Księga kasowa podsumowuje zbiór arkuszy kasowych określających operacje na kontach kasy. Operacje te obejmują wpływy i wydatki kasowe. Podczas księgowania takich wpływów i wydatków w przyporządkowanej księdze kasowej tworzony jest arkusz kasowy. Przyporządkowanie odbywa się za pośrednictwem konta księgowego typu Kasa, które jest określone w księdze kasowej.
Definicje terminów
Księga kasowa — w księdze kasowej wykazywane są wszystkie transakcje biznesowe firmy, za które zapłacono gotówką. Może to obejmować np. rozliczenia kosztów podróży, paragony ze stacji benzynowych itp., które zostały opłacone gotówką.
Arkusz kasowy — jest częścią księgi kasowej. Zawiera on księgowania wszystkich wpływów i wydatków kasowych za dany dzień.
Opis zastosowania
Księga kasowa służy do określania ustawień tworzenia arkuszy kasowych. W tym miejscu można np. przyporządkować schemat numeracji, który ma być używany do automatycznego przyporządkowywania numeru arkusza kasowego w księdze kasowej. Ten schemat numeracji musi należeć do kategorii Księgowość finansowa: numer arkusza kasowego. Ponadto, użytkownik może określić, które konto kasy jest dozwolone dla tej księgi kasowej.
Dla każdego dnia należy utworzyć nowy arkusz kasowy. Zazwyczaj nowe arkusze kasowe rozpoczynają się w poniedziałek. Użytkownik może jednak odpowiednio wpłynąć na datę rozpoczęcia nowych arkuszy kasowych, aktywując pola Z sobotami i Z niedzielami. Przykładowo, jeśli aktywowane zostanie pole Z sobotami, arkusz kasowy zostanie utworzony również dla soboty.
Operacje kasowe mogą być generowane tylko dla aktywowanych ksiąg kasowych. Poprzez aktywowanie pola Ze wstępnym wprowadzeniem użytkownik określa, za pomocą której aplikacji generowane są księgowania kasowe dla księgi kasowej. Jeśli pole to zostanie aktywowane, wówczas będzie ono wykonywane przez aplikację Wstępne wprowadzanie arkusza kasowego.
Za pomocą roli akcji można aktywować księgę kasową lub ustawić aktywowaną księgę kasową w statusie Nieaktywny. Po aktywacji księgi kasowej generowany jest pierwszy arkusz kasowy ze statusem Zakończony. Ten arkusz kasowy zawiera przeniesienia i nie może być używany do faktycznego księgowania kasowego w oknie dialogowym księgowania i wstępnego zapisu arkusza kasowego.
Aplikacja Księga kasowa składa się z nagłówka.
Nagłówek
W nagłówku aplikacji użytkownik może wprowadzić identyfikator księgi kasowej i powiązane z nią oznaczenie. Ponadto, może on określić ustawienia tworzenia arkuszy kasowych w ramach księgi kasowej.
Szczegółowy opis pól:
- Księga kasowa — w tym polu użytkownik wprowadza dowolnie wybrany identyfikator księgi kasowej, np. znaczący skrót lub kolejną numerację
- Oznaczenie — oznaczenie jest dodatkową nazwą obiektu. Znaczące oznaczenia ułatwiają użytkownikowi wyszukiwanie. Użytkownik może wybrać dowolne oznaczenie, które może być niejednoznaczne. Oznacza to, że kilka obiektów może mieć to samo oznaczenie. Zaleca się jednak stosowanie różnych oznaczeń w każdym przypadku. Oznaczenie może być wprowadzone w kilku językach.
- Konto kasy — w tym polu użytkownik wprowadza konto księgowe, dla którego mają być tworzone księgowania w księdze kasowej, lub wybiera je za pomocą wyszukiwania wartości. Konto użyte w tym polu musi mieć typ Kasa.
- Schemat numeracji — w tym polu użytkownik wprowadza schemat numeracji, który ma być używany do automatycznego przyporządkowywania numerów arkuszy kasowych lub wybiera go za pomocą wyszukiwania wartości. Określony tutaj schemat numeracji musi mieć typ Księgowość finansowa: numer arkusza kasowego.
- Z sobotami (pole wyboru) — za pomocą tego pola użytkownik określa, czy sobota jest brana pod uwagę jako data rozpoczęcia nowych arkuszy kasowych. Zazwyczaj kolejny arkusz kasowy rozpoczyna się w poniedziałek. Jeśli to pole jest aktywne, następny arkusz kasowy rozpoczyna się w sobotę.
