Magazyn do Controllingu

Oprócz standardowych analiz, funkcje controllingu oferują również możliwość indywidualnego tworzenia wymaganych analiz, raportów i porównań danych. W ten sposób dane z różnych obszarów, np. księgowości finansowej lub majątkowej, ale także z ERP, mogą być konfrontowane i porównywane z danymi planu.

Liczne procesy w Comarch ERP Enterprise wyzwalają transakcje magazynowe, w tym następujące, dla których istnieją już interfejsy do controllingu:

Zlecenia produkcyjne
Zamówienia zakupu
Zlecenia sprzedaży
Przyjęcie towarów
Anulowanie zamówień

Tylko dane rzeczywiste mogą być przekazane do Controllingu. Księgowania mogą mieć charakter wstępny lub ostateczny.

Zasadniczo zaleca się następującą procedurę w określonej kolejności:

Wstępnie (opcjonalnie):
- Opcjonalnie:
  - Definiowanie schematu kolumn,
  - Definiowanie schematu wierszy.
Prace przygotowawcze.
- Definiowanie interfejsu:
  - Przyporządkowania rodzajów dokumentów księgowych,
  - Przyporządkowania wymiarów,
  - Przyporządkowanie rodzajów kosztów logistyki magazynowej.
Dostarczanie danych.
- Dostarczanie danych za pomocą aplikacji działających w tle (o tej samej nazwie):
  - Import danych wymiarów (dane podstawowe) w ramach Controllingu
Wyświetlanie / publikowanie / sprawdzanie wyników.
- Pobieranie danych w obszarze Controlling:
  - Lista: Przebiegi księgowań Controlling
    - Tworzenie księgowania
    - Edycja księgowania
  - Wygenerowane dokumenty controllingu
Opcje analizy.
- Lista: Controlling
  - Definiowanie schematu kolumn i wierszy
  - Raporty wyjściowe i inne
Wskazówki i porady.
- Wskazówki i porady:
  - Lista: Referencje przeniesienia w obszarze Rachunkowość

Wstęp

W oparciu o cele i żądania analizy, definicje schematu wierszy i kolumn są już wstępnie ustrukturyzowane koncepcyjnie i w razie potrzeby można je odpowiednio zdefiniować. W praktyce jednak często zdarza się, że dane przesyłane z systemu ERP są wykorzystywane do decydowania o tym, jak powinna wyglądać definicja kolumny i wiersza. Z tego powodu definicje schematu wierszy i kolumn są często tworzone dopiero po ich przyjęciu podczas analizy. Sposób definiowania schematu wierszy i kolumn można znaleźć w artykułach:

Definiowanie interfejsu

Rzeczywiste dane z logistyki magazynowej są przesyłane do Controllingu za pośrednictwem transakcji magazynowej (Jednostka biznesowa com.cisag.app.inventory.obj.InventoryTransaction) ze standardowym typem danych przechowywanym w aplikacji Konfiguracja.

Centralnymi obiektami analizy w controllingu są typ danych, rodzaje kosztów i zaksięgowane wymiary opcjonalne. Dla tych obiektów należy dokonać odpowiednich przyporządkowań.

Z obszaru ERP możliwe są obecnie transfery danych dla sprzedaży, zakupów, produkcji, logistyki magazynowej, rejestracji czasu pracy i projektów. Poniżej opisano zadania dla obszaru Logistyka magazynowa.

Za pomocą aplikacji Przyporządkowania rodzajów dokumentów księgowych, Przyporządkowania wymiarów, Przyporządkowania rodzajów kosztów logistyki magazynowej definiuje się odpowiednie asygnaty rzeczywistych danych.

Przyporządkowania rodzajów dokumentów księgowych

Rodzaje transakcji są wymagane, aby móc generować księgowania w Controllingu. Bez prawidłowej definicji w przyporządkowaniu rodzaju transakcji, żadne dane nie mogą zostać przeniesione z obszaru Logistyki magazynowej do obszaru Controlling.

Dane transakcji z obszaru Logistyki magazynowej są podzielone na wartości i ilości. Dlatego rodzaje transakcji muszą być również przechowywane lub podpisywane w Controllingu dla tych księgowań wartości i ilości. Po przyporządkowaniu rodzaju transakcji należy dokonać przypisania wymiarów i rodzajów kosztów, aby wartości ERP znalazły swoje odpowiedniki w odpowiednich danych księgowych.

