Nabycia są tworzone w celu uproszczenia wprowadzania i księgowania stałych zestawów środków trwałych. Dzięki dystrybucji nabyć można utworzyć wiele systemów z tymi samymi ustawieniami (np. zakup 20 komputerów za tę samą cenę), a nabycia można od razu zaksięgować. Ustawienia są używane z grupy środków trwałych przechowywanej w dystrybucji nabyć. Dlatego grupy środków trwałych należy zdefiniować przed zarejestrowaniem dystrybucji nabyć i podać wszystkie parametry wymagane do prawidłowego utworzenia środków trwałych.
W procesie rejestracji nowego nabycia jest ono rejestrowane w systemie. W tym dokumencie opisano sposób rejestrowania rejestracji nowych nabyć i wymagania, które należy wziąć pod uwagę.
Ogólne informacje i wyjaśnienia dotyczące aplikacji Dystrybucja nowych nabyć można znaleźć w powiązanej dokumentacji, która zawiera również opisy pól i przycisków.
Definicja terminów
Dystrybucja nabyć — w ramach jednej dystrybucji można zarejestrować i zaksięgować kilka środków trwałych o takich samych cechach.
Prace przygotowawcze
Aby utworzyć dystrybucję nabyć należy najpierw sprawdzić następujące ustawienia.
Konfiguracja
Schemat numeracji jest wymagany do pozyskania nabyć w aplikacji Konfiguracja. Numerowanie środków trwałych musi być ustawiona na Numeracja automatyczna i należy zapisać odpowiedni schemat numeracji.
Opis przepływu pracy
Dystrybucje nowych nabyć mogą być rejestrowane ręcznie tylko za pomocą istniejących programów.
Rejestracja dystrybucji nabyć
- Pierwszym krokiem jest otworzenie aplikacji Dystrybucja nowych nabyć.
- Następnie należy wybrać przycisk [Nowy].
W tym miejscu możliwe jest wprowadzenie dokumentu wejściowego, z którego zostaną przepisane niektóre informacje.
Należy wypełnić wszystkie obowiązkowe pola:- Data dokumentu
- Data księgowania
- Ilość ogółem
- Kwota ogółem
W razie potrzeby można dodać opis środków trwałych, które mają zostać wygenerowane, w przeciwnym razie zostaną one oznaczone neutralnie nazwą aplikacji.
Powyżej wpisane informacje zostały wprowadzone raz dla całego procesu i nie można ich później zmienić. Kolejne informacje są rejestrowane za każdym razem, gdy wywoływana jest dystrybucja: - Rozdzielona liczba
- Grupa środków trwałych
- W razie potrzeby należy dodać dalsze informacje o nabyciu przydziału, np. Konto, Lokalizacja środków trwałych itp.
- Następnie należy sprawdzić poprawność wprowadzonych danych i poprawić wszelkie nieprawidłowe wpisy.
- Aby zapisać dystrybucję nabycia należy wybrać akcję [Utwórz dystrybucję].
- Należy kontynuować wprowadzanie kolejnych pozycji (krok 2), o ile pozostała liczba nie wynosi 0, lub rozpocząć proces dołączania i księgowania składnika środków trwałych, klikając przycisk akcji [Utwórz i opublikuj dokument].
Dopóki status dystrybucji nabycia jest W opracowaniu lub Gotowe do księgowania, można je usunąć. Następnie można je utworzyć ponownie z żądanymi zmianami.
Treść i wynik procesu
W wyniku procesu nabycia w systemie tworzone jest nowa dystrybucja nabycia i wynikające z niej zaksięgowanie środków trwałych.
Nowo utworzone i przeprowadzone dystrybucje nabyć można wyświetlić w aplikacji Lista: Dystrybucja nowych nabyć. Komunikaty o błędach są również wyświetlane w przypadku niepoprawnych dystrybucji nabyć.
Opis działań
Do edycji nowych dystrybucji nabyć dostępne są standardowe akcje. Opisy działań dla trybu pracy i procedury są szczegółowo opisane w dokumentacji online Instrukcja obsługi.
Działania następcze / kontrola
Przed wysłaniem i / lub przeprowadzeniem wyceny itp. należy szczegółowo sprawdzić (odradza się pobieżna sprawdzenie przy użyciu jednej lub dwóch losowych prób), czy zarejestrowane dane są prawidłowe, ponieważ może się zdarzyć, że dane nie będą już mogły zostać poprawione lub będą kosztowne po wysłaniu. Jeśli konieczne są nowe wpisy lub zmiany, należy postępować zgodnie z powyższym opisem.
