Procedury: Księgowania w księdze głównej

Aplikacja Księgowania w księdze głównej umożliwia wprowadzanie i księgowanie różnych procesów w oknie dialogowym. Każdy proces rejestrowany jest dla kodu transakcji, definiującego ogólny typ księgowania poprzez przypisany typ transakcji. Przykładowo możliwe jest wprowadzanie faktur, not kredytowych, płatności, ręcznych księgowań otwarcia, zbiorczych przelewów kont oraz ręcznych przeszacowań walut. W zależności od typu księgowania stosowane są różne procedury i działania.

Artykuł zawiera procedury korzystania z aplikacji, instrukcje oraz przykłady procesów księgowania, takich jak wprowadzanie i przetwarzanie faktur wychodzących czy płatności przychodzących. Zawarto również informacje dotyczące okresowych księgowań oraz tworzenia i wykorzystywania przykładowych dokumentów. Opisy procesów ograniczono do niezbędnych wpisów.

Opis zakładek i pól aplikacji znajduje się w dokumencie Księgowania w księdze głównej. Ustawienia okna dialogowego opisano w dokumencie Wprowadzenie: Księgowania w księdze głównej.

Procedury ogólne

Procedury ogólne mają zastosowanie do wszystkich procesów księgowania. Rejestrowanie różnych procesów opisano w rozdziale Procesy księgowania.

Księgowania mogą być wprowadzane jako nowe lub powielane z istniejących. Istniejące księgowania można edytować, usuwać, odraczać lub anulować. Wpisy można wyszukiwać i wybierać za pomocą paska nawigacji lub aplikacji Lista: Wprowadzone zapisy księgowe- Księgowość finansowa.

Można również ustawić potwierdzenie tego procesu za pomocą okna dialogowego. Jeśli pojawi się okno dialogowe, przycisk OK w oknie dialogowym ma takie samo znaczenie jak akcja Księguj i rozpocznij nowe. Z drugiej strony przycisk Zapisz i zaksięguj tylko jest odpowiednikiem akcji Księguj dokument. Aby uzyskać więcej informacji, należy zapoznać się z artykułem Ustawienia księgowania rachunkowości finansowej.

Wprowadzenie nowego księgowania

Procedura

1. Należy przejść do sekcji Księgowość finansowa w menu standardowym i wybrać aplikację Księgowania w księdze głównej

2. Użytkownik wprowadza rodzaj transakcji, dla której ma zostać wprowadzone księgowanie. Rodzaj transakcji należy wybrać za pomocą pomocy uzupełniania wartości w polu Rodzaj transakcji

3. Należy użyć przycisku Nowy na standardowym pasku narzędzi, aby wybrać funkcję Nowy. Użytkownik wprowadza nowe księgowanie w dostępnych polach edytora księgowań. W przypadku braku danych podstawowych (np. numeru konta, kodu podatkowego, centrum kosztów itp.), należy utworzyć brakujące dane bezpośrednio w aplikacji danych podstawowych.

4. Po wprowadzeniu wszystkich danych użytkownik przenosi księgowanie do tabeli pozycji księgowania. W tym celu należy nacisnąć przycisk Zastosuj lub klawisz Enter.

5. Po zakończeniu wprowadzania danych, użytkownik zapisuje księgowanie, klikając przycisk Zapisz na standardowym pasku.

6. Po zapisaniu księgowania, użytkownik księguje je za pomocą roli akcji. Jeśli to konieczne, użytkownik może natychmiast rozpocząć wprowadzanie nowego księgowania, korzystając z opcji Księguj i rozpocznij nowe. Szczegóły tych działań opisane są w artykule Księgowania w księdze głównej w rozdziale Działania związane z aplikacją.

Powielanie księgowania

Nowe księgowanie może zostać powielone z istniejącego, jeśli tylko niektóre szczegóły wymagają zmiany.

Procedura

1. Należy otworzyć istniejące księgowanie, które ma zostać powielone.

2. Użytkownik wybiera Duplikuj, aby powielić księgowanie z tym samym rodzajem transakcji z istniejącego księgowania.
   Użytkownik wybiera Duplikuj rozszerzone, aby powielić księgowanie z innym rodzajem transakcji tego samego typu z istniejącego księgowania. Funkcja ta otworzy okno dialogowe, w którym użytkownik określa rodzaj transakcji, w którym ma zostać zduplikowane istniejące księgowanie.

3. Na podstawie ustawień w rodzaju transakcji, system tworzy nowe księgowanie z danymi istniejącego księgowania.

4. Z tabeli pozycji księgowania należy przenieść wiersz do edytora księgowań, klikając go dwukrotnie.

5. Użytkownik zmienia lub dodaje dane księgowania zgodnie z dokumentem, który ma zostać zaksięgowany.

6. Nowe księgowanie należy przenieść do tabeli pozycji księgowania, naciskając przycisk Akceptuj lub klawisz Enter.

7. Nowe księgowanie należy zapisać za pomocą przycisku Zapisz.

8. Po zapisaniu, użytkownik księguje nowy dokument

Edycja wpisu

Edycja lub zmiana wpisu jest możliwa tylko wtedy, gdy wpis nie został jeszcze zaksięgowany. Zmiana księgowania może być konieczna z różnych powodów, np. w celu przypisania innego centrum kosztów, skorygowania warunków płatności lub zaksięgowania księgowania, które zostało przełożone.

Procedura

1. Należy otworzyć okno dialogowe księgowania.

2. Należy otworzyć księgowanie, które ma zostać edytowane.

   • Księgowanie jest wyświetlane w tabeli pozycji księgowania.

3. Użytkownik wybiera pozycję do edycji, klikając ją dwukrotnie w edytorze księgowań lub wprowadza nową pozycję księgowania. Jeśli pozycja nie jest już potrzebna, można ją usunąć za pomocą przycisku Usuń na pasku menu edytora wpisów.

4. Należy przenieść zmiany do istniejącej pozycji księgowania lub nowo wprowadzonej pozycji w tabeli pozycji. W tym celu należy nacisnąć przycisk Akceptuj lub klawisz Enter.

5. W razie potrzeby użytkownik zapisuje zmiany za pomocą przycisku Zapisz na standardowym pasku narzędzi.

   • W przypadku odroczonego odbioru, status księgowania zostanie zmieniony na wartość W realizacji.

6. Należy zatwierdzić edytowane księgowanie (krok 6 Zatwierdź księgowanie w sekcji Wprowadzenie nowego księgowania).

Usuwanie księgowań

W oknie dialogowym księgowania możliwe jest usunięcie księgowań, które zostały zapisane, ale jeszcze nie zostały zaksięgowane.

Procedura

1. Należy otworzyć okno dialogowe księgowania.

2. Należy otworzyć wpis, który ma zostać usunięty.

3. Użytkownik klika przycisk Usuń na standardowym pasku narzędzi.

   • Otworzy się okno dialogowe, w którym należy potwierdzić usunięcie przyciskiem Tak.

Odroczenie księgowania dokumentu

Zapisane wpisy mogą zostać odroczone do późniejszego przetworzenia. Księgowanie jest odkładane za pomocą roli akcji z akcją Odrocz dokument lub Odrocz i rozpocznij nowe.

Procedura

1. Należy otworzyć okno dialogowe księgowania.

2. Należy otworzyć księgowanie, które ma zostać odroczone.

3. Użytkownik używa roli akcji, aby wybrać akcję Odrocz księgowanie lub Odrocz i rozpocznij nowe.

   • System zmieni status księgowania na Odroczony dokument i użytkownik może, w razie potrzeby, rozpocząć nowe księgowanie.

Więcej informacji na temat tego działania można znaleźć w artykule Księgowania w księdze głównej w rozdziale Działania związane z aplikacją.

Anulowanie księgowania

Księgowanie, które zostało już zaksięgowane, może zostać anulowane za pomocą akcji Anuluj dostępnej w roli akcji.

Procedura

1. Należy otworzyć okno dialogowe księgowania
2. Należy otworzyć istniejące wpis, które ma zostać anulowane
3. Należy wybrać akcję Anuluj

• • System zmieni status delegowania na wartość W realizacji

4. Należy zapisać dokument
5. Należy zaksięgować dokument

Więcej informacji na temat tego działania można znaleźć w artykule Księgowania w księdze głównej w rozdziale Działania związane z aplikacją.

Procesy księgowania

W tym rozdziale opisano różne procesy księgowe. Zawiera on szczegółowe informacje o tym, jak postępować przy wprowadzaniu faktury wychodzącej, faktury w podziale podatkowym, noty uznaniowej, płatności lub rozliczenia rozrachunku.

Faktury

Aby wprowadzić fakturę, należy wybrać rodzaj transakcji typu Faktura. Ten rodzaj transakcji stosowany jest zarówno do faktur przychodzących, jak i wychodzących. Typ transakcji Faktura określa, że nie rejestruje się żadnych przesyłek rzeczowych. Konto osobiste (dłużnika lub wierzyciela) musi być zawsze uwzględnione jako konto w księgowaniu wiodącym.

