. Faktura zakupu jest dokumentem zewnętrznym, który może być również notą uznaniową.

Faktura kosztów dodatkowych

Faktury kosztów dodatkowych to oddzielne faktury od dostawcy za dodatkowe koszty, które są ponoszone podczas dostawy, ale nie są bezpośrednio wliczone w cenę zakupu poszczególnych pozycji. Mogą to być na przykład koszty transportu, ubezpieczenia lub cła. Faktura kosztów dodatkowych odnosi się do dostawy. Nie musi ona jednak pochodzić od tego samego dostawcy, co dostawa.

Działania standardowe

Faktury kosztów dodatkowych mogą być również księgowane bez odniesienia do zamówień. Zaleca się jednak, aby to odniesienie było również tworzone dla faktur kosztów dodatkowych. W przeciwnym razie wartości zapasów nie zostaną skorygowane. Z drugiej strony, dodatkowe faktury kosztowe do dystrybucji nie mogą być księgowane bez odniesienia do przyjęcia towaru. Faktury zakupu bez odniesienia do dokumentu nie mają odniesienia do przyjęć towarów ani zamówień zakupu.

Każda pozycja faktury zakupu musi mieć odniesienie do co najmniej jednej pozycji zamówienia. Aby to zrobić, należy ręcznie wprowadzić nagłówek faktury zakupu. Następnie wstawić pozycje faktury z pozycji przyjęcia towaru lub zamówienia lub wprowadzić pozycje faktury ręcznie i użyć jednej z innych akcji, aby przypisać pozycje faktury do istniejących pozycji przyjęcia towaru lub zamówienia.

Niniejszy dokument opisuje ogólne procesy wprowadzania i przetwarzania faktur zakupu.

Dalsze standardowe działania opisano w dokumentach Ogólne działania związane z przetwarzaniem dokumentów i Instrukcje: Aplikacje dokumentów.

Wprowadzanie nagłówka nowej faktury zakupu

Wymagania wstępne

Dostępny jest co najmniej jeden rodzaj faktury zakupu, a wymagany wystawca faktury jest wprowadzony jako partner z rolą dostawcy.

Instrukcje

W celu wprowadzenia nowego nagłówka faktury zakupu należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu.
2. Wybrać widok Faktura zakupu, Faktura kosztów dodatkowych lub Faktura zakupu bez odniesienia do dokumentów powiązanych.
3. Jeśli pole wyboru organizacji jest dostępne na pasku narzędzi przepływu pracy, należy wybrać organizację zakupową, dla której ma zostać wprowadzona faktura zakupu.
4. Wprowadzić rodzaj faktury zakupu odpowiadający danemu widokowi.
5. Wybrać przycisk [Nowy] na standardowym pasku narzędzi. Nowa faktura zakupu zostanie automatycznie utworzona i wyświetlona. Numer faktury zakupu jest przypisywany przez system na podstawie schematu numeracji wybranego w rodzaju faktury zakupu. Jeśli faktura zakupu jest już wyświetlana, nowa faktura zakupu jest tworzona z tym samym rodzajem faktury zakupu za pomocą przycisku [Nowy]. Jeśli oprócz rodzaju, wprowadzony zostanie również numer faktury zakupu, która została już zaksięgowana, a następnie wybrany zostanie przycisk [Aktualizuj], dane tej faktury zostaną wyświetlone. Nie można ich już edytować.
6. Wprowadzić wystawcę faktury oraz numer i datę faktury dostawcy, zgodnie z numerem zewnętrznym.
7. Wprowadzić wartość brutto i, jeśli dotyczy, termin płatności zgodnie z dokumentem zewnętrznym.
8. W razie potrzeby wprowadzić inne dane nagłówka faktury zakupu. Termin płatności i rodzaj płatności mogą być pobierane z danych podstawowych wystawcy faktury jako wartości domyślne i mogą zostać zmienione.
9. Zapisać nagłówek faktury zakupu.

Edytowanie nagłówka faktury zakupu

Dane nagłówka faktury zakupu można edytować, o ile faktura nie została jeszcze zaksięgowana. Po zaksięgowaniu można jedynie przeglądać dane faktury zakupu, ale nie można ich zmieniać. W żadnym wypadku nie można zmienić rodzaju i numeru faktury zakupu. Po wprowadzeniu lub wygenerowaniu pozycji faktury zakupu nie można już zmienić wystawcy faktury. Waluta faktury zakupu jest zdefiniowana w polu Kwota brutto. Można ją zmienić tylko wtedy, gdy nie ma jeszcze żadnych pozycji.

Ręczne wprowadzanie pozycji faktury zakupu

Można ręcznie wprowadzić pozycje faktury zakupu, a następnie przypisać je do jednego lub więcej zamówień lub pozycji przyjęć towarów.

Warunki wstępne

Wprowadzono nagłówek faktury zakupu.

