Przegląd tematów
W Comarch ERP Enterprise faktury zakupu mogą być księgowane bez wcześniejszego przypisania ich do przyjęć towarów. W celu późniejszego przypisania przyjęć towarów można skorzystać z automatycznego przypisywania faktur zakupu.
W tym celu można użyć opcji przypisywania przyjęć towarów. Aplikacje Przyporządkowania przyjęć towarów i Przyporządkowania faktur zakupu są dostępne dla przyjęć towarów, których nie można przyporządkować automatycznie oraz w przypadku, gdy automatyczne przyporządkowanie nie jest wymagane.
Jeśli nie jest również możliwe ręczne przypisanie, np. w przypadku pozycji z ustawionymi komponentami, pozycje mogą być zmieniane ręcznie. W tym celu w aplikacji Przyporządkowania faktur zakupu dostępna jest akcja Zakończ ręczne przyporządkowanie.
Aplikacja Przyporządkowania faktur zakupu została opisana poniżej.
Definicje terminów
Faktura zakupu
Faktura zakupu zawiera listę kwot do zapłaty za pozycje dostarczone lub pozostające do dostarczenia. Faktura zakupu jest dokumentem zewnętrznym, który może być również notą kredytową.
Przyjęcie towaru
Przychodząca dostawa jest wprowadzana do systemu wraz z artykułem, ilością i datą przyjęcia towaru w dokumencie przyjęcia towaru. Potwierdzenia przyjęcia towaru zawsze zawierają numer zamówienia.
Opis aplikacji
Aplikacji Przyporządkowania faktur zakupu można użyć, aby przypisać faktury zakupu do zaksięgowanych przyjęć towarów, jeśli faktura zakupu została wcześniej zaksięgowana bez przypisania jej do przyjęcia towaru. W fakturze pozycje przypisane w ten sposób są oznaczone jako przypisane później. Można również oznaczyć przypisanie faktur zakupu do pozycji przyjęcia towaru jako zakończone pomimo niekompletnego przypisania.
Aplikacja składa się z nagłówka i obszaru roboczego.
Nagłówek
Pola zapytań są przechowywane w nagłówku aplikacji. Z reguły najważniejsze pola zapytań są już dostępne. Jednak liczba pól zapytań i ich rozmieszczenie mogą się różnić.
Obszar zapytań jest zapisywany dla każdego widoku. Można określić, które pola zapytań będą wyświetlane. W tym celu należy wybrać żądane pola zapytań z listy pól. Opis pól zapytań można zazwyczaj znaleźć w bezpośredniej pomocy.
Niektóre pola zapytań zostały udokumentowane poniżej. Jeśli zostaną dodane kolejne pola, ich opis można znaleźć w dokumencie pomocy odpowiedniej aplikacji.
Widok standardowy nagłówka aplikacji składa się z następujących pól wyszukiwania:
- Rodzaj przyjęcia towaru – w tym polu należy wprowadzić rodzaj przyjęcia towaru jako charakterystykę zapytania. Aby pozycja faktury mogła zostać przypisana do przyjęcia towaru, przyjęcie musi odnosić się do procesu zakupowego.
- Numer przyjęcia towaru – w tym polu należy wprowadzić numer przyjęcia towaru jako cechę zapytania.
- Rodzaj zamówienia zakupu – w tym polu należy wprowadzić rodzaj przypisanego zamówienia jako cechę zapytania.
- Numer zamówienia zakupu – w tym polu należy wprowadzić numer przypisanego zamówienia jako cechę zapytania.
- Partner dostawy – w tym polu należy wprowadzić identyfikator partnera dostawy.
- Data przyjęcia towaru – w tym polu należy wprowadzić datę odbioru towaru jako cechę zapytania.
- Data zamówienia zakupu – w tym polu należy wprowadzić datę wprowadzenia przypisanego zamówienia zakupu jako cechę zapytania.
- Artykuł – jako cechę zapytania należy wprowadzić identyfikator artykułu, który jest używany w pozycji przyjęcia towarów. Nie można przypisać pozycji przyjęcia towaru dla pozycji z zestawem komponentów i niekompletnych zestawów.
- Status przyjęcia towarów – w tym polu należy wybrać status przyjęcia towaru jako cechę zapytania.
- Status zamówienia zakupu – w tym polu należy wybrać status przypisanego zamówienia jako charakterystykę zapytania.
Obszar roboczy
W obszarze roboczym dostępna jest tabela, w której wyświetlane są pozycje faktury zakupu będące przedmiotem zapytania. Można określić, które informacje będą wyświetlane dla pozycji faktury.