Każde księgowanie na koncie osobistym musi być zarejestrowane z kodem podatkowym. Kod podatkowy stosowany jest do określenia sytuacji podatkowej (np. opodatkowane xx%, zwolnione z podatku 0%, niepodlegające opodatkowaniu, krajowe, UE, kraj trzeci itp.). Na podstawie kodu podatkowego nie tylko określany jest podatek zawarty w fakturze i automatycznie księgowany na koncie podatkowym, ale także wartości związane z podatkiem (podstawa opodatkowania i kwota podatku) są wykazywane w odpowiedniej linii w formie zwrotu zaliczki VAT.

Po zaksięgowaniu dokumentu faktury, na odpowiednim koncie osobistym tworzona jest nowa otwarta pozycja.

Przykład prostej faktury wychodzącej

Faktura: 92006
Data dokumentu: 08.09.2015

Klient A
Konto: 110000

Suma netto: 1.100,00 €
VAT (19%): 209,00 €
Razem: 1.309,00 €

Zapisy księgowe

Procedura

1. Należy wybrać żądany kod transakcji typu Faktura w dzienniku księgowań i rozpocząć nowe księgowanie za pomocą przycisku Nowy.
2. Należy wybrać numer dokumentu i datę z faktury, a następnie wprowadzić je w odpowiednich polach.
3. Należy wprowadzić numer partnera klienta w polu Konto oraz odpowiedni kod podatkowy w polu Kod podatkowy.
4. Należy wprowadzić kwotę faktury w polu Kwota księgowania.
5. Wskaźnik obciążenia / uznania zawsze odnosi się do konta wprowadzonego w polu Konto. Ponieważ dotyczy faktury wychodzącej, konto klienta jest księgowane w debecie.
6. Należy wprowadzić odpowiednie konto księgowe (tutaj konto przychodów) jako konto przeciwstawne.
7. Po wprowadzeniu wszystkich danych do dialogu księgowania, należy przenieść księgowanie do tabeli pozycji księgowania za pomocą przycisku Akceptuj lub klawisza Enter.
8. Wprowadzony podatek (tutaj w wysokości 209,00 euro) jest obliczany na podstawie kodu podatkowego i automatycznie księgowany przez program na odpowiednim koncie podatkowym (tutaj 177000).

Przykład faktury jako podzielonego księgowania

Każda faktura może być również zarejestrowana jako podzielone księgowanie. Za pomocą podzielonego księgowania dokument można rozdzielić na dowolną liczbę kont księgowych, rozszerzeń (centra kosztów, jednostki kosztów itp.) lub kodów podatkowych. Podzielone księgowanie zawsze składa się z księgowania wiodącego i co najmniej jednego księgowania rozdzielczego. Program księgujący sprawdza prawidłowe rozwiązanie księgowania, gdy tylko księgowanie powinno zostać zaksięgowane za pośrednictwem roli akcji. Dla każdego rozwiązania lub częściowego księgowania można zapisać oddzielny tekst księgowania w celu zapisania dalszych wyjaśnień dotyczących księgowania. Dla każdego podzielonego księgowania można również zdecydować, czy jest ono objęte rabatem, czy nie.

W tym przykładzie faktura wychodząca powinna zostać zaksięgowana w formie podzielonego księgowania. Pozycje z różnymi artykułami są wymienione na fakturze. Przychody są księgowane na oddzielnych kontach przychodów.

Faktura: 92007
Data dokumentu: 08.09.2015

Klient A
Konto: 110000

Suma netto: 2.500,00 €
VAT (19%): 475,00 €
Razem: 2.975,00 €

Zapisy księgowe:

Procedura

1. Należy wybrać żądany kod transakcji typu Faktura w dzienniku księgowań i rozpocząć nowe księgowanie za pomocą przycisku Nowy.

2. Należy pobrać numer dokumentu i datę z faktury i wprowadzić je w odpowiednich polach.

3. Należy wprowadzić numer partnera klienta w polu Konto.

4. Należy wprowadzić kwotę brutto (2 975,00 €) w polu Kwota księgowania oraz odpowiedni kod podatkowy w polu Kod podatkowy.

5. Wskaźnik obciążenia/uznania odnosi się do konta wprowadzonego w polu Konto. Ponieważ księgowanie dotyczy faktury wychodzącej, konto klienta jest księgowane na debet.

6. Pole Konto przeciwstawne należy pozostawić puste, ponieważ dokument ma zostać rozdzielony na różne konta przeciwstawne.

7. W razie potrzeby można wprowadzić dodatkowe informacje, takie jak tekst księgowania.

8. Należy użyć przycisku Akceptuj lub klawisza Enter, aby przenieść księgowanie do tabeli pozycji księgowania.
   Kwota netto faktury staje się dostępna w edytorze księgowania do dalszego przetwarzania.

9. Należy wprowadzić numer konta przychodów w polu Konto.

10. Należy wprowadzić kwotę netto zgodnie z dokumentem w polu Kwota księgowania.

11. Pole Kod podatkowy nie może być modyfikowane – stosowany jest kod wprowadzony w księgowaniu wiodącym.

12. W razie potrzeby można wprowadzić tekst księgowania lub inne dane pomocnicze.

13. Należy zatwierdzić wpis w tabeli pozycji księgowania przyciskiem Akceptuj lub klawiszem Enter.
    Księgowanie pojawia się w tabeli pozycji i może zostać ponownie otwarte do edycji poprzez dwukrotne kliknięcie.
    Księgowanie podatku naliczonego zostaje wykonane automatycznie na podstawie wprowadzonego kodu podatkowego.

14. Należy rozpocząć kolejne księgowanie, powtarzając kroki od sekcji Wprowadzenie konta przychodów

Przykład faktury jako księgowania z podziałem podatku

Wprowadza się księgowanie z podziałem podatku, jeśli dokument (faktura), który ma zostać zaksięgowany, zawiera różne stawki podatku od sprzedaży. Całkowita kwota brutto musi zostać rozliczona za pomocą kilku księgowań. Podobnie jak w przypadku wcześniejszego księgowania z podziałem, możliwe jest również księgowanie z podziałem podatku z różnymi kompensującymi kontami lub wymiarami (kontami, jednostkami kosztów itp.).

W poniższym przykładzie faktura wychodząca powinna zostać zaksięgowana w formie księgowania z podziałem podatku. Pozycje z różnymi artykułami i różnymi stawkami podatkowymi są wymienione na fakturze.

Faktura: 92008
Data dokumentu: 08.09.2015

Klient A
Konto: 110000

Suma netto: 1.080,00 €
VAT 19% z 1.000,00 €: 190,00 €
VAT 7% z 80,00 €: 5,60 €
Razem: 1.275,60 €

Zapisy księgowe:

Procedura

1. Należy wybrać żądany kod transakcji typu Faktura w dzienniku księgowań i rozpocząć nowe księgowanie za pomocą przycisku Nowy.

2. Należy pobrać numer dokumentu i datę z faktury i wprowadzić je w odpowiednich polach.

3. Należy wprowadzić numer partnera klienta w polu Konto.

4.  Należy wprowadzić całkowitą kwotę podatku zgodnie z dokumentem dla wiodącego księgowania. Pole Kod podatkowy należy pozostawić puste, ponieważ są to podatki o różnych stawkach procentowych. Alternatywnie, kwotę podatku można pozostawić pustą, jeśli określony zostanie typ podatku wejściowego Oblicz z pozycji na zakładce Podatki.

5. Należy wprowadzić kwotę brutto faktury w polu Kwota księgowania.

6. Wskaźnik obciążenia/uznania odnosi się do konta wprowadzonego w polu Konto. Ponieważ dokument dotyczy faktury wychodzącej, konto klienta jest księgowane na debet.

7. Należy pozostawić pole Konto przeciwstawne puste, ponieważ dokument ma być rozdzielony na różne konta przeciwstawne.

8. W razie potrzeby należy wprowadzić dodatkowe informacje, takie jak tekst księgowania.

9. Należy przenieść pozycję wiodącą do tabeli pozycji księgowania za pomocą przycisku Akceptuj lub klawisza Enter.
   Kwota netto faktury staje się dostępna w edytorze księgowania do dalszego przetwarzania.

10. Należy wprowadzić numer konta pierwszego konta przychodów w polu Konto.

11. Należy wprowadzić kwotę netto podaną dla konta zgodnie z dokumentem.

12. W przypadku księgowania rozwiązania należy wprowadzić odpowiedni kod podatkowy w polu Kod podatkowy.

13. Należy wprowadzić dodatkowe informacje, takie jak tekst księgowania.

14. Należy przenieść księgowanie korygujące do tabeli pozycji księgowania, naciskając przycisk Akceptuj lub klawisz Enter.
    Księgowanie jest wyświetlane w tabeli i można je przenieść z powrotem do edytora księgowania w celu wprowadzenia poprawek za pomocą dwukrotnego kliknięcia.

15. Należy wprowadzić kolejne częściowe księgowanie w ten sam sposób, zaczynając od kroku 9.

16. Księgowanie podatku odbywa się automatycznie dla każdej pozycji księgowania na podstawie wprowadzonego kodu podatkowego.
    Gdy dokument jest księgowany przy użyciu roli akcji, system sprawdza, czy dokument został otwarty. Między innymi suma podatków z wprowadzonych księgowań jest porównywana z kwotą podatku z wiodącego księgowania.