Instrukcje

Aby ręcznie wprowadzić pozycję faktury zakupu należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu.
2. Otworzyć już wprowadzona fakturę zakupu lub wprowadzić nową. Wyświetlone zostaną dane podstawowe faktury zakupu.
3. Wprowadzić dane dla poszczególnych pozycji faktury zakupu w edytorze pozycji: pozycję, ilość całkowitą i kwotę netto. Jednostka podstawowa artykułu jest dodawana przez system jako domyślna jednostka miary.
4. W razie potrzeby wprowadzić również numer pozycji faktury dokumentu zewnętrznego w polu Pozycja dokumentu zewnętrznego.
5. Przenieść dane pozycji faktury zakupu do tabeli pozycji. Szczegółowe informacje na temat edytowania pozycji i przenoszenia ich do tabeli pozycji znajdują się w Instrukcji Obsługi.
6. Zapisać fakturę zakupu.

Edytowanie pozycji faktury zakupu

Warunki wstępne

Wprowadzono nagłówek faktury zakupu. Następnie utworzono pozycje faktury z pozycji zamówienia lub przyjęcia towaru lub wprowadzono pozycje faktury ręcznie i przypisano je do pozycji zamówienia lub przyjęcia towaru, jeśli to konieczne. Przed zaksięgowaniem faktury zakupu można edytować dane pozycji faktury.

Możliwe zmiany

Można edytować fakturę zakupu, o ile nie została ona jeszcze zaksięgowana. Po zaksięgowaniu można jedynie przeglądać dane faktury zakupu, ale nie można ich zmieniać.

W przypadku pozycji faktury zakupu, które zostały przeniesione z zamówienia lub przyjęcia towaru do tabeli pozycji, nie można już zmienić pozycji. Pozycje te można jedynie usunąć i w razie potrzeby wprowadzić ponownie.

Przed zaksięgowaniem można dodać lub zmienić niektóre dane w pozycjach faktury zakupu. Pozycji nie można zmienić po utworzeniu pozycji faktury z pozycji zamówienia lub przyjęcia towaru lub po przeniesieniu ręcznie wprowadzonej pozycji faktury zakupu z edytora pozycji do tabeli pozycji.

Możliwe są następujące zmiany:

• Po utworzeniu pozycji faktury zakupu z pozycji zamówienia lub przyjęcia towaru można dodać numer pozycji dokumentu zewnętrznego, wprowadzając go w edytorze pozycji.
• Można wprowadzić dodatkowe koszty jako pozycje i rozdzielić je na inne pozycje faktury zakupu. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w opisie procedury Wprowadzanie kosztów dodatkowych do faktury zakupu.

• Można utworzyć dodatkowe pozycje faktury z pozycji zamówienia lub przyjęcia towaru lub wprowadzić nowe pozycje ręcznie, a następnie je przypisać.
• Można edytować ilości i kwoty pozycji faktur zakupu.
• Można ręcznie zmienić ilości i kwoty przypisanych pozycji zamówienia lub przyjęcia towarów. Można także usunąć lub ponownie przypisać pozycje faktury do pozycji zamówienia lub pozycji przyjęcia towarów. Zostało to opisane bardziej szczegółowo poniżej.

Ręczna edycja ilości i kwot

W razie potrzeby można ręcznie edytować następujące pola:

• Można dowolnie zmieniać pola Całkowita ilość i Wartość netto po rabacie pozycji faktury zakupu w tabeli pozycji i edytorze. Kwoty netto wszystkich pozycji plus kwoty podatku (tj. obliczona kwota brutto) muszą następnie odpowiadać wartości brutto wprowadzonej ręcznie w nagłówku faktur w polu Wartość netto przed rabatem. Obliczona kwota brutto jest wyświetlana w zakładce Podatki. Sumy kwot podatków obliczonych przez system można w razie potrzeby zmienić na karcie Podatki w nagłówku faktury zakupu.

• Można zmienić Całkowitą ilość i Wartości netto po rabacie przypisanych pozycji zamówienia. Suma przypisanych ilości i kwot netto musi być równa ilości lub kwocie netto pozycji faktury. Jeśli pozycja faktury została przypisana za pośrednictwem pozycji przyjęcia towaru, ilość na przypisaną pozycję zamówienia musi być mniejsza lub równa otwartej ilości pozycji przyjęcia towaru. Ograniczenie to dotyczy tylko pozycji przyjęcia towaru. Nie jest to sprawdzane w odniesieniu do pozycji zamówienia.

Dalsze możliwości zmian:

• Można powtarzać automatyczne lub ręczne przypisywanie pozycji faktury tak często, jak to konieczne, korzystając z obu metod, aż cała kwota netto zostanie przypisana do pozycji faktury.
• W razie potrzeby można także usunąć kwotę, ilość lub przypisanie, a następnie powtórzyć automatyczne lub ręczne przypisanie. Po ręcznej zmianie lub przypisaniu ilości i kwot, kwota netto każdej pozycji faktury zakupu musi odpowiadać zsumowanym kwotom netto przypisanych pozycji przyjęcia towaru i zamówienia. Podobnie, zafakturowana ilość musi być równa sumie ilości wszystkich przypisanych pozycji przyjęć towarów i zamówień. W przeciwnym razie faktura zakupu nie może zostać zaksięgowana.