Aby wyświetlić pozycje faktur zakupu na różne sposoby z różnymi informacjami, można utworzyć kilka widoków.
Poniżej opisano wszystkie główne kolumny tabeli w tym widoku.
Jeśli dodano dodatkowe kolumny, ich opis można znaleźć w dokumencie pomocy odpowiedniej aplikacji.
- Data przyjęcia towaru – w tej kolumnie wyświetlana jest data przyjęcia towaru.
- Rodzaj przyjęcia towaru – w tej kolumnie wyświetlany jest rodzaj przyjęcia towaru. Rodzaj i numer przyjęcia towaru oraz numer pozycji jednoznacznie identyfikują pozycję przyjęcia towaru.
- Numer przyjęcia towaru – w tej kolumnie wyświetlany jest numer przyjęcia towaru. Rodzaj i numer przyjęcia towaru oraz numer pozycji jednoznacznie identyfikują pozycję przyjęcia towaru.
- Pozycja przyjęcia towaru – w tej kolumnie wyświetlany jest numer pozycji przyjęcia towaru. Rodzaj, numer przyjęcia towaru i numer pozycji jednoznacznie identyfikują pozycję przyjęcia towaru.
- Numer pozycji szczegółowej przyjęcia towarów – w tej kolumnie wyświetlany jest numer szczegółowej pozycji przyjęcia towarów. Jeśli jest to pozycja główna, wyświetlane jest 0.
- Artykuł – w tej kolumnie wyświetlana jest identyfikator artykułu, wykorzystany w pozycji przyjęcia towaru.
- Ilość przyjęcia – w tej kolumnie wyświetlana jest ilość otrzymana zgodnie z pozycją przyjęcia towaru.
- Ilość zafakturowana (1. jednostka. mag.) – w tej kolumnie wyświetlana jest ilość przychodząca, która została już zafakturowana.
- Przyporządkowana ilość – w tej kolumnie wyświetlana jest ilość z faktury zakupu, która została już przypisana do pozycji przyjęcia towaru. Obejmuje to zarówno zaksięgowane ilości faktur zakupu, jak i niezaksięgowane ilości faktur zakupu.
- Data zamówienia zakupu – w tej kolumnie wyświetlana jest data wprowadzenia zamówienia przypisanego do pozycji przyjęcia towaru.
- Rodzaj zamówienia zakupu – w tej kolumnie wyświetlany jest rodzaj zamówienia przypisanego do pozycji przyjęcia towaru.
- Numer zamówienia zakupu – w tej kolumnie wyświetlany jest numer zamówienia przypisanego do pozycji przyjęcia towaru.
- Numer pozycji zamówienia zakupu – w tej kolumnie wyświetlany jest numer pozycji zamówienia przypisanego do pozycji przyjęcia towaru.
- Numer pozycji szczegółowej – w tej kolumnie wyświetlany jest numer pozycji szczegółowej zamówienia, która jest przypisana do pozycji przyjęcia towaru.
- Dostawca – ta kolumna wyświetla identyfikator dostawcy zgodnie z przypisanym zamówieniem.
- Partner dostawy – w tej kolumnie wyświetlany jest identyfikator partnera dostawy.
- Status przyjęcia towaru – w tej kolumnie wyświetlany jest status ogólny, status przyjęcia na magazyn, status fakturowania i status opakowania przyjęcia towaru.
- Status zamówienia zakupu – w tej kolumnie za pomocą ikon statusu wyświetlany jest status zamówienia przypisanego do pozycji przyjęcia towaru.
Działania związane z aplikacją
Przyporządkowanie pozycji faktury zakupu
Akcji Przyporządkuj pozycję faktury zakupu można użyć, aby ręcznie przypisać pozycję faktury do wybranej pozycji przyjęcia towaru. Przypisane w ten sposób pozycje są oznaczane jako przypisane później na fakturze zakupu.
Warunkiem jest, aby pozycja przyjęcia towaru miała status Zrealizowane, nie zawierała żadnych niekompletnych zestawów i nie została jeszcze w pełni zafakturowana.
Aby wybrać odpowiednią pozycję faktury zakupu, otwierane jest okno dialogowe, w którym dostępne są pola zapytania, a możliwe pozycje faktury zakupu są wyświetlane na liście wyników.
Są one określane na podstawie pozycji zamówienia i statusu zamówienia przypisanego do wybranej pozycji przyjęcia towaru. Przypisywane mogą być tylko pozycje z faktur zakupu o typie Faktura zakupu.