Przykład faktury wychodzącej w walucie obcej

Można również użyć kodów transakcji typu Faktura do rejestrowania faktur wychodzących i przychodzących w walucie obcej. Każda faktura w walucie obcej może być również rejestrowana jako podzielone księgowanie.

Aby wprowadzić dokumenty w walucie obcej, odpowiednia waluta obca musi zostać utworzona jako rekord danych podstawowych. Ponadto konieczne jest przechowywanie kursów wymiany dla waluty obcej, ponieważ kurs wymiany nie musi być określany podczas wprowadzania księgowań w walucie obcej. Jest on określany przez system na podstawie daty dokumentu i zastosowanego kursu wymiany. Jeśli kurs jest określony, musi być taki sam we wszystkich podrzędnych księgowaniach dokumentu. Szczegółowe informacje na temat walut, kursów wymiany i stosowanych kursów wymiany można znaleźć w artykule odpowiedniej aplikacji danych podstawowych.

W poniższym przykładzie prosta faktura wychodząca powinna zostać wprowadzona w walucie obcej (tutaj USD).

Faktura: 92009
Data dokumentu: 08.09.2015

Klient USA
Konto: 112000

Suma netto: 1.500,00 $
Razem: 1.500,00 $

Zapisy księgowe:

Kurs wymiany: 1,1041 € = 1.358,57 €

Procedura

1. Należy wybrać żądany kod transakcji typu Faktura w dzienniku księgowań i rozpocząć nowe księgowanie za pomocą przycisku Nowy.

2. Należy wybrać numer dokumentu oraz datę z faktury i wprowadzić je w odpowiednich polach.

3. Należy wprowadzić numer partnera klienta w polu Konto.

4. Należy wprowadzić odpowiedni kod podatkowy w polu Kod podatkowy.

5. Należy wprowadzić kwotę faktury w walucie i odpowiedni kod waluty (np. USD) w polu Kwota księgowania.

6. Wskaźnik obciążenia/uznania zawsze odnosi się do konta wprowadzonego w polu Konto. Ponieważ dokument dotyczy faktury wychodzącej, konto klienta jest księgowane w debecie.

7. Należy wprowadzić odpowiednie konto przychodów w polu Konto przeciwstawne.

8. Kurs wymiany zapisany dla kodu waluty jest dostępny w polu Kurs wymiany i w razie potrzeby może zostać nadpisany. Na podstawie kursu wymiany program określa kwotę, która ma zostać zaksięgowana w walucie lokalnej.

9. Należy wprowadzić dodatkowe informacje, takie jak tekst księgowania, jeśli to konieczne.

10. Po wprowadzeniu wszystkich danych do dialogu księgowania, należy przenieść księgowanie do tabeli pozycji księgowania za pomocą przycisku Akceptuj lub klawisza ENTER.

Płatności

Aby wprowadzić płatności, należy wybrać kod transakcji typu Płatności. Kod ten może być używany zarówno dla płatności przychodzących, jak i wychodzących. Typ transakcji Płatności wskazuje, że nie można rejestrować żadnych przesyłek rzeczowych. Podczas wprowadzania dokumentu płatności, faktury, na które płatność ma wpływ, należy przypisać za pomocą okna dialogowego przypisania rozrachunku, aby mogły zostać rozliczone razem z płatnością.

Okno dialogowe przypisania jest wywoływane automatycznie, jeśli odpowiednie ustawienie jest określone w używanym rodzaju transakcji. Szczegóły dotyczące tego ustawienia znajdują się w artykule Rodzaje dokumentów księgowych. Alternatywnie, okno dialogowe przypisania można otworzyć za pomocą kombinacji klawiszy  Alt + strzałka w dół w polu Przyporządkowanie rozrachunku na odpowiedniej karcie.

Okno dialogowe przydziału umożliwia wybór wszystkich otwartych pozycji określonego konta osobistego, które nie zostały uwzględnione w propozycji płatności. Wybrane otwarte pozycje mogą być przetwarzane w przypadku różnic w płatnościach. Jeśli płatność zostanie dokonana w terminie, np. z tytułu przyznanych rabatów, różnice zostaną automatycznie uwzględnione w przydziale. Szczegółowy opis okna dialogowego przydziału dostępny jest w artykule Dialog przyporządkowania rozrachunku.

W przypadku różnic w płatnościach między wybranymi otwartymi pozycjami a całkowitą kwotą płatności, możliwe są różne procedury reagowania na różnice w płatnościach.

Jeśli różnice są niewielkie, mogą zostać automatycznie zaksięgowane podczas księgowania płatności. Szczegółowy opis procesu automatycznego księgowania odpisów znajduje się w dokumencie Automatyczne wyksięgowanie, który zawiera informacje o ustawieniach niezbędnych do automatycznego księgowania drobnych różnic.

Jeśli automatyczne księgowanie nie jest możliwe, należy wprowadzić pozycję księgowania lub ogólne księgowanie odpowiadające różnicy dla otwartych pozycji, które to dotyczy, w celu ich zaksięgowania razem z dokumentem.

Jeśli różnica nie zostanie zaksięgowana, otwarta pozycja pozostanie z różnicą jako saldem.

Przykład płatności przychodzącej

Poniżej należy zaksięgować płatność przychodzącą widoczną na wyciągu bankowym.

Klient płaci w okresie rabatowym, do którego jest uprawniony. Zgodnie z warunkami płatności, wszystkie poszczególne kwoty faktur podlegają 3% rabatowi.

Procedura

1. W oknie dialogowym księgowania należy wybrać odpowiedni kod transakcji typu Płatności
   Nowe księgowanie należy rozpocząć za pomocą przycisku Nowy
2. Należy pobrać numer dokumentu (numer wyciągu) oraz datę z wyciągu bankowego. Dane należy wprowadzić w odpowiednich polach
3. W polu Konto należy wprowadzić numer rachunku bankowego
4. W polu Kwota księgowania należy wprowadzić całkowitą kwotę płatności
5. Wskaźnik obciążenia/uznania odnosi się do rachunku wskazanego w polu Konto. W przypadku płatności przychodzącej rachunek bankowy księgowany jest w debecie.
6. W polu Konto przeciwstawne należy wprowadzić numer konta osobistego klienta (dłużnika)
7. Po wprowadzeniu wymaganych danych, a opcjonalnie również tekstu księgowania, należy przenieść delegowanie do tabeli pozycji księgowania. W tym celu należy użyć przycisku Akceptuj lub klawisza ENTER.
8. Program automatycznie przełącza się do zakładki Przyporządkowanie rozrachunku. Jeśli okno dialogowe przypisania nie otworzy się automatycznie, należy użyć skrótu Alt + strzałka w dół w polu Przyporządkowanie rozrachunku

W oknie dialogowym wyświetlane są wszystkie otwarte pozycje klienta

Przyporządkowanie rozrachunku

9. Należy wybrać otwarte pozycje, które mają zostać przypisane do dokumentu płatniczego

10. Należy użyć przycisku Przypisz, aby przenieść otwarte pozycje do tabeli pozycji księgowania dokumentu płatniczego. Jednocześnie okno dialogowe przypisania zostanie zamknięte

11. Po zaksięgowaniu płatności przychodzącej przypisane otwarte pozycje zostaną wyczyszczone

Przykład płatności przychodzącej z różnicą

Poniżej należy zaksięgować płatność przychodzącą widoczną na wyciągu bankowym. Klient płaci w okresie rabatowym, do którego jest uprawniony.

Zestawienie konta
Deutsche Bank
BLZ: 29050120
Konto: 0874113500
Numer zestawienia: 246

Faktura wychodząca 92008 powinna zostać uregulowana tą płatnością. Po odjęciu 3% rabatu pozostała do rozliczenia kwota wynosi 1.237,33 euro.

Procedura wprowadzania potwierdzenia płatności odpowiada początkowo procedurze opisanej dla kroków od 1 do 8 w sekcji Przykład płatności przychodzącej.

Inna procedura

1. Należy wybrać rozrachunek, który ma zostać przypisany do dokumentu płatniczego

Przyporządkowanie rozrachunku

• Jeśli dokument płatniczy zostanie zaksięgowany po przypisaniu otwartej pozycji (tutaj 92008), przypisana faktura rozrachunku wykaże saldo równe różnicy (tutaj 7,33 euro) między bieżącą kwotą rozliczenia (1 275,60 – 38,27 = 1 237,33 euro) a kwotą płatności w wysokości 1 230,00 euro.

Wyświetlenie rozrachunku

Dopóki dokument płatności nie został jeszcze zaksięgowany, okno dialogowe księgowania oferuje różne procedury przetwarzania różnic płatności w ramach dokumentu. Można zaksięgować różnicę na poziomie rozrachunku poprzez księgowanie rozrachunku lub na poziomie konta poprzez księgowanie ogólne.

Odpisanie rozrachunku

Za pomocą tej funkcji dla otwartej pozycji wprowadzana jest linia odpisu dla kwoty różnicy.

Procedura

1. W oknie dialogowym przypisania należy wybrać otwarte pozycje, które mają zostać przypisane do dokumentu płatniczego. Pola kwot Korekta i Potrącenia są dostępne do wprowadzenia dla wybranych pozycji.
2. Należy zmienić kwoty tak, aby kwota korekty odpowiadała wprowadzonej kwocie płatności

• W tym przypadku kwota kompensaty za fakturę rozrachunek (92008) została skorygowana do kwoty płatności w wysokości 1 230,00 euro.