Rejestrowanie dodatkowych kosztów w fakturze zakupu

Koszty dodatkowe to koszty poniesione w związku z dostawą, które nie są bezpośrednio uwzględnione w cenie zakupu poszczególnych pozycji. Mogą to być na przykład koszty frachtu, ubezpieczenia lub cła.

Koszty dodatkowe mogą być również fakturowane na osobnej fakturze kosztów dodatkowych. Może ona mieć innego wystawcę faktury. Oddzielną fakturę kosztów dodatkowych wprowadza się w widoku Faktura kosztów dodatkowych aplikacji Faktury zakupu.

Jeśli dodatkowe koszty zostały również obliczone w rzeczywistej fakturze zakupu, są one wprowadzane ręcznie jako pozycje faktury. Koszty dodatkowe należy następnie przypisać do istniejących pozycji faktury, tj. są one rozdzielane na przypisane pozycje zamówienia.

Można określić podstawę obliczeń, na której system dokonuje podziału. Można przydzielić koszty według ilości, wartości, wagi, objętości lub dowolnego innego czynnika, który można wprowadzić ręcznie. W ten sposób dodatkowe koszty mogą być rozdzielane w zależności od przyczyny.

Warunki wstępne

Nagłówek faktury zakupu został zarejestrowany i zapisany. Co najmniej jedna pozycja faktury zakupu została już zarejestrowana.

Instrukcje

W celu wprowadzenia dodatkowych kosztów na fakturze zakupu należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu w widoku Faktury zakupu.
2. Otworzyć istniejącą fakturę zakupu lub wprowadzić nową. Wyświetlone zostaną dane nagłówka faktury zakupu i zarejestrowane pozycje.
3. Wprowadzić dodatkowe koszty jako pozycję w edytorze pozycji, podając pozycję i kwotę netto. Dozwolona jest tylko jedna pozycja rozliczeniowa jako pozycja. Ilość nie jest wprowadzana dla pozycji rozliczeniowych.
4. W razie potrzeby wprowadzić również numer pozycji faktury dokumentu zewnętrznego.
5. W polu Podział wybrać wymaganą podstawę obliczeniową dla podziału kosztów dodatkowych. Można wybrać jeden z następujących kluczy podziału: Ilość, Wartość, Waga, Objętość lub Inny czynnik, przy czym w przypadku klucza podziału Inny czynnik podział należy następnie wprowadzić ręcznie w tabeli pozycji.
6. Przenieść dane pozycji kosztów dodatkowych do tabeli pozycji. Szczegółowe informacje na temat edytowania danych dodatkowej pozycji kosztowej w edytorze pozycji, a następnie przenoszenia ich do tabeli pozycji można znaleźć w Instrukcji Obsługi. Podczas przenoszenia do tabeli pozycji system oblicza udziały procentowe i konkretne kwoty, za pomocą których dodatkowe koszty są przypisywane do innych pozycji na fakturze zakupu na podstawie wybranego klucza podziału. W tym celu pozycje muszą być już przypisane do pozycji zamówienia.
7. W razie potrzeby włączyć wyświetlanie kosztów dodatkowych, wybierając przycisk o tej samej nazwie w nagłówku listy pozycji. Wszystkie przypisane pozycje zamówienia zostaną wyświetlone w wierszu z pozycją kosztów dodatkowych wraz z ich udziałem procentowym i przypisaną do nich kwotą.
8. Jeśli to konieczne, zmienić wartość procentową podziału lub ręcznie rozdzielone kwoty. Suma wartości procentowych musi być równa 100%. Alternatywnie można również zmienić bezwzględną kwotę, która ma zostać przypisana do tej pozycji księgowej w kolumnie Wartość netto po rabacie. W obu przypadkach pozostałe wartości są obliczane przez system, tzn. jeśli na przykład zmieniono kwoty, wartości procentowe zostaną określone przez system, gdy wykonano weryfikację lub zapisano fakturę zakupu. Można także wybrać inny klucz dystrybucji i wykonać akcję Ponownie rozłóż koszty dodatkowe. Po ręcznym rozdzieleniu kosztów dodatkowych suma stawek procentowych musi być równa 100% lub suma rozdzielonych kwot netto musi być równa kwocie netto kosztów dodatkowych. W przeciwnym razie faktura zakupu nie może zostać zaksięgowana.
9. Zapisać fakturę zakupu.

Usuwanie faktur zakupu

Fakturę zakupu można usunąć bezpośrednio, dopóki nie zostanie zaksięgowana. Faktur zakupu które zostały już zaksięgowane, nie można usunąć; należy je anulować.

Podczas anulowania system generuje dokument kompensaty, który anuluje oryginalną fakturę zakupu. Dokument kompensaty jest lustrzanym odbiciem anulowanej faktury zakupu: jest zgodny, ale z odwróconymi znakami ilości i kwoty.

Działania związane z aplikacją

Następujące akcje specjalne są dostępne w aplikacji Faktury zakupu na standardowym pasku narzędzi:

• Zmień kurs lub datę faktury zakupu
• Wydruk faktury zakupu
• Weryfikacja faktury zakupu
• Księguj fakturę zakupu
• Anuluj fakturę zakupu
• Utwórz korektę faktury zakupu

Jeśli zmiana kursu wymiany lub daty faktury dostawcy nie mogła zostać pomyślnie zakończona, ta akcja jest nadal dostępna w celu skorygowania faktury zakupu.

