Poniżej opisana jest aplikacja Lista: Przebiegi księgowań – Księgowość finansowa. Aplikacja ta umożliwia przeglądanie wszystkich wykonanych przebiegów księgowań, ich pochodzenia oraz statusu. Przebiegi księgowań mogą pochodzić z różnych źródeł, takich jak:
- Przejęcie faktur zakupu, sprzedaży lub przesunięć magazynowych z ERP
- Przekazanie z ewidencji środków trwałych
- Przebiegi płatności
- Nowa wycena walut
Każdemu przebiegowi księgowania przypisanych jest sześć klas statusów, których poszczególne wartości dostarczają informacji o stanie przebiegów księgowań. Można tu sprawdzić m.in., czy przebieg został przekazany, oczekuje na przetworzenie, czy został już zaksięgowany.
Poniżej przedstawiono zestawienie klas statusów oraz możliwych wartości statusów:
- Status ogólny — status tej klasy statusu pokazuje, czy przebieg księgowania jest ogólnie ważny, nieważny lub zablokowany
- Status przeniesienia — dokumentuje stan przeniesienia do interfejsu zewnętrznego. Możliwe wartości:
- Przetwarzanie – przeniesienie jest aktualnie realizowane
- Zakończony – przeniesienie zakończyło się powodzeniem
- Oczekujący – przebieg oczekuje na przeniesienie
- Błędny – podczas przeniesienia wystąpiły błędy
- (inne) – status niestandardowy
- Status przetwarzania — określa, czy dane ruchów (konto, waluta, klucz podatkowy itd.) zostały technicznie poprawnie rozpoznane podczas przetwarzania. Możliwe wartości:
- Przetwarzanie – przetwarzanie trwa
- Zakończony – dane zostały poprawnie przetworzone
- Oczekujący – przebieg oczekuje na przetworzenie
- Błędny – podczas przetwarzania wystąpiły błędy
- (inne) – status niestandardowy
- Status przygotowania — opisuje stan przygotowania przebiegu do włączenia do dialogu księgowań. Możliwe wartości:
- Przetwarzanie – przygotowanie jest aktualnie realizowane
- Zakończony – przygotowanie zakończone poprawnie
- Oczekujący – przebieg oczekuje na przygotowanie
- Błędny – w przygotowaniu wykryto błędy
- (inne) – status niestandardowy
- Status księgowania — informuje o wynikach faktycznego księgowania przebiegu. Możliwe wartości:
- Przetwarzanie – księgowanie w toku
- Zakończony – przebieg został poprawnie zaksięgowany
- Oczekujący – przebieg oczekuje na zaksięgowanie
- Błędny – w trakcie księgowania wystąpiły błędy
- (inne) – status niestandardowy
- Status anulowania — dokumentuje, czy przebieg księgowania został anulowany. Możliwe wartości:
- Nieanulowane — przebieg nie został anulowany
- Anulowane — przebieg został prawidłowo anulowany
- Anulowane z błędami — anulowanie zakończyło się błędem
- W opracowaniu — anulowanie jest w trakcie przetwarzania
- Niepodlegające anulowaniu — przebieg nie może zostać anulowany
- (inne) — status niestandardowy
- Status procesu — określa ogólny stan przebiegu księgowania (np. ważny, nieważny, zablokowany). Możliwe wartości:
- Przetwarzanie – proces w toku
- Zakończony – proces zakończył się sukcesem
- Oczekujący – proces oczekuje na wykonanie
- Błędny – proces zawiera błędy
- (inne) – status niestandardowy
W zależności od statusu odpowiednich klas, dla jednego lub kilku przebiegów dostępne są akcje poprzez rolę akcji. Można np. przejąć przebieg lub przejść do aplikacji Cockpit: Zaksięgowane księgowania.
Aplikacja Lista: Przebiegi księgowań – Księgowość finansowa jest konfigurowalną aplikacją typu Lista i może być elastycznie dostosowana do każdego użytkownika. Szczegółowy opis konfigurowalnych aplikacja typu Lista znajduje się w artykule Listy.
