Funkcjonalność przyporządkowania kosztów umożliwia zdefiniowanie mapowania z 4 na 5 z użyciem wymiarów kontrolingowych. Mapowania będą tworzone automatycznie. Automatycznie wygenerowane rekordy będą podlegały edycji, dopóki dokument nie zostanie zaksięgowany. Funkcjonalność księgowania kosztów na konta zespołu 4 i 5 została stworzona dla polskiej wersji programu, gdyż mechanizm księgowania kosztów na konta z grup 4 i 5 wynika ze specyfiki polskiej księgowości. Aby aplikacja Przyporządkowania kosztów działała niezbędne jest dokonanie konfiguracji poprzez aktywację w aplikacji Konfiguracja funkcji Koszty na kontach 4 i 5. Dodatkowo z funkcji Koszty na kontach 4 i 5 domyślnie będą pobierane wartości dla pól Konto księgi głównej zespołu 5 (pole Szablon konta 5*) oraz Konto rozliczenie kosztów (pole Konto rozliczenie kosztów) do aplikacji Przyporządkowanie kosztów, natomiast ustawienia z pola Typ wymiaru będą determinować, jakie typy wymiarów będą uwzględniane w definicji mapowań w tej aplikacji. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnych wartości.

Aplikacja Przyporządkowania kosztów umożliwia:

• przyporządkowanie poszczególnych kont z grupy 4 oraz kombinacji wymiarów kontrolingowych na konta grupy 5
• przyporządkowanie konta rozliczenia kosztów dla danego konta z grupy 5

Aplikacja składa się z nagłówka oraz obszaru roboczego, który jest podzielony na dwie części: tabelę oraz edytor pozycji.

Nagłówek

W nagłówku można wprowadzić kryteria wyszukiwania, które mają na celu wyfiltrowanie istniejących już przyporządkowań, a następnie wybrać przycisk [Aktualizacja], dzięki czemu można wyfiltrować odpowiednie przyporządkowanie kosztów. Sekcja ta może być edytowalna, użytkownik może dodać dodatkowe pola filtrujące i ukryć pola domyślne. Wyniki wyszukiwania prezentowane są w obszarze roboczym w części z tabelą.

Istniejące przyporządkowania można wyszukiwać według poniższych kryteriów:

• Rodzaj transakcji – kod transakcji używany do księgowania określonego rodzaju transakcji, np. FZ, w aplikacji Księgowania w księdze głównej
• Typ transakcji – rodzaj kodów transakcji używanych do księgowania określonego rodzaju transakcji w aplikacji Księgowania w księdze głównej, np. Faktura
• Konto księgi głównej – konto księgowe, które powinno reprezentować konto z grupy 4 i względem którego powinny być wykonywane równoległe księgowania pozycji na kontach z grupy 5 oraz koncie rozliczenie kosztów.
• Klasyfikacja konta – klasyfikacja konta księgowego, którą można wykorzystać do wskazania określonej grupy kont syntetycznych
• Wymiar – opcjonalny wymiar służący do określenia dodatkowych informacji o ponoszonym koszcie, np. MPK, lokalizacja. Widoczność pól z odpowiednimi wymiarami w podstawowym widoku uzależniona jest od tego, jakie wymiary zostały wskazane w funkcji konfiguracyjnej Koszty na kontach 4 i 5 w polu Typ wymiaru. Reszta pól z wymiarami znajduje się w domyślnie ukrytej liście, którą można rozwinąć strzałką:
• Konto rozliczenia kosztów – konto stosowane do rozliczenia kosztów
• Konto księgi głównej zespołu 5 – konto syntetyczne z grupy 5 (lub maska), na którym należy dokonywać równoległych księgowań do księgowań na konta z grupy 4
• Oznaczenie – pole służące do dodania opisu do konkretnej pozycji tabeli, który pomoże w zarządzaniu stworzonymi przyporządkowaniami
• Okres obowiązywania – okres, w którym będzie obowiązywało przyporządkowanie

Obszar roboczy

W obszarze roboczym znajduje się tabela z dostępnymi przyporządkowaniami kosztów oraz edytor pozycji.

Obszar roboczy – tabela

W tabeli wyświetlane są jedynie pozycje spełniające kryteria wprowadzone w obszarze wyszukiwania. Kolumny tabeli odzwierciedlają pola dostępne w nagłówku aplikacji.

Obszar roboczy – edytor pozycji

Z poziomu edytora pozycji istnieje możliwość dodawania nowych przyporządkowań za pomocą opcji:

• [Dodaj] – tworzy nowe przyporządkowania
• [Duplikuj] – powiela istniejący wiersz z możliwością edycji

oraz edycji istniejących przyporządkowań.

