Przedpłata stanowi umowę płatniczą, która zobowiązuje nabywcę do uregulowania ceny zakupu z góry. Szczególnie w handlu internetowym przedpłata jest często stosowaną formą rozliczenia. W przypadku, gdy w umowie sprzedaży uzgodniono przedpłatę, dostawa towarów następuje dopiero po zaksięgowaniu płatności na poczet uzgodnionej ceny zakupu.
Transakcje przedpłat odwzorowywane są w Comarch ERP Enterprise oraz Comarch Financials Enterprise za pomocą kompleksowych procesów. Funkcja Przedpłata udostępnia zautomatyzowane procesy dla następujących scenariuszy:
-
Księgowanie wpłat na konto osobiste
Wpływające płatności są księgowane na konto osobiste poprzez dekretację na konto. W takim przypadku płatność przekazywana jest do Comarch ERP Enterprise z odniesieniem do utworzonych pozycji kontowych oraz z wykorzystaniem numerów zamówień podanych przez klienta. Jeżeli jest to wymagane, odpowiednie zamówienia są automatycznie zwalniane do dostawy po przeprowadzeniu kontroli zgodnie z określonym zestawem reguł. -
Kontrola wolnych kwot przy kompensacie rozrachunków w księgowości finansowej
Wszystkie kompensaty dla rozrachunków ujętych w księgowości finansowej są sprawdzane pod kątem tego, czy są to środki na koncie przypisane już do zamówienia w Comarch ERP Enterprise. W takim przypadku kompensata może być przeprowadzona jedynie do wysokości kwoty, która nie została jeszcze przypisana do zamówień. -
Kompensata faktury z dokonanymi płatnościami w księgowości finansowej
Podczas księgowania faktur z Comarch ERP Enterprise, które są powiązane z zamówieniami przedpłatowymi, płatności już zaksięgowane w księgowości finansowej są automatycznie kompensowane z utworzoną fakturą. W razie potrzeby różnice w płatnościach mogą być także automatycznie odpisane, pod warunkiem wcześniejszego zdefiniowania takiej procedury.
Definicja terminów
Płatność z góry
Warunek umowny dotyczący płatności w umowach sprzedaży. Jeżeli w umowie sprzedaży uzgodniono przedpłatę, dostawa towarów następuje dopiero po zaksięgowaniu płatności na poczet uzgodnionej ceny zakupu.
Ustawienia
W niniejszym rozdziale przedstawiono informacje dotyczące ustawień wymaganych do działania funkcji Przedpłata.
Konfiguracja
Aby przetwarzać transakcje przedpłat, należy aktywować funkcję Przedpłata w ramach funkcji Sprzedaż w aplikacji Konfiguracja.
Dla funkcji Przedpłata można następnie zdefiniować dodatkowe ustawienia dotyczące dopuszczalnych nadwyżek lub niedopłat kwoty faktury podczas płatności.
Szczegółowe informacje znajdują się w artykule Konfiguracja: Sprzedaż.
Warunki płatności
Wprowadzanie zamówień przedpłatowych odbywa się z warunkiem płatności typu Przedpłata.
W aplikacji Warunki płatności należy utworzyć warunek płatności, któremu zostanie przypisany typ Przedpłata.
W przypadku warunków płatności typu Przedpłata istotne jest wyłącznie pole Data waluty faktury, dla którego ustawienie Data rachunku jest stałe.
Rodzaje zamówień sprzedaży
Dla zamówień przedpłatowych wymagane są rodzaje zamówień sprzedaży, w których aktywowano wskaźnik Płatność w formie przedpłaty.
Dodatkowo status otwarcia musi mieć wartość W opracowaniu.
Szczegółowy opis znajduje się w artykule Rodzaje zamówień sprzedaży.
Profile wyksięgowania
Do automatycznych wyksięgowań różnic płatniczych w przypadku zamówienia przedpłatowego wymagany jest profil wyksięgowania dla klientów w aplikacji Profile wyksięgowania.
W profilu tym wykorzystywany jest procent i kwota do określenia limitu, do którego mogą być automatycznie wyksięgowane różnice w przypadku niedopłat.
Więcej informacji na temat tej aplikacji znajduje się w artykule Profile wyksięgowania.
Rodzaje potrąceń
W aplikacji Rodzaje potrąceń należy utworzyć typ potrącenia rodzaju wyksięgowanie niedopłaty.
W tym typie potrącenia na zakładce Przypisz konto należy wprowadzić wymagane przypisania kont do księgowania wyksięgowanych kwot, np. różnic płatniczych.
Opis tej aplikacji znajduje się w artykule Rodzaje potrąceń.
Profile potrąceń
Rodzaje potrąceń dla automatycznych wyksięgowań, które są ważne dla danego kontrahenta, muszą być określone w profilu potrąceń przypisanym kontrahentowi bezpośrednio lub za pośrednictwem standardowego profilu potrąceń z aplikacji Konfiguracja.
