Księgowość środków trwałych jest powiązana z systemem ERP lub z księgowością finansową w zakresie faktur zakupu przekazywanych do środków trwałych za pośrednictwem aplikacji Lista: Faktury zakupu lub aplikacji Dokument księgowy wejściowy szczegóły.
Wszystkie otwarte procesy dotyczące księgowości środków trwałych są gromadzone w aplikacji Lista: Dokumenty przyjęcia. Dzięki prezentacji otwartych procesów możliwe jest szybkie uzyskanie przeglądu faktur zakupu dla środków trwałych, które nie zostały jeszcze w pełni przetworzone.
Jako istotne informacje aplikacja zawiera pozostałe kwoty oraz pozostałe ilości dla obszarów amortyzacji przypisanych do faktur zakupu. Umożliwia to również wgląd w księgowania wykonane dotychczas w księgowości środków trwałych.
Za pomocą aplikacji Lista: Dokumenty przyjęcia można wyświetlić istotne informacje dotyczące faktury zakupu. Jeżeli na podstawie dostępnych danych możliwe jest jednoznaczne przypisanie faktury zakupu do środka trwałego lub do określonego obszaru amortyzacji, dostępne są dalsze działania, w zależności od roli akcji.
Dodatkowo, z poziomu menu kontekstowego pozycji tabeli możliwe jest przejście do aplikacji Dokument księgowy wejściowy szczegóły w celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji.
Dodatkowe informacje dotyczące importu dokumentów przyjęcia
Podstawowy przebieg importu faktur zakupu można opisać w następujących krokach:
-
Realizowane jest księgowanie w oknie księgowania Księgowości finansowej
-
System na podstawie parametryzacji rozpoznaje, że ma do czynienia z przyjęciem na konto inwentarzowe oraz że zdefiniowany jest proces faktury
-
Dane procesu faktury są zapisywane w aplikacji Lista: Dokumenty przyjęcia
-
Jako workflow odbierający wywoływane jest okno księgowania środków trwałych
-
Przyjęcie zostaje aktywowane w Księgowości środków trwałych
-
Po zakończeniu przetwarzania w Księgowości środków trwałych proces faktury zostaje oznaczony w aplikacji Lista: Dokumenty przyjęcia jako Zamknięty
-
Okno księgowania księgowości finansowej sprawdza, czy proces faktury został zamknięty
-
Przetwarzanie w księgowości finansowej jest kontynuowane
System odbierający ma możliwość ręcznego oznaczenia otwartego procesu faktury jako zamkniętego. Pozwala to na kontynuowanie workflow w systemie wysyłającym, nawet jeśli proces faktury nie został w całości przetworzony.
Podczas weryfikacji potwierdzenia system wysyłający może odpowiednio zareagować na proces faktury, który nie został zamknięty. Możliwe są następujące działania korygujące:
-
błędnie oznaczone procesy faktur mogą zostać anulowane
-
otwarte procesy faktur mogą zostać wybrane i przetworzone w późniejszym terminie
W poniższej tabeli przedstawiono faktury zakupu, które są przekazywane z księgowości finansowej do Lista: Dokumenty przyjęcia środków trwałych:
| Proces | Księgowanie w debecie | Księgowanie w uznaniu | |
| Dodanie (01) | Konto zapasów (01) | do | Dostawca |
| Redukcja (01) | Dostawca | do | Konto zapasów (01) |
| Zbycie (02) | Klient/Bank/Kasa | do | Przychód ze zbycia aktywów (02) |
| Zaliczka (03) | Zaliczka przekazana (03) | do | Dostawca |
| Koszty naprawy (04) | Koszty konserwacji (04) | do | Dostawca |
| Rabat (01) | Dostawca /Konto rozliczeniowe | do | Konto zapasów (01) (patrz poniżej) |
| Dopłata do kosztów budowy (05) | Koszty z rozliczenia w pozycjach specjalnych (05) | do | Pozycje specjalne z udziału w rezerwach |
| Rezerwa na nową wycenę (06) | Rachunek zapasów | do | Rezerwa na nową wycenę środków trwałych (06) |
| Anulowanie: Odpowiednie kategorie księgowań z odwróconymi znakami. | |||
Za pośrednictwem aplikacji typu lista możliwe jest przekazywanie dowolnie definiowalnych procesów faktur pomiędzy poszczególnymi modułami systemu. Każdy moduł może pełnić zarówno rolę systemu wysyłającego, jak i odbierającego procesy faktur.