3. Należy użyć przycisku Przypisz, aby przenieść zaznaczone otwarte pozycje do dziennika księgowania
   Pozycję otwartą należy przenieść do tabeli pozycji w edytorze księgowań poprzez podwójne kliknięcie
   
4. Na pasku menu edytora księgowania należy wybrać akcję Księgowanie rozrachunku za pomocą roli akcji Zarejestruj nowe księgowanie rozrachunku
   Program otworzy nową pozycję w edytorze księgowania i przełączy się na kartę główną
   
5. W polu Konto należy wprowadzić odpowiednie konto wydatków dla kwoty księgowania.
   W polu Kwota należy wprowadzić różnicę, która ma zostać zaksięgowana oraz, jeśli to konieczne, kod podatkowy. W tym momencie dostępne są wszystkie informacje wymagane do zaksięgowania.
   
6. Jeśli konieczne, można teraz wprowadzić dodatkowe informacje, takie jak tekst księgowania
   
7. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy przenieść pozycję do tabeli pozycji za pomocą przycisku Akceptuj lub klawisza ENTER

8. Po zaksięgowaniu dokument zostanie rozliczony poprzez płatność i odpis, a rozrachunek zostanie zamknięty

Odpis ogólny

Odpis ogólny wprowadza się na poziomie pozycji konta podrzędnego. Różnica nie jest przypisywana do rozrachunku.

Procedura

1. W oknie dialogowym przypisania należy zaznaczyć otwarte pozycje, które mają zostać przypisane do dokumentu płatniczego.
   Nie będą wprowadzane żadne zmiany w kwotach służących do wyrównania i odliczeń.
2. Należy kliknąć przycisk Przypisz, aby przenieść zaznaczone pozycje do dziennika księgowania.
3. W edytorze księgowania, w tabeli pozycji, należy za pomocą podwójnego kliknięcia przejąć pozycję konta osobistego.
4. Na pasku menu edytora należy wybrać akcję Utwórz ogólne wyksięgowanie, używając przycisku Zapisz.
   Program automatycznie otworzy nową pozycję i przełączy widok na kartę główną.
5. W polu Konto należy wprowadzić odpowiednie konto kosztowe.
   W polu Kwota należy sprawdzić sugerowaną różnicę do zaksięgowania. W razie potrzeby należy także wprowadzić kod kontrolny.
6. Można wprowadzić dodatkowe informacje, takie jak tekst księgowania.
7. Po wprowadzeniu danych należy zatwierdzić pozycję przyciskiem Akceptuj lub klawiszem ENTER, co spowoduje przeniesienie pozycji do tabeli pozycji.
8. Po zaksięgowaniu dokumentu różnica na koncie osobistym zostanie automatycznie zaksięgowana i rozrachunek zamknięty.

Noty kredytowe

Noty kredytowe wprowadza się za pomocą kodów transakcji typu Kredyt. Możliwe jest wprowadzenie not kredytowych z kwotą ujemną albo z odpowiednim wskaźnikiem odwróconego obciążenia lub uznania. Notę kredytową można przypisać bezpośrednio do istniejącej faktury, co umożliwia jej bezpośrednią wypłatę.

W przypadku wprowadzenia noty kredytowej bez przypisania jej do faktury, na koncie osobistym tworzona jest nowa otwarta pozycja. Pozycję tę można rozliczyć z odpowiednią fakturą w późniejszym terminie, korzystając z funkcji Rozliczenie rozrachunku. Szczegółowy opis działania funkcji znajduje się w sekcji Rozliczenie rozrachunku.

Przykład noty kredytowej z rozrachunkiem

W tym przykładzie zwykły kredyt powinien zostać zaksięgowany z kwotą ujemną. Wraz z tą notą uznaniową tworzona jest nowa otwarta pozycja. Do tej noty kredytowej nie jest przypisana żadna istniejąca faktura.

Nota kredytowa: 13306
Data dokumentu: 12.10.2015

Klient A
Konto: 110000

Suma netto: -1.100,00 €
VAT 19%: -209,00 €
Razem: -1.309,00 €

Zapisy księgowe:

Procedura

1. W oknie dialogowym księgowania należy wybrać żądany kod transakcji typu Nota kredytowa i rozpocząć nowe księgowanie za pomocą przycisku Nowy.
2. Z dokumentu należy pobrać numer oraz datę, a następnie wprowadzić je w odpowiednich polach formularza.
3. W polu Konto należy wprowadzić numer partnera klienta.
   W polu Kwota księgowania należy podać ujemną kwotę brutto z dokumentu.
4. Należy pamiętać, że wskaźnik obciążenia/uznania odnosi się do konta wprowadzonego w polu Konto. Ponieważ księgowana jest nota uznaniowa do faktury wychodzącej z kwotą ujemną, konto zostanie zaksięgowane po stronie debetowej. W kolejnym kroku należy wprowadzić:
   -odpowiedni kod podatkowy,
   -odpowiadające mu konto przychodów jako konto transakcji.
5. Podatek od sprzedaży zostanie zaksięgowany automatycznie na podstawie wcześniej wprowadzonego kodu podatkowego.
6. Jeśli to konieczne, można teraz wprowadzić dodatkowe informacje, takie jak tekst księgowania.
7. Księgowanie należy przenieść do tabeli pozycji za pomocą przycisku Akceptuj lub klawisza ENTER.
8. Po zaksięgowaniu noty system automatycznie utworzy rozrachunek na koncie osobistym.

Wyświetlenie rozrachunku

9. W późniejszym czasie można użyć funkcji rozliczania rozrachunku, aby skompensować otwarte                   pozycje pomiędzy fakturą a notą kredytową.

Szczegółowa procedura znajduje się w sekcji Rozliczanie rozrachunku.

Przykład noty uznaniowej z przypisaniem rozrachunku

W tym przykładzie należy zarejestrować notę uznaniową, do której zostanie przypisana odpowiednia faktura wychodząca za pośrednictwem okna dialogowego przypisania rozrachunku. Saldo otwartej pozycji nie jest zgodne z kwotą uznania, więc na koniec pozostaje kwota na przypisanej otwartej pozycji.

Nota kredytowa: 13305
Data dokumentu: 12.10.2015

Klient A
Konto: 110000

Suma netto: 1.000,00 €
VAT 19%: 190,00 €
Razem: 1.190,00 €

Zapisy księgowe:

Procedura wstępnego wprowadzania kredytu odpowiada procedurze opisanej dla kroków od 1 do 7 w sekcji Przykład noty kredytowej z rozrachunkiem.

Inna procedura

1. Aby przypisać otwarte pozycje do noty kredytowej, należy otworzyć okno dialogowe przypisania. Dostęp do niego uzyskuje się za pomocą skrótu klawiszowego Alt + strzałka w dół w polu Numer rozrachunku. Na stronie wyświetlane są wszystkie otwarte pozycje konta osobistego z księgowania. Wyświetlanie można zawęzić, określając kryteria wyszukiwania.

Przyporządkowanie rozrachunku

2. Z tabeli przyporządkowania należy wybrać odpowiednią pozycję i przypisać ją do noty kredytowej przy użyciu przycisku Przypisz.

3. Po przypisaniu pozycji należy przenieść księgowanie do tabeli pozycji księgowania za pomocą przycisku Akceptuj lub klawisza ENTER.

Wyświetlenie rozrachunku

• Jeśli dokument zostanie zaksięgowany, otwarta pozycja pozostanie z pozostałą kwotą (tutaj zgodnie z wyświetlaniem 119,00 euro).

Rozliczanie rozrachunku

Otwarte pozycje kompensuje się za pomocą funkcji rozliczania rozrachunku. Rozliczenie rozrachunku można przeprowadzić zarówno dla pozycji z kont osobistych, jak i kont księgowych. Umożliwia to kompensowanie faktur z kredytami oraz płatnościami od dłużników lub wierzycieli.

Do zarejestrowania rozliczenia rozrachunku konieczne jest użycie kodów transakcji typu Rozliczenie rozrachunku. Otwarte pozycje przypisuje się do dokumentu rozliczeniowego poprzez okno dialogowe przyporządkowania rozrachunku. W tym oknie możliwe jest wybranie wszystkich otwartych pozycji z określonego konta księgowego lub konta osobistego. Wybrane pozycje można edytować bezpośrednio w oknie przypisania.

Kwoty zawarte w dokumencie rozliczeniowym muszą się wzajemnie znosić lub sumować do zera. W przypadku istnienia różnic – na przykład gdy kompensowane są pozycje o różnych kwotach – możliwe jest ich usunięcie poprzez dokument rozliczeniowy.

Szczegółowy opis okna dialogowego przypisania otwartych pozycji znajduje się w dokumencie Okno dialogowe przyporządkowania rozrachunku.

Przykład rozliczenia rozrachunku

Poniższy przykład pokazuje dwie otwarte pozycje od klienta z tymi samymi kwotami, które powinny zostać skompensowane ze sobą. Pierwsza otwarta pozycja jest wynikiem faktury wychodzącej i ma saldo ujemne. Druga otwarta pozycja została utworzona na podstawie noty kredytowej z saldem kredytowym. Suma dwóch otwartych pozycji wynosi zero.

