Kontrakty zakupu

Przegląd tematów

Umowa to ramowe porozumienie umowne dotyczące dostawy towarów lub usług, w którym klient zgadza się na zakup określonych ilości lub wartości towarów od dostawcy w określonym czasie. W zamian dostawca zobowiązuje się do dostarczenia w określonym czasie towarów objętych umową w uzgodnionej ilości lub o uzgodnionej wartości. W razie potrzeby w umowie uzgadniane są również ceny i warunki. Rzeczywista korzyść z umowy, poza specyfikacją cenową artykułu, polega na monitorowaniu następujących wartości umowy, które można określić:

• Ilość
• Wartość
• Data

Umowy są wykorzystywane poprzez przypisania w zamówieniu. Przypisania te są również określane jako zlecenia zwolnienia kontraktu. Odwołania z umowy są wprowadzane jako pozycje zamówienia z odniesieniem dokumentu do pozycji umowy. Każda istniejąca ważna pozycja umowy może zostać przypisana automatycznie, jeśli aktywowana jest funkcja Automatyczny wybór kontraktu. Kontrakt jest realizowany, jeśli w zamówieniach przypisano wystarczające wymagania, przy czym termin wystarczające odnosi się do ilości, wartości lub daty, w zależności od wybranego typu umowy. Rodzaj kontraktu jest określony przez przypisany typ umowy.

Niniejsza dokumentacja opisuje sposób mapowania kontraktów zakupu w systemie oraz strukturę aplikacji o tej samej nazwie. Wskazuje, jakie relacje może mieć kontrakt zakupowy z innymi aplikacjami i podmiotami biznesowymi oraz w jaki sposób jest on zintegrowany z procesami biznesowymi.

Akcje, które mogą zostać wykorzystane do przetworzenia kontraktu zakupowego, są opisane w dokumentacji Kontrakty zakupowe: Akcje.

Instrukcje dotyczące obsługi kontraktów zakupowych, np. jak wprowadzać lub edytować kontrakty zakupowe, znaleźć można w dokumentacji Instrukcje: Kontrakty zakupu.

Informacje na temat rodzajów kontraktów zakupowych, ich roli oraz sposobie ich rejestrowania można znaleźć w dokumentacji Rodzaje kontraktów zakupowych.

Przegląd różnych procesów biznesowych w obszarze zamówień można znaleźć w dokumentacji Wprowadzenie: Zamówienia zakupu.

Definicje terminów

Kontrakty zakupowe

Umowa zakupowa to umowa ramowa na dostawę towarów lub usług pomiędzy klientem a dostawcą. Umowa zakupowa zawsze charakteryzuje się typem umowy, takim jak ustalona ilość lub ustalona data. Określa on czas lub zdarzenie, w którym umowa zostaje zakończona. Odwołanie umowy może nastąpić wyłącznie za pomocą zamówienia.

Kontrakt

Kontrakt jest specjalnym zamówieniem lub umową, w której klient zgadza się na zakup ilości towarów lub wartości od dostawcy w określonym czasie po określonych cenach. W zamian dostawca zobowiązuje się do dostarczenia produktów objętych umową w uzgodnionej ilości lub wartości w określonym czasie.

Zlecenie zwolnienia kontraktu

Przypisanie pozycji umowy do pozycji zamówienia w zamówieniu sprzedaży lub zamówienia jest również określane jako zlecenie zwolnienia kontraktu. Przypisanie to określa status zwolnienia pozycji zamówienia, w zależności od odpowiedniego typu zamówienia.

Rodzaje umów

Typy umów służą do identyfikacji umów sprzedaży lub zamówień oraz do definiowania rodzaju kontraktu, np. stała ilość, stała wartość lub stała data. Typy umów zawierają również wartości domyślne dla kontraktów na nich opartych.

Typ umowy

Umowa zawsze charakteryzuje się typem umowy, takim jak stała ilość lub stała data. Typ umowy określa, które dane są wyświetlane i rejestrowane w umowie sprzedaży lub zamówienia oraz w którym momencie lub z jakim zdarzeniem umowa zostaje zakończona. Status zlecenia wydania i ogólny status Zakończone pozycji umowy również zależą od typu umowy. Typ umowy jest określony przez przypisany typ umowy.

Opis aplikacji

Aplikacja Kontrakty zakupu służy do wprowadzania i przetwarzania zamówień publicznych. Składa się ona z nagłówka i obszaru roboczego.

Nagłówek

Nagłówek umowy zakupu zawiera odpowiednie pola, umożliwiające jednoznaczną identyfikację umowy zakupu, a także podstawę umowy zakupu. Zawiera on ogólnie obowiązujące dane dotyczące umowy zakupu w różnych zakładkach, które opisano w kolejnych podrozdziałach:

• Zakładka Ogólne
• Zakładka Konsygnacja
• Zakładka Uprawnione organizacje
• Zakładka Odbiorca dostawy
• Zakładka Partner dostawy
• Zakładka Warunki dostawy
• Zakładka Organizacja zakupu
• Zakładka Wystawca faktury
• Zakładka Warunki faktury
• Zakładka Klasyfikacje
• Zakładka Wartości zlecenia
• Zakładka Wydruk dokumentów
• Zakładka Załączniki/Teksty

Wartości domyślne

Wartości domyślne z innych obszarów nie są używane w większości pól podstawy umowy i poszczególnych pozycji umowy, dzięki czemu w aplikacjach zamówień nie są wyświetlane ostrzeżenia dotyczące możliwych odbiegających wartości podczas wykonywania zapytań. W podstawie umowy tylko waluta partnera umowy jest pobierana z danych podstawowych partnera.

Informacje z podstawy umowy nie są przenoszone do zamówienia, ale partner i waluta w umowie muszą być zgodne z informacjami w zamówieniu. W przypadku pozycji umowy obowiązują następujące zasady: identyfikacja pozycji musi być zgodna w zamówieniu i umowie. W zależności od rodzaju kontraktu, ilości i wartości wszystkich przypisanych pozycji zamówienia nie mogą przekraczać ilości lub wartości pozycji umowy. W przypadku cen obowiązują następujące zasady: wartości domyślne z umów zmieniają ustawienia zamówienia, gdy pozycja umowy jest automatycznie powiązana z pozycją zamówienia. W polu Pochodzenie ceny system również automatycznie przełącza się na wpis Kontrakt.

W przypadku różnic pomiędzy warunkami umowy a warunkami zamówienia, użytkownik otrzyma ostrzeżenie w zamówieniu.

Pola identyfikacji

Rodzaj kontraktu i jego numer służą do identyfikacji umowy. Oprócz tej identyfikacji wyświetlany jest podsumowany status zamówienia i strona kontraktu.

Obszar składa się z następujących pól:

• Numer – unikalna identyfikacja umowy zakupu jest wyświetlana w polu Numer. Składa się on z dwóch wpisów: rodzaju kontraktu zakupu w pierwszym polu wejściowym i numeru kontraktu w drugim polu wejściowym. Użyty typ umowy zakupowej wraz z jej numerem służy do identyfikacji kontraktu zakupowego.
  • Rodzaj kontraktu – w tym polu należy wybrać istniejący rodzaj umowy zakupu, która ma zostać utworzona lub edytowana. Po wykonaniu nowej akcji nie można już zmienić rodzaju kontraktu zakupu. Rodzaj kontraktu zakupu służy przede wszystkim do definiowania typu umowy, np. stałej ilości lub wartości. Typ umowy określa, kiedy umowa jest uważana za zakończoną.
  • Numer kontraktu – numer umowy zakupu jest generowany automatycznie przez system na podstawie zakresu numerów zdefiniowanego w rodzaju kontraktu zakupowego. Nie można go przypisać ręcznie. W razie potrzeby należy wprowadzić numer kontraktu zakupu, który ma zostać przetworzony, jako cechę wyboru.

• Status – wyświetlane są informacje o statusie wyświetlanego kontraktu zakupu. Nowej umowie zakupu przypisywany jest status zdefiniowany w polu Status nowych dokumentów w używanym rodzaju kontraktu zakupu. W razie potrzeby można go zmienić ręcznie. Więcej informacji na temat statusów znajduje się w rozdziale Status i zmiany statusu.
• Strona kontraktu – dostawca jest jednoznacznie identyfikowany i przypisywany jako strona kontraktu w tym polu poprzez identyfikację partnera. Można wybrać tylko partnera z funkcją Dostawca w odniesieniu do organizacji zakupowej. Dane i wartości domyślne dla umowy zakupu są przenoszone z danych podstawowych partnera wybranego jako strona kontraktu. Po wprowadzeniu pozycji umowy nie można już zmienić przypisanego dostawcy. Więcej informacji na temat funkcji Dostawca można znaleźć w dokumentacji Partner widok Dostawca.

