Rejestr faktur

Dzięki funkcji Rejestr faktur użytkownik może wstępnie wprowadzać faktury zakupu bezpośrednio po otrzymaniu poczty, zanim zostaną one przekazane do odpowiednich działów lub pracowników odpowiedzialnych za kontrolę.

Podczas księgowania otrzymane wstępnie wprowadzone faktury są przenoszone do okna dialogowego księgowania, dodawane jest przyporządkowanie konta, a faktury otrzymują status Zaksięgowane w rejestrze faktur.

W oknie dialogowym księgowania funkcja Rejestr faktur jest aktywowana za pomocą rodzaju dokumentu, z którym księgowane są faktury zakupu. Odbywa się to poprzez aktywację pola Księgowanie z rejestru faktur zakupu w aplikacji Rodzaje dokumentów księgowych dla tego rodzaju dokumentu.

W niniejszym dokumencie opisano aplikację Rejestr faktur

Opis aplikacji

Ta aplikacja służy do wstępnego wprowadzania faktur zakupu bez ich natychmiastowego księgowania. Do wstępnego wprowadzania stosowane są tylko minimalne kontrole. Kontrole zależą między innymi od ustawień w rodzaju dokumentu dla rejestru faktur. Jeśli np. w używanym rejestrze faktur aktywowane zostało pole Wymagany numer dokumentu, dla dokumentu faktury należy określić numer dokumentu.

Wprowadzanie otrzymanych faktur można ograniczyć do ważnych danych, np. daty dokumentu i pól, dla których wymagany jest wpis zgodnie z rodzajem dokumentu. Wprowadzone tutaj wartości są używane do wstępnego wypełnienia pól o tej samej nazwie w oknie dialogowym księgowania.

W celu przetworzenia wstępnie wprowadzonych potwierdzeń faktur dostępne są akcje związane z aplikacją. Użytkownik może zwolnić potwierdzenia faktur do okna dialogowego księgowania lub zresetować status W opracowaniu.

Aplikacja Rejestr faktur składa się z nagłówka i obszaru roboczego.

Nagłówek

W nagłówku aplikacji użytkownik wprowadza rodzaj dokumentu do wstępnego wprowadzenia faktur zakupu. Ponadto wyświetlany jest numer i status wstępnie wprowadzonej faktury.

Szczegółowy opis pól:

• Rodzaj dokumentu — w tym polu użytkownik wprowadza rodzaj dokumentu, za pomocą którego chciałby wstępnie wprowadzać faktury. Może on wybrać prawidłowy rodzaj dokumentu za pomocą atrybutu wartości pola.
• Numer — ten numer jest przypisywany sekwencyjnie i automatycznie ze schematu numeracji określonego w aplikacji Konfiguracja i jednoznacznie identyfikuje wstępnie wprowadzoną fakturę zakupu
• Status — status pokazuje status wstępnie wprowadzonej faktury zakupu. Może mieć następującą wartość:
  • W opracowaniu — faktura może być edytowana
  • Zwolniony — faktura jest zwolniona do okna dialogowego księgowania
  • W oknie dialogowym księgowania — faktura jest już powiązana z księgowaniem za pośrednictwem okna dialogowego księgowania, ale nie została jeszcze zaksięgowana
  • Zaksięgowany — księgowania z faktury zostały zaksięgowane

Obszar roboczy

Obszar roboczy aplikacji Rejestr faktur składa się z zakładek Ogólne, Wymagalność, Pozostałe i Controlling. Wpisy w polach zakładek są używane do wstępnego wypełnienia pól o tych samych nazwach w oknie dialogowym księgowania.

Zakładka Ogólne

W tej zakładce użytkownik może wprowadzić np. datę dokumentu, numer konta i kwotę faktury zakupu. W ustawieniach używanego rodzaju dokumentu określa się, które pola wymagają wprowadzenia.

Szczegółowy opis pól:

• Dokument — numer dokumentu może być dowolnie przypisany. Jeśli do rodzaju dokumentu przyporządkowany został schemat numeracji, wówczas numer dokumentu może również zostać przypisany automatycznie z tego schematu numeracji. Jeśli numer dokumentu pozostanie pusty podczas wstępnego wprowadzania, zostanie on określony w oknie dialogowym księgowania na podstawie schematu numeracji rodzaju dokumentu użytego do księgowania. Rozrachunek jest również zapisywany lub tworzony z numerem dokumentu.
• Data dokumentu — w tym polu użytkownik wprowadza datę dokumentu dla tej faktury
• Konto — pole Konto składa się z dwóch części – typu księgowania i właściwego konta. W zależności od użytego rodzaju dokumentu, w pierwszym polu należy wybrać typ księgowania dla dłużników lub wierzycieli. Zgodnie z typem księgowania, w drugim polu można określić konto osobiste.
• Kwota — w tym polu zostanie wprowadzona kwota księgowania
• Kod podatkowy — w tym polu użytkownik może wprowadzić kod podatkowy dla tej faktury
• Kwota podatku — w tym polu zostanie wprowadzona kwota podatku
• Numer rachunku — w tym polu użytkownik może wprowadzić zewnętrzny numer dokumentu księgowego dla tej faktury
• Konto przeciwstawne — w tym polu użytkownik może wprowadzić konto przeciwstawne dla tej faktury
• Okres księgowy — w tym polu użytkownik może wprowadzić okres księgowy dla tej faktury
• Tekst księgowania — w tym polu użytkownik może wprowadzić tekst dla tej faktury
• Stowarzyszenie — w tym polu użytkownik może wprowadzić stowarzyszenie dla tej faktury
• Numer członka stowarzyszenia — w tym polu użytkownik może wprowadzić numer członka dla tej faktury
• Użytkownik do ponownego przedłożenia — w tym polu użytkownik może określić użytkownika do ponownego przedłożenia faktury. Może on użyć pomocy wyszukiwania wartości, aby wyświetlić i wybrać byłych pracowników.
• NIP UE — w tym polu można podać numer identyfikacji podatkowej (NIP) partnera, pod którym ma zostać zgłoszona dostawa wewnątrzwspólnotowa
• Tekst rozrachunku — to pole nie jest obowiązkowe do wypełnienia. Użytkownik może jednak dodać dodatkowy tekst rozrachunku do tekstu dokumentu. Tekst ten zostanie zapisany do rozrachunku. W tekście rozrachunku można używać zmiennych, które wpisuje się bezpośrednio w tym polu. Następujące zmienne są dozwolone i zostaną zastąpione odpowiednimi wartościami podczas przejęcia księgowania w dialogu księgowania:
  • {ACCOUNT} = Konto
  • {ACCOUNTNAME} = Oznaczenie konta
  • {VOUCHERDATE} = Data dokumentu
  • {POSTINGDATE} = Data księgowania
  • {OINUMBER} = Numer rozrachunku
  • {REVERSAL} = Tekst Storno
  • {REVERSALTEXT} = Tekst księgowania anulowanego dokumentu
  • {REVERSALNUMBER} = Tekst księgowania anulowanego dokumentu

Zakładka Wymagalność

W tej zakładce użytkownik może określić warunki płatności dla faktury zakupu. Informacje są wstępnie ustawione na podstawie danych podstawowych konta osobistego.

Szczegółowy opis pól:

• Warunki płatności — zazwyczaj warunki płatności składają się z następujących pól:
  • Data skonta 1-3
  • Dni skonta 1-3
  • Procent skonta 1-3
  • Dni netto (dni wymagalności)
  • Data netto (data wymagalności)

Wymienione pola (warunki indywidualne) mogą być wypełnione alternatywnie do klucza warunków płatności. Jeśli podano klucz warunków płatności i warunki indywidualne, dane muszą być spójne lub zgodne.

• Dni/data waluty — w tym miejscu użytkownik może określić liczbę dni waluty lub stałą datę waluty. Jeśli nie określono stałej daty waluty, wówczas jest ona obliczana na podstawie dni waluty (data dokumentu + dni waluty). Stała data wartości jest datą początkową warunku płatności.
• Dni/data netto — w tym miejscu możesz określić liczbę dni do terminu zapadalności netto dokumentu księgowego lub datę wymagalności (datę netto faktury). Dni netto są zasadniczo liczone na podstawie daty dokumentu w celu określenia daty wymagalności. W przypadku faktur wycenionych data wymagalności netto jest zawsze liczony od daty ustalonej wartości. Jeśli określono datę, jest ona używana jako data wymagalności netto dokumentu księgowego.

• Skonto 1/dni/data/% — w przypadku pierwszego warunku skonta można podać liczbę dni, datę skonta oraz procent skonta. Warunek skonta określa termin, do którego można dokonać płatności po potrąceniu określonego procentu. Jeśli podano dni skonta, na ich podstawie ustala się datę skonta dla pierwszego warunku skonta. Zamiast dni skonta można również podać datę skonta dla pierwszego warunku skonta.

• Skonto 2/dni/data/% — w przypadku drugiego warunku skonta można podać liczbę dni, datę skonta oraz procent skonta. Warunek skonta określa termin, do którego można dokonać płatności po potrąceniu określonego procentu. Jeśli podano dni skonta, na ich podstawie ustala się datę skonta dla pierwszego warunku skonta. Zamiast dni skonta można również podać datę skonta dla drugiego warunku skonta.