Wyświetlenie rozrachunku

Procedura

1.  W oknie dialogowym księgowania należy wybrać kod transakcji typu Rozliczenie rozrachunku i rozpocząć nowe księgowanie za pomocą przycisku Nowy.
2. W wybranym kodzie transakcji należy aktywować opcję Dozwolone księgowanie zerowe, umożliwiającą rozliczenia bez wartości netto.
3. W polach formularza należy wprowadzić numer dokumentu oraz datę dokumentu, zgodnie z dokumentem źródłowym.
4. Wprowadzone dane należy zatwierdzić i przenieść do tabeli pozycji za pomocą przycisku Akceptuj lub klawisza ENTER.
   
   Wskazówka

   System utworzy nową pozycję w edytorze księgowań.
5. W polu Konto należy wprowadzić numer konta dłużnika, którego otwarte pozycje mają zostać rozliczone.
6. Po zatwierdzeniu danych (przycisk Akceptuj lub ENTER) pozycja zostanie przeniesiona do tabeli.
   Zakładka Przyporządkowanie rozrachunku zostanie automatycznie aktywowana.
7. W polu Przyporządkowanie rozrachunku należy użyć skrótu Alt + strzałka w dół, aby przejść do okna dialogowego przypisania otwartych pozycji.
8. W oknie przypisania należy wybrać otwarte pozycje dłużnika, które mają zostać skompensowane. Widok można zawęzić za pomocą kryteriów wyszukiwania.
   Następnie należy kliknąć przycisk Przypisz, aby przenieść zaznaczone pozycje do dziennika księgowania.
9. Rozliczenie zostaje zakończone w momencie zaksięgowania dokumentu. Otwarte pozycje zostaną wówczas uznane za rozliczone.

Przykład rozliczenia rozrachunku z pozostałą kwotą

W tym przykładzie należy rozliczyć ze sobą dwie otwarte pozycje o różnych kwotach.

Wyświetlenie rozrachunku

Przed rozpoczęciem rozliczenia rozrachunku należy najpierw wykonać czynności opisane w krokach 1–6 w sekcji Przykład rozliczenia rozrachunku

Inna procedura

1.  Pola kwot Korekta i Potrącenia są otwarte do wprowadzenia dla wybranych pozycji.
   Należy zmienić kwoty tak, aby rozliczenie było zrównoważone.

Przyporządkowanie rozrachunku

• W tym przypadku kwota korekty faktury rozrachunku (92006) została skorygowana do kwoty korekty noty kredytowej (13305).

2. Należy użyć przycisku Przypisz, aby przenieść zaznaczone otwarte pozycje do dialogu księgowania.
3. Gdy użytkownik zaksięguje rozliczenie, rozrachunek faktury pokaże saldo równe różnicy między pierwotnym saldem a kwotą rozliczenia (tutaj 119,00 euro).

Wyświetlenie rozrachunku

Dopóki dokument rozliczeniowy nie został jeszcze zaksięgowany, możliwe jest również zaksięgowanie pozostałej kwoty faktury rozrachunku.

4. Aby to zrobić, należy przenieść odpowiednią pozycję rozrachunku z tabeli pozycji do edytora księgowania za pomocą dwukrotnego kliknięcia.
5. Na pasku menu edytora księgowań należy wybrać akcję Utwórz wyksięgowanie rozrachunku za pomocą roli akcji Utwórz nowe przyporządkowanie rozrachunku.
6. Program otworzy nową pozycję w edytorze księgowań i zmieni zakładkę na podstawową zgodnie z kodem transakcji.
7. Należy wprowadzić odpowiednie konto obiektu w polu Konto. W polu Kwota księgowania należy wprowadź kwotę do zaksięgowania. Kod podatkowy jest wstępnie ustawiony z otwartej pozycji.      W tym momencie dostępne są wszystkie informacje niezbędne do dokonania odpisu. W razie potrzeby, można teraz wprowadzić dodatkowe informacje, takie jak tekst księgowania.

8. Należy przenieść pozycje (za pomocą przycisku Akceptuj lub klawisza Enter) do tabeli pozycji księgowania.

Podział rozrachunku

Za pomocą kodu transakcji typu Podział rozrachunku można podzielić rozrachunek na kilka kwot częściowych. Podział rozrachunku można przeprowadzić tylko dla otwartych pozycji na kontach osobistych. Podział może być konieczny, na przykład, jeśli otwarta pozycja powinna zostać zapłacona w kilku ratach. Można dostosować termin płatności netto dla każdej częściowej kwoty indywidualnie. Daje to również możliwość wysyłania przypomnień dla poszczególnych kwot częściowych zgodnie z ich terminami płatności.

Procedura

1. W oknie dialogowym księgowania należy wybrać kod transakcji typu Rozliczenie rozrachunku – podział rozrachunku i nacisnąć przycisk Nowy, aby rozpocząć nowe księgowanie.

2. Należy wypełnić pola Numer dokumentu oraz Data dokumentu, zgodnie z danymi zawartymi w dokumencie źródłowym..

3. W polu Konto należy wskazać odpowiedni wskaźnik księgowy (np. dłużnika lub wierzyciela), a następnie wpisać numer partnera zgodny z tym wskaźnikiem

4. Wprowadzić numer otwartej pozycji w polu Numer rozrachunku lub skorzystać ze skrótu Alt + strzałka w dół, aby otworzyć okno przypisania pozycji.

5. W oknie przypisania zaznaczyć odpowiednie pozycje do rozliczenia. W razie potrzeby skorzystać z filtrów wyszukiwania. Zatwierdzić wybór przyciskiem Przypisz.

6. Nacisnąć Akceptuj lub klawisz ENTER, aby przenieść dane do tabeli pozycji. System automatycznie utworzy nową pozycję w edytorze księgowań

7. W polu Kwota księgowania pojawi się sugerowana wartość do podziału. Należy zmienić ją na kwotę odpowiednią dla danej częściowego rozliczenia..

8. Należy określić termin płatności netto (w dniach lub jako konkretną datę) oraz – opcjonalnie – dodać tekst rozrachunku, zawierający dodatkowe informacje.

9. Należy zatwierdzić dane przyciskiem Akceptuj lub nacisnąć ENTER. System wygeneruje kolejną pozycję z pozostałą kwotą do rozliczenia.

10. Kontynuować proces wprowadzania kolejnych pozycji, powtarzając kroki 7–9, aż do całkowitego rozliczenia otwartej pozycji i zaksięgowania dokumentu.

Zmiana rozrachunku

Możesz użyć kodów transakcji typu Zmiana rozrachunku, aby wprowadzić zmiany w otwartych pozycjach. Należy wybrać otwartą pozycję, którą chcemy zmienić, za pomocą okna dialogowego przypisania rozrachunku lub wprowadzając bezpośrednio numer rozrachunku.

Informacje, które możesz zmienić w otwartym elemencie, są określone przez ustawienie w polu wyboru Zmiana rozrachunku. Do zmiany można wybrać następujące pola:

• Tekst rozrachunku
• Numer listy faktur
• Metoda płatności
• Blokada płatności
• Blokada potrącenia
• Poziom blokady
• Powód blokady potrącenia

Procedura

1. W dzienniku księgowania należy wybrać kod transakcji typu Zmiana rozrachunku i rozpocząć nowe księgowanie, korzystając z przycisku Nowy

2. W odpowiednich polach należy uzupełnić numer dokumentu oraz datę dokumentu, zgodnie z dokumentem źródłowym

3. W polu Konto należy wskazać odpowiedni wskaźnik księgowy (dłużnik lub wierzyciel) oraz wprowadzić numer partnera zgodny z tym wskaźnikiem

4. W polu Numer rozrachunku należy wpisać numer otwartej pozycji, która ma zostać zmieniona. Alternatywnie można otworzyć okno przypisania rozrachunku za pomocą skrótu Alt + strzałka w dół.

5. Dane należy zatwierdzić przyciskiem Akceptuj lub klawiszem ENTER. Pozycja zostanie przeniesiona do tabeli a edytor księgowania zostanie aktywowany.

6. W polu Zmiana rozrachunku należy wskazać, które z pól otwartej pozycji ma zostać zmodyfikowane.

7. Po wskazaniu pola odpowiedni obszar edycji zostanie udostępniony w edytorze. Należy prowadzić odpowiednią zmianę.

8. Wprowadzone dane należy zatwierdzić przyciskiem Akceptuj lub klawiszem ENTER, aby przenieść je do tabeli pozycji.

9. W razie potrzeby należy powtórzyć kroki od punktu 6 dla każdego kolejnego pola wymagającego modyfikacji. Każda zmiana traktowana jest jako osobne częściowe księgowanie.

10. Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych zmian należy zakończyć proces poprzez zaksięgowanie dokumentu.

Księgowania księgi głównej

Księgowania księgi głównej to księgowania, które są księgowane tylko na kontach księgowych bez przypisania do kont osobistych. Są to na przykład księgowania korygujące, koszty bieżące, księgowanie wynagrodzeń itp. Rejestrowanie czystych księgowań bezgotówkowych odbywa się za pomocą kodów transakcji typu księgowanie księgi głównej. Można również wprowadzić księgowania typu księgowanie księgi głównej w walucie obcej lub rozdzielić dokument jako księgowanie podzielone na dowolną liczbę kont kompensacyjnych, kont księgowania kosztów lub kodów podatkowych.

