Przegląd tematów
Niniejszy dokument opisuje działania, dostępne w aplikacji Kontrakty zakupu.
Opis poszczególnych pól aplikacji można znaleźć w dokumentacji Kontrakty zakupu.
Instrukcje korzystania z aplikacji Kontrakty zakupu, przykładowo wprowadzanie i edytowanie umów zakupowych, znajdują się w dokumentacji Instrukcje: Kontrakty zakupu.
Czynności związane z edycją
Czynności opisane w poniższych rozdziałach służą do przetwarzania kontraktu zakupowego.
Standardowe akcje
Informacje na temat standardowych akcji, takich jak: Nowy, Duplikuj nagłówek, Aktualizuj, Weryfikuj, Zapisz, Usuń oraz interakcję między tabelą pozycji a edytorem pozycji znajdują się w dokumentacji Ogólne akcje przetwarzania dokumentów.
Generowanie z oferty
Umowę zakupu można utworzyć z oferty zakupu za pomocą akcji Generuj z oferty, dostępnej pod przyciskiem [Nowy] na standardowym pasku narzędzi.
Wymagania wstępne dla wygenerowania kontraktu z oferty:
- Rodzaj kontraktu zakupu
- Oferta zakupu
Zestawy, towary bezpłatne i pseudoartykuły nie mogą być używane w umowach zakupu. Takie pozycje są wykluczane po potwierdzeniu odpowiedniego ostrzeżenia.
W efekcie działania, system tworzy nową umowę zakupu na podstawie wybranej oferty. Dostawca i waluta są przenoszone z oferty do podstawy umowy, a pozycje są przenoszone do tabeli pozycji. Brakujące dane są pobierane z typu umowy zakupu i danych podstawowych dostawcy lub artykułu.
Przenosząc pozycje oferty do umowy zakupu, możliwy jest wybór pomiędzy transferem indywidualnym a całkowitym:
- Transfer indywidualny – aktywowany jest za pomocą funkcji Przejmij pozycje za pomocą edytora. Jeśli funkcja ta jest aktywna, pozycja oferty jest najpierw przenoszona do edytora pozycji jako nowa pozycja umowy. Można go edytować, a następnie należy przenieść go do tabeli pozycji umowy zakupu. W przypadku przenoszenia pozycji pojedynczo, w edytorze pozycji dostępne są dodatkowe przyciski do edycji pozycji. Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Ogólne akcje przetwarzania dokumentu.
- Transfer całkowity – jeśli funkcja Przejmij pozycje za pomocą edytora nie jest aktywna, przeprowadzany jest transfer całościowy. Wszystkie pozycje oferty są przenoszone do umowy jako nowe pozycje w tabeli pozycji w jednym kroku, a umowa jest natychmiast zapisywana. Następnie nie można już zmienić niektórych danych, takich jak identyfikator artykułu. Jeśli podczas transferu wystąpi błąd, system automatycznie przełączy się w tryb transferu pojedynczego. Pomiędzy podstawą umowy a podstawą oferty oraz pomiędzy pozycjami oferty a odpowiadającymi im pozycjami umowy tworzona jest relacja łańcucha dokumentów.
Zmiana statusu ogólnego
Status ogólny zamówienia można zmienić za pomocą przycisku [Wykonaj], dostępnym na standardowym pasku narzędzi. Alternatywnie można zmienić status poszczególnych pozycji umowy za pomocą przycisku [Wykonaj] na pasku narzędzi edytora pozycji.
Więcej informacji na temat tych akcji można znaleźć w dokumentacji Akcje: Zwolnij, zablokuj i uzupełnij dokument lub pozycje.
Więcej informacji na temat znaczenia i skutków ogólnego statusu kontraktu i poszczególnych pozycji kontraktu można znaleźć w dokumentacji Kontrakty zakupu.
Zwolnienie
Akcji Zwolnij, dostępnej na standardowym pasku narzędzi pod przyciskiem [Wykonaj] można użyć, aby zwolnić cały dokument, w tym wszystkie pozycje.