W aplikacji Faktury zakupu poniższa akcja jest również dostępna w nagłówku faktur zakupu w zakładce Podatki w nagłówku tabeli:

• Edytuj/nie edytuj danych podatkowych

W aplikacji Faktury zakupu następujące działania i funkcje są również dostępne w nagłówku tabeli pozycji:

• Ponownie rozłóż koszty dodatkowe
• Dodaj dane rachunku kosztów

Zaksięgowanie faktury zakupu kończy faktyczny proces zakupu. Następnie można przesłać dane faktury do działu księgowości finansowej, gdzie zazwyczaj inicjowana jest płatność. Transfer nie odbywa się za pośrednictwem akcji w aplikacji Faktury zakupu, ale za pośrednictwem aplikacji list finansowych i zamówień.

Zmień kurs lub datę faktury zakupu

Akcja Zmień kurs lub datę faktury zakupu jest dostępna na standardowym pasku narzędzi. Służy do późniejszej zmiany kursu wymiany i/lub daty faktury określonej przez system w fakturze zakupu z istniejącymi pozycjami, która została już wprowadzona, ale nie została jeszcze zaksięgowana.

Instrukcje

W celu zmiany kursu lub daty faktury zakupu należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu i otworzyć fakturę zakupu, która została już wprowadzona i dla której mają zostać wprowadzone zmiany. Wyświetlone zostaną dane nagłówka faktury zakupu i pozycje faktury zakupu.
2. Otworzyć okno dialogowe do wprowadzenia odbiegających wartości, wybierając akcję Zmień kurs lub datę faktury zakupu na standardowym pasku narzędzi. Otwarte zostanie okno dialogowe Zmień kurs lub datę faktury zakupu. Należy wprowadzić w nim datę oraz kurs wymiany.
3. Wybrać przycisk [Zmiana]. Okno dialogowe zostanie zamknięte.

Efekty

Zmiana kursu wymiany lub daty faktury dostawcy powoduje odpowiednią zmianę wartości w nagłówku i pozycjach faktury zakupu. Jeśli data faktury zostanie zmieniona, do ponownego obliczenia zostanie użyty kurs wymiany odpowiedni dla nowej daty faktury. Kwoty w walucie lokalnej, które zostały wcześniej obliczone przy użyciu starego kursu wymiany, są ponownie obliczane przy użyciu zmienionego kursu wymiany. Pola te nie są widoczne w interfejsie użytkownika, ale są przenoszone do interfejsu rachunkowości finansowej. Jeśli obie wartości zostaną ponownie wprowadzone, do przeliczenia zostanie użyty ręcznie wprowadzony kurs wymiany.

Jeśli działanie napotka błąd podczas wykonywania i niektóre, ale nie wszystkie zmiany zostały już wprowadzone, faktura zakupu otrzyma status Nieprawidłowa, a pod przyciskiem [Wykonaj] pojawi się nowe działanie Popraw fakturę zakupu. Można jej użyć, aby kontynuować ponowne obliczanie i przywrócić spójny status faktury zakupu.

Drukowanie faktury zakupu

Akcja Wydruk faktury zakupu może być użyta do wydrukowania dokumentu faktury zakupu.

Czynności te są dostępne w aplikacji Faktury zakupu oraz w widoku Faktura zakupu w danych podstawowych odpowiednich aplikacji typu lista.

Warunki wstępne

Aby faktura zakupu mogła zostać wysłana, muszą być spełnione następujące warunki:

• Faktura zakupu musi być zapisana.
• Suma wartości netto pozycji plus podatki jest równa wartości brutto faktury zakupu dostawcy wprowadzonej do nagłówka faktury zakupu. Można to rozpoznać po tym, że saldo dla kwoty brutto ma wartość 0. Saldo kwoty brutto jest wyświetlane w nagłówku edytora pozycji.

Instrukcje

W celu wydrukowania dokumentu faktury zakupu należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu.
2. Otworzyć fakturę zakupu, dla której ma zostać wydrukowany dokument.
3. Wybrać akcję Wydruk faktury zakupu na standardowym pasku narzędzi pod przyciskiem [Wykonaj]. W wyniku działania otwarte zostanie okno dialogowe. Jeśli w oknie dialogowym wybrany zostanie przycisk [Anuluj], okno dialogowe zostanie zamknięte bez wystawienia dokumentu.
4. Jeśli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia może zmienić ustawienia przetwarzania w tle i ustawienia wyjściowe dokumentu zgodnie z wymaganiami.
5. Użyć przycisku [W tle], aby wydrukować fakturę zakupu. System wyświetli dokument.

Efekty

Za każdym razem, gdy wykonywana jest ta czynność, system generuje dokument faktury zakupu na ustalonym lub określonym nośniku wyjściowym i w formacie zgodnym z zapisanym lub wybranym szablonem dokumentu.

