Metoda not uznaniowych dostawcy

Przegląd tematów

Faktury zakupu finalizują faktyczny proces zakupu. Dostawca został poproszony w ramach zamówienia zakupu o świadczenie usługi poprzez dostarczenie zamówionych towarów materialnych lub niematerialnych. Zazwyczaj produkty są następnie dostarczane, a przyjęcie towarów z zakupów jest wprowadzane do magazynu. Jeśli takie towary zostaną ponownie odebrane we własnej firmie, pozycje zostaną zaksięgowane w zapasach.

Jeśli dostawca bierze udział w procedurze noty kredytowej, nie wysyła faktury. Zamiast tego firma otrzymująca produkty jest odpowiedzialna za księgowość. W takim przypadku faktura zakupu jest obliczana na podstawie danych z przyjęcia towarów i zamówienia zakupu i generowana w systemie odbiorcy faktury. Następnie faktura zakupu jest wysyłana do dostawcy (wystawcy faktury).

Jeśli oprócz faktury zakupu potrzebna jest dodatkowa faktura kosztowa, należy ją utworzyć ręcznie.

Niniejszy dokument opisuje proces generowania faktur zakupu w ramach metody noty uznaniowej.

Definicje terminów

Zamówienie zakupu

Zamówienie zakupu to prośba do dostawcy o wykonanie usług lub dostarczenie towarów w określonym czasie. Zamówienie zakupu może zawierać informacje o pozycji, cenie, ilości, dacie dostawy, warunkach płatności i dostawy oraz adresie dostawy. Zamówienia zakupu mogą być powiązane z zapytaniami ofertowymi dotyczącymi zakupu w systemie, a zatem mogą być częścią łańcucha dokumentów powiązanych.

Faktura zakupu

Faktura zakupu zawiera listę kwot do zapłaty za dostarczone lub jeszcze niedostarczone pozycje. Faktura zakupu jest zewnętrznym dokumentem, może być również notą kredytową.

Przyjęcie towarów

Dostawa przychodząca jest rejestrowana w systemie w dokumencie przyjęcia towarów, w którym określa się pozycję, ilość i datę odbioru towarów. Przyjęcia towarów zawsze mają odniesienie do zamówienia.

Faktury kosztów dodatkowych

Faktury kosztów dodatkowych są oddzielnymi fakturami wystawianymi przez dostawcę za dodatkowe koszty poniesione podczas dostawy, ale nie są uwzględnione bezpośrednio w cenie zakupu poszczególnych pozycji. Mogą to być na przykład koszty transportu, ubezpieczenia lub cła. Faktura kosztów dodatkowych odnosi się do dostawy. Nie musi ona jednak pochodzić od tego samego dostawcy.

Proces

Niniejszy rozdział opisuje proces metody noty uznaniowej.

Schemat procesu

Schemat procesu not uznaniowych dostawcy

Opis procesu

W przypadku zaksięgowania przyjęcia towarów, faktura zakupu zostanie automatycznie wygenerowana w oparciu o metodę noty uznaniowej po pomyślnym zaksięgowaniu całego przyjęcia towarów. Faktura obejmuje wszystkie pozycje odbioru towarów, których przypisane pozycje zamówienia zakupu są zadeklarowane dla metody noty uznaniowej.

Proces ten można również wykonać ręcznie. Może to być konieczne, np. jeśli faktura zakupu wygenerowana w oparciu o metodę noty uznaniowej została omyłkowo usunięta lub anulowana.

Etapy procesu:

1. Określona zostaje pozycja przyjęcia towaru i przypisane do niej zamówienie zakupu.
2. Przypisane pozycje zamówienia są weryfikowane: jeśli przypisana pozycja zamówienia zakupu podlega metodzie noty uznaniowej, taka pozycja będzie dalej przetwarzana. Jeśli nie, pozycja zostanie pominięta, a następne przypisanie zamówienia zostanie zweryfikowane pod tym kątem.
3. Sprawdzanie otwartej ilości niezafakturowanej: jeśli określona pozycja zamówienia ma otwartą ilość niezafakturowaną, będzie ona dalej przetwarzana. Jeśli nie, zostanie ona pominięta, a następne przypisanie zamówienia zostanie zweryfikowane pod tym kątem. Więcej informacji znajduje się w rozdziale Określanie ilości niezafakturowanej.
4. Weryfikacja nieopłaconych faktur zakupu: jeśli faktura zakupu została już otwarta w tym procesie, zostanie wygenerowana pozycja faktury zakupu, która zostanie utworzona dla istniejącej faktury zakupu. Więcej informacji na ten temat znajduje się w rozdziale Kryteria podziału. Jeśli nie, zostanie otwarta nowa faktura zakupu i zostanie wygenerowana pozycja faktury zakupu, która zostanie utworzona dla tej nowej faktury. Więcej informacji na ten temat znajduje się w rozdziale Generowanie nowej faktury zakupu.
5. Weryfikacja dalszych przypisanych pozycji zamówienia zakupu i dalszych pozycji przyjęcia towarów: jeśli na liście znajdują się kolejne pozycje zamówienia zakupu, zostaną one zweryfikowane (rozpoczynając od kroku 2 procesu). Jeśli na liście znajdują się kolejne pozycje przyjęcia towarów, zostaną one zweryfikowane (począwszy od kroku 1 procesu). Jeśli nie, obliczona zostanie kwota brutto otwartych faktur zakupu.
6. Jeśli funkcja automatycznego księgowania jest aktywna dla wykorzystywanego rodzaju faktury zakupu, faktura zostanie zaksięgowana automatycznie. W przeciwnym razie faktura zakupu musi zostać zaksięgowana ręcznie.
7. Jeśli zaksięgowanie faktury zakupu powiodło się, zaksięgowana faktura zakupu zostanie wydrukowana na podstawie określonych ustawień wyjściowych. Więcej informacji znajduje się w rozdziale Wydruk faktury zakupu.