Pola zapytań są dostępne w nagłówku okna dialogowego.
Kolumny listy wyników zawierają szczegółowe informacje:
- Rodzaj faktury zakupu – rodzaj i numer faktury zakupu oraz numer pozycji jednoznacznie identyfikują pozycję faktury zakupu.
- Numer faktury przychodzącej – rodzaj i numer faktury zakupu oraz numer pozycji jednoznacznie identyfikują pozycję faktury zakupu.
- Pozycja faktury zakupu – rodzaj i numer faktury zakupu oraz numer pozycji jednoznacznie identyfikują pozycję faktury zakupu.
- Zafakturowana ilość całkowita – wyświetlana jest ilość już zafakturowana z pozycją faktury zakupu.
Aby przypisać pozycję faktury zakupu, należy wybrać ją z listy i wybrać przycisk [OK].
Pozycje faktur zakupu są oznaczone ikoną późniejszego przyporządkowania w aplikacji Faktury zakupu i dlatego różnią się od pozycji, które zostały automatycznie przypisane do przyjęć towarów.
Zakończenie ręcznego przyporządkowania
Akcji Zakończ ręczne przyporządkowanie można użyć, aby oznaczyć alokację pozycji faktury do pozycji przyjęcia towaru jako zakończoną, nawet jeśli cała ilość przychodząca nie została przypisana do faktury zakupu.
Pozycja przyjęcia towaru otrzymuje status Zafakturowane w całości i opcję zakończenia ręcznego przyporządkowania faktury zakupu.
Akcja może zostać wykorzystana przykładowo, jeśli nie można przypisać pozycji automatycznie i ręcznie, np. w przypadku pozycji z ustawionymi składnikami.
Anulowanie ręcznego zakończenia przyporządkowania
Akcji Anuluj ręczne zakończenie przyporządkowania można użyć, aby usunąć ręcznie ustawiony wskaźnik ukończenia przypisania pozycji przyjęcia towarów do faktury. Pozycja przyjęcia towarów otrzyma status Częściowo zafakturowane lub Niezafakturowane.
Konfiguracja
W przypadku aplikacji Przyporządkowania faktur zakupu nie trzeba definiować żadnych ustawień w aplikacji Konfiguracja.
Jednostki biznesowe
Następująca jednostka biznesowa jest istotna dla aplikacji Przyporządkowania faktur zakupu, wykorzystywanej przykładowo do:
- Przypisywania uprawnień
- Konfigurowania definicji aktywności
- Importowania i eksportowania danych
Faktura zakupu:
com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice
Uprawnienia
Uprawnienia mogą być przypisywane zarówno za pomocą ról uprawnień, jak i poprzez przypisanie organizacji. Koncepcję uprawnień można znaleźć w dokumentacji technicznej Autoryzacje.
Uprawnienia specjalne
Dla aplikacji Przyporządkowania faktur zakupu nie ma funkcji specjalnych.
Przypisania organizacyjne
Struktury organizacyjne służą do kontrolowania, które dane są widoczne, możliwe do wykorzystania lub edycji. Aby to zrobić, funkcja Uprawnienia do treści musi być aktywowana w aplikacji Konfiguracja.
Aby aplikacja Przyporządkowania faktur zakupu była wyświetlana osobie w menu użytkownika, musi ona być przypisana do organizacji, która jest zawarta w jednej z następujących struktur organizacyjnych:
- Zakup
- Logistyka magazynowa
Aby dana osoba mogła odpytywać pozycje przyjęcia towarów, jedna z przypisanych organizacji musi być wprowadzone w tabeli Uprawnienia w aplikacji Rodzaje faktur zakupu.
Więcej informacji na temat tabeli Uprawnienia i szczegółowy przegląd uprawnień związanych z treścią można znaleźć w dokumentacji Uprawnienia związane z treścią.
Funkcje specjalne
Oprócz sprawdzania uprawnień do wysyłania zapytań o pozycje przyjęć towarów, obowiązuje następująca funkcja specjalna: aby dana osoba mogła wysyłać zapytania o pozycje faktur zakupu dla przydziału, jedna z przypisanych jej organizacji musi być wpisana w tabeli Uprawnienia w aplikacji Rodzaje faktur zakupu.
Uprawnienia dla partnerów biznesowych
Aplikacja Przyporządkowania faktur zakupu nie jest udostępniana partnerom biznesowym.