Księgowanie faktury zakupu

Akcja Księguj fakturę zakupu jest dostępna na standardowym pasku narzędzi. Służy ona do księgowania zarejestrowanej faktury zakupu. Zaksięgowanie faktury zakupu oznacza, że wszystkie przypisania zostały wykonane, a wartości w systemie są zgodne z wartościami na fakturze.

Zaksięgowanie faktury zakupu zazwyczaj kończy faktyczny proces zakupu. Zaksięgowane faktury zakupu można cofnąć tylko poprzez ich anulowanie.

Jeśli wprowadzono dane faktury kosztowej, automatyczny proporcjonalny podział dodatkowych kosztów na dane faktury kosztowej wprowadzone dla normalnych pozycji jest przeprowadzany po wykonaniu księgowania, ale przed faktycznym procesem księgowania. Jeśli wartości netto wszystkich pozycji normalnych zostały w pełni rozdzielone na centra kosztów i/lub jednostki kosztów, wówczas całkowite koszty dodatkowe są również w pełni rozdzielane na te centra kosztów i/lub jednostki kosztów. W takim przypadku wszelkie różnice zaokrągleń w trakcie obliczeń są dodawane do bezwzględnie największej indywidualnej kwoty.

Warunkiem wstępnym dla tej funkcji jest to, że dodatkowe koszty nie zostały wcześniej ręcznie przypisane do danych księgowych kosztów.

Warunki wstępne

Aby zaksięgować fakturę zakupu, muszą być spełnione następujące warunki:

• Faktura zakupu musi być zapisana.
• Wszystkie pozycje faktury zakupu zostały przypisane do zamówień zakupu lub zaksięgowanych pozycji przyjęcia towarów (a więc pośrednio także do pozycji zamówienia). Ilości i kwoty netto pozycji faktury zakupu muszą być w pełni przypisane do pozycji zamówienia zakupu lub dystrybucji.

• Poza tym, wszystkie dodatkowe pozycje kosztów zostały przypisane do innych pozycji faktury zakupu. Kwota netto każdej dodatkowej pozycji kosztowej odpowiada sumie kwot netto przypisanych do przypisanych do niej pozycji księgowych. Istnieje wyjątek od tej zasady w przypadku księgowania kosztów dodatkowych. Można ją również zaksięgować, jeśli do pozycji faktury nie jest przypisana żadna pozycja przyjęcia towarów ani pozycja zamówienia. Procedura ta nie jest jednak technicznie zalecana, ponieważ w ten sposób nie jest odejmowane księgowanie korekty, a zatem nie jest aktualizowana cena kosztu.
• Suma wartości netto pozycji z podatkami jest równa wartości brutto faktury zakupu dostawcy wprowadzonej w nagłówku faktury zakupu. Można to rozpoznać po tym, że saldo dla kwoty brutto ma wartość 0. Saldo kwoty brutto jest wyświetlane w nagłówku edytora pozycji.
• Jeśli wycena zapasów jest aktywna dla klucza księgowania zapisanego dla typu faktury zakupu, okres księgowania, w którym przypada data faktury zakupu, musi istnieć i mieć status otwarty.

Instrukcje

W celu zaksięgowania faktury zakupu należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu i otworzyć fakturę zakupu, która została już wprowadzona i która ma zostać zaksięgowana. Wyświetlone zostaną dane podstawowe faktury zakupu i jej pozycje.
2. Zaksięgować fakturę zakupu wybierając akcję Księguj fakturę zakupu na standardowym pasku narzędzi. W wyniku tego działania system sprawdza, czy faktura zakupu może zostać zaksięgowana. Jeśli wynik tej kontroli jest negatywny, pojawi się odpowiedni komunikat. Jeśli wynik jest pozytywny, wyświetlone zostanie okno dialogowe.
3. Wybrać akcję [W tle]. System zaksięguje fakturę zakupu i poinformuje o tym użytkownika, Status faktury zostanie zmieniony na Zakończone. Nie można już zmienić danych faktury zakupu.

Efekty

Zaksięgowanie faktury zakupu ma następujące skutki:

• Zmiana wartości w formie księgowania korekty do księgowania materiału po przyjęciu towaru, jeśli występuje rozbieżność. Dzieje się tak jednak tylko wtedy, gdy w używanym kluczu księgowania wybrano wycenę zapasów. W przypadku wyceny końcowej z przyjęciem towaru i odpowiednio ustawionymi kluczami księgowania, księgowanie korekty nie jest wykonywane.
• Aktualizacja ilości i kwot zafakturowanych i jeszcze niezafakturowanych w zamówieniach, przyjęciach towarów i księgowaniu towarów zakupowych.
• W razie potrzeby aktualizacja informacji o statusie w zamówieniach i na samej fakturze zakupu.
• W razie potrzeby aktualizacja informacji o statusie w przyjęć towarów, jeśli pozycje faktury zostały przypisane za pośrednictwem pozycji przyjęcia towaru.
• Aktualizacja łańcucha dokumentów powiązanych faktury zakupu, zamówienia zakupu i, jeśli dotyczy, przyjęcia towarów,
• Po pomyślnym zaksięgowaniu ustawiana jest wartość w polu Numer księgowania. Jeśli w rodzaju faktury zakupu określono schemat numeracji księgowań, numer księgowania jest pobierany z tego schematu numeracji. W przeciwnym razie numer dokumentu zostanie skopiowany do numeru księgowania.