Zakładka Ogólne

Zakładka zawiera informacje o zaangażowanych osobach i organizacjach, a także daty i terminy.

• Nazwa i Adresy – pola Nazwa i Adresy są automatycznie wypełniane przez system danymi z danych podstawowych partnera umowy. Jeśli nazwa lub adres partnera umowy uległy zmianie w danych podstawowych, aktualne dane można przenieść do dokumentu za pomocą przycisku [Aktualizuj], dostępnego po prawej stronie pola Nazwa.

• Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa u partnera umowy może zostać wybrana, zmieniona lub dowolnie wprowadzona w polu Osoba kontaktowa. W razie potrzeby jako wartość domyślna używana jest osoba kontaktowa odpowiadająca za zakup z danych podstawowych partnera umowy. Aby uzyskać więcej informacji na temat funkcjonalności tego pola i możliwych procedur, należy zapoznać się z dokumentacją Pole Osoba kontaktowa.
• Data utworzenia – w tym polu znajduje się data, w której wprowadzono kontrakt zakupu. System automatycznie wprowadza bieżącą datę. Można ją zmienić, jeśli jest to konieczne, na przykład do ocen i statystyk.
• Obsługujący – w tym polu można wybrać pracownika wewnętrznego jako osobę kontaktową w firmie. Musi on być wprowadzony jako partner z rolą Pracownik i przypisany do własnej firmy. Określanie wartości domyślnej odbywa się poprzez weryfikację, czy bieżący użytkownik, który aktualnie przetwarza kontrakt, jest przypisany do pracownika wewnętrznego. Istotna jest tutaj baza danych aktualnie używana przez system. System przechowuje wszystkie dane podstawowe i dane wyceny dla aplikacji biznesowych dla każdej firmy w bazie danych przetwarzania transakcji online (OLTP). Pracownicy firmy są również rejestrowani jako dane podstawowe w tej bazie danych OLTP. Jeśli system znajdzie pracownika wewnętrznego w aktualnie używanej bazie danych OLTP, do którego przypisany jest bieżący użytkownik, pracownik ten zostanie zasugerowany w tym polu.
• Numer i data dokumentu zewnętrznego – są to dwa dowolnie używane pola dla informacji o dokumentach zewnętrznych. Można ich użyć, na przykład, jeśli użytkownik chce odwołać się do poprzedniej umowy lub wprowadzić identyfikator umowy swojego dostawcy. Dane wprowadzone w tych polach służą wyłącznie do celów informacyjnych i wyszukiwania. Nie mają one żadnego wpływu na system.

• Wymagane potwierdzenie (pole wyboru) – dostawca opcjonalnie potwierdza zakres zakupu i określone warunki za pomocą potwierdzenia. Ustawienie tej funkcji ma wpływ na informacje zwrotne. Jeśli funkcja jest aktywna dla umowy i dezaktywowana w zamówieniu konsygnacyjnym, w zamówieniu wyświetlane jest ostrzeżenie. Funkcję można ustawić w następujący sposób: jeśli funkcja jest aktywowana lub dezaktywowana, odpowiednie ustawienie jest sprawdzane w umowie i zamówieniu. Jeśli nie są one zgodne, wyświetlany jest komunikat. Jeśli natomiast funkcja nie jest ani aktywowana, ani dezaktywowana, jej status jest niezidentyfikowany. Status ten jest oznaczony ciemnym obramowaniem w polu wyboru. W takim przypadku ustawienie nie jest sprawdzane w wywołującym zleceniu.
• Obowiązuje od i Obowiązuje do – w tych polach należy wprowadzić datę początkową i końcową okresu, w którym umowa jest ważna. Daty te są używane jako wartości domyślne dla pozycji kontraktu. Kontrakty konsygnacyjne są ważne łącznie z wprowadzonymi datami rozpoczęcia i zakończenia. Ponieważ umowa konsygnacyjna jest zawsze wymagana w przypadku zamówień konsygnacyjnych, umowy konsygnacyjne są również ważne do momentu rozpoczęcia następnej umowy. Dlatego też, jeśli nie ma ważnej umowy w momencie wycofania pozycji, zostanie użyta ostatnia ważna umowa. Okres ważności można zdefiniować dla umów typu Stały termin, Ilość/Termin, Wartość/Termin lub Konsygnacja.

Zakładka Konsygnacja

W tej zakładce znajdują się ustawienia dla umów typu Konsygnacja. Ta zakładka jest wyświetlana tylko dla umów konsygnacyjnych.

• Zastosowanie konsygnacji – w tym polu należy zdefiniować, czy zawarta umowa ma mieć zastosowanie do jednej lokalizacji, czy do wybranej firmy, a tym samym do wszystkich podległych lokalizacji tej firmy. Możliwy jest wybór pomiędzy opcjami: Firma lub Lokalizacja. Jeśli firma jest również lokalizacją i jako zastosowanie konsygnacji wybrano Lokalizacja, umowa ma zastosowanie tylko do firmy jako lokalizacji, a nie do innych lokalizacji tej firmy. Umożliwia to, przykładowo, zdefiniowanie umowy dla wszystkich lokalizacji firmy (ustawienie Firma i przypisanie firmy), ale użycie innej umowy dla lokalizacji samej firmy (ustawienie Lokalizacja i przypisanie firmy).
• Rodzaj zgłoszenia – w tym polu należy zdefiniować rodzaj zgłoszenia o wycofaniu przesyłki, który jest używany do generowania powiadomień o wycofaniu przesyłki w aplikacji Lista: Akcja wycofywania/Klienci.
• Sumuj pojedyncze wydania – w tym polu należy określić, czy i w jaki sposób wypłaty przesyłek są podsumowywane w powiadomieniach o wydaniu. Dostępne są następujące opcje:
  • Brak podsumowania
  • Podsumowanie
  • Podsumowanie na dzień
  • Podsumowanie wg okresu

Jeśli wypłaty przesyłek są podsumowywane, są one grupowane według takich kryteriów, jak: pozycja, cecha (opcjonalnie, jednostka miary, centrum kosztów czy jednostka kosztowa.

W ustawieniach Podsumowanie na dzień i Podsumowanie wg okresu, grupowanie jest również oparte na dniu lub okresie.

Zakładka Uprawnione organizacje

Zakładka Uprawnione organizacje jest dostępna tylko wtedy, gdy funkcja Wielofirmowość jest aktywna w aplikacji Konfiguracja. W tej zakładce znajdują się informacje o organizacjach, które mogą wprowadzać zamówienia w odniesieniu do otwartej umowy. W zakładce dostępna jest tabela, w której wprowadzane są organizacje, dla których powinno być możliwe odwołanie z tej umowy.

• Organizacja wywołania kontraktu zakupu – organizacja zwalniająca zamówienie jest organizacją w strukturze organizacyjnej Zakup. Musi być zatem zintegrowana ze strukturą organizacyjną klienta w aplikacji Organizacje. Jest ona jednoznacznie identyfikowana i przypisywana poprzez identyfikację partnera. W tym miejscu należy wprowadzić wszystkie organizacje, które mogą pobierać zarejestrowane artykuły z tej umowy. Organizacja, dla której aktualnie odbywa się przetwarzanie, jest automatycznie sugerowana po wprowadzeniu nowej umowy. Zazwyczaj przechowywane organizacje definiowane są jako organizacje zakupowe. Firmy lub lokalizacje można wprowadzać tylko dla typu umowy Konsygnacja, a następnie w zależności od zastosowania konsygnacyjnego.

Zakładka Odbiorca dostawy

Zakładka Odbiorca dostawy zawiera informacje o lokalizacji (organizacji logistycznej) miejsca przechowywania, które odbiera produkty w ramach tej umowy zakupu. Poniższe pola nie są używane w przypadku umów typu Konsygnacja i dlatego są dla nich ukryte.

Zakładka składa się z następujących pól:

• Odbiorca dostawy – akceptuje on dostawę zamówionych produktów. Odbiorca dostawy to lokalizacja magazynu, do którego ma zostać zrealizowana dostawa. Jest ona wyraźnie identyfikowana i wyświetlana w tym polu za pomocą identyfikatora partnera. Konieczne jest wybranie miejsca przechowywania w polu Magazyn.
• Nazwa i Adresy – pola Nazwa i Adresy są automatycznie wypełniane i wyświetlane przez system. Dane pochodzą z głównych danych partnera strony wysyłającej.
• Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa u odbiorcy dostawy może zostać wybrana, zmieniona lub dowolnie wprowadzona w polu Osoba kontaktowa. Jeśli osoba kontaktowa ds. zakupu jest przechowywana w danych podstawowych partnera strony dostawy, osoba ta jest automatycznie sugerowana. Aby uzyskać więcej informacji na temat funkcjonalności tego pola i możliwych procedur, należy zapoznać się z dokumentacją Pole Osoba kontaktowa.
• Spedytor – osoba organizująca wysyłkę towarów. Zleca transport firmie (transakcja specjalna) lub wykonuje go samodzielnie. Każdy partner, który jest oznaczony jako Spedytor w swoich głównych danych partnera, jest dozwolony do wprowadzenia w tym miejscu.
• Magazyn – w umowach zakupu, miejsce przechowywania wyznacza magazyn przechowywania odbiorczego, do którego mają zostać dostarczone zamówione produkty. W razie potrzeby należy wybrać miejsce przechowywania, które istnieje w systemie i jest dozwolone dla organizacji zakupowej. Zgodnie ze specyfikacją miejsca przechowywania, lokalizacja jest odbiorcą dostawy.