Aby to zrobić, należy wykonać akcję Zwolnij dla zapisanego dokumentu, a podstawa dokumentu i wszystkie pozycje zostaną przeniesione do statusu Zwolnione.
Zwolnienie pozycji
Za pomocą akcji Zwolnij pozycje, dostępnej na standardowym pasku narzędzi pod przyciskiem [Wykonaj], możliwe jest zwolnienie podstawy i opcjonalnie także wszystkich lub wybranych pozycji.
Blokowanie
Jeśli podstawa dokumentu nie ma statusu Zrealizowane lub Zablokowane, można zablokować cały dokument, w tym wszystkie pozycje.
W tym celu należy wykonać akcję Blokuj, dostępnej na standardowym pasku narzędzi pod przyciskiem [Wykonaj] dla zapisanego dokumentu, a jego podstawa i wszystkie pozycje zostaną przeniesione do statusu Zablokowane.
Blokowanie pozycji
Jeśli podstawa dokumentu nie ma statusu Zrealizowane, akcja Zablokuj jest dostępna na pasku narzędzi edytora pozycji pod przyciskiem [Wykonaj].
Pozycja otwarta w edytorze pozycji zostanie natychmiast przeniesiona do statusu Zablokowane poprzez wykonanie akcji zarówno w edytorze pozycji, jak i w tabeli pozycji. Ta akcja nie wymaga zapisania dokumentu.
Zakończenie pozycji
Korzystając z akcji Zakończ pozycje, dostępnej na standardowym pasku narzędzi, można ukończyć wszystkie lub wybrane pozycje. Gdy wszystkie pozycje zostaną ukończone, podstawa dokumentu również zmieni status na Zrealizowane.
Zwolnienie (edytor pozycji)
Jeśli podstawa dokumentu ma status Zwolnione, akcja Zwolnij jest dostępna dla pozycji na pasku narzędzi edytora pozycji pod przyciskiem [Wykonaj].
Pozycja otwarta w edytorze pozycji zostanie natychmiast przeniesiona do statusu Zwolnione poprzez wykonanie akcji zarówno w edytorze pozycji, jak i w tabeli pozycji. Ta akcja nie wymaga zapisania dokumentu.
Zablokowanie (edytor pozycji)
Jeśli podstawa dokumentu nie ma statusu Zrealizowane, akcja Zablokuj jest dostępna na pasku edytora pozycji pod przyciskiem [Wykonaj].
Pozycja otwarta w edytorze pozycji zostanie natychmiast przeniesiona do statusu Zablokowane poprzez wykonanie akcji zarówno w edytorze pozycji, jak i w tabeli pozycji. Ta akcja nie wymaga zapisania dokumentu.
Wyszukiwanie i dodawanie pozycji (tabela pozycji)
W różnych aplikacjach dokumentowych, np. ofertach, zamówieniach lub zleceniach sprzedaży, zleceniach dystrybucji, itp. można użyć akcji Wyszukaj i dodaj pozycje, aby wyszukać odpowiednie pozycje z innych dokumentów i dodać je do dokumentu docelowego. Dokument źródłowy, w którym wyszukiwana jest pozycja, może mieć ten sam typ dokumentu co dokument docelowy. Inne typy dokumentów są również dostępne jako źródła.
W przeciwieństwie do funkcji Duplikuj, w edytorze pozycji, podczas przenoszenia pozycji z dokumentu źródłowego przenoszone są tylko wybrane dane, takie jak identyfikator pozycji i ilość.
Więcej informacji na ten temat znaleźć można w dokumentacji Akcja: Wyszukaj i dodaj pozycje.
Wyszukiwanie i dodawanie artykułów (tabela pozycji)
Za pomocą akcji Wyszukaj i dodaj artykuł, dostępnej na pasku narzędzi tabeli pozycji można dodawać nowe pozycje do umowy zakupu, wyszukując pozycje zamówienia, pozycje dostawcy lub, w stosownych przypadkach, cechy pozycji.
