W wielu aplikacjach zarówno w obszarze zakupu, jak i sprzedaży dostępne jest pole Osoba kontaktowa, w którym może zostać wybrana lub wprowadzona osoba kontaktowa. Działanie pola opiera się na jednolitym mechanizmie – system automatycznie ustala wartość domyślną na podstawie danych podstawowych i prezentuje ją w interfejsie. Poniżej przedstawiono sposób, w jaki system identyfikuje odpowiednie kontakty. Wyjaśniono również, w jaki sposób można zastąpić, uzupełnić lub zmienić wartości domyślne. Dalsze informacje zawarte są w dokumentacji Osoba kontaktowa.
Definicja
Kontakt
Każdy wewnętrzny lub zewnętrzny partner typu osoba może być kontaktem przypisanym do innego partnera. Jeśli do partnera zostanie przypisany inny partner jako osoba kontaktowa, to otrzymuje on rolę partnera: osoba kontaktowa. Typ relacji osoba kontaktowa jest klasyfikowany jako podstawowy, zakupowy lub sprzedażowy – w zależności od kontekstu, w którym kontakt został wprowadzony.
Opis pola
W różnych aplikacjach do opracowywania dokumentów dostępne jest pole o nazwie Osoba kontaktowa, w którym można przypisać osobę kontaktową do innego partnera. Pole osoba kontaktowa składa się z dwóch pól:
Partner — w polu Partner wybierana jest identyfikacja kontaktu lub prezentowana jest wartość domyślna. Pole to nie posiada odrębnej etykiety.
Nazwa — pole Nazwa to pole tekstowe. Można w nim wprowadzić indywidualną nazwę lub system zaproponuje nazwę partnera z pierwszego pola jako wartość domyślną. To pole również nie ma osobnej etykiety.
Wartości domyślne
Wartości domyślne są wyznaczane na podstawie danych podstawowych partnera.
Określenie wartości domyślnej w polu Partner
Osoby kontaktowe są zawsze powiązane z innym partnerem. Może to być partner wewnętrzny (organizacja) lub partner zewnętrzny (klient lub dostawca). W przypadku zmiany powiązanego partnera, system ponownie wyznacza właściwą osobę kontaktową na podstawie danych podstawowych partnera. Wartość domyślna zależy od typu aplikacji (zakupowej lub sprzedażowej) oraz od przypisanej do niej organizacji. Zazwyczaj wartością domyślną jest osoba kontaktowa oznaczona w danych podstawowych jako preferowana. Jeżeli taka informacja nie została zdefiniowana, system wybiera pierwszą dostępną osobę kontaktową. W przypadku braku możliwości wyznaczenia wartości domyślnej pole zostaje wyczyszczone.
Określenie wartości domyślnej w polu Nazwa
W przypadku zmiany wartości w pierwszym polu Partner, czy to automatycznie przez system, czy ręcznie, system proponuje nazwę kontaktu na podstawie danych podstawowych. Jest to jednoliniowy tekst, który może składać się z kilku elementów, np. tytułu, imienia oraz nazwiska. Jeśli pole Partner zostanie wyczyszczone, pole Nazwa również zostaje automatycznie wyczyszczone. W sytuacji, gdy wartość w polu Partner nie ulega zmianie, możliwe jest ręczne wprowadzenie dowolnego tekstu w polu Nazwa. Pozwala to np. zastąpić nazwę partnera, który nie figuruje w systemie, lub uzupełnić bądź poprawić istniejącą nazwę.
Dozwolone osoby kontaktowe
We wszystkich rozpatrywanych aplikacjach obowiązuje zasada, że dopuszczalne są nie tylko osoby kontaktowe przypisane do danego obszaru (zakupów lub sprzedaży), ale również te ogólne oraz należące do innego obszaru. Warunkiem korzystania z osób kontaktowych pochodzących z innego obszaru jest to, aby dana organizacja sprzedażowa pełniła jednocześnie rolę organizacji zakupowej – i odwrotnie. Rozwiązanie to okazuje się szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy zmienia się rola osoby kontaktowej w zewnętrznej firmie, lecz dane podstawowe nie zostały jeszcze zaktualizowane.