Opis aplikacji
W aplikacji Lista: Przebiegi księgowań – Księgowość finansowa wyświetlane są wszystkie zakończone i oczekujące księgowania finansowe, które spełniają kryteria wyszukiwania w nagłówku. Z poziomu tej aplikacji użytkownik może również przeglądać lub usuwać błędy oraz ponownie uruchamiać operacje księgowania.
Aplikacja składa się z nagłówka i obszaru roboczego.
Nagłówek
W nagłówku dostępne są pola zapytań służące do zawężania wyników wyświetlania. Zazwyczaj najważniejsze pola zapytań są już dostępne. Liczba dostępnych pól zapytań i ich rozmieszczenie mogą się jednak różnić. Użytkownik może samodzielnie zdefiniować, które pola zapytań mają być widoczne.
Poniżej wymieniono wszystkie istotne pola zapytań. Jeżeli zostaną dodane inne pola, ich opis znajduje się w artykule pomocy dla danej aplikacji.
Poniżej znajduj się poszczególne pola zapytań w nagłówku:
- Proces księgowania — użytkownik wprowadza jeden lub więcej numerów przebiegów księgowania jako kryterium wyszukiwania lub wybiera je za pomocą pomocy wyszukiwania wartości w polu
- Pochodzenie danych — to pole umożliwia wybór przebiegów księgowania według ich pochodzenia. Wartości można wybrać za pomocą pomocy wyszukiwania wartości w polu.
- Utworzone przez — jeżeli mają być wyświetlane tylko przebiegi księgowania utworzone przez określonych użytkowników, w tym polu należy wprowadzić ich identyfikatory
- Status przebiegu księgowania — za pomocą tego pola można wybrać przebiegi księgowania według informacji o ich statusie. Wyszukiwanie odbywa się na podstawie kombinacji wybranych statusów – z każdej klasy statusu musi być wybrana przynajmniej jedna wartość. W funkcji wyboru wartości wyświetlane są obowiązujące wartości.
Obszar roboczy
W obszarze roboczym dostępna jest tabela, w której wyświetlane są dane zapytanych przebiegów księgowania w księdze głównej. Użytkownik może samodzielnie określić, które informacje dotyczące dokumentu wydruku mają być wyświetlane. Aby możliwe było przeglądanie przebiegów księgowania na różne sposoby i z różnym zakresem informacji, można utworzyć kilka widoków.
Poniżej opisano pola widoku Domyślny. Zasadniczo możliwe jest wyświetlenie wszystkich pól, które można wprowadzić w celu selekcji — jednak nie można ich edytować.
Widok Domyślny
W tym widoku opisane są najważniejsze kolumny dotyczące wybranych przebiegów księgowania.
Poniżej znajduje się szczegółowy opis kolumn obszaru roboczego:
- Proces księgowania — w tej kolumnie wyświetlany jest numer przebiegu księgowania
- Pochodzenie danych — w tej kolumnie wyświetlane jest pochodzenie przebiegu księgowania
- Utworzone przez — w tej kolumnie wyświetlany jest pracownik, który utworzył przebieg księgowania
- Moment utworzenia — w tej kolumnie wyświetlana jest data i godzina utworzenia przebiegu księgowania
- Ostatni moment opracowania — w tej kolumnie wyświetlana jest data i godzina ostatniej modyfikacji przebiegu księgowania
- Status przebiegu księgowania — w tej kolumnie wyświetlane są informacje o statusie przebiegu księgowania
Przycisk Wyświetl błędy
Jeśli pole po lewej stronie przycisku [Wyświetl błędy] jest aktywne, można za pomocą ikony wyświetlania zdefiniować dodatkowe pola wyboru. Więcej informacji znajduje się w artykule Listy.
Kliknięcie przycisku [Wyświetl błędy] powoduje wyświetlenie dodatkowego wiersza w nagłówkach kolumn, zawierającego informacje o błędach występujących w przebiegu księgowania.
Poniżej znajduje się szczegółowy opis kolumn:
- Klasa zgłoszenia — w tej kolumnie wyświetlana jest klasa zgłoszenia błędu dla danego przebiegu księgowania (np. obszar zastosowania błędu)
- Numer zgłoszenia — w tej kolumnie wyświetlany jest numer zgłoszenia błędu. W połączeniu z klasą zgłoszenia tworzy on unikalny identyfikator.