Zakładka Partner dostawy

Dane partnera zaangażowanego w dostawę są wyświetlane w zakładce Partner dostawy. Składa się ona z następujących pól:

• Partner dostawy – partner dostawy jest odpowiedzialny za dostawę lub wysyłkę zamówionych produktów. Partner dostawy jest partnerem z rolą Dostawca. Jest on jednoznacznie identyfikowany i przypisywany w tym polu poprzez identyfikator partnera. Wszyscy partnerzy, którzy są przypisani do partnera kontraktowego jako partnerzy dostawy w danych podstawowych partnera, są dozwoleni jako partnerzy dostawy. Partner dostawy może być taki sam jak partner umowy. Więcej informacji na temat funkcji partnera Dostawca znaleźć można w dokumentacji Partner widok Dostawca.
• Nazwa i Adresy – nazwa i adres partnera dostawy są przenoszone do tych pól jako wartości domyślne, tak jak zostały wprowadzone w danych podstawowych partnera. Dane te można zmienić dla tej umowy.

• Osoba kontaktowa – w tym polu możliwy jest wybór, zmiana lub dowolne wprowadzenie osoby kontaktowej u partnera dostawy. Jeśli osoba kontaktowa do spraw zakupu jest przechowywana w danych podstawowych partnera dostawy, jest to automatycznie sugerowane. Aby uzyskać więcej informacji na temat funkcjonalności tego pola i możliwych procedur, należy zapoznać się z dokumentacją Pole Osoba kontaktowa.

Zakładka Warunki dostawy

Zakładka Warunki dostawy służy do wprowadzania warunków dostawy. Składa się ona z następujących pól:

• Warunki dostawy – warunki dostawy opisują umowy między kupującym a sprzedającym. Mogą być używane do określenia rodzaju dostawy i miejsca realizacji, np. bezpłatne miejsce zamieszkania lub odbiór. W przypadku warunków INCO jako warunków dostawy, konieczne jest określenie odniesienia do lokalizacji. Więcej informacji na temat warunków INCO można znaleźć w dokumentacji Warunki dostawy.
• Warunki wysyłki – warunki wysyłki opisują sposób, w jaki towary są transportowane, np. spedycją, kurierem lub pocztą. Więcej informacji na temat warunków wysyłki można znaleźć w dokumentacji Warunki wysyłki.
• Ograniczenia dot. dostawy – w tym polu należy wprowadzić ograniczenia dostaw ze strony organizacji zakupowej. Ograniczenie dostawy służy wyłącznie celom informacyjnym i obecnie nie ma wpływu na system. W celu zdefiniowania ograniczeń należy wybrać pomiędzy następującymi pozycjami:
  • Brak
  • Dostawa całości zamówienia
  • Dostawa całości pozycji

Zakładka Organizacja zakupu

Zakładka Organizacja zakupu zawiera, między innymi dane organizacji zakupowej, odpowiedzialnej za zamówienie. Składa się z następujących pól:

• Organizacja zakupu – organizacja zakupowa to organizacja odpowiedzialna za przetwarzanie umowy zakupowej. Jest to również organizacja, która otrzymuje fakturę od strony fakturującej. Jest ona jednoznacznie identyfikowana w tym polu poprzez identyfikację partnera. Organizacja zakupu musi zostać wybrana przed wykonaniem nowej akcji i nie można jej później zmienić. W środowisku jednostanowiskowym, bez uprawnień związanych z treścią, jest to zawsze klient. Organizacja zakupu jest również organizacją właściwą dla autoryzacji. Więcej informacji można znaleźć w następującej dokumentacji Wielofirmowość i Uprawnienia do treści.
• Nazwa i Adresy – pola Nazwa i Adresy są automatycznie wypełniane i wyświetlane przez system. Dane te pochodzą z głównych danych partnera organizacji zakupowej. Dane dotyczące nazwy i adresu są kopiowane do umowy w momencie jej tworzenia.
• Osoba kontaktowa – osobę kontaktową organizacji zakupowej można wybrać, zmienić lub dowolnie wprowadzić w polu Osoba kontaktowa. Jeśli osoba kontaktowa odpowiedzialna za zakup jest przechowywana w danych podstawowych partnera organizacji zakupowej, osoba ta jest automatycznie sugerowana. Aby uzyskać więcej informacji na temat funkcjonalności tego pola i możliwych procedur, należy zapoznać się z dokumentacją Pole Osoba kontaktowa.
• Forma płatności – forma płatności opisuje sposób, w jaki faktura ma zostać zapłacona, np. za pomocą polecenia zapłaty lub za pobraniem. Więcej informacji znaleźć można w dokumentacji Metody płatności.

Zakładka Wystawca faktury

W tej zakładce dostępne są informacje na temat podmiotu wystawiającego fakturę. Składa się ona z następujących pól:

• Wystawca faktury – organizacja wystawiająca fakturę jest odpowiedzialna za wystawienie faktury za dostarczone produkty i, w razie potrzeby, śledzenie jej. Jest ona wyraźnie zidentyfikowana i przypisana w tym polu poprzez identyfikację partnera. Wszyscy partnerzy, którzy są przypisani do partnera umowy jako wystawcy faktur w swoich głównych danych partnera, są dozwoleni jako wystawcy faktur. Strona wystawiająca fakturę może być taka sama jak partner umowy. Podmiot wystawiający fakturę może zostać zmieniony, dopóki pozycje nie zostaną wprowadzone i przeniesione do tabeli pozycji. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w dokumentacji Partner widok Dostawca.
• Nazwa i Adresy – pola Nazwa i Adresy są automatycznie wypełniane przez system na podstawie danych podstawowych partnera wystawiającego fakturę. Nazwa i adres są kopiowane do umowy w momencie jej tworzenia. Można je zmienić, o ile żadne zamówienie nie odwołuje się do umowy.

• Osoba kontaktowa – w tym polu można wybrać, zmienić lub dowolnie wprowadzić osobę kontaktową strony wystawiającej fakturę. Jeśli osoba kontaktowa do spraw zakupu jest zapisana w danych podstawowych partnera strony fakturującej, zostanie ona zasugerowana. Aby uzyskać więcej informacji na temat funkcjonalności tego pola i możliwych procedur, należy zapoznać się z dokumentacją Pole Osoba kontaktowa.

Zakładka Warunki faktury

W zakładce Warunki faktury znajdują się warunki fakturowania zamówionych pozycji. Zakładka składa się z następujących pól:

• Waluta – waluta to jednostka monetarna. W tym polu definiuje się walutę umowy. Ponieważ używana waluta zależy od dostawcy i jest używana w dokumentach zewnętrznych, takich jak faktury, jest ona również określana jako waluta obca. Wszystkie ceny i wartości są określane lub obliczane w tej walucie. Waluta umowy jest pobierana jako wartość domyślna z danych podstawowych dostawcy strony fakturującej w odniesieniu do firmy organizacji zakupowej. Nie można jej zmienić w tym polu po wprowadzeniu i przeniesieniu pozycji do tabeli pozycji. System sprawdza, czy waluta wybrana w tym polu może zostać przeliczona na wszystkie waluty lokalne organizacji zakupowej. Odpowiednie użycie kursu wymiany i typ kursu wymiany są definiowane w aplikacji Konfiguracja, funkcji Zakup, w zależności od organizacji zakupowej. Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Kursy wymiany.
• Warunki płatności – to pole opisuje warunki, które mają zastosowanie do płatności faktury. Terminy i stawki procentowe udzielania rabatów mogą być przechowywane w warunkach płatności. Jeśli odbiorca faktury (w tym przypadku organizacja zakupowa lub jej firma) przestrzega jednego z określonych warunków płatności, może odliczyć procent rabatu zapisany dla tego przedziału od kwoty faktury. Warunków płatności nie można już zmienić w tym polu po wprowadzeniu pozycji i przeniesieniu ich do tabeli pozycji. Może to mieć wpływ na obliczenie wartości zakupu gotówkowego w zamówieniu. Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Warunki płatności.