Zakładka Ogólne

• Rodzaj transakcji – kod transakcji używany do księgowania określonego rodzaju transakcji w aplikacji Księgowania w księdze głównej, np. FZ. Rodzaj transakcji jest definiowany w aplikacji Rodzaje dokumentów księgowych. Pole musi zostać uzupełnione jeśli użytkownik nie uzupełnił pola Typ transakcji.
• Konto księgowe – konto, które powinno reprezentować konto z grupy 4. Należy wskazać konkretne konto lub definicję przy użyciu konkretnych znaków specjalnych, np.:
  • * -> aby zastąpić dowolny ciąg znaków, na przykład gdy wskazane zostanie: 4* do przyporządkowania będą uwzględniane wszystkie konta zaczynające się od cyfry 4
  • ? -> aby zastąpić pojedynczy znak, na przykład po wskazaniu: 4?2 pod uwagę będą brane wszystkie konta zaczynające się od 4, a kończące się na 2, mające jako drugi znak cyfrę z przedziału od 0 do 9.
    Wobec tego konta powinny być wykonywane równoległe księgowania pozycji na kontach z grupy 5 oraz koncie Rozliczenie kosztów.
• Typ transakcji – lista rozwijana z rodzajami kodów transakcji używanymi do księgowania określonego rodzaju transakcji w aplikacji Księgowania w księdze głównej, np. Faktura. Jeśli pole nie zostanie wskazane przez użytkownika, to jego wartość zostaje uzupełniona na podstawie rodzaju transakcji. Pole jest obowiązkowe.
• Klasyfikacja konta – wartość dla klasyfikacji konta księgi głównej, która została wskazana w konfiguracji
  
  Uwaga

  Należy uzupełnić tylko jedno z pól Konto księgi głównej lub Klasyfikacja konta, ponieważ należy wybrać konkretne konto lub grupę kont, dla których tworzone jest przyporządkowanie.
• Konto księgi głównej zespołu 5 – konto księgowe z grupy 5 (które istnieje w planie kont), na którym zostaną wykonane równoległe księgowania. Domyślnie, podczas dodawania nowej pozycji, pole to jest uzupełniane wartością pobieraną z funkcji konfiguracyjnej Koszty na kontach 4 i 5 z pola Szablon konta 5*. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnej wartości, może wskazać konkretny numer konta lub definicję przy użyciu określonych reguł:
  • [] -> aby odwołać się do obiektu biznesowego zmiennymi, które mogą być użyte są:
    • DimensionXY (np. Dimension01)
    • ObjectAccount
  • () -> aby wskazać numery znaków, jakie mają być użyte, na przykład zapis [ObjectAccount](2) oznacza, że zostaną pobrane dwa pierwsze znaki z ObjectAccount wskazanego w polu Konto księgowe, zapis [Dimension01](3-4) oznacza, że zostanie pobrany trzeci i czwarty znak z wymiaru kontrolingowego o typie Dimension01
  • dowolny tekst

Za pomocą przycisku  użytkownik może wywołać podpowiedzi składni:

• Konto rozliczenie kosztów – konto przeciwstawne, stosowane do rozliczenia kosztów. Wartość dla konta domyślnie pobierana jest z funkcji konfiguracyjnej Koszty na kontach 4 i 5 z pola Konto rozliczenie kosztów.
• Okres obowiązywania – okres, w którym będzie obowiązywało przyporządkowanie
• Oznaczenie – pole służące do dodania opisu do konkretnego rekordu, który pomoże w zarządzaniu stworzonym przyporządkowaniem

Zakładka Opcjonalne wymiary

Na zakładce Opcjonalne wymiary można wskazać wartości dla poszczególnych wymiarów opcjonalnych. W mechanizmie automatycznego generowania pozycji księgowania z użyciem kont z grupy 5 będą brane pod uwagę jedynie te, które zostały wskazane w aplikacji Konfiguracja w funkcji Koszty na kontach 4 i 5. W przypadku gdy dany rekord będzie mieć uzupełnione inne typy wymiarów, nie będzie to miało wpływu na przyporządkowanie konta z grupy 5 na generowanym dekrecie.

Wyłącznie typy wymiarów dodane w aplikacji Typy wymiarów (obszar kontroling) będą dostępne w polach Wymiar 01-20, jeśli zostanie zaznaczony parametr Stosowany w księgowości finansowej. Jako domyślne będą wyświetlane wymiary wskazane w konfiguracji. W polach Wymiar 01-20 należy wskazać opcjonalne wymiary z:

• przypisanym konkretnym typem wymiaru
• zaznaczonym parametrem Stosowany w księgowości finansowej

Po prawidłowym uzupełnieniu odpowiednich pól w edytorze pozycji należy przenieść wprowadzone dane do tabeli za pomocą przycisku [Zastosuj wpisy]. Po wprowadzeniu wszystkich rekordów do tabeli należy zapisać stworzone przyporządkowania za pomocą przycisku [Zapisz].

Przykład

Zostało zdefiniowane przyporządkowanie kosztów dla konta 401. Jako typ transakcji została przypisana Faktura, w pierwszym rekordzie w polu Wymiar 03 został wybrany pracownik Jan Kowalski (JK), w drugim rekordzie w polu Wymiar 02 zostały przypisane zdefiniowane lokalizacje zaczynające się od litery K, np. Kraków, Kielce. Wartość dla pola Konto rozliczenie kosztów została pobrana z funkcji konfiguracyjnej Koszty na kontach 4 i 5. Wartość dla pola Konto księgi głównej zespołu 5 w pierwszym rekordzie tabeli została pobrana z wcześniej wymienionej funkcji konfiguracyjnej, w drugim rekordzie została przypisana ręcznie.

Stworzone przyporządkowania zostaną wykorzystane podczas tworzenia wpisów w aplikacji Księgowania w księdze głównej, do przypisania konta z zespołu 5 podczas tworzenia równoległych księgowań kosztów. Podczas automatycznego tworzenia pozycji będą sprawdzane wszystkie definicje mapowań. Jeśli któreś definicje będą się pokrywać, to mechanizm zadziała w taki sposób, że zostaną utworzone linie z 5 bazujące na wszystkich definicjach mapowań, które spełniają kryteria. Więcej informacji znajduje się tutaj.