Przyporządkowania wymiarów

Aby móc analizować dane transakcji ERP w controllingu, należy najpierw dodać dodatkowe dane, takie jak rodzaj kosztów, centrum kosztów, artykuł (pozycja) itp.

Podczas przetwarzania danych transakcji przyporządkowanie dodatkowych informacji do wymiaru służy do określenia, w którym polu pliku interfejsu należy zapisać odpowiednie informacje. Przyporządkowanie to definiowane jest w aplikacji Przyporządkowania wymiarów. Aplikacja kontroluje transfer danych z systemu ERP do controllingu.

Aby aktywować przygotowanie i przesyłanie danych do logistyki magazynowej, należy określić, które wymiary opcjonalne powinny być dostarczane z danymi. Wyświetlane są tylko opcjonalne wymiary dla wybranej firmy. Dane rodzajów przyporządkowane do odpowiednich wymiarów w controllingu są następnie przesyłane z ERP. W Controllingu dostępnych jest 20 opcjonalnych wymiarów do przesyłania danych.

Konserwacja odbywa się za pośrednictwem pola widoku na standardowym pasku narzędzi. Tam należy wybrać obszar Logistyka magazynowa. Dane pochodzenia określone w polu Pochodzenie mogą być używane jako wymiary opcjonalne.

Może być dostarczonych do 19 wymiarów:

Centrum kosztów
Jednostka kosztowa
Pozycja
Klient
Jednostka organizacyjna
Zamówienie sprzedaży
Dostawca
Rodzaj zlecenia produkcyjnego
Zlecenie produkcyjne
Stan magazynowy
Właściciel zapasów
Rodzaj zamówienia zapasów
Zamówienie zapasów
Kolejność wybierania
Dostawa
Faktura klienta
Faktura dostawcy
Odbiór towarów
Element produkcji

Istnieją dwa przeciwstawne kierunki transferu działań, które należy zasadniczo rozróżnić:

W aplikacji Przyporządkowania wymiarów akcje [Generuj nośnik kosztów] i [Generuj miejsca powstawania kosztów] mogą być używane do przenoszenia centrów kosztów i jednostek kosztów z finansów do ERP. Transfer odbywa się tylko wtedy, gdy centra kosztów lub jednostki kosztowe zostały zdefiniowane jako przyporządkowanie. Akcja ta nie jest oczywiście decydująca dla transferu danych produkcyjnych do controllingu.
Jednak w przypadku transferu danych produkcyjnych do kontrolingu, transfer danych podstawowych ERP do finansów jest uruchamiany za pomocą akcji [Generuj wymiary]. Uwzględniane są tylko typy wymiarów, dla których zdefiniowano przyporządkowanie. Oznacza to, że wszystkie dane podstawowe ERP są tworzone jako wymiary opcjonalne.

Przyporządkowanie rodzajów kosztów logistyki magazynowej

Dane zarejestrowane w aplikacji Przyporządkowania rodzajów kosztów logistyki magazynowej są wykorzystywane do dostarczania danych transakcyjnych z obszaru Logistyka magazynowa do obszaru Controlling. Są one podstawą do generowania rekordów księgowania ze zleceń produkcyjnych w controllingu. Przyporządkowania rodzaju kosztów produkcji określają, które informacje, takie jak wartości, ilości itp. powinny być przetwarzane dla każdej pozycji.

