Korzystanie z usług integracji biznesowej do importowania dokumentów

Przegląd tematu

Niniejsza dokumentacja opisuje procedury obsługi aplikacji Import danych, w odniesieniu do dokumentów, za pomocą usług integracji biznesowej (BIS). Instrukcja zawiera kroki, które należy wykonać w celu wykonania takiego importu oraz informacje o oczekiwanych warunkach wstępnych i efektach działania aplikacji.

Więcej informacji na temat aplikacji Import dokumentów można znaleźć w dokumencie Import dokumentów, w którym szczegółowo opisano pola wyszukiwania, przyciski oraz inne funkcje aplikacji.

Definicje terminów

• Dokument – to obiekt, za pomocą którego można zarządzać plikami dokumentów w systemie i tworzyć powiązania z innymi obiektami systemu. Dokument jest jak wirtualna koperta na metadane dokumentu oraz na pliki dokumentów (fizyczne pliki przechowywane w magazynie wiedzy). Ponadto, dokument służy do ustanowienia plików dokumentów, w których do dokumentu dodawani są adresaci i szablon dokumentu. Na tej podstawie, tworzony jest nowy dokument, na przykład list korespondencji seryjnej.
• Szablon dokumentu – służy do standaryzowanego generowania dokumentów lub notatek. Szablon jest dokumentem, który może być powiązany z plikiem dokumentu. Na przykład Semiramis może wyprodukować list seryjny na podstawie szablonu listu seryjnego, który został stworzony za pomocą programu do przetwarzania tekstu. Aby to zrobić, musisz utworzyć plik dokumentu, który zawiera pola, które Semiramis może wypełnić, jak na przykład adres. Prawidłowe pola znajdziesz w szczegółowej dokumentacji. Gdy szablon listu seryjnego zostanie ukończony, ten plik dokumentu musi być połączony z dokumentem w Semiramis. Może być wtedy używany jako szablon dokumentu do listów seryjnych. Skopiować z apki poprzedniej
• Plik dokumentu – to fizyczny plik, który jest przechowywany w Magazynie Wiedzy w Semiramis. Pliki mogą odpowiadać dowolnemu formatowi typu MIME. Na przykład, pliki tekstowe, graficzne lub dźwiękowe mogą być przechowywane w Magazynie Wiedzy.
• Notatki– są prostymi dokumentami, które posiadają własny plik dokumentu i powiązania. Plik dokumentu notatki jest powiązany z wybraną jednostką biznesową i przechowywany w Knowledge Store w formacie HTML. Mogą zawierać informacje o jednostkach biznesowych. Na przykład, można użyć notatki dla komentarza do zamówienia sprzedaży. Notatka to specjalna kategoria dokumentu, która jest zawsze dostępna, nawet jeśli nie użytkownik  nie korzysta z modułu  Zarządzanie dokumentami.

Informacje ogólne

Poniższe informacje podsumowują obiekty danych, które mogą zostać zaimportowane.

Dokumenty składają się z danych podstawowych i obiektów danych, które są częściami dokumentu i nie mogą być importowane oddzielnie, ale tylko z przypisaniem do dokumentu:

• Przypisania zatwierdzającego
• Odniesienia do dokumentu
• Dane pól zdefiniowanych przez użytkownika
• Historia dokumentu
• Treść dokumentu
• Adresaci dokumentu

Instrukcje

Importowanie danych

1. Należy otworzyć aplikację Import danych.
2. W polu filtr należy wprowadzić jeden z filtrów dla jednostki biznesowej com.cisag.app.general.docman.obj.Document

• Wyświetlony zostanie filtr importu danych.

1. Poszczególne atrybuty filtra są już domyślnie aktywowane. W razie potrzeby można dostosować atrybuty.
2. Należy wybrać przycisk akcji „Importuj dane”, który znajduje się na standardowym pasku przycisków akcji.

• Otworzy się okno dialogowe Importuj dane.

1. W wyświetlonym oknie dialogowym można wprowadzić ustawienia dotyczące pliku importu. Szczegółowy opis pól okna dialogowego znajduje się w dokumentacji Import danych.
2. Aby rozpocząć import, należy wybrać przycisk [W tle] lub [Natychmiast]

Niezbędne atrybuty dla importu

Dla każdej jednostki biznesowej należy określić co najmniej następujące atrybuty:

• Atrybuty identyfikacyjne (klucz biznesowy)
• Wymagane pola

Bez atrybutów identyfikacyjnych jednostka biznesowa nie może zostać przypisana, a jeśli brakuje pól obowiązkowych, zawsze uruchamiane jest przetwarzanie końcowe. Wymagane pola i atrybuty identyfikacyjne poszczególnych obiektów biznesowych zostały podsumowane w rozdziale Przegląd: Pola identyfikacyjne i pola wymagane.

Dokument przechowywany w zewnętrznym systemie archiwizacji może zostać zaimportowany do systemu Comarch ERP Enterprise. W tym celu należy wprowadzić identyfikator archiwum dokumentu za pomocą atrybutu <externalDocumentId>. Docelowy URI (atrybut <uri>) i plik dokumentu (atrybut <content>) nie mogą być określone dla zarchiwizowanych dokumentów.