Jeśli konto księgowe jest adresowane w księgowaniu, dla którego aktywowane jest zarządzanie rozrachunkiem, księgowanie jest zarządzane jako otwarta pozycja na koncie księgowym.

Ponieważ ogólna procedura rejestrowania prostych księgowań, dzielonych księgowań i księgowań walutowych została już opisana w sekcji Faktury przy użyciu przykładowych faktur, procedura ta nie zostanie powtórzona w tym miejscu.

Rozliczanie księgowań

Na przykład dokument zawierający różne księgowania D/C jest rejestrowany jako księgowanie rozliczeniowe. Księgowania debetowe / kredytowe muszą się wzajemnie anulować lub dać wynik zerowy. Księgowania rozliczeniowe w tym sensie to np. księgowania płac i wynagrodzeń.

Księgowania rozliczeniowe są rejestrowane za pomocą kodów transakcji typu Księgowanie bezgotówkowe, w których aktywowany jest wskaźnik Dozwolone księgowanie zerowe. Kody transakcji tego typu mogą być używane do księgowania na kontach księgowych, a także kontach osobistych.

Procedura

1. W oknie dialogowym księgowania należy wybrać kod transakcji typu Rozliczenie księgi głównej, a następnie kliknąć przycisk Nowy, aby rozpocząć nowe księgowanie.
2. Należy pobrać numer bonu oraz datę dokumentu z dokumentu źródłowego i wprowadzić te dane w odpowiednich polach formularza.
3. W księgowaniu wiodącym pola Konto i Kwota należy pozostawić puste – nie są wymagane na tym etapie.
4. Wprowadzoną pozycję należy zatwierdzić i przenieść do tabeli pozycji za pomocą przycisku Akceptuj lub klawisza Enter.
5. W nowo udostępnionym wierszu należy w polu Konto wprowadzić numer konta, np. konto listy płac, a w polu Kwota podać wartość księgowaną oraz odpowiedni wskaźnik obciążenia/uznania.
6. Po wprowadzeniu danych należy kliknąć Akceptuj lub nacisnąć Enter, aby przenieść pozycję do tabeli pozycji księgowania.
7. W kolejnym wierszu należy podać numer konta przeciwstawnego, np. konto wynagrodzeń, a następnie wprowadzić kwotę oraz wskaźnik obciążenia/uznania. Opcjonalnie można dodać tekst księgowania.
8. Pozycję należy zatwierdzić, używając przycisku Akceptuj lub klawisza Enter. Księgowanie zostanie zapisane w tabeli i może zostać ponownie otwarte do edycji przez dwukrotne kliknięcie.
9. W razie potrzeby należy powtórzyć kroki 5–8 dla kolejnych kont i wartości, aż do wprowadzenia wszystkich pozycji dokumentu rozliczeniowego.
10. Po zakończeniu wprowadzania danych należy upewnić się, że łączna kwota księgowań debetowych i kredytowych wynosi zero. Tylko wtedy dokument może zostać zaksięgowany.

Ręczne księgowanie otwarcia

Ręczne wprowadzanie przeniesień salda lub księgowań otwierających nie jest zasadniczo wymagane. Proces ten obsługiwany jest automatycznie przez aplikację Lata obrotowe. Za pomocą akcji Przeniesienie salda w aplikacji Lata obrachunkowe tworzone jest saldo przeniesione w nowym roku obrachunkowym dla wszystkich kont obiektów, które mają przypisane ustawienie Automatyczne przeniesienie salda w konfiguracji głównego konta obiektu.

Jeśli dane konto obiektu nie posiada ustawienia Automatyczne przeniesienie salda, nie zostaje ono uwzględnione w procesie automatycznym. W takiej sytuacji wymagane jest ręczne wprowadzenie odpowiednich zapisów dla tych kont. Ręczne księgowanie otwarcia może być również konieczne w przypadku, gdy wartości bilansowe (na przykład aktywa trwałe) są określane w systemach zewnętrznych i nie są automatycznie importowane. Ręczne księgowania otwarcia mogą być wprowadzane wyłącznie przy użyciu kodów transakcji typu Bilans otwarcia.

Procedura

1. W oknie dialogowym księgowania należy wybrać kod transakcji typu Bilans otwarcia i rozpocząć nowe księgowanie, klikając przycisk Nowy.

2. W polach formularza należy uzupełnić numer bonu oraz datę bonu.

3. W polu Konto należy wprowadzić numer konta zaklasyfikowanego jako Ręczne konto bilansu otwarcia.

4. W polu Konto przeciwne należy podać numer konta obiektu, dla którego w konfiguracji określono ustawienie Ręczne przeniesienie salda.

5. W razie potrzeby można wprowadzić dodatkowe dane, takie jak tekst księgowania.

6. Księgowanie należy zatwierdzić, klikając Akceptuj lub naciskając klawisz Enter, co przenosi dane do tabeli pozycji księgowania.

Zbiorcze księgowanie przelewów

Księgowania na kontach dłużników i wierzycieli są automatycznie księgowane na kontach obiektów, które są sklasyfikowane jako zbiorcze konta należności lub zbiorcze konta zobowiązań. Dla każdego dłużnika i wierzyciela przypisywany jest profil konta zbiorczego, w którym definiowane są odpowiednie grupy kont zbiorczych. Na tej podstawie określane są konta, na które mają zostać wykonane księgowania.

Grupa kont zbiorczych jest zapisywana w otwartych pozycjach dłużnika lub wierzyciela i pochodzi z przypisanego profilu konta zbiorczego. W przypadku potrzeby zmiany grupy, możliwe jest ręczne przeniesienie otwartych pozycji do innej grupy kont zbiorczych w oknie dialogowym księgowania.

W przypadku wykonywania księgowań zbiorczych należy przestrzegać następujących warunków:

• Księgowania mogą być wykonywane wyłącznie z kodami transakcji typu Księgowanie zbiorcze

• Dozwolone jest użycie tylko tych grup kont zbiorczych, które zostały przypisane do profilu konta partnera

• Operacje mogą być wykonywane wyłącznie w otwartych okresach księgowania

• Księgowania zbiorcze realizowane są wyłącznie w pierwszej walucie lokalnej

• Operacje dotyczą jedynie dłużników i wierzycieli (z wyłączeniem płatników i stowarzyszeń)

• Można wybrać jedynie otwarte pozycje, których okres księgowania nie przekracza okresu wskazanego w dokumencie

• Zablokowane pozycje nie mogą zostać przeniesione ani przypisane

• Niedozwolone jest księgowanie do grup zawierających zablokowane konta zbiorcze

• Anulowanie księgowań zbiorczych nie jest możliwe

• Przeniesienia nie mogą być realizowane pomiędzy różnymi grupami kont

Procedura

1. W oknie dialogowym księgowania należy wybrać kod transakcji typu Księgowanie zbiorcze i rozpocząć nowe księgowanie przyciskiem Nowy.

2. Należy wprowadzić numer dokumentu oraz datę dokumentu w odpowiednich polach. Data dokumentu musi odpowiadać dniu końcowym okresu księgowania.

3. Należy wpisać grupę kont zbiorczych, do której ma zostać dokonane przeniesienie.

4. W polu Konto przeciwstawne należy wprowadzić konto osobowe, dla którego ma zostać wykonane przeksięgowanie.

5. Należy wprowadzić, jeśli potrzeba, dodatkowe informacje, np. tekst księgowania.

6. Za pomocą przycisku Akceptuj lub klawisza Enter przenieść księgowanie do tabeli pozycji. System przełączy się automatycznie na zakładkę Przypisanie rozrachunku.

7. Jeśli nie nastąpi automatyczne przejście, otworzyć okno przypisania ręcznie skrótem Alt + Strzałka w dół w polu Przyporządkowanie rozrachunku.

8. W oknie przypisania zaznaczyć otwarte pozycje na koncie osobowym, których okres księgowania jest mniejszy lub równy ustalonemu okresowi księgowania zbiorczego.

9. Za pomocą przycisku Przypisz przenieść zaznaczone pozycje do tabeli pozycji księgowania. Okno przypisania zostanie zamknięte.

10. Zakończyć procedurę, zapisując księgowanie, co spowoduje wykonanie przeksięgowania zbiorczego.

Ręczna nowa wycena waluty

Nowa wycena waluty polega na przeliczeniu należności i zobowiązań wyrażonych w walucie obcej lub walucie równoległej. Nowa wycena waluty jest zazwyczaj przeprowadzana automatycznie za pomocą aplikacji Lista: Nowa wycena waluty i może dotyczyć waluty obcej lub waluty równoległej dla dłużników, wierzycieli oraz kont obiektowych.

Szczegółowy opis działania tej aplikacji znajduje się w artykule Lista: Nowa wycena waluty.

Dodatkowo możliwe jest ręczne przeprowadzenie nowej wyceny waluty poprzez dialog księgowania. W dialogu księgowania można przeliczyć pojedyncze otwarte pozycje na koncie osobowym lub saldo konta księgowego. Wycena odbywa się na dzień kluczowy wyceny, ustalany na podstawie daty dokumentu, którą określa się podczas wprowadzania danych.