Dokument źródłowy — istnieje tylko jeden dokument źródłowy dla przyporządkowania rodzajów kosztów zakupów do controllingu, jest nim Transakcja magazynowa.
Typ informacji — w tym polu oferowane są różne wartości (zestawy wartości), które można wykorzystać do przyporządkowania rodzajów kosztów. Te specyficzne dla aplikacji typy informacji są dopasowywane do właściwości transakcji księgowania w odpowiednich ramach i służą jako podstawa do generowania rekordów księgowania z odpowiednich dokumentów źródłowych.
Przyporządkowanie rodzajów kosztów jest określone dla jednego typu informacji i, w razie potrzeby, dla dalszych parametrów specyficznych dla pochodzenia.
Dostępne są następujące rodzaje informacji:
- Ilość
- Wartość
- Niedoliczalna wartość
- Liczba transakcji magazynowych zmieniających stan
- Niedoliczalna wartość (koszt)
- Wartości i ilości
Kod księgowania — jest to główny atrybut transakcji magazynowej
Klasyfikacja rodzajów kosztów rodzaju transakcji — jest dostępna w celu dalszego uszczegółowienia określenia rodzaju kosztów. Klasyfikacja ta jest przechowywana wraz z używanym rodzajem transakcji magazynowej.
Klasyfikacja rodzajów kosztów partnera — jest ona dostępna w celu dalszego uszczegółowienia określenia rodzaju kosztów. Klasyfikacja ta jest przechowywana wraz z płatnikiem w klasyfikacji elementów kosztów logistyki magazynowej.
Klasyfikacja rodzajów kosztów artykułu — klasyfikacja zakupu typu kosztów pozycji jest dostępna w celu dalszego uszczegółowienia określenia typu kosztów
Rodzaj kosztów i Klasa kosztów — w tym miejscu przechowywany jest rodzaj kosztów (z klasą kosztów), z którym transakcja magazynowa jest księgowana w Controllingu. Jest to pole obowiązkowe. Tutaj jest już sprawdzane, czy kategoria rodzaju kosztu jest zgodna z typem informacji, tj. czy jest to element kosztu ilości lub wartości. Rodzaj transakcji przechowywany dla wartości lub ilości jest używany do tego sprawdzenia.
Centrum kosztów i Jednostka kosztów — centra kosztów i / lub jednostki kosztowe mogą być przechowywane, z którymi transakcja magazynowa jest księgowana w Controllingu. Centrum kosztów i jednostka kosztów mogą być używane stale (tj. w każdym utworzonym księgowaniu) lub tylko wtedy, gdy żadne centrum kosztów lub jednostka kosztowa nie zostały jeszcze zapisane na transakcji magazynowej.
Tekst księgowania — można zapisać tekst księgowania, z którym transakcja magazynowa jest księgowane w obszarze Controlling

Dostarczanie danych

Transakcje magazynowe

Interfejs controllingu logistyki magazynowej wykorzystuje transakcje magazynowe w ramach logistyki magazynowej.
Dane są dostępne w następującym obiekcie biznesowym:

com.cisag.app.inventory.obj.InventoryTransaction

Import danych wymiarów

Za pomocą aplikacji w tle Import danych wymiarów nowo wprowadzone lub zmienione dane podstawowe są automatycznie przenoszone do przyporządkowanych opcjonalnych wymiarów controllingu, a następnie są dostępne w controllingu do dalszego przetwarzania. Aplikacja Import danych wymiarów przenosi dane do controllingu.

Aplikacja, po uruchomieniu, sprawdza w tle, czy zostały utworzone nowe dane podstawowe i jeśli są, wysyła je do controllingu.

Jeśli aplikacja Import danych wymiarów nie została uruchomiona, brakujące dane podstawowe można następnie utworzyć za pomocą akcji [Generuj wymiary] w aplikacji Przyporządkowania wymiarów.

Pobieranie danych w obszarze Controlling

Transakcje magazynowe muszą zostać przesłane do Controllingu i zaksięgowane. Następnie mogą być analizowane i przetwarzane jak inne księgowania controllingu. W tym celu dostępne są te same aplikacje, co w przypadku „normalnych” księgowań controllingu (Listy: Przebiegi księgowań Controlling, Lista: Wprowadzone zapisy księgowe Controlling, Lista: Controlling)

Lista: Przebiegi księgowań Controlling

Aplikacja Lista: Przebiegi księgowań Controlling zawiera przegląd wszystkich przebiegów księgowania, które miały miejsce, ich pochodzenie i status. Przebiegi księgowania mogą mieć różne pochodzenie, takie jak przesyłanie faktur zakupu i sprzedaży, transakcji magazynowych, pochodzenie z środków trwałych, więcej informacji można znaleźć w artykule Lista: Przebiegi księgowań Controlling. W aplikacji dostępne są różne akcje umożliwiające przesyłanie danych ze zleceń produkcyjnych i przeprowadzanie księgowań.

Przejęcie operacji na magazynie

Ta akcja otwiera okno dialogowe Uruchom przebieg księgowania transakcji magazynowych, za pomocą którego można przesyłać transakcje magazynowe do Controllingu. Datę dokumentu i datę księgowania można zmodyfikować. W tym celu wymagane są prawidłowe przyporządkowania wymiarów i rodzajó kosztów. Podczas akceptacji wszystkie odpowiednie transakcje magazynowe, począwszy od ostatniego przeniesionego numeru rekordu, są przenoszone z aplikacji Lista: Referencje przeniesienia, która zawiera ostatnie numery przyporządkowane w odniesieniu do klucza firmy, aplikacji i pochodzenia.