• Skonto 3/dni/data/% — w przypadku trzeciego warunku skonta można podać liczbę dni, datę skonta oraz procent skonta. Warunek skonta określa termin, do którego można dokonać płatności po potrąceniu określonego procentu. Jeśli podano dni skonta, na ich podstawie ustala się datę skonta dla pierwszego warunku skonta. Zamiast dni skonta można również podać datę skonta dla trzeciego warunku skonta.

Zakładka Pozostałe

W tej zakładce użytkownik może dokonywać wpisów dotyczących kursu walutowego i informacji o kursie walutowym. Wpisy te są używane jako wstępne wypełnianie odpowiednich pól podczas przesyłania faktury do okna dialogowego księgowania.

Szczegółowy opis pól:

• Kurs — kurs określa współczynnik konwersji z waluty dokumentu na pierwszą walutę. Należy wprowadzić tu również typ i datę kursu walutowego.
• Informacje o kursie walutowym — w informacjach o kursie wymiany można określić typ kursu kursu walutowego, jak i jego zastosowanie. Dla typu kursu walutowego można wybrać jedną z poniższych wartości:
  • (brak)
  • Kurs zakupu
  • Kurs średni
  • Kurs sprzedaży
  • Kurs referencyjny

Za pomocą użycia kursu wymiany użytkownik może określić, który kurs wymiany będzie stanowił podstawę przeliczania walut dokumentu księgowego na waluty wewnętrzne. Użycie kursu wymiany grupuje kilka kursów wymiany i zawiera listę współczynników konwersji z jednej waluty na dowolną liczbę innych walut, dla następujących kategorii kursów wymiany: kurs zakupu, kurs sprzedaży, kurs średni i kurs referencyjny.

Jeśli informacje o kursie walutowym są określone tutaj, kurs walutowy jest określany w oknie dialogowym księgowania automatycznie na podstawie daty dokumentu z tej tabeli kursów walutowych.

Zakładka Controlling

Ogólnie dostępnych jest 20 opcjonalnych wymiarów. Każdy wymiar opcjonalny reprezentuje inne informacje o księgowaniu – określone przez użytkownika, np. centrum kosztów, jednostki kosztowej, projekt itp. W aplikacji Typy wymiarów określana jest funkcjonalność wymiaru opcjonalnego.

Na tej zakładce użytkownik może określić wartości dla wymiarów opcjonalnych. We wstępnym wprowadzeniu określenie co najmniej jednego wymiaru opcjonalnego jest obowiązkowe. Zależy to od ustawienia pola Wymagane dane controllingu w używanym rodzaju dokumentu. Wprowadzone tutaj wymiary opcjonalne są używane jako wstępne wypełnienie pól o tej samej nazwie w oknie dialogowym księgowania.

Akcje związane z aplikacją

W aplikacji Rejestr faktur dostępne są następujące akcje związane z aplikacją:

• [Księguj]
• [Edytuj]

Akcja [Księguj]

Jeśli wstępne wprowadzenie zostało zakończone, użytkownik nie może zwolnić faktury do okna dialogowego księgowania za pomocą akcji [Księguj]. Jeśli we wstępnym wprowadzeniu nie zostaną znalezione żadne błędy, faktura otrzyma status Zwolnione. W oknie dialogowym księgowania można otworzyć okno wyboru Rejestr faktur za pomocą skrótu Alt+strzałka w dół w polu Dokument.  W tym miejscu wyświetlane są do wyboru wszystkie potwierdzenia faktur, które zostały zwolnione w oknie dialogowym księgowania.

Akcja [Edytuj]

Za pomocą tej akcji można zresetować paragony faktur, które otrzymały już status Zwolniony, do statusu W opracowaniu. Następnie faktury nie będą już dostępne w oknie dialogowym księgowania.

Konfiguracja

Aplikacja Rejestr faktur nie wymaga żadnych specjalnych ustawień w aplikacji Konfiguracja.

Jednostki biznesowe

• Przyporządkowywania uprawnień
• Konfigurowania definicji działań
• Importu i eksportu danych

Jednostka biznesowa jest częścią następującej grupy jednostek biznesowych:

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.receiptbook.OrderData

Uprawnienia

Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień, jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.

Uprawnienia specjalne

Dla aplikacji Rejestr faktur nie są dostępne uprawnienia specjalne.

Przyporządkowania organizacyjne

Przyporządkowania organizacyjne służą do kontrolowania, które dane mogą być przeglądane, używane lub edytowane. W tym celu należy aktywować funkcję Uprawnienia do treści w aplikacji Konfiguracja.

Aby aplikacja Rejestr faktur była wyświetlana dla danego użytkownika w menu użytkownika, musi on być przypisany do organizacji, która jest połączona z jedną z następujących obszarów organizacyjnych:

• Rachunkowość

Funkcje specjalne

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja Rejestr faktur nie jest dostępna dla partnerów biznesowych.