Wymiana danych odbywa się za pośrednictwem interfejsów. Przykładowo, Środki trwałe przekazują księgowania wynikające z przebiegu amortyzacji do obszaru Księgowości finansowej. W ten sposób proces po stronie księgowości środków trwałych zostaje zamknięty. Następnie Księgowość finansowa odczytuje księgowania z interfejsu i wykonuje odpowiednie zapisy księgowe.
Sposób działania importu faktur zakupu został przedstawiony na przykładzie faktury zakupu zaksięgowanej w Księgowości finansowej.
Faktura:
-
numer faktury: 50601
-
data faktury: 01.06.20xx
-
dostawca: 1000 Software & Co.
-
pozycja: 2000 IBM Thinkpad
-
wartość netto: 1 900,00 EUR
-
VAT: 361,00 EUR
-
wartość brutto faktury: 2 261,00 EUR
W Księgowości finansowej rejestrowana jest faktura zakupu Software & Co. Kwota netto w wysokości 1900,00 EUR zostaje zaksięgowana na konto księgi głównej istotne dla środków trwałych. Skutkuje to umieszczeniem procesu faktury w rejestrze faktur.
Przepływ pracy księgowości finansowej wywołuje przepływ pracy środków trwałych. Moduł Środków Trwałych odczytuje proces faktury z rejestru faktur i prowadzi go przez kolejne etapy, aż do momentu aktywacji oraz przyjęcia środka trwałego.
Po aktywacji przyjęcia środka trwałego w interfejsie faktur zakupu zostaje potwierdzone przetworzenie procesu księgowania. 
Księgowość finansowa kontynuuje przetwarzanie po wywołaniu obszaru dokumentów przychodzących.
Dla użytkownika moduły są prezentowane jako zintegrowany system, ponieważ przejście między nimi odbywa się płynnie, bez przerw w procesie.
Definicje terminów
- Dokument przychodzący — dokumenty przychodzące zawierają dane z modułu Księgowość finansowa, które mają zostać zaksięgowane w module Środki trwałe. Aby uniknąć przekazywania tych danych do modułu Środki trwałe bez weryfikacji, wszystkie procesy istotne dla tego modułu są udostępniane w interfejsie, z którego możliwe jest ich zaksięgowanie.
Aplikacje Lista: Dokumenty przyjęcia oraz Dokument księgowy wejściowy szczegóły łączą moduły Księgowość finansowa i Środki trwałe oraz umożliwiają edycję dokumentów bez przerywania przetwarzania w module.
Opis aplikacji
Aplikacja Lista: Dokumenty przyjęcia służy do wyświetlania pojedynczych, wielu lub wszystkich dokumentów przychodzących oraz informacji o ich statusie. Dokumenty te nie mogą być edytowane bezpośrednio, ponieważ zostały już zaksięgowane w module Księgowość finansowa. Możliwe jest jednak uruchamianie innych akcji dostępnych w aplikacji. Udostępniają one opcje wielokrotnego wyboru do przetwarzania masowego oraz przekazywania do okna księgowania.
Aplikacja Lista: Dokumenty przyjęcia stanowi narzędzie do uzyskania przeglądu statusu przetwarzania dokumentów przychodzących oraz do ich selektywnego przekazywania do dalszego przetwarzania. Szczegóły dotyczące dokumentów przychodzących są wyświetlane w aplikacji Dokument księgowy wejściowy szczegóły.
Aplikacja Lista: Dokumenty przyjęcia składa się z obszaru nagłówka oraz obszaru roboczego.
Obszar nagłówka
W obszarze nagłówka znajdują się pola zapytania. Najważniejsze pola zapytania są zazwyczaj dostępne domyślnie, jednak liczba pól oraz ich rozmieszczenie mogą się różnić.
Obszar nagłówka jest identyczny dla wszystkich widoków obszaru roboczego. Możliwe jest określenie, które pola zapytania mają być wyświetlane.
Szczegółowy opis pól:
-
Dokument przyjęcia – w tym polu wybierany jest wewnętrzny numer dokumentu przychodzącego. Podczas tworzenia nowego dokumentu przychodzącego numer dokumentu jest pobierany ze schematu numeracji.