Na zakładce Rodzaje potrąceń wyksięgowania w aplikacji Profile potrąceń należy wskazać rodzaje potrąceń dla niedopłat, które mogą być stosowane w tym profilu potrąceń.
Więcej informacji o tej aplikacji znajduje się w artykule Profile potrąceń.
Proces przedpłaty
W przypadku transakcji przedpłatowych zakupione towary są zawsze opłacane w całości przed ich dostarczeniem. Do momentu zaksięgowania płatności dostawa towarów jest wstrzymana. Po otrzymaniu płatności zamówienie zostaje zwolnione do realizacji.
W niniejszym rozdziale przedstawiono przegląd poszczególnych kroków procesu obsługi transakcji przedpłatowych.
Wprowadzanie zamówienia przedpłaty
Punktem wyjścia do przetwarzania transakcji przedpłatowych jest aplikacja Zamówienia sprzedaży w obszarze Sprzedaż systemu Comarch ERP Enterprise.
W tej aplikacji wprowadzane są dane istotne dla zamówienia. Zamówienie sprzedaży jest identyfikowane jako zamówienie przedpłatowe poprzez użycie typu zlecenia sprzedaży rodzaju Przedpłata.
Dla zamówienia przedpłatowego na zakładce Warunki faktury można wprowadzić wyłącznie jeden warunek płatności typu Przedpłata.
Do dalszego przetwarzania zamówienia przedpłatowego wymagana jest potwierdzenie zamówienia, które można utworzyć za pomocą akcji [Utwórz i drukuj potwierdzenie zamówienia sprzedaży].
Akcja ta służy m.in. do określenia kwoty do zapłaty.
Szczegółowy opis aplikacji Zamówienia sprzedaży znajduje się w artykule Zamówienia sprzedaży.
Po wygenerowaniu potwierdzenia zamówienia możliwe jest wyświetlenie zamówienia przedpłatowego w aplikacji Przyporządkowania płatności przedpłatą w widoku Zlecenia.
Dokładny opis tej aplikacji dostępny jest w artykule Przyporządkowania płatności przedpłatą.
Otrzymanie płatności
W kolejnym kroku wpływająca płatność dla zamówienia przedpłatowego zostaje zaksięgowana w księgowości finansowej. Może to nastąpić w ramach automatycznego księgowania wyciągów bankowych lub ręcznie poprzez dialog księgowania.
Przypisanie płatności do zamówienia przedpłatowego odbywa się z wykorzystaniem numeru zamówienia. Zaksięgowanie płatności tworzy pozycję na koncie osobistym w kwocie odpowiadającej wpłaconej wartości. Księgowanie płatności na poczet zamówienia przedpłatowego jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy waluta księgowania jest zgodna z walutą zamówienia przedpłatowego.
W aplikacji Przyporządkowania płatności przedpłatą zaksięgowana płatność widoczna jest w widoku Płatności. Wskazywany jest tam m.in. status płatności – czy jest ona nieprzypisana, częściowo przypisana, czy w pełni przypisana do zamówienia przedpłatowego. Szczegółowy opis tej aplikacji znajduje się w artykule Przyporządkowania płatności przedpłatą.
Płatność przychodząca w ramach automatycznego księgowania wyciągów bankowych
W przypadku płatności dotyczących zamówienia przedpłatowego typ zamówienia oraz numer zlecenia sprzedaży przekazywane są w pliku wyciągu bankowego w polu tytułu płatności. Pomiędzy typem zamówienia a numerem zlecenia należy zastosować znak łącznika (myślnik).
Płatność importowana jest do systemu przy użyciu aplikacji Księgowanie wyciągów bankowych. Szczegółowy opis tej aplikacji znajduje się w artykule Księgowanie wyciągów bankowych.
Na podstawie danych z tytułu płatności podczas importu pliku wyciągu bankowego ustalane jest konto osobiste wynikające z zamówienia sprzedaży. W celu jednoznacznej identyfikacji zaleca się zdefiniowanie odpowiednich terminów wyszukiwania dla numeru zamówienia w aplikacji Słowa kluczowe. Informacje o tej aplikacji dostępne są w artykule Słowa kluczowe.
Księgowanie płatności powoduje utworzenie rozrachunku w kwocie płatności na ustalonym koncie osobistym. Jednocześnie, jeżeli zamówienie przedpłatowe zostanie jednoznacznie zidentyfikowane, system Comarch ERP Enterprise automatycznie oznacza je jako opłacone, pod warunkiem że osiągnięto minimalną kwotę płatności dla tego zamówienia. W przeciwnym razie zamówienie przedpłatowe otrzymuje status Częściowo opłacone.
Szczegółowy opis statusów znajduje się w artykule Przyporządkowania płatności przedpłatą.
Płatność przychodząca w oknie dialogowym księgowania
W aplikacji Księgowania w księdze głównej wprowadza się płatność wpływającą dla zamówienia przedpłatowego bez przypisywania otwartych pozycji. Ogólną procedurę wprowadzania płatności opisano w artykule Procedury: Księgowania w księdze głównej.