Specjalna funkcja dla faktur zakupu wynikających z dostaw bezpośrednich

W przypadku pozycji faktur zakupu, które wynikają z dostaw bezpośrednich, tj. jeśli między innymi istnieje relacja dokumentu między pozycją zamówienia zakupu a pozycją zamówienia sprzedaży, status dostawy pozycji zamówienia zakupu jest ustawiany na Częściowo dostarczony lub Dostarczony w całości w zależności od zaksięgowanej ilości, pod warunkiem, że wartość podczas księgowania faktury zakupu jest określona w polu Aktualizacja statusu zewnętrznej dostawy bezpośredniej w rodzaju zamówienia zakupu.

Wywoływane jest zdarzenie przepływu pracy com.cisag.app.purchasing.order.DirectDeliveryInvoiced, a także tworzona jest wzajemna relacja łańcucha dokumentów powiązanych do zamówienia sprzedaży.

Aktualizacja informacji o statusie i ilości

Po zaksięgowaniu faktury zakupu jej status jest automatycznie ustawiany na Zakończony. Jeśli wywołane zostaną faktury zakupu, które zostały już zaksięgowane, można jedynie wyświetlić dane faktur zakupu, ale nie można ich zmienić.

Następujące informacje o statusie i ilości dla powiązanych dokumentów są również aktualizowane po zaksięgowaniu faktury zakupu:

• Pozycja zamówienia zakupu – zafakturowana ilość jest kumulowana. Status fakturowania zmieniany jest w następujący sposób: jeśli ilość zafakturowana tą fakturą zakupu w pozycji zamówienia jest równa ilości dostarczonej, w pozycji zamówienia ustawiany jest status Zafakturowane w całości. Jeśli zafakturowana ilość jest mniejsza niż ilość dostarczona, ustawiany jest status Częściowo zafakturowane. Jeśli zafakturowana ilość jest większa niż ilość dostarczona, ustawiany jest status Częściowo zafakturowane. Zakłada się, że jest to fakturowanie wstępne. Częściowo zafakturowane jest następnie używane jako zawyżone.
• Pozycja przyjęcia towaru – zafakturowana ilość jest kumulowana. Status fakturowania jest zmieniany w następujący sposób: jeśli zafakturowana ilość jest równa ilości dostarczonej, status jest ustawiany na Zafakturowane w całości. Jeśli zafakturowana ilość jest mniejsza niż ilość dostarczona, status zostanie ustawiony na Częściowo zafakturowane.

Księgowanie materiałów

Po zaksięgowaniu faktury zakupu generowane jest księgowanie materiałowe korekty procesu księgowania, jeśli wartości faktury zakupu różnią się od wartości wprowadzonych w zamówieniu. Dzieje się tak jednak tylko wtedy, gdy w używanym kluczu księgowania wybrano wycenę zapasów. W przypadku wyceny końcowej z przyjęciem towaru i odpowiednio ustawionymi kluczami księgowania, nie jest dokonywane księgowanie korekty. Warunki wstępne tworzenia księgowań materiałowych są zatem następujące:

• Faktura nie jest typu Faktura zakupu bez odniesienia do dokumentów powiązanych
• Klucz księgowania musi być skonfigurowany do wyceny zapasów, a przyjęcie towarów nie może być ustawione na wycenę końcową.
• Data faktury zakupu musi mieścić się w okresie księgowania, który istnieje i ma status Otwarty. Tylko pod tym warunkiem możliwe jest zaksięgowanie faktury zakupu, ponieważ data faktury zakupu jest przenoszona do wygenerowanych księgowań materiałowych.

Jeśli konieczne jest zaksięgowanie korekty z powodu odchylenia ceny od zamówienia, generowane są rekordy księgowania dla wszystkich odbiegających pozycji zamówienia, które są przypisywane do pozycji faktury zakupu. Te rekordy księgowania są generowane na podstawie klucza księgowania korekty i mają przypisaną obliczoną kwotę.

Więcej informacji na temat sposobu obliczania kwoty można znaleźć w dokumentacji Wycena zapasów.

Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat generowanych rekordów księgowania, należy zapoznać się z opisem aplikacji Klucze księgowania.

Anulowanie faktury zakupu

Akcja Anuluj fakturę zakupu jest dostępna na standardowym pasku narzędzi. Służy ona do anulowania zaksięgowanej faktury.

Wymagania wstępne

Akcję Anuluj fakturę zakupu można wykonać tylko dla faktur zakupu, które zostały już zaksięgowane i nie zostały jeszcze anulowane.

Jeśli dla kluczy księgowania zapisanych dla rodzaju faktury zakupu aktywowana jest wycena zapasów, okres księgowania, w którym przypada data anulowania, musi istnieć i mieć status Otwarty.

Faktura zakupu nie może zostać anulowana, jeśli jeden z jej dokumentów poprzedzających, takich jak przyjęcie towaru, został zreorganizowany.