Więcej informacji na ten temat można znaleźć w tej dokumentacji Akcja: Wyszukaj i dodaj artykuły.
Wyszukiwanie i dodawanie wariantu do artykułu referencyjnego (tabela pozycji)
Użycie akcji Wyszukaj i dodaj wariant do artykułu referencyjnego, dostępnej na pasku narzędzi tabeli pozycji otwiera okno dialogowe, w którym można wyszukać artykuły wariantowe dla artykułu referencyjnego i wprowadzić łączną ilość dla każdego z żądanych artykułów wariantowych. Jeśli następnie wybrany zostanie przycisk [Przenieś wszystkie], nowe pozycje podstawowe zostaną automatycznie utworzone i zapisane w tabeli pozycji dokumentu, o ile nie wystąpią żadne komunikaty uniemożliwiające ich zapisanie. Jeśli pojawią się komunikaty, transfer zostanie przeprowadzony za pomocą edytora pozycji.
Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Akcja: Wyszukaj i dodaj wariant do artykułu referencyjnego.
Ustalanie ceny (edytor pozycji)
Za pomocą akcji Ustal cenę, dostępnej na pasku narzędzi edytora pozycji można zlecić systemowi określenie ceny dla zarejestrowanej pozycji umowy.
Warunki wstępne:
- Istniejąca pozycja jest otwarta w edytorze pozycji lub wprowadzana jest nowa pozycja.
- Aby system mógł określić cenę dla pozycji, w systemie musi istnieć co najmniej jeden cennik i jedna lista cen, do których mają zastosowanie poniższe warunki:
- Dane są uwzględnione dla danego artykułu.
- Dostawca i waluta odpowiadają danym wprowadzonym w umowie (partner umowy, waluta strony fakturującej).
Efektem działania jest to, że system określa cenę dla wprowadzonej ilości artykułu w pozycji umowy otwartej w edytorze pozycji. System korzysta z zapisanego cennika wraz z zawartymi w nim cennikami i wyszukuje prawidłową cenę artykułu w dniu referencyjnym i w czasie obliczeń dla określonego partnera.
Możliwe są następujące wyniki wybranej akcji:
- Cena została ustalona – ustalona cena jest przenoszona do pola Cena pozycji umowy.
- Cena nie została określona – jeśli system nie może określić ceny dla pozycji na podstawie wprowadzonych danych, pojawia się odpowiedni komunikat. Dzieje się tak na przykład wtedy, gdy cenniki przypisane do wybranego cennika nie zawierają wpisu dla pozycji.
Więcej informacji można znaleźć w dokumencie Wprowadzenie: Ceny zakupu.
Wydrukowanie potwierdzenia kontraktu
Z akcji Wydrukuj potwierdzenie kontraktu należy skorzystać, aby wystawić dokument potwierdzenia umowy. Za każdym razem, gdy wykonywana jest ta akcja, system wystawia potwierdzenie umowy. Potwierdzenie umowy jest wystawiane z datą dokumentu wprowadzoną na nośniku wyjściowym określonym lub zdefiniowanym zgodnie z umową oraz w formacie zgodnym z szablonem dokumentu zapisanym lub wybranym w umowie.
Dokument wystawiany jest w języku korespondencyjnym kontrahenta.
Rozliczanie wygasłych kontraktów terminowych
Wygasłe kontrakty terminowe można rozliczyć za pomocą aplikacji działającej w tle Realizacja kontraktu terminowego.
Status Zrealizowane nie jest automatycznie przypisywany przez system dla kontraktów zależnych od czasu. Użytkownik może użyć tej aplikacji w tle, aby w razie potrzeby uruchomić kontrolę systemu. System porównuje datę wszystkich otwartych pozycji wszystkich kontraktów terminowych z bieżącą datą, a następnie przypisuje status Zrealizowane, jeśli termin już upłynął. Jeśli wszystkie pozycje w kontrakcie, którego to dotyczy, zostaną następnie zakończone, odpowiednia podstawa dokumentu również zmieni status na Zrealizowane.