- Treść zgłoszenia — ta kolumna zawiera tekst komunikatu błędu jako informację objaśniającą
Akcje związane z aplikacją
W aplikacji Lista: Przebiegi księgowań – Księgowość finansowa dostępne są następujące akcje aplikacyjne:
- [Przejmij i zaksięguj]
- [Przejmij]
- [Lista: Przeniesione dane księgowania]
- [Lista: Wprowadzone zapisy księgowe]
- [Stornuj przebieg księgowania]
- [Uruchom przebieg księgowania dla zapisów w księdze głównej]
- [Powtórz przebieg księgowania]
W przypadku akcji [Przejmij i zaksięguj], [Przejmij] oraz [Powtórz przebieg księgowania] zostaje otwarte standardowe okno, w którym można określić, czy wszystkie, czy tylko zaznaczone przebiegi księgowania mają zostać wykonane natychmiast lub w tle.
Dodatkowo, klikając na przebieg księgowania, można przejść do aplikacji Szczegóły księgowania. W tej aplikacji dostępne są dalsze informacje dotyczące danego przebiegu księgowania.
Akcja [Przejmij i zaksięguj]
O ile status transmisji danych na to pozwala, w wyświetlonym oknie dialogowym można przejąć wybrane przebiegi księgowania natychmiast lub w tle i jednocześnie je zaksięgować. W tym procesie sprawdzane jest, czy wszystkie dane podstawowe pozycji operacji (konta, kody podatkowe, waluty itd.) mogą zostać technicznie poprawnie określone. Dokumenty utworzone bez błędów są przekazywane do serwera księgowań. W przypadku błędnych danych nie następuje księgowanie. Błędy są rejestrowane i muszą zostać skorygowane przed dokonaniem księgowania.
Akcja [Przejmij]
W przypadku tej akcji otwierane jest okno dialogowe, w którym można przejąć przebieg księgowania, wskazując warunki wykonania [Natychmiast] lub [W tle], o ile status transmisji danych na to pozwala. W tym procesie sprawdzane jest, czy wszystkie dane podstawowe pozycji operacji (konta, kody podatkowe, waluty itd.) mogą zostać technicznie poprawnie określone, jednak bez natychmiastowego rozpoczęcia księgowania w przypadku poprawnych dokumentów. W przypadku wykrycia błędów są one rejestrowane.
Lista: Przeniesione dane księgowania
Za pomocą tej akcji użytkownik przechodzi do aplikacji Lista: Przeniesione dane księgowania. Wcześniej zaznaczony przebieg księgowania zostaje przekazany jako wstępny wybór, aby bezpośrednio wyświetlić informacje powiązane z danym rekordem. W tej aplikacji wyświetlane są tylko przebiegi księgowania, których status transmisji to Zakończono. W tej aplikacji typu Lista użytkownik może przejść do aplikacji Wygenerowane dokumenty księgowości finansowej za pomocą akcji [Wygenerowane dokumenty księgowe], aby np. wymienić błędne dane na poprawne.
Lista: Wprowadzone zapisy księgowe
Za pomocą tej akcji użytkownik przechodzi do aplikacji Lista: Wprowadzone zapisy księgowe – Księgowość finansowa. W tej aplikacji użytkownik może przeglądać wprowadzone zapisy księgowe dla wcześniej wybranego przebiegu księgowania. W tej aplikacji można np. w przypadku błędnego przebiegu księgowania (status księgowania: Błędny) skorygować każdy pojedynczy zapis za pomocą akcji [Zaksięguj].
Akcja [Stornuj przebieg księgowania]
Za pomocą tej akcji zostaje stornowany wcześniej wybrany przebieg księgowania wraz z podaniem tekstu księgowania oraz okresu księgowego. Oryginalny dokument nie jest przy tym stornowany — do tego księgowania tworzony jest osobny dokument storno. Przebieg księgowania może zostać stornowany wyłącznie wtedy, gdy status przetwarzania wynosi Zakończono, a status księgowania to Błędny lub również Zakończono.
Akcja [Uruchom przebieg księgowania dla zapisów w księdze głównej]
Akcja [Uruchom przebieg księgowania dla zapisów w księdze głównej] jest aktywna tylko wtedy, gdy w aplikacji Konfiguracja została aktywowana funkcja Księgowania syntetyczne w sekcji Rachunkowość. Za pomocą tej akcji dla wybranych przebiegów księgowania tworzona jest ewidencja księgowa na kontach w systemie Comarch Financials Enterprise.