-
Rodzaj transakcji – typ księgowania
-
Dokument księgowy księgowości finansowej – pole zawiera numer księgowania z obszaru Księgowość finansowa
-
Status – dokumentowi można przypisać różne statusy. Wstępnie oznaczony dokument do usunięcia może zostać usunięty w wyniku reorganizacji. Ustawieniem domyślnym jest status Aktywny. Możliwe wartości:
-
Ustawiono znacznik usuwania
-
Nieaktywny
-
Aktywny
System automatycznie przypisuje status podczas przetwarzania i księgowania dokumentu przychodzącego. Status nie może zostać zmieniony ręcznie. Możliwe wartości:
-
W trakcie tworzenia – dokument jest aktualnie umieszczany w skrzynce odbiorczej księgowania środków trwałych i proces nie został jeszcze zakończony
-
Gotowy do księgowania – dokument znajduje się w skrzynce odbiorczej księgowania środków trwałych i oczekuje na przetworzenie
-
Przetwarzanie – dokument został wybrany i jest przetwarzany
-
Częściowo zaksięgowany – dokument został częściowo zaksięgowany, pozostała kwota jest nadal dostępna
-
Zaksięgowany – dokument został całkowicie zaksięgowany, brak pozostałej kwoty
-
Uregulowany – dokument został rozliczony z innym dokumentem w skrzynce odbiorczej księgowania środków trwałych
- Z błędami — dokument został wygenerowany z błędami
-
-
Data dokumentu – wybierana jest data dokumentu księgowania w module Księgowość finansowa
-
Data rejestracji – wybierana jest data wprowadzenia, czyli data przeniesienia księgowania z modułu Księgowość finansowa do dokumentu przyjęcia księgowania środków trwałych
-
Okres księgowania księgowości finansowej – okres roku obrotowego, w którym księgowanie zostało zaksięgowane
-
Rodzaj transakcji księgowości finansowej – pole zawiera kod transakcji z księgowania w module Księgowość finansowa
-
Rozrachunek – księgowanie jest przypisywane do określonego obiektu rozrachunkowego
-
Dokument – pole może zawierać numer faktury dostawcy, jeśli jest dostępny
-
Tekst księgowania – pole zawiera tekst księgowania wprowadzony w module Księgowość finansowa
-
Standard księgowania – pole zawiera standard rachunkowości przypisany do rekordu. Jest wypełniane tylko wtedy, gdy księgowanie zostało zarejestrowane dla jednego standardu rachunkowości. W przeciwnym razie pole pozostaje puste, a dokument może być stosowany do wszystkich standardów rachunkowości. Standardy rachunkowości są definiowane w obszarze amortyzacji.
-
Konto księgowe – pole zawiera konto z księgowania w module Księgowość finansowa. W przypadku faktury zawiera konto magazynowe.
-
Konto przeciwstawne – w zależności od wyboru kodu księgowego oferowane są odpowiednie konta. Możliwe wartości:
-
(brak)
-
Dłużnik
-
Wierzyciel
-
Księga główna
Brak wyboru oznacza analizę wszystkich kont przeciwstawnych.
-
-
Środek trwały – wybierany jest numer środka trwałego. Numer jest uzupełniany poprzez przypisanie pola dokumentu.
-
Storno – określa, czy księgowanie stanowi anulowanie. Możliwe wartości:
-
Tak
-
Nie
-
Ignoruj
-
-
Pochodzenie dokumentu – informuje o pochodzeniu danych transakcji w module Księgowość finansowa.
-
Storno faktury zakupu – w celu anulowania dokumentu należy podać pierwotny numer księgowania. Pole umożliwia wybór tego numeru.
-
Waluta – wprowadzana jest waluta, dla której mają zostać wyświetlone wartości
-
Zewnętrzny numer dokumentu – możliwe jest przeniesienie numeru faktury dostawcy, jeśli jest dostępny
-
Kwota – wybierana jest kwota księgowania z modułu Księgowość finansowa w danej walucie
-
Kod księgowy konta przeciwstawnego – określa typ konta przeciwstawnego. Możliwe wartości:
-
Dłużnik
-
Wierzyciel
- Konto Księgi Głównej
-
-
Obciążenie/uznanie – pole zawiera kod obciążenia lub uznania z księgowania w module Księgowość finansowa. Możliwe wartości:
-
Debet
-
Kredyt
-
-
Utworzony przez – twórca dokumentu przychodzącego jako kryterium wyboru
Obszar roboczy
Obszar roboczy zawiera tabelę, w której wyświetlane są wyszukane dokumenty przychodzące. Możliwe jest określenie, jakie informacje mają być prezentowane dla dokumentu przychodzącego. Dostępne jest również tworzenie wielu widoków, aby dokumenty przychodzące mogły być wyświetlane w różnych układach oraz z różnym zakresem informacji.
