Dzięki funkcji Interfejs Lexware – koszty podróży koszty podróży pracowników z systemu Lexware mogą być importowane, księgowane i analizowane w Comarch Financials Enterprise. W tym celu Lexware dostarcza koszty podróży w pliku CSV. Koszty podróży są importowane tylko za pomocą akcji [Import – koszty podróży] w aplikacji Lista: Lexware – koszty podróży. Ponadto aplikacja ta służy do reprezentowania i dalszego przetwarzania wszystkich zaimportowanych kosztów podróży.
Aplikacja Lista: Lexware – koszty podróży jest konfigurowalna i może być elastycznie dostosowana do każdego użytkownika. Aby uzyskać szczegółowy opis konfigurowalnych aplikacji typu Lista, należy zapoznać się z artykułem Listy.
Aplikacja Lista: Lexware – koszty podróży została opisana poniżej.
Opis aplikacji
Dzięki tej aplikacji użytkownik może uzyskać przegląd zaimportowanych kosztów podróży wszystkich lub poszczególnych pracowników. Wyświetlone zostaną wszystkie koszty podróży spełniające kryteria wyszukiwania w nagłówku. Dzięki akcjom związanym z aplikacją można np. edytować lub księgować dokumenty podróży wygenerowane na podstawie kosztów podróży lub importować nowe koszty podróży.
Za pomocą przycisku [Oblicz i wyświetl sumy] użytkownik może wyświetlić lub ukryć łączną reprezentację kwot brutto, netto i podatku wszystkich wyświetlanych dokumentów podróży.
Aplikacja składa się z nagłówka i obszaru roboczego.
Nagłówek
W nagłówku dostępne są pola zapytań służące do ograniczania wyświetlania. Najważniejsze pola zapytań są zazwyczaj już obecne. Niemniej jednak, liczba pól zapytań i ich rozmieszczenie mogą się różnić. Użytkownik może określić, które pola zapytań będą wyświetlane.
Poniżej wymieniono wszystkie ważne pola zapytań. Jeśli dodano więcej pól, ich pełny opis znajdziesz w artykule pomocy powiązanej aplikacji.
Szczegółowy opis pól
- Partner — to pole umożliwia użytkownikowi określenie jednego lub kilku partnerów jako kryterium wyszukiwania danych do wyświetlenia. Partnera można także wybrać za pomocą wartości pomocniczych tego pola.
- Status podróży — w tym polu użytkownik określa status jako kryterium wyszukiwania danych do wyświetlenia. Status informuje, czy dokumenty podróży zostały np. przejęte bez błędów, przejęte z błędami, zarchiwizowane (zaksięgowane) lub objęte blokadą księgowania. Możliwe są następujące opcje:
- (wszystkie)
- Przejęto, bez błędów
- Przejęto, z błędami
- Zarchiwizowano
- Blokada księgowania
- Lexware – nr personalny — to pole pozwala użytkownikowi podać jeden lub kilka numerów personalnych Lexware jako kryterium wyszukiwania danych do wyświetlenia
- Czas importu — za pomocą tego pola użytkownik określa, które dane mają zostać wyświetlone na podstawie czasu ich importu
Obszar roboczy
W obszarze roboczym dostępna jest tabela, w której wyświetlane są żądane propozycje rozliczenia rozrachunku. Użytkownik może samodzielnie określić, które informacje będą wyświetlane dla propozycji rozliczenia rozrachunku.
Poniżej opisano kolumny ustawione w widoku domyślnym. Dla tego widoku można jednak wybrać inne kolumny do wyświetlenia z zestawu kolumn wyszukiwania głównego.
Widok Domyślny
- Numer podróży — w tej kolumnie wyświetlany jest numer podróży
- Partner — w tej kolumnie widoczny jest numer partnera przypisany do pracownika. Numer ten może zostać przeniesiony wraz z kosztami podróży lub ustalony na podstawie numeru personalnego Lexware.
