Instrukcje: Wzorcowe księgowania następcze

Wzorcowe księgowania następcze stanowią podstawę tworzenia automatycznych księgowań następczych. Niniejszy artykuł zawiera ogólne warunki wstępne oraz instrukcje dotyczące rejestrowania, edytowania i aktywowania wzorcowych księgowań następczych. Szczegółowy opis automatycznych księgowań następczych dostępny jest w artykule Wprowadzenie: Automatyczne księgowania następcze.

Warunki wstępne

Wzorcowe księgowania następcze mogą być rejestrowane wyłącznie z użyciem rodzaju dokumentu, któremu przypisany jest typ dokumentu Zapis w księdze głównej, Faktura lub Nota kredytowa. W danym rodzaju dokumentu musi być również przypisany schemat numeracji przeznaczony specjalnie dla automatycznych księgowań następczych.

Ponadto użytkownik musi posiadać uprawnienia do rejestrowania i edytowania wzorcowych księgowań następczych. Informacje na ten temat dostępne są w artykule Księgowania w księdze głównej.

Rejestrowanie wzorcowego księgowania następczego

Instrukcja:

1. W dialogu księgowania należy wybrać odpowiedni rodzaj dokumentu typu Zapis w księdze głównej, Faktura lub Nota kredytowa i za pomocą menu przycisku [Nowe] uruchomić akcję [Nowe wzorcowe księgowanie następcze].

2. W dostępnych polach edytora księgowania należy wprowadzić dane wymagane dla wzorcowego księgowania następczego, takie jak numer dokumentu, data dokumentu, konto, konto przeciwstawne, kwota itp.

3. Księgowanie należy przenieść do tabeli pozycji księgowania, wybierając przycisk [Zastosuj] lub naciskając klawisz [Enter]. Przed zaksięgowaniem wymagane jest wprowadzenie dodatkowych danych, na przykład dotyczących wyboru dokumentów podstawowych, okresu pobierania oraz podstawy kwoty.

4. W tym celu należy przejść na zakładkę Wzorcowe księgowanie następcze.

5. W polach na tej zakładce należy wprowadzić odpowiednie wartości. Szczegółowy opis pól dostępny jest w artykule Księgowania w księdze głównej.

6. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy zapisać księgowanie w celu późniejszej aktywacji.

Duplikowanie wzorcowego księgowania następczego

Nowe wzorcowe księgowanie następcze może zostać utworzone poprzez duplikowanie istniejącego wzorcowego księgowania następczego, jeżeli w nowym księgowaniu wymagane są jedynie pojedyncze zmiany.

Instrukcja:

1. Otworzyć wzorcowe księgowanie następcze przeznaczone do duplikowania.

2. W menu funkcji Nowe należy wybrać jedną z akcji:

   • [Duplikuj] – w celu utworzenia nowego księgowania z tą samą rodzajem dokumentu,

   • [Duplikuj rozszerzone] – w celu utworzenia nowego księgowania z innym rodzajem dokumentu o tym samym typie dokumentu.
     W tym przypadku otwierane jest okno dialogowe umożliwiające wybór docelowego rodzaju dokumentu.

3. Pozycję księgowania przeznaczoną do edycji należy przenieść z tabeli pozycji do edytora księgowania poprzez dwukrotne kliknięcie.

4. Dane należy zmienić lub uzupełnić zgodnie z wymaganiami nowego wzorcowego księgowania następczego.

5. Nowe księgowanie należy przenieść do tabeli pozycji, wybierając [Zastosuj] lub naciskając klawisz Enter.

6. Po wprowadzeniu wszystkich danych, w tym danych na zakładce Wzorcowe księgowania następcze, należy zapisać wzorcowe księgowanie następcze w celu jego późniejszej aktywacji.

Edytowanie wzorcowego księgowania następczego

We wzorcowym księgowaniu następczym mogą być wprowadzane zmiany, na przykład w celu przypisania innego miejsca powstawania kosztów lub dostosowania udziału rozliczeniowego na zakładce Wzorcowe księgowania następcze. Zmiany są możliwe wyłącznie wtedy, gdy wzorcowe księgowanie następcze znajduje się w trakcie rejestrowania lub gdy z aktywnego bądź zakończonego wzorcowego księgowania następczego nie zostały jeszcze utworzone automatyczne księgowania następcze.

Instrukcja:

1. Otworzyć wzorcowe księgowanie następcze przeznaczone do edycji. Księgowanie zostaje wyświetlone w tabeli pozycji księgowania.

2. W menu akcji należy wybrać [Edytuj wzorcowe księgowanie następcze]. Status aktywnego lub zakończonego wzorcowego księgowania następczego zostaje zmieniony na Zainicjowane wzorcowe księgowanie następcze.

3. Pozycję księgowania należy wybrać poprzez dwukrotne kliknięcie w edytorze księgowania lub wprowadzić nową pozycję. Wybraną pozycję można usunąć, korzystając z przycisku [Usuń] w pasku menu edytora księgowania.

4. Zmiany lub nową pozycję należy przenieść do tabeli pozycji, wybierając [Zastosuj] lub naciskając klawisz [Enter].

5. Po zakończeniu edycji należy zapisać wzorcowe księgowanie następcze.

Aktywowanie wzorcowego księgowania następczego

Automatyczne księgowania następcze mogą być tworzone wyłącznie na podstawie aktywnych wzorcowych księgowań następczych.

Instrukcja:

1. Otworzyć wzorcowe księgowanie następcze przeznaczone do aktywacji.

2. W menu akcji należy wybrać [Aktywuj wzorcowe księgowanie następcze]

3. Status wzorcowego księgowania następczego zostaje zmieniony na Aktywne wzorcowe księgowanie następcze. 

Oznaczanie wzorcowego księgowania następczego jako zakończone

Aktywne wzorcowe księgowanie następcze, które nie ma być już wykorzystywane do tworzenia automatycznych księgowań następczych, może zostać oznaczone jako zakończone.

Instrukcja:

1. Należy otworzyć wzorcowe księgowanie następcze, które nie będzie już używane.

2. W menu akcji należy wybrać [Oznacz wzorcowe księgowanie następcze jako zakończone].

3. Status wzorcowego księgowania następczego zostaje zmieniony na Zakończone wzorcowe księgowanie następcze. 

Usuwanie wzorcowego księgowania następczego

Akcja [Usuń] jest dostępna wyłącznie dla wzorcowego księgowania następczego o statusie  Zainicjowane wzorcowe księgowanie następcze.

Instrukcja:

1. Otworzyć wzorcowe księgowanie następcze przeznaczone do usunięcia.

2. Na standardowym pasku narzędzi należy wybrać [Usuń]. Otwarte zostanie okno dialogowe.

3. Należy potwierdzić usunięcie, wybierając [Tak]. Wybranie [Nie] powoduje anulowanie operacji. Wzorcowe księgowanie następcze zostaje usunięte i znika z widoku.