Należy pamiętać, że nowa wycena waluty może być wykonana wyłącznie na koniec miesiąca.

Rodzaj wyceny (waluty obcej lub waluty równoległej) jest określany za pomocą wskazanego rodzaju transakcji.

Zapisy dotyczące nowej wyceny waluty mogą być powielane lub ponownie wprowadzane na podstawie istniejących zapisów. Istniejące zapisy można edytować lub usuwać.

W tym rozdziale opisano procedury dotyczące wprowadzania i księgowania nowej wyceny waluty obcej oraz walut równoległych. Szczegółowe informacje, zwłaszcza dotyczące ustawień wymaganych do ręcznej wyceny, znajdują się w instrukcji Ręczna nowa wycena waluty.

Przeszacowanie waluty obcej

Ręczna nowa wycena waluty obcej może być przeprowadzona za pomocą kodów transakcji typu Księgowanie różnic kursowych. Przy wycenie otwartych pozycji należy wybrać pozycje dłużnika, wierzyciela lub konta obiektowego zarządzanego według otwartych pozycji, które mają otwarty bilans w walucie obcej do wyceny na dzień kluczowy wyceny.

Procedura

1. W oknie dialogowym księgowania należy wybrać kod transakcji typu Księgowanie różnic kursowych i rozpocząć nowe księgowanie przyciskiem Nowy.
2. Należy wprowadzić numer dowodu oraz datę dowodu w odpowiednich polach. Data dowodu stanowi dzień wyceny i musi odpowiadać ostatniemu dniowi okresu księgowego, w którym ma zostać przeprowadzona wycena.
3. W polach Konto oraz Kwota księgowania nie trzeba wprowadzać danych — pola te są nieaktywne.
4. W polu Konto przeciwstawne należy wybrać wskaźnik księgowy (dłużnik, wierzyciel lub konto obiektowe) i wprowadzić numer konta zgodny z wybranym wskaźnikiem.
5. Należy określić walutę obcą, która ma zostać wyceniona na nowo.
6. Można wprowadzić kurs wymiany, który będzie użyty jako kurs zamknięcia wyceny, oraz opcjonalny tekst księgowania. Jeśli kurs nie zostanie podany, zostanie pobrany z tabeli kursów na podstawie daty dowodu.
7. Należy przenieść zapis do tabeli pozycji księgowania przyciskiem Akceptuj lub klawiszem Enter. Program przełączy się do zakładki Przyporządkowanie rozrachunku.
8. Jeśli dialog przypisania nie otworzy się automatycznie, należy otworzyć go ręcznie skrótem Alt + Strzałka w dół w polu Przyporządkowanie rozrachunku.. W oknie tym widoczne są wszystkie otwarte pozycje w danym koncie i walucie na dzień wyceny.
9. Należy zaznaczyć otwarte pozycje, które mają zostać przypisane do nowej wyceny.
10. Należy użyć przycisku Przypisz, aby przenieść wybrane pozycje do tabeli pozycji księgowania. Dialog przypisania zostanie zamknięty.
11. Po zaksięgowaniu dowodu przypisane otwarte pozycje zostaną wycenione na nowo.

Ręczna wycena walut równoległych

Ręczna wycena walut równoległych może być przeprowadzona za pomocą kodów transakcji typu Wycena waluty równoległej. Przy wycenie otwartych pozycji wybiera się otwarte pozycje dłużnika, wierzyciela lub konta obiektowego — w zależności od ustawień metody wyceny w Customizingu. Szczegółowe informacje znajdują się w dokumentacji Ręczna wycena waluty.

Procedura

1. W oknie dialogowym księgowania należy wybrać kod transakcji typu Wycena waluty równoległej i rozpocząć nowe księgowanie przyciskiem Nowy.

2. Należy wprowadzić numer dowodu oraz datę dowodu w odpowiednich polach. Data dowodu stanowi dzień wyceny i musi odpowiadać ostatniemu dniowi okresu księgowego, w którym ma zostać przeprowadzona wycena.

3. W polach Konto oraz Kwota księgowania nie trzeba wprowadzać danych — pola te są nieaktywne.

4. W polu Konto przeciwstawne należy wybrać wskaźnik księgowy (dłużnik, wierzyciel lub konto księgowe) i wprowadzić numer konta zgodny z wybranym wskaźnikiem.

5. Należy wprowadzić walutę równoległą, która ma zostać wyceniona. Można wprowadzić tylko jedną walutę równoległą, utworzoną jako ważna waluta lokalna dla danej organizacji.

6. Należy wprowadzić dane dotyczące kursu waluty równoległej, takie jak data kursu, typ kursu oraz sposób jego wykorzystania. Waluta równoległa wpisana w aplikacji kursowej musi być zgodna z podaną walutą równoległą.

7. W polu Kurs waluty równoległej należy wpisać kurs, który zostanie użyty jako kurs zamknięcia wyceny. Jeśli kurs nie zostanie podany, może zostać ustawiony automatycznie na podstawie danych o kursach, walucie równoległej i walucie obcej za pomocą funkcji Aktualizuj dane podstawowe w tabeli Kursy walut równoległych. Możliwe jest to jednak tylko, gdy w ustawieniach wyceny wybrana jest metoda Wycena według waluty.

8. Jeśli zgodnie z metodą wyceny w Konfiguracji przewidziana jest wycena dla każdej waluty, należy wpisać walutę obcą, która ma być wyceniona, w polu Waluta różnicy kursowej. Może to być także podstawowa waluta lokalna organizacji.

9. Można wprowadzić dodatkowe informacje, takie jak tekst księgowania.

10. Należy przenieść zapis do tabeli pozycji księgowania przyciskiem Akceptuj lub klawiszem Enter. Program przełączy się do zakładki Przyporządkowanie rozrachunku.

11. Jeśli dialog przypisania nie otworzy się automatycznie, należy otworzyć go ręcznie skrótem Alt + Strzałka w dół w polu Przyporządkowanie rozrachunku.. W oknie dialogowym, zależnie od metody wyceny, wyświetlane są wszystkie otwarte pozycje na koncie osobowym lub obiektowym, które mają otwarty bilans w walucie równoległej lub określonej walucie obcej na dzień wyceny.

12. Należy zaznaczyć otwarte pozycje przeznaczone do przypisania do nowej wyceny.

13. Należy użyć przycisku Przypisz, aby przenieść wybrane pozycje do tabeli pozycji księgowania. Dialog przypisania zostanie zamknięty.

14. Po zaksięgowaniu dowodu przypisane otwarte pozycje zostaną wycenione na nowo

Wnioski o zaliczkę

Wnioski o zaliczkę wprowadza się przy użyciu kodów transakcji, którym przypisano typ transakcji Wnioski o zaliczkę. Procedura ich rejestracji jest zasadniczo tożsama z procesem wprowadzania pozycji opisanym w sekcji Faktury.

Księgowanie brutto (księgowanie wiodące) powinno zawierać konto osobiste oraz podatki, przy czym podatki nie generują żadnych księgowań podatkowych w przypadku ponownych wniosków o zaliczkę. W zależności od rodzaju konta osobistego, jako konto przeciwstawne można wskazać wyłącznie konta obiektowe typu Zaliczka dłużnika lub Zaliczka wierzyciela.

Szczegółowe informacje dotyczące obsługi żądań przedpłaty, w tym przykładowe scenariusze księgowań, znajdują się w artykule Przedpłaty.

Rozliczanie wniosków o zaliczkę

Funkcja rozliczania wniosków o przedpłatę umożliwia odliczenie środków wynikających z wcześniej wprowadzonych wniosków o zaliczkę od należnych lub zobowiązanych kwot przypisanych do dłużnika lub wierzyciela.

Wnioski o przedpłatę rejestrowane są z wykorzystaniem kodu transakcji typu Wniosek o przedpłatę. Procedury związane z ich obsługą odpowiadają zasadniczo tym opisanym w sekcji Rozliczanie rozrachunku.

Podobnie jak w przypadku przyporządkowania rozrachunku, otwarte pozycje alokowane są za pośrednictwem okna dialogowego przypisania rozrachunku. W przypadku wniosków o zaliczkę możliwe jest jednak przypisanie wyłącznie tych pozycji, które posiadają status Żądanie przedpłaty.

W procesie rozliczenia wniosku o zaliczkę nie ma możliwości księgowania potrąceń (np. rabatu gotówkowego), rejestrowania ogólnych odpisów ani tworzenia nowych otwartych pozycji.

Dodatkowe informacje oraz przykłady zastosowań tej funkcji znajdują się w artykule Przedpłaty.

Okresowe księgowania

Księgowania mogą zostać skonfigurowane jako księgowania okresowe, które powinny być tworzone automatycznie w późniejszym czasie. Mogą to być na przykład księgowania powtarzające się co miesiąc lub co kwartał.

Liczbę wersji można określić indywidualnie. Księgowania okresowe mogą być wprowadzane od nowa lub duplikowane z istniejącego księgowania okresowego. Istniejące księgowania okresowe mogą być edytowane, usuwane, aktywowane, wykonywane lub przywracane.

W rozdziale tym przedstawiono ogólne wymagania i procedury dotyczące wprowadzania oraz przetwarzania księgowań okresowych. Szczegółowy opis księgowań okresowych znajduje się w artykule Księgowania okresowe. Oprócz informacji dotyczących wymaganych ustawień dokumentacja ta zawiera również wskazówki dotyczące aktywacji serii księgowań, na przykład.