Warunki metody noty uznaniowej

W tym rozdziale opisano, na jakich warunkach pozycje przyjęcia towarów i/lub podpisane pozycje zamówienia zakupu są zasadniczo deklarowane dla metody noty uznaniowej lub z niej wykluczane.

Włączenie i wyłączenie

Decyzja o tym, czy przyjęcie towarów zostanie zgłoszone do metody noty uznaniowej, tj. czy jedna lub kilka faktur zakupu wynika z przyjęcia towarów, opiera się wyłącznie na przypisanych pozycjach zamówienia zakupu.

Pozycja zamówienia zakupu może zostać zadeklarowana dla metody noty uznaniowej, jeśli wystawca faktury uczestniczy w procedurze noty uznaniowej w momencie tworzenia zamówienia zakupu.

Jeśli pozycja zamówienia zakupu może być zadeklarowana dla metody noty uznaniowej ze względu na odpowiednie ustawienie w danych podstawowych partnera dla wystawcy faktury, można zdecydować, czy rzeczywiście pozycja ma być dostarczona dla tej metody. Decyzję tę użytkownik podejmuje w polu Metoda not uznaniowych w edytorze pozycji zamówienia w zakładce Partner dostawy. Wartość dla tego pola pochodzi z danych podstawowych utworzonej pozycji.

Wyjątki

Jeśli chodzi o pozycję zestawu, zostanie ona uwzględniona tylko pod warunkiem, że zestaw został w pełni utworzony w przyjęciu towaru pod względem struktury. Oznacza to, że pozycja przyjęcia towaru musi być utworzona w strukturze tak samo jak pozycja zamówienia zakupu, tj. jedna pozycja podstawowa i wszystkie komponenty jako pozycje szczegółowe. Jeśli np. składnik zestawu zostanie utworzony jako pozycja podstawowa, ta pozycja przyjęcia towaru nie może zostać uwzględniona w metodzie noty uznaniowej.

Dodatkowy wyjątek może wystąpić w szczególnym przypadku:

• Pozycja przyjęcia towaru powoduje przekroczenie dostawy przypisanej pozycji zamówienia zakupu.
• Oddzielne faktury są wymagane w przypadku nadmiernych dostaw.
• Odpowiednia (częściowa) faktura zakupu już istnieje.

W takim przypadku system nie może zdecydować, czy ilość już przypisana do faktury zakupu ma być przypisana do ilości przekroczenia dostawy, czy do kwoty normalnej. Taka pozycja nie jest uwzględniana w metodzie noty uznaniowej.

Można to osiągnąć jedynie poprzez wcześniejszą ręczną interwencję użytkownika. Na przykład, jeśli użytkownik ręcznie usunie wcześniej wygenerowaną fakturę. W takim przypadku proces również musi być kontynuowany ręcznie.

Generowanie faktury zakupu

W tym rozdziale opisano sposób generowania faktury zakupu i pozycji faktury zakupu.

Określanie ilości niezafakturowanej

Jeśli pozycja jest zadeklarowana dla metody noty uznaniowej, należy określić ilość niezafakturowaną. Takie określenie ilości, która ma zostać uwzględniona z przypisania zamówienia zakupu w pozycji odbioru towarów, odbywa się w dwóch krokach:

1. Po pierwsze, sprawdzane jest, z punktu widzenia pozycji dokumentu, czy została ona już przypisana do jednej lub kilku faktur zakupu. Uwzględniana jest tylko ilość jeszcze nieprzypisana.
2. Następnie należy sprawdzić, z perspektywy pozycji zamówienia zakupu, czy ilość otrzymana dla tej pozycji zamówienia została już w pełni przypisana do jednej lub kilku faktur zakupu. Tylko jeśli istnieje otwarta ilość, która nie została jeszcze zafakturowana, należy uwzględnić bieżące przypisanie.