Zakładka Klasyfikacje

Umowę zakupu można przypisać do klasyfikacji, które znajdują się w tej zakładce. Zakładka składa się z następujących pól:

• Klasyfikacja 1
• Klasyfikacja 2
• Klasyfikacja 3
• Klasyfikacja 4
• Klasyfikacja 5

Umowę zakupu  można przypisać do istniejących klasyfikacji typu klasyfikacja kontraktu zakupowego od 1 do 5. Na podstawie przypisania do klasyfikacji, dane mogą być zorganizowane i ustrukturyzowane na potrzeby wszelkich ocen i zapytań.

Zakładka Wartości zlecenia

Kwoty i różne wartości zamówienia są podsumowywane i wyświetlane w tej zakładce w celu zapewnienia ich przeglądu. Są one automatycznie obliczane przez system dla poszczególnych pozycji zamówienia. Całkowite kwoty wyświetlane w bazie są sumą wartości pozycji. Wartości pozycji wynikają ze statusu odwołania pozycji umowy, na który z kolei ma wpływ przypisanie pozycji umowy do pozycji zamówienia. Informacje na temat statusu odwołania znajdują się w rozdziale Status i zmiany statusu.

To, które dane są szczegółowo określane i wyświetlane, zależy od wybranej kategorii umowy. Kategoria umowy jest definiowana poprzez typ umowy. Wartości zamówienia nie są używane dla umów typu Konsygnacja i dlatego ta zakładka nie jest wyświetlana dla tego typu umowy.

Wartości są wyświetlane w walucie określonej w zakładce Warunki faktury. Nie można ich zmienić. Jeśli waluta użyta w umowie różni się od waluty głównej, wartości są wyświetlane w obu walutach. Podpowiedź dla pola pokazuje również wartości w innych walutach lokalnych.

Wartości wyświetlane dla każdego typu umowy są określone w następujący sposób:

• Wartość całkowita (waluta wiodąca) i Wartość całkowita (waluta dokumentu) – dostępne w przypadków umów typu Stała wartość i Wartość/Termin. Całkowita wartość tej umowy jest obliczana i wyświetlana jako suma całkowitych wartości pozycji umowy.
• Wartość wywołana (waluta wiodąca) i Wartość wywołana (waluta dokumentu) – odpowiadają kontraktom typów: Stała ilość, Stała wartość, Stały termin, Ilość/Termin, Wartość/Termin. W tym miejscu określana i wyświetlana jest suma kwot brutto dla wywołanych ilości poszczególnych pozycji umowy. Zwolnione ilości są określane dla każdej pozycji zamówienia. Wywołana ilość na pozycję umowy jest sumą całkowitych ilości wszystkich pozycji zamówienia, które zostały przydzielone do tej pozycji umowy w ramach wezwania do zapłaty.
• Dostarczona wartość (waluta wiodąca) i Wartość dostawy (waluta dokumentu) – odpowiadają typom kontraktów: Stała ilość, Stała wartość, Stały termin, Ilość/Termin oraz Wartość/Termin. Określana i wyświetlana jest suma kwot brutto za dostarczone ilości poszczególnych pozycji umowy. Dostarczone ilości są określane dla każdej pozycji zamówienia. Dostarczona ilość na pozycję umowy jest sumą dostarczonych ilości wszystkich pozycji zamówienia, które zostały przypisane do tej pozycji umowy w zleceniu zwolnienia kontraktu. Ilości faktycznie dostarczone na pozycję zamówienia wynikają z zaksięgowanych pozycji przyjęcia towarów, które z kolei są przypisane do pozycji zamówienia.
• Wartość otwarta (waluta wiodąca) i Wartość otwarta (waluta dokumentu) – odpowiadają kontraktom następujących typów: Wartość stała, Wartość/Termin. Określana i wyświetlana jest suma otwartych kwot brutto dla poszczególnych pozycji kontraktu. Wartość otwarta jest obliczana i wyświetlana jako różnica między wartością całkowitą a zdyskontowaną kwotą całej umowy.

Zakładka Wydruk dokumentu

Niektóre z prawidłowych ustawień wyjścia dokumentu Potwierdzenie kontraktu są wyświetlane w tabeli z jednym wierszem w zakładce Wydruk dokumentu.

Ustawienia wyjściowe wyświetlane w tej zakładce pochodzą z szablonu dokumentu. Ważne szablony dokumentów są przechowywane w danych podstawowych partnera umowy. Jeśli dla danego typu dokumentu zapisanych jest kilka ustawień, domyślnie używane jest ustawienie oznaczone jako Preferowane. Więcej informacji na temat ustawień wyjściowych można znaleźć w instrukcji obsługi w sekcji Drukowanie dokumentów bonów. Opisano tam również, które inne aplikacje, ustawienia systemowe i ustawienia użytkownika odgrywają rolę w wyprowadzaniu dokumentów i kiedy te ustawienia są używane.

W razie potrzeby możliwe jest wyświetlenie i zmiana następujących ustawień w określonych nagłówkach kolumn.

• Typ dokumentu – wyświetlany jest typ dokumentu, dla którego ustawienia wyjściowe są wyświetlane w tym wierszu.
• Medium – wyświetlany jest nośnik wyjściowy, na którym dokument jest drukowany zgodnie z szablonem. Do możliwych medium wydania należą: drukarka, e-mail i faks. Jeśli istnieje kilka szablonów dokumentów dla danego typu dokumentu i są one przechowywane w danych podstawowych partnera umowy lub w aplikacji Konfiguracja dla kilku nośników wyjściowych, można zdefiniować nośnik wyjściowy.
• Dane kontaktowe – w tym polu można wprowadzić numer faksu lub adres e-mail, jeśli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia. Możliwe jest wprowadzenie kilku odbiorców poczty e-mail, wprowadzając adresy e-mail jeden po drugim, oddzielając je przecinkami i spacjami. Ręcznie wprowadzone dane odbiorcy zastępują automatycznie określone dane odbiorcy dla mediów wyjściowych e-mail i faks.

Zakładka Załączniki/Teksty

Teksty, moduły tekstowe i załączniki plików można zapisywać w zakładce Załączniki/Teksty. Zapisane teksty i załączniki plików są oznaczone ikoną notatki, którą można znaleźć w zakładce Załączniki/Teksty. Więcej informacji na temat tekstów i załączników do plików oraz ich wykorzystania można znaleźć w dokumentacji Teksty.

Obszar roboczy

Obszar roboczy zawiera elementy kontraktu. Obejmują one usługi, które mają być świadczone, w zależności od rodzaju umowy, m.in.:

• Które elementy mają być dostarczone?
• W jakiej ilości?
• W jakiej cenie?
• W jakim terminie?
• W jaki sposób przedmioty mają być dostarczone?
• Na jakich warunkach?
• Z jakiego adresu?
• Do którego magazynu odbiorczego?

Obszar roboczy składa się z listy pozycji umowy i edytora pozycji umowy. Część danych pozycji umowy jest wyświetlana w widokach w tabeli pozycji umowy. To, które dane są wyświetlane, zależy od wybranego widoku i typu umowy.

Pozycje umowy są wprowadzane indywidualnie w edytorze pozycji. W razie potrzeby wyświetlane są tam dalsze dane pozycji umowy. Pola w tabeli pozycji są wypełniane tymi samymi danymi, co pola o tej samej nazwie w edytorze pozycji.

Niektóre pola pozycji umowy są wypełnione wartościami domyślnymi, które są pobierane z podstawy umowy i mogą zostać zmienione. Pola pozycji mogą zawierać różne dane dla każdej pozycji umowy. Żadne wartości domyślne nie są przenoszone z innych obszarów.

Tabela pozycji

W tabeli pozycji dostępne są różne widoki. Zapewniają one przegląd wszystkich pozycji umowy. Tabela pozycji zawiera wyciąg danych pozycji. Więcej informacji na temat pozycji można znaleźć w edytorze pozycji. Dane wyświetlane w tabeli pozycji zależą od typu umowy, który jest definiowany poprzez wybranie rodzaju kontraktu. Zależność ta została wskazana w poniższych objaśnieniach kolumn.