- Z niedzielami (pole wyboru) — za pomocą tego pola użytkownik określa, czy niedziela jest brana pod uwagę jako data rozpoczęcia nowych arkuszy kasowych. Zazwyczaj kolejny arkusz kasowy rozpoczyna się w poniedziałek. Jeśli to pole jest aktywne, następny arkusz kasowy rozpoczyna się w niedzielę.
- Status — status informuje o statusie księgi kasowej. Jeśli użytkownik utworzy nową księgę kasową, status Sporządzony jest tutaj predefiniowana. Korzystając z roli akcji, może on aktywować lub dezaktywować księgę kasową. Podczas tworzenia arkuszy kasowych można używać tylko aktywowanych ksiąg kasowych.
- Ze wstępnym wprowadzeniem (pole wyboru) — za pomocą tego pola użytkownik określa, za pomocą której aplikacji generowane są księgowania kasowe. Jeśli użytkownik aktywuje to pole, księgowania kasowe będą tworzone za pomocą aplikacji Wstępne wprowadzanie arkusza kasowego. Jeśli to pole nie jest aktywne, księgowania kasowe są generowane za pomocą zwykłych ogólnych księgowań, np. w oknie dialogowym księgowania.
Akcje związane z aplikacją
W aplikacji Księga kasowa dostępne są następujące akcje:
Akcja [Aktywuj]
Arkusze kasowe i operacje kasowe mogą być generowane tylko dla aktywowanych ksiąg kasowych. Za pomocą tej akcji nowo utworzone księgi kasowe są aktywowane w celu wykorzystania ich do operacji kasowych.
W wyświetlonym oknie dialogowym użytkownik może aktywować księgę kasową natychmiast lub jako zlecenie przetwarzania w tle. W tym celu, oprócz ustawień wyświetlanych w celach informacyjnych, uwzględniane są następujące parametry:
- Rozpocznij raport kasowy dziś (pole wyboru) — jeśli użytkownik aktywuje to pole, wówczas bieżąca data jest określana jako wartość początkową dla księgi kasowej. Oznacza to, że księga kasowa może być używany natychmiast.
- Uruchom raport kasowy w wybranym dniu (pole wyboru) — za pomocą tego pola użytkownik określa, czy księga kasowa powinna rozpoczynać się we wcześniej zdefiniowanym dniu. Jeśli użytkownik aktywuje to pole, wówczas musi on wprowadzić datę początkową w poniższym polu. Data początkowa musi być początkiem bieżącego okresu.
- Początek raportu kasowego dn. — jeśli użytkownik aktywował pole Uruchom raport kasowy w wybranym dniu, użytkownik wprowadza w tym polu datę rozpoczęcia księgi kasowej. Dzięki tej funkcji może on określić, że aktywowana księga kasowa nie może być używana przed wprowadzoną datą.
Akcja [Dezaktywuj]
Za pomocą tej funkcji użytkownik może dezaktywować aktywowane księgi kasowe i zablokować je przed przypisywaniem arkuszy kasowych. Po dezaktywacji, księgi kasowe nie mogą być ponownie aktywowane.
Konfiguracja
Dla obszaru Księgowość finansowa należy aktywować funkcję Księga kasowa w aplikacji Konfiguracja.
Jednostki biznesowe
- Przyporządkowywania uprawnień
- Konfigurowania definicji działań
- Importu i eksportu danych
Jednostka biznesowa należy do następującej grupy jednostek biznesowych:
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.cashjournal.OrderData
Uprawnienia
Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień, jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.
Uprawnienia specjalne
Przyporządkowania organizacyjne
Przyporządkowania organizacyjne służą do kontrolowania, które dane mogą być przeglądane, używane lub edytowane. W tym celu należy aktywować funkcję Uprawnienia do treści w aplikacji Konfiguracja.
Aby aplikacja Księga kasowa była wyświetlana dla danego użytkownika w menu użytkownika, musi on być przypisany do organizacji, która jest połączona z jedną z następujących obszarów organizacyjnych:
- Rachunkowość
Funkcje specjalne
Uprawnienia dla partnerów biznesowych
Aplikacja Księga kasowa nie jest dostępna dla partnerów biznesowych.