Jeśli dla pozycji zamówienia zakupu można określić niezafakturowaną ilość, może ona zostać rozliczona w nowej fakturze zakupu w wysokości ilości podpisanej w pozycji przyjęcia towarów, która nie została jeszcze uwzględniona w żadnej fakturze zakupu.

Przekroczenie ilości dostawy

Szczególnym przypadkiem jest sytuacja, w której pozycja przyjęcia towarów powoduje przekroczenie ilości dostawy pozycji zamówienia zakupu. W zależności od ustawień w danych dostawcy i/lub w aplikacji Konfiguracja, niezafakturowana ilość jest rozdzielana na różne faktury. Wyróżnia się następujące przypadki dla faktur dostawy nadwyżkowej:

• Brak osobnej faktury – podczas wystawiania faktury nie jest uwzględniane to, że przyjęcie towarów skutkuje nadmierną dostawą
• Oddzielna faktura dla każdej nadmiernej pozycji przyjęcia towarów
• Dodatkowa faktura dla innych kryteriów podziału – dodatkowa faktura zakupu, która podsumowuje nadmiernie dostarczone pozycje. Więcej informacji znajduje się w rozdziale Kryteria podziału.

Możliwe jest przechowywanie oddzielnych rodzajów faktur zakupu dla faktur z tytułu przekroczenia dostaw w aplikacji Konfiguracja oraz w danych dostawcy wystawcy faktury. W tym rodzaju faktury zakupu można zapewnić blokady płatności, zabronić automatycznego księgowania itp.

Kryteria podziału

W ramach metody noty uznaniowej nie ma żadnego problemu z otwarciem wielu faktur zakupu w tym samym czasie. Jeśli generowana jest nowa pozycja faktury zakupu, system sprawdza, czy taka pozycja może zostać zintegrowana z fakturą zakupu już wygenerowaną w tym procesie, czy też należy wygenerować nową fakturę zakupu.

Pozycje zostaną podsumowane na fakturze zakupu, jeśli spełnione zostaną następujące warunki.

• Organizacja zakupu jest taka sama
• Wystawca faktury jest ten sam.
• Termin płatności jest identyczny

We wszystkich innych przypadkach zostanie otwarta nowa faktura zakupu.

Generowanie nowej faktury zakupu

Aby wygenerować fakturę zakupu w oparciu o metodę noty uznaniowej, wymagane są dwie dodatkowe dane:

• Rodzaj faktury zakupu – dla każdej faktury zakupu, która ma zostać zidentyfikowana, wymagany jest rodzaj faktury zakupu. Na podstawie rodzaju akceptowane są ustawienia i wartości domyślne dla faktury zakupu.
• Numer dokumentu zewnętrznego – numer dokumentu zewnętrznego jest używany jako odniesienie do odbiorcy płatności dla konkretnej instrukcji płatności w rachunkowości finansowej w celu ustalenia, która faktura została opłacona. Zwykle numerem dokumentu zewnętrznego jest numer faktury określony na wysłanej fakturze. W ramach metody noty uznaniowej nie jest jednak wysyłana faktura wewnętrzna.

W przypadku pozycji zamówienia zakupu określa się, czy jest ona rozliczana metodą noty uznaniowej, czy nie. Obejmuje to dane dostawcy wystawcy faktury. Przyjęcie towarów następuje zwykle po pewnym czasie od utworzenia pozycji zamówienia zakupu. Jeśli wystawca faktury bierze udział w procedurze noty uznaniowej w momencie generowania faktury zakupu na podstawie pozycji zamówienia zakupu, rodzaj faktury zakupu i schemat numeracji dokumentów zewnętrznych zostaną określone na podstawie danych podstawowych partnera dostawcy i wykorzystane do wygenerowania faktury zakupu. W przeciwnym razie zostaną one pobrane z ustawień w aplikacji Konfiguracja. To samo dotyczy ewentualnych oddzielnych faktur z powodu nadmiernych dostaw.

Oprócz rodzaju faktury zakupu i numeru dokumentu zewnętrznego, w celu zaksięgowania faktury zakupu należy wypełnić określone pola danymi. Dane te są zazwyczaj tworzone na podstawie faktury wysłanej przez dostawcę i automatycznie wprowadzane do procedury noty uznaniowej:

• Data dokumentu zewnętrznego odpowiada odpowiedniej dacie bieżącej
• Termin płatności jest określany na podstawie danych podstawowych partnera (danych finansowych) odpowiedniego wystawcy faktury
• Data usługi odpowiada dacie przyjęcia towarów
• Kwota brutto jest obliczana na podstawie kwoty netto powiększonej o podatki

Generowanie pozycji faktury

Każde przypisanie zamówienia zakupu do pozycji przyjęcia towarów, które ma zostać uwzględnione, skutkuje pozycją faktury zakupu. Jeśli pozycja zamówienia zakupu jest przypisana do wielu pozycji, powstanie również wiele pozycji faktury zakupu.