W przypadku płatności dotyczącej zamówienia przedpłatowego numer zamówienia można już na etapie księgowania wstępnego wprowadzić w polu Numer rozrachunku. Na podstawie tego przypisania ustalane jest konto osobiste wynikające z zamówienia przedpłatowego, a na koncie tym tworzona jest otwarta pozycja pod wskazanym numerem rozrachunku.
Dla tego automatycznego procesu wymagane jest zdefiniowanie odpowiedniego terminu wyszukiwania dla słowa kluczowego Numer zamówienia w aplikacji Słowa kluczowe.
Po zaksięgowaniu płatności przypisane zamówienie przedpłatowe zostaje automatycznie oznaczone w Comarch ERP Enterprise jako opłacone, o ile osiągnięto minimalną kwotę płatności dla tego zamówienia. W przeciwnym razie zamówienie otrzymuje status Częściowo opłacone. Szczegółowy opis statusów znajduje się w artykule Przyporządkowania płatności przedpłatą.
Jeśli płatność nie powinna zostać automatycznie przypisana do zamówienia przedpłatowego, należy pozostawić pole Numer rozrachunku puste i wprowadzić zapis rozrachunku na wskazanym koncie osobistym.
Procedura
- Aby zarejestrować wpis rozrachunku na koncie osobistym płatności wpływającej, należy przenieść pozycję konta osobistego podwójnym kliknięciem z tabeli pozycji w edytorze księgowań.
- W pasku menu edytora księgowań, korzystając z roli akcji [Utwórz nowe przyporządkowanie rozrachunku], należy wybrać akcję [Generuj rozrachunek].
Program otwiera nową pozycję w edytorze księgowań i przełącza się na kartę podstawową. - Dla lepszej identyfikacji otwartej pozycji można wprowadzić numer zlecenia sprzedaży w polu Numer zewnętrznego dokumentu. Dodatkowo na zakładce Zaawansowane przyporządkowanie rozrachunku istnieje możliwość zapisania w otwartej pozycji informacji pochodzących ze zlecenia sprzedaży (np. numeru dokumentu zewnętrznego) z wykorzystaniem klucza obcego.
- Pozycję należy przenieść do tabeli pozycji za pomocą zielonej strzałki lub klawisza Enter, a następnie zaksięgować dokument.
Przypisanie zaksięgowanej płatności do odpowiedniego zamówienia przedpłatowego musi następnie zostać przeprowadzone ręcznie.
Ręczne przypisanie płatności
W aplikacji Przyporządkowania płatności przedpłatą zaksięgowane płatności są wyświetlane w widoku Płatności. Za pomocą akcji [Przyporządkuj zlecenia…] można przypisać wcześniej zaznaczoną płatność do zamówienia sprzedaży. Jeżeli dla zamówienia osiągnięto minimalną wymaganą kwotę płatności, zostaje ono oznaczone jako opłacone.
Szczegółowy opis tej aplikacji znajduje się w artykule Przyporządkowania płatności przedpłatą.
Zwolnienie zamówienia przedpłatowego
Zamówienia przedpłatowe o statusie Opłacone muszą zostać zwolnione do dalszego przetwarzania. Zwolnienia dokonuje się za pomocą odpowiednich akcji w aplikacji Przyporządkowania płatności przedpłatą. Opis tych akcji znajduje się w artykule Przyporządkowania płatności przedpłatą.
Alternatywnie, zwolnienia zamówień przedpłatowych można dokonać w aplikacji Zamówienia sprzedaży. W tej aplikacji można następnie zainicjować proces dostawy oraz wygenerować fakturę sprzedaży przy użyciu odpowiednich akcji dla zwolnionego zamówienia przedpłatowego.
Szczegółowy opis tej aplikacji znajduje się w artykule Zamówienia sprzedaży.
Księgowanie faktury sprzedaży
Do przekazania wybranych faktur sprzedaży z systemu Comarch ERP Enterprise do księgowości finansowej w celu dalszego przetwarzania służy aplikacja Lista: Faktury sprzedaży. Szczegółowy opis tej aplikacji znajduje się w artykule Lista: Faktury sprzedaży.
Przekazane faktury sprzedaży są następnie dostępne w przebiegu księgowania w aplikacji Lista: Przebiegi księgowań – księgowość finansowa. Faktury sprzedaży zawarte w wybranym przebiegu księgowania są księgowane w księgowości finansowej za pomocą akcji [Przejmij i zaksięguj]. Szczegółowy opis tej aplikacji znajduje się w artykule Lista: Przebiegi księgowań – księgowość finansowa.
W przypadku faktur powiązanych z zamówieniami przedpłatowymi płatność już wcześniej zaksięgowana jest automatycznie kompensowana z utworzoną fakturą. Niewielkie różnice w płatnościach są automatycznie wyksięgowywane, pod warunkiem że mieszczą się w zdefiniowanych limitach dla niedopłat. Informacje dotyczące odpisywania niewielkich różnic płatniczych znajdują się w artykule Automatyczne wyksięgowanie.