Instrukcje

W celu anulowania faktury zakupu należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu i otworzyć istniejącą, już zaksięgowaną fakturę zakupu, która ma zostać anulowana.
2. Wybrać akcję Anuluj fakturę zakupu na standardowym pasku narzędzi. System sprawdzi, czy faktura zakupu może zostać anulowana. Jeśli wynik będzie negatywny, wyświetlone zostanie odpowiednie ostrzeżenie. Jeśli wynik jest pozytywny, wyświetlone zostanie okno dialogowe.
3. W oknie dialogowym określić datę dokumentu anulowania. Bieżąca data jest wyświetlana jako wartość domyślna.
4. Wybrać przycisk [W tle]. System wygeneruje fakturę anulowania, która anuluje oryginalną fakturę zakupu.

Efekty

Podczas anulowania za pomocą akcji Anuluj fakturę zakupu system generuje dokument kompensacyjny, który anuluje oryginalną fakturę zakupu. Podobnie jak w przypadku lustrzanego odbicia, dokument kompensacyjny jest nową fakturą zakupu, która jest identyczna z oryginałem, ale z odwróconym znakiem ilości i kwoty.

Wszystkie aktualizacje statusu i ilości są przeprowadzane w przeciwnym kierunku. W razie potrzeby system tworzy również księgowanie korygujące dla już utworzonego księgowania materiałowego, które anuluje rekordy księgowania zaksięgowanych faktur zakupu. W ten sposób dokumenty pierwotne i anulowane równoważą się wzajemnie. Oba dokumenty otrzymują wówczas status anulowania.

Jeśli anulowanie faktury zakupu nie powiedzie się z powodu nieprawidłowych danych, a faktura zakupu otrzyma status Nieprawidłowa. W takiej sytuacji można ponownie wykonać akcję Anuluj fakturę zakupu po wyeliminowaniu błędów.

Specjalna funkcja dla faktur zakupu wynikających z dostawy bezpośredniej

W przypadku anulowanych faktur zakupu wynikających z dostawy bezpośredniej, status dostawy pozycji zamówienia jest ustawiany na Częściowo dostarczony lub Niedostarczony, w zależności od zaksięgowanej ilości, pod warunkiem, że wartość podczas księgowania faktury zakupu jest ustawiona w polu Aktualizacja statusu zewnętrznej dostawy bezpośredniej w rodzaju zamówienia zakupu. W takim przypadku uruchamiane jest zdarzenie przepływu pracy com.cisag.app.purchasing.order.DirectDeliveryInvoiced. Parametry tego zdarzenia wskazują, że jest to anulowanie faktury zakupu.

Jeśli dla powiązanej pozycji zamówienia sprzedaży istnieje pozycja zwrotu klienta, fakturę zakupu można anulować tylko wtedy, gdy ilość dostarczona na pozycję zamówienia zakupu, która pozostaje po anulowaniu, jest większa niż ilość pozycji zwrotu klienta.

Korygowanie faktur zakupu

Kurs wymiany lub data faktury dostawcy w fakturach zakupu są zmieniane w blokach po 16 pozycji. W pewnych okolicznościach może się zdarzyć, że na przykład pierwsze 16 pozycji zostanie zmienione i zapisane, a następnie awaria SAS spowoduje, że faktura zakupu będzie niespójna. W takim przypadku faktura zakupu otrzymuje status Nieprawidłowe i nie można jej już zmienić. Właśnie w takim przypadku akcja Popraw fakturę zakupu jest dostępna na standardowym pasku narzędzi. Można jej użyć, aby kontynuować zmianę kursu wymiany lub daty faktury dostawcy i przywrócić spójny status faktury zakupu.

Edytowanie danych podatkowych

Akcja Edytuj/Nie edytuj danych podatkowych jest dostępna w nagłówku tabeli na karcie Podatki w nagłówku faktury zakupu. Służy do zmiany sum kwot podatku określonych przez system dla każdego klucza księgowania, jeśli to konieczne. Nie można zmienić łącznej kwoty, która jest obliczana, jeśli używanych jest kilka różnych kluczy podatkowych. Jeśli przycisk zostanie ponownie wybrany, pola nie będą już mogły zostać zmienione.

Warunki wstępne

Akcję można wywołać tylko w przypadku faktur zakupu, które nie zostały jeszcze zaksięgowane lub anulowane. W tabeli pozycji muszą już znajdować się pozycje, w przeciwnym razie nie zostaną określone żadne podatki i nie będzie żadnych wpisów w tabeli na karcie Podatki.

Instrukcje

W celu edytowania danych podatkowych należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu.
2. Otworzyć istniejącą fakturę zakupu, która zawiera już pozycje lub wprowadzić nową fakturę zakupu.
3. Użyć przycisku [Edytuj/Nie edytuj danych podatkowych] w nagłówku aplikacji w zakładce Podatki. System zmieni właściwość pola Kwota podatku w tabeli na karcie Podatki. Jeśli wprowadzono kilka pozycji i mają one różne klucze podatkowe, w tabeli wyświetlanych jest kilka wierszy. Ostatni wiersz zawiera sumy dla wszystkich wierszy i nie można go zmienić. Pole Kwota podatku można teraz zmienić we wszystkich wierszach powyżej.
4. Wprowadzić niezbędne zmiany.
5. Zapisać zmiany. W wyniku tego działania system zaktualizuje wiersz sumy, jeśli istnieje.
6. Nacisnąć ponownie przycisk w celu zablokowania możliwości zmiany kwoty podatku.