• Pozycja – pole widoczne jest dla wszystkich dostępnych widoków tabeli (Ilości, Podstawowe, Wartości). Numer pozycji służy do precyzyjnej identyfikacji poszczególnych pozycji umowy. Numer pozycji może być również wykorzystywany do łączenia poszczególnych pozycji w różnych dokumentach za pośrednictwem odniesienia do dokumentu. Numer pozycji jest generowany automatycznie przez system na podstawie zakresu numerów zdefiniowanego w używanym typie umowy. Można również przypisać numer pozycji ręcznie w edytorze pozycji. Po przeniesieniu pozycji do tabeli pozycji nie można już zmienić numeru pozycji. Więcej informacji na temat pola o tej samej nazwie w edytorze pozycji znaleźć można w rozdziale Zakładka Ogólne.
• Wskazówka tekstowa – jeśli w kolumnie Wskazówka tekstowa wyświetlana jest ikona, oznacza to istniejące teksty pozycji. W razie potrzeby należy zapoznać się z rozdziałem Zakładka Załączniki/Teksty.
• Artykuł – kolumna wyświetlana jest dla wszystkich dostępnych widoków. W kolumnie widnieje artykuł, wprowadzony poprzez edytor pozycji. Pozycja jest edytowana w edytorze pozycji. Po zapisaniu pozycji nie można jej już zmienić w edytorze pozycji. Więcej informacji na temat pola o tej samej nazwie w edytorze pozycji znaleźć można w rozdziale Zakładka Ogólne.

• Obowiązuje od – kolumna dostępna jest dla widoku Podstawowe. W tej kolumnie wyświetlana jest data ważności kontraktu. Data ta może zostać zmieniona w tabeli pozycji do momentu wystawienia zlecenia zwolnienia kontraktu. Więcej informacji na temat pola o tej samej nazwie dla edytora pozycji znaleźć można w rozdziale Zakładka Ogólne.
• Obowiązuje do – kolumna dostępna jest dla widoku podstawowego tabeli. W tej kolumnie wyświetlana jest data ważności kontraktu. Data może zostać zmieniona w tabeli pozycji do momentu wystawienia zlecenia zwolnienia kontraktu. Więcej informacji na temat pola o tej samej nazwie dla edytora pozycji znaleźć można w rozdziale Zakładka Ogólne.

• Całkowita ilość – kolumna dostępna jest dla widoków Podstawowe i Ilość. Całkowita ilość może zostać zmieniona w tabeli pozycji aż do pierwszego zamówienia zwolnienia umowy. Kolumna wyświetla wartość dla typów umów Stała ilość i Ilość/Termin. Więcej informacji na temat pola o tej samej nazwie można znaleźć w edytorze pozycji w rozdziale Zakładka Ogólne.
• Łączna kwota brutto – kolumna wyświetlana jest dla widoków Podstawowe i Wartości. Całkowita kwota brutto może zostać zmieniona w tabeli pozycji aż do pierwszego zlecenia zwolnienia umowy. Kolumna wyświetla wartość dla umów typu Stała wartość i Wartość/Termin. Więcej informacji na temat pola o tej samej nazwie znajduje się w edytorze pozycji w rozdziale Zakładka Ogólne.
• Cena brutto – kolumna dostępna jest dla widoku Podstawowe. Cena brutto może zostać zmieniona w tabeli pozycji aż do pierwszego zlecenia zwolnienia umowy.
• Pobrana ilość – kolumna dostępna jest dla widoku Ilości. W tej kolumnie wyświetlana jest suma wszystkich pobranych ilości artykułu. Kolumna wyświetla wartość dla następujących typów umów: Stała ilość, Stały termin, Stała wartość, Ilość/Termin, Wartość/Termin. Więcej informacji na temat pola o tej samej nazwie w edytorze pozycji znajduje się w rozdziale Zakładka Wartości pozycji.
• Dostarczona ilość – kolumna dostępna jest w ramach widoku Ilości. W tym miejscu wyświetlana jest łączna ilość wszystkich dostarczonych pozycji. Kolumna wyświetla wartość dla typów umów: Stała ilość, Stały termin, Stała wartość, Ilość/Termin, Wartość/Termin. Więcej informacji na temat pola o tej samej nazwie w edytorze pozycji znajduje się w rozdziale Zakładka Wartości pozycji.
• Ilość nierozliczona – kolumna dostępna jest w widoku Ilości. W tej kolumnie wyświetlana jest suma wszystkich ilości pozycji, które nie zostały jeszcze wywołane. Wyświetlana jest ona dla następujących typów umów: Stała ilość, Ilość/Termin. Więcej informacji na temat pola o tej samej nazwie w edytorze pozycji można znaleźć w rozdziale Zakładka Wartości pozycji.
• Żądana wartość – opcja dostępna jest dla widoku Wartości. W tej kolumnie wyświetlana jest łączna wartość pozycji pobrana do tej pory. Kolumna wyświetla wartość dla umów typu Stała ilość, Stały termin, Stała wartość, Ilość/Termin, Wartość/Termin. Więcej informacji na temat pola o tej samej nazwie w edytorze pozycji znaleźć można w rozdziale Zakładka Wartości pozycji.
• Dostarczona wartość – kolumna dostępna jest dla widoku Wartości. W tej kolumnie wyświetlana jest łączna wartość pozycji dostarczona do tej pory. Wyświetla ona wartość dla następujących typów umów: Stała ilość, Stały termin, Stała wartość, Ilość/Termin, Wartość/Termin. Więcej informacji na temat pola o tej samej nazwie w edytorze pozycji znajduje się w rozdziale Zakładka Wartości pozycji.
• Nierozliczona wartość – kolumna dostępna jest w ramach widoku Wartości. Wskazuje ona sumę wartości pozycji, która nie została jeszcze wywołana. Kolumna wyświetla wartość dla następujących typów umów: Wartość stała, Wartość/Termin. Więcej informacji na temat pola o tej samej nazwie w edytorze pozycji znajduje się w rozdziale Zakładka Wartości pozycji.
• Status – status dostępny jest dla wszystkich widoków tabeli pozycji. W tym miejscu wyświetlane są informacje o statusie danej pozycji umowy. Więcej informacji na temat statusów znaleźć można w rozdziale Status i zmiany statusu.

Edytor pozycji

W edytorze pozycji dane pozycji zamówienia są wyświetlane w zakładkach opisanych w poniższych sekcjach:

• Zakładka Ogólne
• Zakładka Odbiorca dostawy
• Zakładka Wartości pozycji
• Zakładka Załączniki/Teksty

Pasek narzędzi

Na pasku narzędzi edytora pozycji można znaleźć przyciski akcji, za pomocą których możliwe jest wprowadzanie i edytowanie pozycji. Czynności te zostały opisane w instrukcji obsługi. Działania dostępne pod przyciskiem [Wykonaj] opisane zostały w dokumentacji  Kontrakty zakupu: Akcje.

Jeśli przycisk [Weryfikuj przy zatwierdzaniu] jest aktywny, system sprawdza, czy wszystkie obowiązkowe pola zostały wprowadzone i czy wszystkie wprowadzone dane są autoryzowane, gdy pozycja umowy jest przenoszona do tabeli pozycji umowy. W przeciwnym razie jest to sprawdzane dopiero po zapisaniu umowy.

Numer pozycji umowy, która jest aktualnie wyświetlana w edytorze pozycji, nowo wprowadzona lub aktualnie edytowana, jest wyświetlany na pasku narzędzi edytora pozycji.

• Numer pozycji – numer pozycji służy do precyzyjnej identyfikacji poszczególnych pozycji zamówienia i jest generowany automatycznie. W tym polu można ręcznie przypisać numer pozycji. Po przeniesieniu pozycji do tabeli pozycji nie można już jednak go zmienić. Pozycje są automatycznie sortowane przez system na podstawie numeru pozycji. Użytkownik nie może bezpośrednio zmienić tego sortowania. Na sortowanie można wpływać tylko poprzez ręczne przypisywanie numerów pozycji.

Zakładka Ogólne

Zakładka Ogólne służy do rejestrowania podstawowych danych pozycji zamówienia: artykułu, ilości, daty i, w stosownych przypadkach, miejsca odbioru. Można wprowadzić wartości procentowe niedostarczenia i przekroczenia dostawy. Wyświetlany jest również status pozycji zamówienia.

Zakładka składa się z następujących pól:

• Artykuł – dla każdej pozycji umowy wprowadzany jest jeden artykuł. Z wyjątkiem artykułów referencyjnych, można używać wszystkich artykułów, które mają status Zwolnione i dla których dane dotyczące zamówień zostały wprowadzone w danych podstawowych artykułu w widoku Zakup w odniesieniu do organizacji zakupowej. System sprawdza użyteczność artykułu i wyświetla odpowiedni komunikat. System oferuje również dialog wyboru artykułów referencyjnych. Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Artykuł, widok Zakup.