Wymagania

1. Księgowania okresowe są rejestrowane przy użyciu kodu transakcji przypisanego do jednego z typów transakcji: Faktury, Zapis w księdze głównej lub Nota uznaniowa.
2. Dla tego kodu transakcji należy dodatkowo wprowadzić zakres numeracji przeznaczony specjalnie dla księgowań okresowych.

Rejestrowanie księgowania okresowego

Procedura

1. W oknie dialogowym księgowania należy wybrać odpowiedni kod transakcji typu Faktury, Zapis w księdze głównej lub Nota kredytowa i rozpocząć nowe księgowanie za pomocą przycisku [Nowe] w akcji Nowe księgowanie okresowe.
2. W edytorze księgowań należy wprowadzić wymagane wartości dla księgowania okresowego w dostępnych polach, takich jak konto, konto przeciwstawne, kwota itd.
3. Księgowanie należy przenieść do tabeli pozycji księgowania za pomocą przycisku Przejmij lub klawisza Enter.

• Zanim księgowanie zostanie zaksięgowane, należy określić odpowiedni interwał, w którym ma być wywoływane dane księgowanie okresowe, np. miesięcznie, kwartalnie itp.

4. W tym celu należy przejść do zakładki Księgowanie okresowe.
5. W polach dostępnych w zakładce należy wprowadzić interwał wywołań, odstęp pomiędzy poszczególnymi wywołaniami, datę pierwszego wywołania itd. Szczegółowe informacje znajdują się w artykule Księgowania okresowe.
6. Po wprowadzeniu wszystkich informacji należy zapisać księgowanie.

Duplikowanie księgowania okresowego

Nowe księgowanie okresowe może zostać zduplikowane z istniejącego księgowania okresowego, jeśli w nowym księgowaniu trzeba zmienić tylko pojedyncze szczegóły.

Procedura

1. Należy otworzyć księgowanie okresowe, które ma zostać zduplikowane.
2. Za pomocą przycisku Nowe należy wybrać funkcję Duplikuj lub Duplikuj rozszerzone (zob. sekcja Duplikowanie księgowania w rozdziale Procedury ogólne)

• System tworzy nowe księgowanie okresowe, wykorzystując dane z istniejącego księgowania.

3. Z tabeli pozycji księgowania należy przenieść do edytora księgowań pozycję przeznaczoną do edycji za pomocą podwójnego kliknięcia.
4. Dane należy zmienić lub uzupełnić zgodnie ze specyfikacją dla nowego księgowania okresowego.
5. Nowe księgowanie należy przenieść do tabeli pozycji księgowania za pomocą przycisku Przejmij lub klawisza Enter.
6. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy zapisać nowe księgowanie okresowe, aby mogło zostać aktywowane do wywołań.

Edycja księgowania okresowego

W aktywnym księgowaniu okresowym mogą być wprowadzane późniejsze zmiany, na przykład przypisanie innego centrum kosztów. Zmiany w aktywnych księgowaniach okresowych są możliwe również wtedy, gdy wywołania zostały już zrealizowane.

Procedura

1. Należy otworzyć księgowanie okresowe, które ma zostać edytowane.

• Księgowanie zostaje wyświetlone w tabeli pozycji księgowania

2. W roli akcji należy wybrać akcję Edytuj księgowanie okresowe.

• Status księgowania okresowego otrzymuje wartość Księgowanie okresowe w toku.

3. Pozycję księgowania do edycji należy wybrać poprzez podwójne kliknięcie w edytorze księgowań lub wprowadzić nową pozycję księgowania w tym miejscu. Wybraną pozycję można usunąć za pomocą przycisku Usuń w pasku menu edytora księgowań
4. Zmiany należy przenieść do istniejącej pozycji księgowania lub do nowo wprowadzonej pozycji w tabeli pozycji. W tym celu należy nacisnąć przycisk Przejmij lub klawisz Enter.
5. Po wprowadzeniu wszystkich zmian należy zapisać księgowanie okresowe.

Dalsze informacje dotyczące tej akcji znajdują się w artykule Księgowanie w księdze głównej w rozdziale Akcje związane z aplikacją.

Aktywacja księgowania okresowego

Aby możliwe było tworzenie wywołań dla księgowania okresowego, konieczna jest jego aktywacja.

Procedura

1. Należy otworzyć księgowanie okresowe, które ma zostać aktywowane.
2. W roli akcji należy wybrać akcję [Aktywuj księgowanie okresowe].

• W wyniku tej akcji status księgowania okresowego zostaje zmieniony na wartość „Aktywne księgowanie okresowe”.

Dalsze informacje dotyczące tej akcji znajdują się w artykule Księgowanie w księdze głównej w rozdziale Akcje związane z aplikacją.

Ustawienie księgowania okresowego jako zakończonego

Aktywne księgowanie okresowe, dla którego nie mają być już wykonywane kolejne wywołania, może zostać oznaczone jako zakończone.

Procedura

1. Należy otworzyć księgowanie okresowe, które nie ma być dalej wykonywane.
2. W roli akcji należy wybrać akcję [Ustaw księgowanie okresowe jako zakończone].

• W wyniku tej akcji status księgowania okresowego zostaje zmieniony na wartość „Zakończone księgowanie okresowe”.

Wywołanie księgowania okresowego

Dla aktywnego księgowania okresowego odpowiednie księgowania są tworzone poprzez wywołanie. Po aktywowaniu jako seria wywołania te mogą być wykonywane automatycznie. Oznacza to, że system może np. codziennie sprawdzać, czy dostępne są księgowania okresowe do wywołania. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w dokumentacji „Księgowania okresowe”.

W oknie dialogowym księgowania istnieje możliwość ręcznego wywołania księgowania okresowego za pomocą roli akcji.

Procedura

1. Należy otworzyć księgowanie okresowe, które ma zostać uruchomione.
2. W roli akcji należy wybrać akcję [Wywołaj księgowanie okresowe].

• Wywołanie odbywa się natychmiast i generuje odpowiednie księgowania. W przypadku dużej liczby księgowań zaleca się, aby nie księgować ich interaktywnie.

Dalsze informacje dotyczące tej akcji znajdują się w artykule Księgowanie w księdze głównej w rozdziale Akcje związane z aplikacją.

Przykładowe dokumenty

Istnieje możliwość zduplikowania każdego zarejestrowanego lub zaksięgowanego dokumentu jako przykładowego. Oznacza to, że powtarzalne i rozbudowane księgowania dzielone, takie jak księgowania rozliczenia wynagrodzeń, w których przypisanie do kont zazwyczaj pozostaje takie samo, a zmieniają się jedynie poszczególne kwoty, mogą zostać zapisane jako przykładowe dokumenty. Dokumenty te można wywołać w dowolnym momencie w celu utworzenia na ich podstawie dokumentów podlegających księgowaniu.

Tworzenie przykładowego dokumentu

Procedura

1. Należy otworzyć księgowanie, które ma zostać zapisane jako wzorzec.
2. Za pomocą przycisku [Nowe] należy wybrać funkcję [Duplikuj jako wzór].

• System tworzy nowe księgowanie jako wzorzec z kodem transakcji oraz danymi istniejącego księgowania. Status nowego księgowania zostaje zmieniony na przykładowy dokument.
  Aby zapisać nowy przykładowy dokument, może być konieczne wprowadzenie zmian lub uzupełnień

3. Z tabeli pozycji księgowania należy przenieść do edytora księgowań linię pozycji przeznaczoną do edycji, klikając ją dwukrotnie.
4. Dane w przykładowym dokumencie należy zmienić lub uzupełnić według potrzeb.
5. Nowe księgowanie należy przenieść do tabeli pozycji księgowania za pomocą przycisku [Zastosuj] lub klawisza Enter.
6. Nowe księgowanie należy zapisać przyciskiem [Zapisz].

• Przykładowy dokument może być od tej pory wykorzystywany do tworzenia księgowań.

Wykorzystanie przykładowego dokumentu

Procedura

1. Należy otworzyć przykładowy dokument, który ma zostać użyty do nowego księgowania.

• Otwiera się okno dialogowe, w którym należy potwierdzić utworzenie nowego dokumentu przyciskiem Ok.

2. Alternatywnie można użyć przycisku [Nowe], aby wybrać funkcję [Duplikuj] lub [Duplikuj rozszerzone] (zob. sekcja Duplikowanie księgowania w rozdziale Procedury ogólne).

• System tworzy nowe księgowanie na podstawie przykładowego dokumentu ze statusem Zainicjowane księgowanie.

3. Z tabeli pozycji księgowania należy przenieść do edytora księgowań pozycję przeznaczoną do edycji, klikając ją dwukrotnie
4. Dane należy zmienić lub uzupełnić zgodnie z dokumentem, który ma zostać zaksięgowany. W razie potrzeby można dodać nową pozycję księgowania lub usunąć istniejącą.
5. Nową lub zmienioną pozycję należy przenieść do tabeli pozycji księgowania za pomocą przycisku [Przejmij] lub klawisza Enter.
6. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy zapisać nowe księgowanie, aby możliwe było jego późniejsze zaksięgowanie.