Aplikacja Raport: Potwierdzenia sald wierzycieli umożliwia wydruk sald do potwierdzenia dla wierzycieli. Aplikacja umożliwia wydruk rozrachunków w ramach danego okresu księgowego lub według daty księgowania w formie listu.
Potwierdzenie salda to dokument przeznaczony dla partnerów zewnętrznych i służy do wykazania sumy należności lub zobowiązań. Potwierdzenia sald są zasadniczo podzielone na potwierdzenia dla dłużników oraz dla wierzycieli, jednak oba mogą obejmować konta mieszane.
Oba rodzaje potwierdzeń sald stanowią niezależne raporty i są zbliżone do aplikacji typu Raport służących do wydruku rozrachunków dla dłużników i wierzycieli (Więcej informacji można znaleźć w artykułach Raport: Rozrachunki dłużników i Raport: Rozrachunki wierzycieli). Wybór danych do potwierdzeń sald jest jednak mniej złożony, a główna różnica polega na tym, że potwierdzenia sald są zasadniczo dokumentami listowymi zawierającymi bloki tekstowe w ramach księgowości finansowej, które mogą być wysyłane jako list, faks lub e-mail i nie są zwykłymi raportami.
Definicje terminów
Dokument raportu — wyjście raportu do urządzenia wyjściowego, takiego jak drukarka, lub do pliku, tworzy dokument raportu lub dokument końcowy. Dokument raportu zawiera zestawienie obiektów, np. listę adresów. Dokument końcowy zawsze zawiera obiekt, np. zamówienie sprzedaży. Dokumenty mogą być archiwizowane lub wysyłane do partnera, np. pocztą elektroniczną.
Opis aplikacji
Po wprowadzeniu żądanych pól wyboru dostępne jest standardowe okno wejściowe do wydruku potwierdzenia sald, które zawiera sekcje Parametry, Ustawienia oraz Ustawienia wydruku. Ze względu na to, że nie jest to standardowe okno, nie zostało ono opisane w tym miejscu. Wydruk uruchamia się za pomocą ikony akcji [Drukuj potwierdzenia sald].
Niniejszy artykuł zawiera w szczególności informacje o parametrach, za pomocą których użytkownik określa, co ma zawierać dokument raportu do wydruku. Ponadto znajdują się tutaj informacje o wyniku wydruku. Możliwe ustawienia wydruku w tej aplikacji są zgodne z opcjami dostępnymi w oknie dialogowym dla dowolnego wydruku. Opis możliwych ustawień wydruku znajduje się w instrukcji obsługi.
Instrukcja obsługi dla aplikacji została opisana w artykule Instrukcje: Raport: Dokumenty raportu.
Nagłówek
Tutaj wybierana jest definicja potwierdzenia salda, która ma zostać użyta.
- Definicja — nazwa jednoznacznie identyfikuje selekcję. Nazwy mogą składać się zarówno z cyfr, jak i liter.
- Oznaczenie — oznaczenie służy jako dodatkowa funkcja identyfikacyjna. Może składać się z dowolnie wybranego tekstu. Użytkownik wprowadza wyróżniające, łatwe do zapamiętania i, jeśli to możliwe, jednoznaczne oznaczenie, aby ułatwić wyszukiwanie. Ta sama nazwa może jednak występować więcej niż jeden raz.
Sekcja Ogólne
W tym miejscu podaje się dane określające szczegóły sald, jak np. definicje pola Okres księgowy, Waluty, Grupa oraz informację, czy mają zostać uwzględnione salda zerowe itd.
- Tytuł raportu — parametr Tytuł raportu zawiera tytuł dokumentu raportu. Domyślnie przyjmowana jest nazwa bazowego raportu. Tytuł można określić indywidualnie. Użytkownik podaje żądany tytuł lub zmienia wartość domyślną.
- Rozliczenie międzyokresowe wg — w tym polu użytkownik określa sposób czasowego rozliczenia potwierdzenia salda. Do wyboru dostępne są następujące opcje:
- Okres księgowy — oznacza, że potwierdzenie salda zostanie rozliczone według wskazanego okresu księgowego
- Data księgowania — oznacza, że potwierdzenie salda zostanie rozliczone według wskazanej daty księgowania. W większości krajów data księgowania jest tożsama z datą dokumentu.
- Okres księgowy poprzez — w tym polu użytkownik określa okres księgowy, według którego mają zostać ocenione rozrachunki do potwierdzenia salda. Rozliczenie obejmuje wtedy ten okres księgowy w ramach księgowości finansowej.
- Data księgowania do — użytkownik wprowadza datę księgowania, do której mają zostać ocenione rozrachunki do potwierdzenia salda. W większości krajów data księgowania odpowiada dacie dokumentu.