- Nazwa partnera — kolumna zawiera nazwę partnera
- Lexware – nr personalny — w tej kolumnie wyświetlany jest numer personalny pracownika
- Status podróży — w tej kolumnie widoczny jest status przejętego dokumentu podróży. Możliwe wartości:
- Przejęto, bez błędów — dokument został przejęty z Lexware bez błędów
- Przejęto, z błędami — podczas importu kosztów podróży wykryto błędy, np. nie udało się przypisać partnera na podstawie numeru personalnego Lexware
- Zarchiwizowano — dokument podróży został już zaksięgowany w księgowości finansowej
- Blokada księgowania — dokument podróży jest zablokowany dla akcji [Sporządzenie księgowań]
- Kwota brutto — kolumna zawiera łączną kwotę brutto wszystkich dokumentów podróży przypisanych do danego numeru podróży
- Kwota netto — w tej kolumnie znajduje się łączna kwota netto wszystkich dokumentów podróży przypisanych do danego numeru podróży
- Kwota podatku — kolumna prezentuje całkowitą kwotę podatku związaną z dokumentami podróży dla danego numeru podróży
- Początek podróży — kolumna zawiera datę rozpoczęcia podróży
- Cel podróży — w tej kolumnie wyświetlane jest miejsce docelowe podróży
- Czas importu — kolumna zawiera datę i godzinę importu kosztów podróży
Akcje związane z aplikacją
Następujące akcje oparte na aplikacji są dostępne za pośrednictwem roli akcji:
- [Import – koszty podróży]
- [Edytuj podróż]
- [Skontroluj ponownie]
- [Ustaw blokadę księgowania]
- [Usuń blokadę księgowania]
- [Sporządzenie księgowań]
- [Usuń]
Akcja [Import – koszty podróży]
Dzięki tej akcji użytkownik może załadować koszty podróży dostarczone z Lexware do dalszego przetwarzania w Comarch Financials Enterprise. Podczas importu koszty podróży są przygotowywane, a dokumenty są generowane na podstawie kosztów podróży i weryfikowane pod kątem możliwości ich zaksięgowania.
Podczas przygotowywania kosztów podróży, np. numer personalny pracownika, zaimportowany wraz z kosztami podróży, jest konwertowany na odpowiedniego partnera aplikacji Partnerzy. Aby uzyskać więcej informacji, należy zapoznać się z artykułem Wprowadzenie: Koszty podróży Lexware.
Ponadto sprawdzane jest, czy można określić prawidłowy kod podatkowy na podstawie wartości procentowych podatku w kosztach podróży. Aby uzyskać więcej informacji, należy zapoznać się z artykułem Przyporządkowanie podatku.
Jeśli zostanie znaleziony błąd, dokument podróży otrzyma status Przyjęto, z błędami. W przeciwnym razie zostanie przypisany status Przyjęto, bez błędów.
W wyświetlonym oknie dialogowym można wykonać import natychmiast lub jako zlecenie przetwarzania. W tym celu, oprócz ustawień wyświetlanych w celach informacyjnych, uwzględniane są następujące parametry:
- Folder danych Lexware — użytkownik określa folder (kstore), w którym przechowywany jest plik CSV z kosztami podróży Lexware do zaimportowania. To pole jest wstępnie wypełnione danymi z aplikacji Konfiguracja i w razie potrzeby można je zmienić.
- Nazwa pliku — użytkownik wprowadza nazwę pliku importu. To pole jest wstępnie wypełnione danymi z aplikacji Konfiguracja i w razie potrzeby można je zmienić.
Akcja [Edytuj podróż]
Po wykonaniu tej akcji użytkownik przechodzi do aplikacji Utworzone podróże. W tej aplikacji może on kontrolować, edytować i poprawiać wcześniej wybrany dokument podróży. Szczegółowy opis tej aplikacji znajduje się w artykule Utworzone podróże.
Akcja [Skontroluj ponownie]
W przypadku tej akcji nie jest możliwy wybór poszczególnych dokument kosztów podróży. Ponowna walidacja jest wykonywana dla wszystkich dokumentów kosztów podróży wyświetlanych ze statusem Przyjęto, z błędami. Dokumenty, dla których nie znaleziono błędów, otrzymują status Przyjęto, bez błędów. Dokumenty podróży bez błędów mogą być następnie przetwarzane za pomocą akcji [Sporządzenie księgowań].
Akcja [Ustaw blokadę księgowania]
Akcja [Ustaw blokadę księgowania] jest dozwolona tylko dla dokumentów podróży o statusie Przyjęto, bez błędów lub Przyjęto, z błędami. Za pomocą tej akcji użytkownik może ustawić status wcześniej wybranych dokumentów podróżnych na wartość Blokada księgowania i zablokować te dokumenty dla akcji [Sporządzenie księgowań].