Efekty

Faktura zakupu zostanie zaksięgowana z różnymi kwotami podatku.

Ponowne rozłożenie kosztów dodatkowych (tabela pozycji)

Akcja Ponownie rozłóż koszty dodatkowe jest dostępna w nagłówku tabeli pozycji. Służy ona do ponownego uruchomienia automatycznego podziału kosztów dodatkowych na inne przypisane pozycje zamówienia, np. po zmianie klucza podziału w edytorze pozycji. Alternatywnie, użytkownik może ręcznie zmienić wartości procentowe dla dystrybucji lub dystrybuowane kwoty lub przywrócić stan początkowy. Ta czynność jest również przydatna, jeśli wprowadzono dodatkowe pozycje faktur zakupu po wprowadzeniu dodatkowych kosztów. Po ponownym podziale pozycje te są również uwzględniane w podziale.

Po wybraniu akcji Ponownie rozłóż koszty dodatkowe, system redystrybuuje kwotę dodatkowej pozycji kosztowej do innych pozycji faktury. Czynność ta może być powtarzana tak często, jak jest to wymagane, dopóki faktura zakupu nie zostanie zaksięgowana. Kwota jest redystrybuowana przy każdym połączeniu.

System używa klucza dystrybucji zdefiniowanego w polu Podział dla dodatkowej pozycji kosztowej.

Na podstawie wybranego klucza podziału system oblicza udziały procentowe i konkretne kwoty, za pomocą których dodatkowe koszty są przypisywane do innych pozycji na fakturze zakupu. W razie potrzeby szczegóły można wyświetlić za pomocą przycisku [Koszty dodatkowe].

Dodawanie danych księgowania kosztów (tabela pozycji)

Przycisk lub akcja Dodaj dane rachunku kosztów jest dostępna w nagłówku tabeli pozycji. Służy do przypisywania naliczonych kwot do centrów kosztów i/lub jednostek kosztowych.

Wymagania wstępne

Aby móc dodawać dane księgowania kosztów do pozycji faktur zakupu, funkcja Controlling musi być aktywowana w aplikacji Konfiguracja.

Instrukcje

W celu dodania danych rachunku kosztów należy:

1. Otworzyć aplikację Faktury zakupu.
2. Otworzyć istniejącą fakturę zakupu, która ma być edytowana lub wprowadzić nową fakturę zakupu.
3. Wybrać istniejącą pozycję faktury zakupu lub wprowadzić nową. Jeśli pozycja nie została automatycznie wstawiona z odniesieniem, powiązać ją z pozycją zamówienia lub pozycją odbioru towarów. Wyświetlona zostanie pozycja zamówienia wraz z przypisaniem. Podczas przypisywania system automatycznie przyjmuje centrum kosztów lub jednostkę kosztową z powiązanej pozycji zamówienia.
4. W celu dokonania dalszego podziału danych faktury kosztowej (lub nie dokonano przypisania w pozycji zamówienia), nacisnąć przycisk znajdujący się w nagłówku tabeli pozycji [Dodaj dane rachunku kosztów]. System automatycznie doda jeden lub więcej wierszy dla danych faktury kosztowej w wybranej pozycji.
5. Wprowadzić centrum kosztów lub jednostkę kosztową i ilość w każdym wierszu. Można również wprowadzić kwotę na wiersz. Jeśli nie zostanie ona zarejestrowana, zostanie obliczona na podstawie zarejestrowanych ilości. Suma ilości i kwot nie może przekraczać odpowiednich wartości pozycji.
6. W razie potrzeby wprowadzić dodatkowe pozycje faktury ręcznie lub zlecić systemowi wygenerowanie nowych pozycji faktury z pozycji zamówienia lub przyjęcia towaru i wprowadzić dane faktury kosztowej w sposób opisany powyżej.
7. Zapisać fakturę zakupu, jeśli pozycje nie mają być już dalej przetwarzane.

Efekty

Zarejestrowane dane księgowania kosztów są przesyłane do interfejsu księgowości finansowej podczas przesyłania faktur.

Zmiana nazwy pseudoartykułu (edytor pozycji)

Szczegółowy opis akcji Zmień nazwę pseudoartykułu można znaleźć w dokumentacji Działania: Zmień opis pseudoartykułów.

Edytowanie podstawy naliczania skonta (edytor pozycji)

Przycisk [Edytuj/Nie edytuj podstawy naliczania skonta] na pasku narzędzi edytora pozycji może być używany do kontrolowania możliwości edycji pola Podstawa obliczenia skonta.

Jeśli tryb jest aktywny, pole Podstawa obliczenia skonta można zmienić ręcznie. Jeśli aktywny jest tryb nie jest aktywny, pola nie można zmienić ręcznie.