• Całkowita ilość – całkowita ilość odnosi się do całkowitej ilości tego artykułu, którą można wywołać, tj. zamówić w zamówieniach. Należy wybrać odpowiednią fizyczną lub handlową jednostkę miary (np. kilogramy lub sztuki) i wprowadzić wymaganą ilość. Następnie system sprawdza dopuszczalność jednostki miary. Dozwolone są następujące jednostki miary:
  • jednostki zaopatrzenia zapisane dla tej pozycji w danych podstawowych w sekcji Zakup lub Dostawca
  • wszystkie jednostki miary tego samego typu fizycznego, co jednostki zakupowe, które można na nie przeliczyć.

Określanie wartości domyślnej prezentuje się następująco: pierwsza jednostka przypisana do tego dostawcy w danych podstawowych artykułu jest przyjmowana jako wartość domyślna dla jednostki. W przeciwnym razie pierwsza jednostka zaopatrzenia jest przyjmowana jako wartość domyślna.

Całkowita ilość jest uwzględniana przy obliczaniu pozycji lub kwot bazowych. W umowie zakupu dozwolone są tylko ilości dodatnie. Ilość i jednostkę miary można zmienić, dopóki pozycja w umowie nie zostanie powiązana z zamówieniem za pośrednictwem zlecenia zwolnienia umowy. To pole jest oferowane dla następujących typów umów: Stała ilość, Ilość/Termin.

• Pochodzenie obowiązywania jednostek – to pole służy do określenia miejsca, z którego pobierane jest ustawienie zobowiązania jednostkowego. To pole jest wyświetlane, jeśli funkcja Ewidencja stanów w jednostkach logistycznych jest aktywna dla klienta w aplikacji Konfiguracja. Można ją znaleźć w funkcji Logistyka magazynowa, podfunkcji Stany magazynowe. To pole jest oferowane dla następujących typów umów: Stała ilość, Ilość/Termin. Należy wybrać jedną spośród następujących pozycji:
  • Artykuł – tego wpisu należy użyć, aby przenieść ustawienie zobowiązania jednostkowego z danych podstawowych pozycji.
  • Ręcznie – tego wpisu należy użyć, aby zdefiniować indywidualne ustawienie dla zobowiązania jednostkowego.
• Obowiązujące jednostki – w tym polu należ określić, jak wiążąca ma być wprowadzona jednostka miary artykułu. Należy wybrać pomiędzy spośród dostępnych opcji:
  • Niezobowiązująca – w tym przypadku jednostka miary nie ma znaczenia, więc produkt może być dostarczony w opakowaniu o dowolnym rozmiarze.
  • Zawarta w strukturze opakowań – jednostka miary musi zostać uwzględniona. Produkt musi być dostarczony w określonej jednostce miary, ale może być zawarty w większej jednostce opakowania.
  • Obowiązujące – jednostka miary musi być brana pod uwagę. Produkt musi zostać dostarczony w dokładnie określonej jednostce miary. Dostawa w większej jednostce opakowania jest wykluczona.

To pole zależy od ustawienia w polu Pochodzenie obowiązywania jednostek. Jeśli w tym polu określono wpis Ręcznie, pole Obowiązująca jednostka można zwykle ustawić. We wszystkich innych przypadkach używane i wyświetlane jest zobowiązanie jednostkowe z innych źródeł, np. z danych podstawowych pozycji. To pole jest wyświetlane, jeśli funkcja Ewidencja stanów w jednostkach logistycznych jest aktywna dla klienta w aplikacji Konfiguracja. Można ją znaleźć w funkcji Logistyka magazynowa, podfunkcji Stany magazynowe. Pole oferowane jest dla umów typu Stała ilość i Ilość/Termin.

• Łączna kwota brutto – całkowita kwota brutto to limit, do którego można odwołać całkowitą ilość artykułu, tj. zamówić go w zamówieniach. Jako walutę przyjmuje się walutę przypisaną do strony fakturującej, która jest wyświetlana w podstawie umowy w sekcji Warunki faktury. Pole dostępne jest dla umów typu Stała wartość oraz Wartość/Termin.
• Obowiązuje od – w tym miejscu należy wprowadzić datę jako datę rozpoczęcia umowy. W przypadku umów zależnych od daty data ta określa datę, od której pozycje umowy mogą być wywoływane, tj. kiedy można je zamówić w pozycji zamówienia zakupu w odniesieniu do umowy. Wartość domyślna pochodzi z podstawy umowy. To pole jest oferowane dla kontraktów terminowych i konsygnacyjnych.
• Obowiązuje do – w tym miejscu należy wprowadzić datę jako datę końcową kontraktu. W przypadku kontraktów terminowych data ta określa maksymalną datę, do której pozycje kontraktu mogą zostać odwołane, tj. zamówione w pozycji zamówienia w odniesieniu do kontraktu. Wartość domyślna pochodzi z podstawy umowy. To pole jest dostępne dla kontraktów terminowych i konsygnacyjnych.
• Status – w tym miejscu wyświetlane są informacje o statusie pozycji umowy. Więcej informacji znajduje się w rozdziale Status i zmiany statusu.
• Cena netto przed rabatem – w polu należy wprowadzić cenę dla pozycji. Cena jest równowartością pieniężną, którą należy zapłacić za jedną jednostkę zamówionego przedmiotu. Powiązana waluta jest pobierana z podstawy umowy i nie można jej zmienić. Zarejestrowana cena może zostać zmieniona, dopóki co najmniej jedna pozycja umowy nie zostanie powiązana z zamówieniem za pośrednictwem zlecenia zwolnienia umowy. Cena wprowadzona w tym polu jest podstawą do określenia wartości dla tej pozycji umowy.
• Wymiar ceny – wymiar ceny służy do definiowania liczby jednostek, dla których cena jest ważna. Definicja jest podawana w potęgach dziesięciu, na przykład za 1, za 10, za 100 itd. System wyświetla wymiar ceny zapisany w danych zamówienia artykułu jako wartość domyślną. Można jednak wybrać inny dozwolony wymiar ceny. Możliwa jest również zmiana wymiaru ceny i jej jednostki, jeśli pozycja zamówienia nie jest przypisana do żadnej pozycji zamówienia. Wymiar ceny wraz z ceną jest uwzględniany przy obliczaniu wartości pozycji lub zamówienia.
• Dostawa niepełna – w tym polu należy wprowadzić wartość procentową dla dozwolonego niedostarczenia. Określa on wartość procentową, o jaką ilość lub wartość danej pozycji zamówienia może zostać niedostarczona. Jeśli wartość ta zostanie osiągnięta, system uzna pozycję umowy za zrealizowaną. Pole to można zdefiniować dla następujących typów umów: Stała ilość, Stała wartość, Ilość/Termin, Wartość/Termin.

• Dostawa nadwyżkowa – w razie potrzeby należy wprowadzić w tym polu wartość procentową dozwolonego przekroczenia dostawy. Określa on wartość procentową, o jaką ilość lub wartość tego przedmiotu umowy może zostać przekroczona. Jeśli wartość ta zostanie osiągnięta, system uzna pozycję umowy za zrealizowaną. To pole definiowane jest dla następujących typów umów: Stała wartość, Stała ilość, Ilość/Termin, Wartość/Termin.

• Odniesienie – odniesienie jest polem, które można dowolnie wykorzystywać do wpisywania krótkich tekstów. Należy użyć go, przykładowo, aby odnieść się do cennika lub do wcześniejszych kontaktów z tym dostawcą, takich jak rozmowy telefoniczne lub poprzednie oferty. Dane wprowadzone w tym polu służą wyłącznie celom informacyjnym. Nie mają one żadnego wpływu na system.
• Metoda not uznaniowych – dostawca jest istotny dla procedury noty kredytowej dostawcy jako strona fakturująca. W tym polu należy wybrać jedną spośród dwóch wartości: Aktywny i Nieaktywny. Wartość domyślna wynika z danych podstawowych artykułu. Rozróżnia się następujące przypadki:
  • Jeśli dostawca nie uczestniczy w procedurze noty kredytowej, pole nie jest gotowe do wprowadzenia i dlatego nie można go zmienić.
  • Jeśli dostawca uczestniczy w procedurze noty kredytowej, można wybrać następujące pozycje:

Zakładka Odbiorca dostawy

Zakładka Odbiorca dostawy zawiera informacje o lokalizacji (organizacji logistycznej), która odbiera produkty. Ustawienia w tej zakładce nie są używane dla umów typu Konsygnacja.