Widok Standardowy
Poniżej opisano najważniejsze kolumny tabeli w tym widoku. Jeśli zostaną dodane kolejne kolumny, ich pełny opis jest dostępny w artykule pomocy powiązanej aplikacji lub w opisie pól obszaru nagłówka.
-
Dokument przyjęcia – w tej kolumnie wyświetlany jest wewnętrzny numer dokumentu przychodzącego. Podczas tworzenia nowego dokumentu przychodzącego numer jest pobierany ze schematu numeracji dla dokumentu przyjęcia.
-
Rodzaj księgowania – to pole steruje przeniesieniem z pola odbioru. Możliwe wartości:
-
Koszty nabycia
-
Koszty naprawy
-
Przychód ze sprzedaży
-
-
Rozrachunek – księgowanie jest przypisywane do określonego obiektu rozrachunkowego
-
Dokument – kolumna zawiera identyfikator dokumentu
-
Data dokumentu – wybierana jest data dokumentu z księgowania w obszarze Księgowość finansowa
-
Dokument księgowy księgowości finansowej – pole zawiera numer księgowania z obszaru Księgowość finansowa
-
Kwota – wyświetlana jest kwota księgowania z modułu Księgowość finansowa w danej walucie
-
Debet/kredyt – pole zawiera kod obciążenia lub uznania z księgowania w module Księgowość finansowa. Możliwe wartości:
-
Debet
-
Kredyt
-
-
Konto obiektu – pole zawiera konto z księgowania w module Księgowość finansowa. W przypadku faktury zawiera konto magazynowe.
-
Okres księgowania księgowości finansowej – okres roku obrotowego, w którym księgowanie zostało zaksięgowane
-
Status (dokument) – dokumentowi mogą zostać przypisane różne statusy. Wstępnie oznaczony dokument do usunięcia może zostać usunięty w przebiegu reorganizacji. Ustawieniem domyślnym jest Aktywny. Możliwe wartości:
-
Oznaczony do usunięcia
-
Nieaktywny
-
Aktywny
System automatycznie przypisuje status podczas przetwarzania i księgowania dokumentu przychodzącego. Status nie może zostać zmieniony ręcznie. Możliwe wartości:
-
W trakcie tworzenia
-
Gotowy do księgowania
-
W trakcie księgowania
-
Częściowo zaksięgowany
-
Zaksięgowany
-
Uregulowany
-
-
Pozostałe kolumny – dodatkowo wyświetlane kolumny zawierają pola dostępne również w obszarze nagłówka i nie są w tym miejscu opisywane
Akcje związane z aplikacjami
W aplikacji Lista: Dokumenty przyjęcia dostępne są następujące akcje:
-
Rozlicz dokumenty przychodzące
-
Usuń dokumenty przychodzące
-
Księgowanie danych podstawowych środka trwałego
-
Szczegóły dokumentu przyjęcia
Rozlicz dokumenty przychodzące
Rozliczenie pozycji otwartych określane jest jako rozliczenie, ponieważ każdej pozycji oraz jej pozycji przeciwstawnej (dokumentowi przychodzącemu) przypisywany jest kolejny numer rozliczenia. Numer ten jest zapisywany we wszystkich powiązanych pozycjach księgowania w osobnym polu i oznacza je jako zbilansowane (rozliczone).
Co do zasady pozycje otwarte mogą zostać rozliczone wyłącznie wtedy, gdy sumy kwot po stronie debet i kredyt są zgodne, a łączna suma wszystkich księgowań wynosi zero.
Rozliczenie może być wymagane na przykład wtedy, gdy w module Księgowość finansowa utworzono księgowanie oraz księgowanie storna dla konta istotnego z punktu widzenia modułu Środki trwałe.
W celu rozliczenia wybierane są dwa dokumenty, które następnie są rozliczane za pomocą akcji [Rozlicz dokumenty przychodzące]. Po wykonaniu akcji oba dokumenty otrzymują w polu Status wartość Rozliczony. Wybór danych jest skonfigurowany w taki sposób, że rekordy ze statusem Rozliczony nie są wyświetlane.