Księgowanie transakcji magazynowych

Ponieważ przeniesiona transakcja magazynowa jest dostępna w Controllingu, ale nie została jeszcze zaksięgowana, konieczne jest rozpoczęcie księgowania.
Dostępne są następujące działania:

Przejmij i zaksięguj

Jeśli status transferu danych na to pozwala, w wyświetlonym oknie dialogowym można zaakceptować i opublikować wybrane operacje księgowania natychmiast lub w tle. Konwersja obiektów odbywa się dla przeniesionych kluczy biznesowych (np. wymiarów, rodzajów kosztów). Kwity wygenerowane bez błędów są przesyłane do serwera księgowania.

Przejmij

W przypadku tej akcji otwierane jest okno dialogowe, w którym można zaakceptować uruchomienie po zakończeniu, określając warunki działania aplikacji [Natychmiast] lub [W tle], o ile pozwala na to status transferu danych. Konwersja obiektów odbywa się tylko dla przeniesionych kluczy biznesowych (np. wymiarów, rodzajów kosztów).

Przeniesienie do innych aplikacji

W aplikacji Lista: Przebiegi księgować Controlling, akcje [Lista: Przeniesione dane księgowania] lub [Lista: Wprowadzone zapisy księgowe] można użyć do rozgałęzienia danych do aplikacji o tej samej nazwie.

Po wybraniu przebiegu księgowania akcja [Lista: Przeniesione dane księgowania] otwiera odpowiednią aplikację, w której wybrany przebieg księgowania jest również przyjmowany. W przeciwnym razie nie można wywołać aplikacji ze struktury menu. Za pomocą przycisku [Aktualizuj] wyświetlane są informacje należące do rekordu danych. Z tej aplikacji można użyć akcji [Wygenerowane dokumenty księgowe], aby przejść do aplikacji Wygenerowane dokumentu controllingu, za pomocą której można wywołać następujące akcje dla przebiegu księgowania, wyświetlić ich szczegóły i dalej je przetwarzać.

Akcja [Lista: Wprowadzone zapisy księgowe] otwiera aplikację o tej samej nazwie, w której można anulować, usunąć lub w inny sposób edytować zarejestrowane zgłoszenia dla wybranego cyklu zgłoszeń

Wygenerowane dokumentu controllingu

Aplikacja Wygenerowane dokumenty controllingu zapewnia przegląd dokumentów, które zostały utworzone w wyniku przeniesienia dokumentów przez operacje księgowania z pliku tymczasowego w Controllingu. Daje to szczegółowy przegląd i opcję kontroli wygenerowanych księgowań. Można na przykład sprawdzić przyporządkowanie opcjonalnych wymiarów danych ERP do wymiarów Controllingu pod kątem prawidłowych przyporządkowań (zakładka Opcjonalne wymiary).

Opcje analizy

Lista: Controlling

Oprócz standardowych analiz, funkcje controllingowe oferują również możliwość indywidualnego tworzenia analiz, raportów i porównań danych. W ten sposób dane z różnych obszarów, np. księgowości finansowej lub środków trwałych, ale także z ERP, mogą być zestawiane i porównywane z danymi planowania. Więcej informacji można znaleźć w artykule Lista: Controlling.

Raport: Definicje raportów

Aplikacja Raport: Definicje raportów jest dostępna w controllingu dla poszczególnych analiz. Dostęp do sald w Controllingu uzyskuje się poprzez zastosowany schemat wierszy i kolumn.

W przypadku zdefiniowanych raportów możliwe są tylko analizy z dwoma opcjonalnymi wymiarami. Jeśli nie spełnia to wymagań, należy użyć analizy BI.

Wskazówki i porady

Lista: Referencje przeniesienia

W tej aplikacji automatycznie zapisywane są (oprócz innych danych) ostatnie aktualne numery przelewów dla transakcji magazynowych dla każdej organizacji, a także data przelewu i ostatniego przetwarzania. Służą one jako informacja, które okresy zostały uwzględnione w poprzedniej transmisji danych i kiedy miało miejsce ostatnie przetwarzanie. W tym miejscu można również określić wartości początkowe, ponieważ w przeciwnym razie dane, które były wykorzystane wcześniej – ale nie są wymagane – mogą być również brane pod uwagę.

Nieudane zadania

W przypadku opcjonalnych wymiarów i obiektów (artykułów, zamówień sprzedaży, krajów itp.) z systemu ERP, których nie można przenieść, tworzony jest rekord błędu (więcej informacji w artykule Lista: Transfer wymiaru). Następnie można przeprowadzić ręczne przetwarzanie i ponownie przenieść dane.