Zakładka składa się z następujących pól:

• Odbiorca dostawy – odbiorca akceptuje dostawę zamówionych produktów. Odbiorca dostawy to lokalizacja magazynu, do którego ma zostać zrealizowana dostawa. Jest on wyraźnie identyfikowany i wyświetlany w tym polu poprzez identyfikację partnera.
• Nazwa i Adresy – pola Nazwa i Adresy są wypełniane automatycznie przez system. Dane pochodzą z głównych danych partnera strony wysyłającej i nie można ich zmienić w tym polu.
• Osoba kontaktowa – w tym polu można wybrać, zmienić lub dowolnie wprowadzić osobę kontaktową dla strony wysyłającej. W razie potrzeby osoba kontaktowa do sprawy zakupu jest wyświetlana jako wartość domyślna z głównych danych partnera. Aby uzyskać więcej informacji na temat funkcjonalności tego pola i możliwych procedur, należy zapoznać się z dokumentacją Pole Osoba kontaktowa.
• Magazyn – w tym polu należy wybrać miejsce przechowywania w systemie, do którego ma zostać dostarczony zamówiony produkt. Miejsce przechowywania może być pobierane z podstawy umowy jako wartość domyślna i może być zmieniane indywidualnie dla każdej pozycji umowy. Więcej informacji znajduje się w rozdziale Zakładka Odbiorca dostawy.

Zakładka Wartości pozycji

Kwoty i różne wartości pozycji umowy są podsumowywane i wyświetlane w tej zakładce w celu zapewnienia przeglądu. Dane te nie mogą być tutaj zmieniane. To, które wartości są określane i wyświetlane szczegółowo, zależy od wybranego typu umowy. Wartości wynikają ze statusu zamówienia zwolnienia pozycji zamówienia, na który z kolei ma wpływ typ zamówienia i przypisanie pozycji zamówienia do pozycji zamówienia.

Kategoria umowy jest określana przez typ umowy. Więcej informacji na temat typów umów można znaleźć w dokumentacji Rodzaje kontraktów zakupowych.

Zakładka Wartości pozycji składa się z następujących pól:

• Całkowita wartość (waluta wiodąca) i Wartość ogółem – całkowita wartość pozycji kontraktu jest wyświetlana tak, jak została wprowadzona dla pozycji kontraktu w zakładce Ogólne. Te pola są wyświetlane dla kontraktów wartościowych.
• Żądana wartość (waluta wiodąca) i Żądana wartość – wyświetlana jest suma kwot brutto dla ilości pobranych z tej pozycji zamówienia. Ilości wywołane dla tej pozycji zamówienia są „całkowitymi ilościami” pozycji zamówienia, które zostały przypisane do tej pozycji zamówienia podczas zlecenia zwolnienia zamówienia. Do obliczenia sumy system wykorzystuje kwoty brutto pozycji zamówienia zapisane w zamówieniu.
• Dostarczona wartość (waluta wiodąca) i Dostarczona wartość – wyświetlana jest suma kwot brutto za dostarczone ilości dla tego przedmiotu umowy. Dostarczone ilości są pobierane z pozycji zamówienia, które zostały przypisane do tego przedmiotu umowy podczas zlecenia zwolnienia umowy. Ilości faktycznie dostarczone dla pozycji zamówienia pochodzą z zaksięgowanych pozycji przyjęcia towarów, które z kolei są przypisane do pozycji zamówienia. System wykorzystuje wartości obliczone w zamówieniu dla każdej pozycji zamówienia z ceny jednostkowej, pomnożonej przez dostarczoną ilość i oblicza sumę.
• Nierozliczona wartość (waluta wiodąca) i Nierozliczona wartość – nierozliczona wartość na pozycję zamówienia to różnica między wartością całkowitą a wartością zdyskontowaną. Te pola są wyświetlane dla kontraktów wartościowych.

• Żądana ilość – w tych polach wyświetlana jest łączna ilość zamówiona dla tej pozycji zamówienia. Wywołana ilość dla tej pozycji umowy jest sumą całkowitych ilości pozycji zamówienia, które zostały przypisane do tej pozycji umowy podczas zlecenia zwolnienia umowy. Żądana ilość jest wyświetlana w jednostce, w której pozycja umowy została zarejestrowana. Z wyjątkiem umów ilościowych, używana jest pierwsza jednostka artykułu.
• Dostarczona ilość – w tym polu wyświetlana jest suma dostarczonych ilości dla tej pozycji zamówienia. Dostarczona ilość na pozycję zamówienia jest sumą dostarczonej ilości wszystkich pozycji zamówienia, które zostały przypisane do tej pozycji zamówienia podczas zlecenia zwolnienia zamówienia. Ilości faktycznie dostarczone na pozycję zamówienia wynikają z zaksięgowanych pozycji przyjęcia towarów, które z kolei są przypisane do pozycji zamówienia. Dostarczona ilość jest wyświetlana w jednostce, w której pozycja zamówienia została zarejestrowana. Z wyjątkiem kontraktów ilościowych, używana jest pierwsza jednostka pozycji.
• Nierozliczona ilość – jest to ilość otwarta dla każdej pozycji umowy to różnica między ilością całkowitą a ilością sprzedaną. Ilość otwarta jest wyświetlana w jednostce, w której wprowadzono pozycję umowy. To pole jest wyświetlane dla umów ilościowych.

Zakładka Załączniki/Teksty

Teksty, moduły tekstowe i załączniki do plików mogą być przechowywane w zakładce Załączniki/Teksty. Zapisane teksty i załączniki do plików są oznaczone ikoną notatki, którą można znaleźć w tej zakładce. Więcej informacji na temat tekstów i załączników do plików oraz ich wykorzystania znajduje się w dokumentacji Teksty.

W przypadku typu tekstu Tekst artykułu w kolumnie Załączniki/Teksty wyświetlany jest odpowiedni tekst artykułu z danych podstawowych artykułu. Późniejsza zmiana typu tekstu na Tekst pozycji umożliwia dostosowanie określonego tekstu do pozycji.

Status i zmiany statusu

Informacje o statusie zamówienia stanowią dodatkowy element informacyjny. Można go użyć, aby uzyskać szybki przegląd bieżącego statusu przetwarzania i wydania zamówienia.

Statusy są zarządzane zarówno na poziomie całego zamówienia, jak i poszczególnych pozycji zamówienia. Status podstawy umowy podsumowuje status poszczególnych pozycji, jeśli ma to zastosowanie. Pozycje umowy mają własne statusy ogólne i statusy wezwania do zapłaty, które mogą różnić się od statusu podstawy umowy.

Wyświetlane mogą być następujące statusy:

• Status ogólny
  • W opracowaniu
  • Zwolnione
  • Zablokowane
  • Nieprawidłowe
  • Zrealizowane
  • Reorganizacja rozpoczęta
• Status pobrania
  • Niepobrane
  • Częściowo pobrane
  • Pobrane w całości

Status ogólny

Status ogólny opisuje użyteczność zamówień zakupu w systemie. Dostępne są następujące statusy:

• W opracowaniu
• Zwolnione – W stosowanym typie umowy zakupu można wybrać, czy dla nowych umów ma być używany status W opracowaniu czy Zwolnione. Działania, takie jak wystawienie dokumentu, nie mogą być wykonywane w umowach o statusie W opracowaniu. Dane umowy można jednak nadal edytować i zapisywać. Można zwolnić umowę jako całość lub poszczególne pozycje umowy. Po zwolnieniu umowy nie można już nadać jej statusu W opracowaniu. Taką umowę można zablokować tylko w razie potrzeby. Dotyczy to również pozycji. Nowo dodane pozycje otrzymują status zgodny ze statusem otwarcia zapisanym w typie kontraktu, chyba że kontrakt jest zablokowany. W takim przypadku nowe pozycje są również blokowane. Jeśli status dokumentu to W opracowaniu i zwolniona zostanie jego pozycja, dokument również zostanie zwolniony. Więcej informacji znajduje się w dokumentacji Działania: Zwalnianie, blokowanie i uzupełnianie dokumentów lub pozycji.
• Zablokowane – można zablokować umowę zakupu jako całość lub poszczególne pozycje umowy. Jeśli umowa jest zablokowana, wszystkie pozycje są również zablokowane. Zablokowane pozycje umowy nie mogą być przypisywane w zamówieniach. Jeśli umowa jest zablokowana w całości, dotyczy to odpowiednio wszystkich zawartych w niej pozycji umowy. Mimo że można dodawać nowe pozycje, są one blokowane w tym samym czasie. W przypadku zablokowanych zamówień zakupu nie są możliwe żadne działania, takie jak wystawianie dokumentów. Dane umowy można jednak nadal edytować i zapisywać. Więcej informacji znaleźć można w dokumentacji Działania: Zwalnianie, blokowanie i uzupełnianie kuponów lub pozycji.
• Nieprawidłowe – jeśli nie można zwolnić lub zablokować umowy, jej status zmienia się na Nieprawidłowe.
• Zakończone – ogólny status Zakończone jest przypisywany do umowy jako całości, gdy wszystkie pozycje mają status Zakończone. W przypadku umów zależnych od ilości lub wartości, status ogólny jest przypisywany poprzez status wezwania do zapłaty. System automatycznie przypisuje status ogólny Zakończone do elementu umowy, gdy tylko zostanie on całkowicie pobrany. Warunek dla statusu odwołania wynika z typu umowy. W przypadku umów zależnych od terminu, status Zakończone jest ustawiany za pomocą akcji Zakończ umowy terminowe w aplikacji Kontrakty zakupu, jeśli termin został przekroczony. Czynność tę można również wykonać w tle. Opis tej akcji można znaleźć w dokumentacji Kontrakty zakupu: Akcje. Pozycję umowy można uzupełnić ręcznie. Ukończona pozycja, która nie została jeszcze całkowicie anulowana, może zostać ponownie ręcznie zwolniona.
• W reorganizacji – ten status jest przypisywany podczas procesu reorganizacji.