- Waluta — w tym polu użytkownik określa walutę, w której mają zostać ocenione rozrachunki do potwierdzenia salda. Można wybrać wyłącznie waluty wewnętrzne przypisane do wybranej jednostki organizacyjnej.
- Grupa 1 — to pole umożliwia wybór pierwszego elementu grupowania do wydruku potwierdzeń salda. Określa ono zasadniczą kolejność kont rozrachunkowych (dłużników, wierzycieli lub grup). Dozwolone wartości to:
- (brak)
- Kraj
- Klasyfikacja kont partnera
- Nazwa partnera (kontrahenta)
- Partner hasło wyszukiwania
- Partner waluta
- Kod pocztowy
- Profil kont zbiorczych
- Przedstawiciel finansowy
- Odpowiedzialny pracownik
- Pracownik odpowiedzialny za monitowanie
- Grupa 2 — w tym polu można wybrać drugi element grupowania. Określa on kolejność kont rozrachunkowych w ramach nadrzędnego poziomu grupowania. Wybór jest identyczny jak w polu Grupa 1.
- Grupa 3 — to pole umożliwia wybór trzeciego elementu grupowania, również zgodnego z wyborem z pola Grupa 1
- Grupa 4 — w tym polu wybiera się czwarty element grupowania, zgodny z listą dostępnych opcji dla pola Grupa 1
- Rozrachunki sortowane wg — to pole określa sposób sortowania rozrachunków w ramach potwierdzenia salda. Dozwolone wartości to:
- Data dokumentu
- Data księgowania
- Data wymagalności
- Numer rozrachunku
- Potwierdzenie salda grupy podmiotów (pole wyboru) — to pole umożliwia wybór specjalnego wariantu potwierdzenia salda. Po zaznaczeniu tej opcji potwierdzenia salda są generowane wyłącznie z rozrachunków zawierających grupę podmiotów. Pozycje indywidualnych kontrahentów niezależnych nie są uwzględniane.
- Potwierdzenie salda wg waluty (pole wyboru) — w tym polu użytkownik określa, czy rozrachunki wystawione w walucie obcej mają być prezentowane osobno według waluty. Jeśli nie, pozycje walutowe są również prezentowane w pierwszej walucie wewnętrznej danej firmy.
- Drukuj salda zerowe (pole wyboru) — to pole umożliwia określenie, czy rozrachunki, które w momencie rozliczenia mają saldo zerowe, mają być również uwzględnione w potwierdzeniu salda
- Z wyrównanymi pozycjami (pole wyboru) — w tym polu użytkownik określa, czy również pozycje, które zostały już wyrównane w momencie rozliczenia, mają być ujęte w potwierdzeniu salda
Sekcja Konta
W tym miejscu definiuje się dodatkowe kryteria zawężające odbiorców potwierdzenia salda.
- Wierzyciel — użytkownik wybiera wierzycieli, którzy mają zostać uwzględnieni w przetwarzaniu. Brak wskazania oznacza, że oceniani są wszyscy wierzyciele.
- Wyklucz wierzyciela (pole wyboru) — określa, czy wartości w polu Wierzyciel mają zostać wykluczone z oceny. W takim przypadku do analizy wchodzą rozrachunki wszystkich wierzycieli niewskazanych w tym polu.
- Konta mieszane (pole wyboru) — to pole określa, czy w ocenie mają zostać również uwzględnione konta mieszane. Konta mieszane to partnerzy, którzy są skonfigurowani zarówno jako dłużnik, jak i wierzyciel pod tym samym numerem partnera.
- Grupa podmiotów — użytkownik może podać jeden lub więcej numerów partnerów jako kryterium selekcji dla grupy podmiotów (związków) zawartych w rozrachunkach. Pomoc wyszukiwania wartości umożliwia wyszukanie i wybór istniejących grup wierzycieli.
- Wyklucz grupę podmiotów (pole wyboru) — określa, czy wartości w polu Grupa podmiotów mają zostać wykluczone z oceny. W takim przypadku analizowane są rozrachunki wszystkich związków, które nie zostały wskazane w tym polu.
- Oznaczenie — użytkownik wprowadza w razie potrzeby nazwę partnera jako kryterium selekcji dla wybieranych dłużników, wierzycieli lub grup
- Partner hasło wyszukiwania — pole umożliwia wprowadzenie hasła wyszukiwania partnera jako kryterium selekcji
- Kod pocztowy — użytkownik może podać jeden lub więcej kodów pocztowych jako kryterium selekcji dla wybieranych partnerów.
- Kraj — w tym polu można wprowadzić jedno lub więcej państw jako kryterium wyboru. Pomoc wyszukiwania wartości pozwala na wybór dostępnych krajów.
- Profil kont zbiorczych — użytkownik może określić jeden lub więcej profili kont zbiorczych jako kryterium dla wybieranych dłużników lub grup. Pomoc wyszukiwania wartości umożliwia ich wybór.