Rozliczenie jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy między dokumentem a dokumentem przeciwstawnym nie występują różnice, z wyjątkiem znaku kwoty oraz miesiąca księgowania w module Księgowość finansowa.
Instrukcje
W aplikacji Lista: Dokumenty przyjęcia należy zaznaczyć oba dokumenty przeznaczone do rozliczenia i uruchomić akcję [Rozlicz dokumenty przychodzące]. Następnie system umożliwia wybór wykonania akcji jako przetwarzania wsadowego lub natychmiastowego oraz określenie zakresu, którego dotyczy operacja.
Podczas aktywacji przeprowadzane są kontrole. Jeżeli wynik kontroli jest prawidłowy, następuje rozliczenie, a dokumenty są usuwane z widoku.
W trakcie rozliczenia system weryfikuje, czy wybrane rekordy stanowią odpowiadające sobie pozycje. Wybrane rekordy są porównywane i mogą różnić się wyłącznie znakiem kwoty oraz miesiącem księgowania w module Księgowość finansowa. W przeciwnym razie wyświetlany jest odpowiedni komunikat o błędzie.
Dodatkowymi kryteriami weryfikacji są:
-
kwota
-
kategoria transakcji
-
ilość
-
waluta
-
kod storna
Usuń dokumenty przychodzące
Za pomocą akcji [Usuń dokumenty przychodzące] możliwe jest usunięcie dokumentów przychodzących. Oznacza to, że odpowiednie księgowania nie będą już wyświetlane w skrzynce odbiorczej. Usunięcie jest dostępne jako opcja w sytuacji, gdy księgowania zostały w międzyczasie usunięte w module Księgowość finansowa, ale są już dostępne w module Środki trwałe jako dokumenty przychodzące.
Usunięcie może zostać wykonane wyłącznie wtedy, gdy dostępne są odpowiednie uprawnienia.
Księgowanie danych podstawowych środka trwałego
Dokument jest oznaczany, gdy w menu kontekstowym zostanie wybrana akcja [Księgowanie danych podstawowych środka trwałego]. Następnie następuje przejście do aplikacji Księguj środki trwałe, w której numer dokumentu środków trwałych jest generowany ponownie, a numer dokumentu przychodzącego zostaje przeniesiony.
Jeżeli na podstawie danych dokumentu przychodzącego możliwe jest jednoznaczne przypisanie do środka trwałego, księgowanie może zostać wykonane dla tego środka trwałego. Informacje dotyczące dokumentu przychodzącego mogą zostać wyświetlone z menu kontekstowego w kolumnie numeru środka trwałego. W tym celu uruchamiana jest aplikacja Dokument księgowy wejściowy szczegóły.
W przyszłości planowane jest również wykonywanie księgowań bezpośrednio z tego miejsca. Obecnie akcje mogą być jednak uruchamiane wyłącznie z aplikacji Lista: Dokumenty przyjęcia.
Szczegóły dokumentu przyjęcia
Za pomocą tej akcji uruchamiana jest aplikacja Dokument księgowy wejściowy szczegóły, jeśli w liście pozycji zaznaczone zostały dokumenty przychodzące. Aplikacja wyświetla wybrany dokument przychodzący wraz ze szczegółowymi informacjami.
Konfiguracja
Następujące ustawienie w funkcji Środki trwałe, podfunkcji Ogólne w aplikacji Konfiguracja jest istotne dla aplikacji Dokument księgowy wejściowy szczegóły oraz Lista: Dokumenty przyjęcia.
-
Schemat numeracji dokumentów przychodzących – definicja schematu numeracji stosowanego do automatycznego nadawania numerów podczas tworzenia dokumentów przychodzących w module Środki trwałe. Schematy numeracji w module Środki trwałe definiowane są w aplikacji Schematy numeracji.
Uprawnienia
Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.
Uprawnienia specjalne
Dla aplikacji Lista: Dokumenty przyjęcia nie ma dostępnych uprawnień specjalnych.
Przyporządkowania organizacji
Dla aplikacji Lista: Dokumenty przyjęcia nie są wymagane przyporządkowania organizacji.
Funkcje specjalne
Dla aplikacji Lista: Dokumenty przyjęcia nie są dostępne funkcje specjalne.
Uprawnienia dla partnerów biznesowych
Aplikacja Lista: Dokumenty przyjęcia nie jest udostępniana partnerom biznesowym.