Status pobrania

Status pobrania wskazuje, czy pozycje umowy zostały już przypisane w zamówieniach zakupu i jest przypisywany w zależności od typu umowy. Jest on automatycznie przypisywany przez system, gdy pozycja umowy jest powiązana z pozycją zamówienia za pośrednictwem odniesienia do dokumentu. Odniesienie dokumentu pozycji umowy do pozycji zamówienia jest generowane automatycznie przez system, gdy pozycje umowy są wywoływane w zamówieniu. Informacje o statusie, a także ilości i wartości są następnie stale aktualizowane przez system podczas przetwarzania kolejnych dokumentów.

Dostępne są następujące statusy pobrania:

• Niepobrane
  • Podstawa – wszystkie pozycje mają status pobrania Niepobrane. Jest to status początkowy, jeśli nie ma odniesienia do pozycji zamówienia.
  • Pozycja – pozycja nie ma odniesienia do pozycji zamówienia zakupu. Jest to status początkowy.
• Częściowo pobrane
  • Podstawa – co najmniej jedna pozycja ma status Częściowo pobrane lub Pobrane w całości a jednocześnie nie wszystkie pozycje mają status Pobrane w całości.
  • Pozycja – pozycja jest powiązana z co najmniej jedną pozycją zamówienia poprzez odniesienie do zamówienia zakupu. Nie została ona jednak pobrana w całości

• Pobrane w całości
  • Podstawa – wszystkie pozycje mają status Pobrane w całości
  • Pozycja – wszystkie pozycje kontraktu są powiązane z co najmniej jednym zamówieniem zakupu poprzez odniesienie do dokumentu. Status pobrania jest automatycznie przypisywany przez system podczas przetwarzania zamówienia i odbioru towarów.

Konfiguracja

O ile nie określono inaczej, dane w aplikacji Konfiguracja odnoszą się do organizacji zakupowej kontraktu zakupu.

Funkcja Podstawowe

Poniższe ustawienia w funkcji Ogólne są istotne dla aplikacji Kontrakty zakupu w aplikacji Konfiguracja.

• Waluta wewnętrzna 1
• Waluta wewnętrzna 2
• Waluta wewnętrzna 3

Spośród maksymalnie trzech walut wewnętrznych, jedna jest oznaczona jako waluta wiodąca. W kontrakcie zakupu kilka pól dotyczących cen i kwot może zawierać walutę, która jest zwykle pobierana z danych podstawowych partnera umowy. Musi ona być wymienialna na każdą z walut wewnętrznych.

Odpowiednie współczynniki konwersji są wprowadzane w aplikacji Kurs wymiany. Więcej informacji na ten temat znajduje się w dokumentacji Kursy wymiany.

Funkcja Zakup

Poniższe ustawienia funkcji Zakup w aplikacji Konfiguracja są istotne dla aplikacji Kontrakty zakupu.

• Zastosowanie kursu walutowego
• Typ kursu

Te ustawienia kontrolują przeliczanie innych walut na walutę wiodącą organizacji zakupowej dla dokumentów zamówień.

Podfunkcja Dokumenty

Ustawienia w podfunkcji Dokumenty wpływają na wyniki dokumentów zakupowych. Podfunkcja umożliwia wybór szablonu dokumentu, który kontroluje strukturę dokumentu Potwierdzenie kontraktu.

Szablon dokumentu zapisany w tej funkcji jest używany, jeśli w danych podstawowych partnera brakuje odpowiedniego szablonu. Jeśli dla dokumentu zapisanych jest kilka szablonów, używane są te oznaczone jako Preferowane. Więcej informacji można znaleźć w rozdziale Zakładka Wydruk dokumentu.

Można również określić, na podstawie których danych podstawowych pracowników system używa adresu e-mail nadawcy. Wybierając opcję Obsługujący, można zdefiniować standardowy adres nadawcy wiadomości e-mail dla wszystkich dokumentów odbioru jednego typu, np. potwierdzeń kontraktów.

Podfunkcja Ceny

Ustawienia w tej podfunkcji wpływają na obliczanie cen i kwot w zamówieniach. W przypadku zamówień zakupu, ustawienia te są istotne tylko w połączeniu z akcją Ustal cenę. Więcej informacji na temat tej akcji można znaleźć w dokumentacji Kontrakty zakupu: Akcje.

Funkcja Logistyka magazynowa

Poniższe ustawienia funkcji Logistyka magazynowa w aplikacji Konfiguracja, są istotne dla aplikacji Kontrakty zakupu.

• Wielu właścicieli zapasów – typ Konsygnacja jest dostępny tylko wtedy, gdy funkcja Wielu właścicieli zapasów jest aktywowana dla klienta w ramach funkcji Logistyka magazynowa. Oznacza to również, że zakładka Konsygnacja będzie dostępna dla tego typu umów. Funkcji Wielu właścicieli zapasów można użyć, aby określić, czy zapasy od różnych właścicieli mogą zostać wycofane.
• Zapasy – pola pozycji Pochodzenie obowiązywania jednostek i Obowiązujące jednostki są wyświetlane tylko wtedy, gdy aktywna jest funkcja Ewidencja stanów w jednostkach logistycznych.

Jednostki biznesowe

Następująca jednostka biznesowa jest istotna dla aplikacji Kontrakty zakupu, wykorzystywanej, przykładowo, do:

• Przypisywania uprawnień
• Konfigurowania definicji działań
• Importowania lub eksportowania danych

Kontrakt zakupu

com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseContract

Jednostka biznesowa należy do następującej grupy jednostek biznesowych:

Dane dokumentu zamówienia

com.cisag.app.purchasing.OrderData

Uprawnienia

Uprawnienia mogą być przypisywane zarówno przy użyciu ról uprawnień, jak i poprzez przypisanie organizacji. Koncepcję autoryzacji można znaleźć w dokumentacji technicznej Autoryzacje.

Funkcje specjalne

Dla aplikacji Kontrakty zakupu istnieją następujące możliwości specjalne, które odnoszą się do działań. Uprawnienia dla tych możliwości można przypisać w aplikacji Role uprawnień:

• Zastąp szablony dokumentów

com.cisag.app.general.OverrideDocumentOutputOptions

Tej funkcji można użyć, aby zastąpić ustawienia wyjściowe zdefiniowane w szablonie dokumentu w oknie dialogowym wyjścia podczas drukowania dokumentów.

• Użyj innego nadawcy wiadomości e-mail

com.cisag.sys.services.output.UseDifferentMailFrom

Tej funkcji można użyć, aby zmienić adres e-mail nadawcy w oknie dialogowym wyjścia dla wyjścia dokumentu.

• Użyj innego nadawcy faksu

com.cisag.sys.services.output.UseDifferentFaxSender

Tej funkcji można użyć, aby zmienić numer faksu nadawcy w oknie dialogowym wyjścia podczas wysyłania dokumentu.

Przypisania organizacji

Struktury organizacyjne są używane do kontrolowania, które dane są widoczne, użyteczne lub edytowalne. W tym celu należy aktywować funkcję Uprawnienia do treści w aplikacji Konfiguracja.

Jeśli funkcja Uprawnienia do treści jest aktywna w aplikacji Konfiguracja, aplikacja Kontrakty zakupu jest wyświetlana osobie tylko wtedy, gdy przypisano jej organizację w danych podstawowych partnera, która jest zintegrowana z co najmniej jedną z następujących struktur organizacyjnych:

• Zamówienia zakupu

Aby dana osoba mogła wyszukiwać umowy zakupowe, jedna z przypisanych jej organizacji musi być wprowadzona w tabeli Uprawnienia, w aplikacji Rodzaje kontraktów zakupowych. Więcej informacji na temat tabeli Uprawnienia i kompleksowy przegląd uprawnień związanych z treścią można znaleźć w dokumentacji Uprawnienia związane z treścią.

Funkcje specjalne

Nie ma żadnych specjalnych funkcji dla aplikacji Kontrakty zakupu.

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja Kontrakty zakupu nie jest autoryzowana dla partnerów biznesowych.