Akcja [Usuń blokadę księgowania]
Akcja [Usuń blokadę księgowania] jest dozwolona tylko dla dokumentów podróży o statusie Blokada księgowania. Za pomocą tej akcji możesz ponownie ustawić status wcześniej wybranych dokumentów podróży na wartości Przyjęto, bez błędów lub Przyjęto, z błędami. Dokumenty podróży bez błędów mogą być następnie przetwarzane za pomocą akcji [Sporządzenie księgowań].
Akcja [Sporządzenie księgowań]
Dokumenty podróży o statusie Przejęto, bez błędów mogą zostać zaksięgowane za pomocą tej akcji. Po zaksięgowaniu dokumenty otrzymują status Zarchiwizowano.
W wyświetlonym oknie dialogowym dokumenty podróży mogą zostać zaksięgowane natychmiast lub w tle. Oprócz ustawień wyświetlanych informacyjnie, brane są pod uwagę następujące parametry:
- Konto — w tym polu użytkownik wskazuje partnera, którego dokumenty podróży mają zostać zaksięgowane. Jeżeli pole pozostanie puste, zaksięgowane zostaną wszystkie dokumenty o statusie Przejęto, bez błędów.
- Data dokumentu — to pole określa datę dokumentu dla tworzonych księgowań i domyślnie przyjmuje bieżącą datę
- Dokument — w tym polu można podać numer dokumentu dla księgowań kosztów podróży z Lexware. Numer dokumentu należy podać tylko wtedy, gdy w rodzaju dokumentu dla księgowań kosztów podróży Lexware nie został zdefiniowany żaden zakres numeracji. Rodzaj dokumentu do księgowania kosztów podróży jest zdefiniowany w aplikacji Konfiguracja.
Akcja [Usuń]
Za pomocą tej akcji użytkownik usuwa dokumenty podróży, które zostały wcześniej wybrane. W wyświetlonym oknie dialogowym należy potwierdzić akcję przyciskiem [OK].
Konfiguracja
Aplikacja Lista: Lexware – koszty podróży wymaga następujących ustawień w funkcji Interfejs Lexware – koszty podróży w aplikacji Konfiguracja pod główną funkcją Księgowość finansowa:
- Ustalanie partnera — to pole określa sposób ustalania partnera podczas importu kosztów podróży. Dostępne są następujące ustawienia:
- Transfer partnera — jeśli wybrana jest ta opcja, partner zostaje pobrany bezpośrednio z importowanych danych. Musi to być poprawny partner zdefiniowany w aplikacji Partnerzy.
- Transfer numeru personalnego Lexware — w przypadku tej opcji numer personalny z Lexware zostaje przeniesiony z pliku. Aby możliwe było przypisanie numeru partnera podczas importu, numer personalny musi być powiązany z odpowiednim partnerem w aplikacji Partnerzy.
- Rodzaj dokumentu księgowego — w tym polu użytkownik określa rodzaj transakcji, z jakim mają zostać zaksięgowane koszty podróży. Możliwe są wyłącznie rodzaje transakcji należące do typu dokumentu Faktura.
Jednostka biznesowa
Dla aplikacji Lista: Lexware – koszty podróży nie istnieje żadna jednostka biznesowa.
Uprawnienia
Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień, jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.
Uprawnienia specjalne
W aplikacji Lista: Lexware – koszty podróży dostępna jest następująca specjalna funkcja, która odnosi się do działań. Uprawnienia do tej funkcji można przyznawać w aplikacji Role uprawnień.
Usuwanie archiwizowanych podróży
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.lexware.travelcosts.DeleteArchivedTrips
Jeśli użytkownik posiada tę uprawnienie, może usunąć już zarezerwowane dokumenty podróży (status podroży Zarchiwizowano) za pomocą funkcji [Usuń] dostępnej w aplikacji.
Przyporządkowania organizacyjne
Przyporządkowania organizacyjne służą do kontrolowania, które dane mogą być przeglądane, używane lub edytowane. W tym celu należy aktywować funkcję Uprawnienia do treści w aplikacji Konfiguracja.
Aby aplikacja Lista: Lexware – koszty podróży była wyświetlana dla danego użytkownika w menu użytkownika, musi on być przypisany do organizacji, która jest połączona z jednym z następujących obszarów organizacyjnych:
- Rachunkowość
Funkcje specjalne
Dla aplikacji Lista: Lexware – koszty podróży nie są dostępne funkcje specjalne.
Uprawnienia dla partnerów biznesowych
Aplikacja Lista: Lexware – koszty podróży nie jest dostępna dla partnerów biznesowych.