Waluta faktury zakupu jest określana na podstawie waluty wystawcy faktury. Jeśli nie jest ona zgodna z walutą wskazaną w zamówieniu zakupu, waluta zostanie przeliczona na podstawie bieżącej daty.

Ponadto system generuje pozycje faktury zakupu z następującymi danymi:

• Numery pozycji są określane na podstawie schematu numeracji faktury zakupu.
• Opisy pseudoartykułów, które mogą już istnieć dla pozycji przyjęcia towarów, są akceptowane dla pozycji faktury zakupu.
• Wszystkie obliczenia dla pozycji faktury, takie jak np. obliczenie kwoty netto, są oparte na ilości do zafakturowania.

Kontrola

Jeśli w powiązanej pozycji zamówienia zakupu określono centrum kosztów lub jednostkę kosztową, zostanie zapisany rekord kontrolny.

Przypadki specjalne

Metoda noty uznaniowej obejmuje następujące przypadki specjalne.

Rabaty rzeczowe

W zamówieniu zakupu pozycja rabatu rzeczowego może być utworzona tylko jako pozycja szczegółowa do pozycji głównej lub wygenerowana poprzez określenie ceny.

Jeśli faktura zakupu zawiera pozycję rabatu rzeczowego, można ją zaksięgować tylko wtedy, gdy pozycja rabatu rzeczowego została utworzona jako pozycja szczegółowa do pozycji głównej. Możliwe jest jednak utworzenie pozycji rabatu rzeczowego jako pozycji głównej w przyjęciu towarów. W celu wygenerowania faktury zakupu, która może zostać zaksięgowana, dla takiej pozycji rabatu rzeczowego generowana jest dodatkowa pozycja główna, której ilość wynosi zero. Pozycja pozycji głównej jest taka sama jak w zamówieniu zakupu, a ilość jest ustawiona na zero. Pozycja rabatu rzeczowego jest generowana jako pozycja szczegółowa do tej dodatkowej pozycji głównej.

Zestawy

Cena netto poszczególnych komponentów jest obliczana na podstawie stosunku wartości między komponentami, który jest określony w pozycji zamówienia zakupu. Główna pozycja zestawu określa całkowitą cenę, która jest następnie przydzielana do pozycji szczegółowych na podstawie odpowiedniego stosunku.

To samo dotyczy obliczania premii i rabatu gotówkowego, tj. stosunek określony w zamówieniu zakupu określa, w jaki sposób wartość pozycji głównej ma zostać przypisana do pozycji szczegółowych.

Dane wyjściowe faktury zakupu

Jeśli faktura zakupu wygenerowana za pomocą metody noty uznaniowej została pomyślnie zaksięgowana, wówczas ta faktura zakupu jest wysyłana. Należy tutaj rozróżnić dwa przypadki:

• Jeśli faktura zakupu jest generowana za pomocą akcji Utwórz fakturę zakupu, ustawienia z odpowiednio otwartego okna dialogowego zostaną zaakceptowane w procesie, a dane wyjściowe będą zgodne z tymi ustawieniami.
• Jeśli faktura zakupu jest generowana automatycznie za pomocą akcji Zatwierdź przyjęcie towaru, zostaną określone odpowiednie ustawienia dla jej wydruku.

Aby wystawić fakturę zakupu, szablon dokumentu końcowego oznaczony jako wstępnie odroczony jest pobierany z danych dostawcy wystawcy faktury.

Na przykład następujące ustawienie powoduje, że dostawca otrzymuje wygenerowaną fakturę zakupu pocztą elektroniczną:

• Dane dostawcy wystawiającego fakturę wskazują, że jako preferowany szablon dokumentu końcowego dla faktury zakupu wybrano medium E-mail.
• Jako adres odbiorcy wskazano E-mail, służbowy.
• Preferowany adres mailowy został określony w polu E-mail, służbowy w danych podstawowych partnera.
• W przypadku ustawienia Odbiorca w szablonie dokumentu końcowego obowiązuje automatyczne pobranie wartości.

Jeśli pozostałe ustawienia w szablonie dokumentu końcowego są prawidłowe i jeśli można wygenerować i zaksięgować fakturę zakupu, faktura zakupu zostanie wysłana do dostawcy pocztą elektroniczną.