Ponadto nadal istnieją relacje z innymi jednostkami biznesowymi, które nie są bezpośrednio powiązane z jednostką biznesową Dokument (relacje za pośrednictwem kluczy zewnętrznych, które są oznaczone kursywą w filtrze). Aby rozwiązać te relacje, atrybuty identyfikacyjne tych jednostek biznesowych muszą być wybrane w filtrze. Dane, do których odwołują się klucze zewnętrzne, nie mogą być importowane razem. Muszą one być dostępne w systemie. Jeśli podano atrybuty inne niż atrybuty identyfikacyjne odniesienia klucza zewnętrznego, system je ignoruje.

Jeśli klucz podstawowy jednostki biznesowej składa się wyłącznie lub częściowo z kluczy zewnętrznych, obiekt biznesowy, do którego odnosi się ten klucz zewnętrzny, musi zostać rozwiązany w pliku importu za pomocą jego atrybutów identyfikacyjnych.

Importowanie nowych dokumentów

Wszystkie identyfikatory i obowiązkowe atrybuty danych podstawowych są wprowadzane do pliku importu. Osoba zatwierdzająca, odniesienia do dokumentu, dane pól zdefiniowanych przez użytkownika, historia dokumentu, treść dokumentu i adresaci dokumentu mogą być wprowadzane zarówno w tym samym, jak i oddzielnym pliku importu.

Aby dowiedzieć się więcej, w jaki sposób łączone są oddzielne pliki importu należy zapoznać się z dokumentacją aplikacji Import danych.

Przykład importowania nowych dokumentów za pomocą pliku importu:

Aktualizacja istniejących dokumentów

Warunkiem wstępnym dla tej metody importu dokumentów jest pomyślne zaimportowanie danych podstawowych. Do pliku importu wprowadzane są tylko atrybuty identyfikacyjne (typ, numer) danych podstawowych. Jeśli wprowadzono inne atrybuty danych podstawowych, istniejące dane zostaną nadpisane. Z tej możliwości importu należy korzystać wyłącznie w celu aktualizacji dokumentów. Oddzielny import danych prowadzi do spadku wydajności.

Przykład pliku importu do aktualizacji osób zatwierdzających:

Funkcje specjalne

Zawartość dokumentu

Treść dokumentów i notatek znajduje się w pliku dokumentu. W przypadku importowania dokumentu za pomocą pliku dokumentu, plik zapisywany jest w tym samym folderze Knowledge Store, w którym zapisany jest plik importu. Aby uniknąć konfliktów w nazwach, nazwa pliku dokumentu do zaimportowania może być dowolna. Za pomocą atrybutu <content> można wprowadzić określoną nazwę pliku. Ostateczną nazwę pliku i lokalizację w Knowledge Store można określić za pomocą atrybutu <uri>.

Foldery wprowadzone w atrybucie <uri> zostaną zapisane przez system, w przypadku gdy wcześniej nie istniały. Nie ma potrzeby przygotowywania struktury katalogów przed importem.

Historia dokumentów

Historię dokumentu można zaimportować tylko podczas tworzenia nowego dokumentu. Jeśli w pliku importu zostaną wprowadzone wpisy historii dla istniejących dokumentów, zostaną one zignorowane.

Referencje dokumentów

Odniesienia do dokumentów umożliwiają powiązanie dokumentu z inną dowolną jednostką biznesową. W celu identyfikacji powiązanej jednostki biznesowej oczekiwany jest atrybut instancja z następującą notacją wartości atrybutu:

be=<vollqualifizierter Name des BusinessEntities>&<Business Entity Key Attribut1>=<Wert>&<Business Entity Key Attribut2>=<Wert>….

Przykładowy format CSV: be=com.cisag.app.sales.obj.SalesOrder&Number=VA0555&Type=AD1

Przykład w formacie xml: be=com.cisag.app.sales.obj.SalesOrder&amp;Number=VA0555&amp;Type=AD1

Adresaci dokumentów

Wprowadzony adresat nie posiada własnego identyfikatora. Aby dokonać zmian w istniejących adresatach dokumentów, następujące atrybuty muszą być zgodne z zapisanym adresatem:

Jeśli adresat zostanie znaleziony za pomocą atrybutu identyfikacji, system zakłada, że mają zostać zmienione dane adresata. Wszystkie inne atrybuty części <nameAddress> i <addressData> są ignorowane. Wszelkie zmiany muszą być zawarte w dodatkowych atrybutach <newNameAddress> i <newAddressData>.

Jeśli żaden adresat nie zostanie znaleziony za pomocą atrybutu identyfikacji, system zakłada, że adresat ma zostać dodany. Nowy adresat jest tworzony za pomocą wpisów atrybutu części <nameAddress> i <addressData>. Wpisy dodatkowych atrybutów <newNameAddress> i <newAddressData> są ignorowane.

Przykład zmiany osoby kontaktowej adresata dokumentu:

Przegląd: Pola identyfikacyjne i pola obowiązkowe

W tym rozdziale znajduje się podsumowanie atrybutów identyfikacyjnych i pól obowiązkowych.

Dane podstawowe

Przypisania zatwierdzającego

Referencje dokumentu

Dane pól zdefiniowanych przez użytkownika

Pola dokumentu zdefiniowane przez użytkownika są określane na podstawie rodzaju dokumentu. Aplikacja Rodzaje dokumentów zawiera informacje o tym, które pola zdefiniowane przez użytkownika są polami obowiązkowymi.

Historia dokumentu

Zawartość dokumentu

Adresaci dokumentu