W wyświetlonym oknie dialogowym użytkownik może przeprowadzić przebieg księgowania natychmiast lub w tle. Oprócz ustawień wyświetlanych informacyjnie uwzględniane są następujące parametry:
- Data dokumentu — data domyślnie ustawiana na datę bieżącą. Może być zmieniona, jeżeli w polu Wybór daty księgowania wybrano opcję Jak podano.
- Wybór daty księgowania — w tym miejscu użytkownik określa sposób ustalania daty księgowania. Możliwe są następujące ustawienia:
- Równa dacie dokumentu — w tym przypadku data księgowania oraz okres księgowy są przejmowane z daty dokumentu
- Jak podano — w tym przypadku data księgowania oraz okres księgowy są ustalane na podstawie wcześniej wprowadzonej daty dokumentu. Data dokumentu w danych ruchu pozostaje niezmieniona.
Transakcje magazynowe utworzone w Comarch ERP Enterprise mogą być za pomocą tej akcji przekazane jako zwarte (zagregowane) księgowania na kontach, aby ograniczyć liczbę księgowań tworzonych w Comarch Financials Enterprise. W tym celu w aplikacji Konfiguracja, w sekcji Księgowania syntetyczne, parametr Tryb księgowania musi być ustawiony na wartość Księgowanie zbiorcze na dzień lub Księgowanie zbiorcze na okres. W takim ustawieniu poszczególne księgowania materiałowe w Comarch ERP Enterprise są agregowane dziennie lub okresowo dodatkowo według następujących cech:
- Firma
- Konto
- Konto przeciwstawne
- Klucz transakcji
- Centrum kosztów lub jednostka kosztowa
Tak zagregowane transakcje magazynowe są przekazywane jako księgowania zbiorcze do Comarch Financials Enterprise.
Przy ustawieniu Księgowanie pojedyncze dla każdej transakcji magazynowej tworzona jest osobna księgowość syntetyczna w Comarch Financials Enterprise.
Akcja [Powtórz przebieg księgowania]
Za pomocą tej akcji można ponowić wcześniej wybrany przebieg księgowania – natychmiast lub w tle. Warunkiem jest jednak, aby dany zapis księgowy został stornowany.
Nowo utworzony przebieg księgowania należy następnie zaksięgować za pomocą akcji [Przejmij i zaksięguj].
Konfiguracja
Aplikacja Lista: Przebiegi księgowań – Księgowość finansowa nie wymaga żadnych konkretnych ustawień w aplikacji Konfiguracja.
Jednostki biznesowe
Jednostka biznesowa Plik protokołu: com.sem.ext.app.fin.general.obj.InterfaceDefinition — wykorzystywana jest przez aplikację Lista: Przebiegi księgowań – Księgowość finansowa między innymi w celu:
- Przyporządkowywania uprawnień
- Konfigurowania definicji działań
- Importu i eksportu danych
Jednostka biznesowa należy do poniższej grupy jednostek biznesowych:
Uprawnienia
Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień, jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.
Uprawnienia specjalne
Dla aplikacji Lista: Przebiegi księgowań – Księgowość finansowa nie są dostępne uprawnienia specjalne.
Przyporządkowania organizacyjne
Przyporządkowania organizacyjne służą do kontrolowania, które dane mogą być przeglądane, używane lub edytowane. W tym celu należy aktywować funkcję Uprawnienia do treści w aplikacji Konfiguracja.
Aby aplikacja Lista: Przebiegi księgowań – Księgowość finansowa była wyświetlana dla danego użytkownika w menu użytkownika, musi on być przypisany do organizacji, która jest połączona z jedną z następujących obszarów organizacyjnych:
- Rachunkowość
Funkcje specjalne
Dla aplikacji Lista: Przebiegi księgowań – Księgowość finansowa nie są dostępne funkcje specjalne.
Uprawnienia dla partnerów biznesowych
Aplikacja Lista: Przebiegi księgowań – Księgowość finansowa nie jest dostępna dla partnerów biznesowych