- Pracownik odpowiedzialny — pole umożliwia określenie jednego lub więcej numerów partnerów jako kryterium wyboru dla pracownika odpowiedzialnego za wystawianie monitów
- Partner waluta — użytkownik może określić jedną lub więcej walut jako kryterium dla wybieranych partnerów. Pomoc wyszukiwania wartości pozwala wybrać dostępne waluty.
- Osoba odpowiedzialna za monity — użytkownik może wskazać jednego lub więcej partnerów jako kryterium wyboru dla ogólnego opiekuna dłużnika, wierzyciela lub grupy. Pomoc wyszukiwania wartości pozwala wyszukać dostępnych pracowników organizacji.
Sekcja Dane księgowe
W tej sekcji można określić dodatkowe ograniczenia dotyczące potwierdzenia salda.
- Data dokumentu wyrównanych pozycji — w razie potrzeby użytkownik wprowadza w tym polu datę lub okres jako kryterium wyboru wyrównanych pozycji
Sekcja Dane z formularza
W tym miejscu użytkownik ma możliwość wybrania zdefiniowanych modułów tekstowych jako tekstu nagłówka lub stopki do wydruku salda.
- Moduł tekstowy, Tekst nagłówka — w tym polu użytkownik wprowadza moduł tekstowy, który ma zostać wydrukowany na potwierdzeniu salda przed listą rozrachunków. Wspomaganie wartości umożliwia wyświetlenie dostępnych modułów tekstowych i wybór jednego z nich.
- Moduł tekstowy, Tekst stopki — w tym polu użytkownik wprowadza moduł tekstowy, który ma zostać wydrukowany na potwierdzeniu salda po liście rozrachunków. Wspomaganie wartości umożliwia wyświetlenie dostępnych modułów tekstowych i wybór jednego z nich.
- Osoba kontaktowa do potwierdzenia salda — w tym polu użytkownik podaje wewnętrzną osobę kontaktową, która ma zostać wydrukowana jako osoba odpowiedzialna do potwierdzenia salda. W tym celu w jednym z używanych modułów tekstowych należy zastosować znacznik {contactPerson}.
- Forma grzecznościowa — kontekst podany w tym polu zostaje użyty do wygenerowania formy grzecznościowej w potwierdzeniu salda. Jeśli kontekst nie zostanie określony, wówczas stosowany jest domyślny kontekst z konfiguracji systemu.
Akcje związane z aplikacją
W aplikacji Raport: Potwierdzenia sald dla wierzycieli dostępna jest akcja [Drukuj potwierdzenia sald]. Za jej pomocą uruchamiane jest okno dialogowe, w którym użytkownik może określić dodatkowe parametry dla wydruku potwierdzenia salda:
- wskazać datę dokumentu
- ustawić parametry tła (takie jak kolejka, powiadomienie)
- określić ustawienia wydruku (drukarka, faks, e-mail)
Pojedyncze potwierdzenia salda można obejrzeć natychmiast, natomiast przy wydruku wielu potwierdzeń zawsze wymagane jest wskazanie kolejki.
Wynik wydruku
Potwierdzenie salda zawiera adres wierzyciela sformatowany do listu z oknem adresowym (z uwzględnieniem adresu nadawcy), a także zastosowane moduły tekstowe, pomiędzy którymi w formie tabeli zestawione są poszczególne pozycje.
W tabeli wykazane są informacje dla następujących kolumn:
- Rozrachunek
- Data dokumentu
- Liczba dni po terminie
- Uwagi
- Kwota faktury
- Saldo rozrachunku w walucie głównej z oznaczeniem Wn/Ma
Jednostki biznesowe
- Przyporządkowywania uprawnień
- Konfigurowania definicji działań
- Importu i eksportu danych
Uprawnienia
Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień, jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.
Uprawnienia specjalne
Dla aplikacji Raport: Potwierdzenia sald wierzycieli nie są dostępne uprawnienia specjalne.
Przyporządkowania organizacyjne
Przyporządkowania organizacyjne służą do kontrolowania, które dane mogą być przeglądane, używane lub edytowane. W tym celu należy aktywować funkcję Uprawnienia do treści w aplikacji Konfiguracja.
Aby aplikacja Raport: Potwierdzenia sald wierzycieli była wyświetlana dla danego użytkownika w menu użytkownika, musi on być przypisany do organizacji, która jest połączona z jednym z następujących obszarów organizacyjnych:
- Rachunkowość
Funkcje specjalne
Dla aplikacji Raport: Potwierdzenia sald wierzycieli nie są dostępne funkcje specjalne.
Uprawnienia dla partnerów biznesowych
Aplikacja Raport: Potwierdzenia sald wierzycieli nie jest dostępna dla partnerów biznesowych.
