Przebiegi księgowania w obszarze Controlling powstają w wyniku różnych procesów, takich jak import faktur zakupu i sprzedaży, księgowania operacyjne, przesunięcia magazynowe z ERP czy przekazania z obszaru Środki trwałe.
Te przebiegi księgowania zajmują przestrzeń w systemie i mogą być usunięte po upływie zdefiniowanego czasu przechowywania. Można to osiągnąć poprzez reorganizację za pomocą aplikacji Reorganizacja interfejsu controllingu. Poniżej znajdują się m.in. opisy użycia aplikacji oraz jej parametrów. Użytkownik zostanie również poinformowany o skutkach reorganizacji.
Aplikacja reorganizacyjna może być uruchamiana ręcznie lub za pomocą aplikacji Zlecenia reorganizacji. Jej opis można znaleźć w artykule Zlecenia reorganizacji, który zawiera również instrukcję jej wykonania.
W aplikacji Zlecenia reorganizacji można dodać różne aplikacje reorganizacyjne do listy, aby wykonać je kolejno w ramach jednego zlecenia. Nie jest wymagane zachowanie określonej kolejności reorganizacji na tej liście. Niemniej jednak, odpowiednia kolejność może pozytywnie wpłynąć na przebieg, np. w celu usunięcia powiązań.
Definicje pojęć
Aplikacja w tle — aplikacja, która działa bez interakcji z użytkownikiem. Może zostać uruchomiona poprzez zlecenie przetwarzania, wywołanie lub inną aplikację.
Reorganizacja — reorganizacja danych skutkuje ich fizycznym usunięciem z bazy danych. Usunięcie wymaga serii pomyślnie zakończonych kontroli. Reorganizacja usuwa również wszelkie obiekty biznesowe, które są zależne od usuwanych danych.
Aplikacja reorganizacyjna — jest to aplikacja działające w tle o specjalnym zastosowaniu Reorganizacja. Aplikacja reorganizacyjna służy do reorganizacji danych podstawowych i danych transakcji zgodnie z określonymi kryteriami.
Zlecenie reorganizacji — jest to żądanie przetwarzania, które wywołuje tylko jedną lub więcej aplikacji reorganizacyjnych. Aplikacje reorganizacyjne są wywoływane w indywidualnie zdefiniowanej kolejności, która uwzględnia zależności kolejności.
Opis
Za pomocą aplikacji Reorganizacja interfejsu controllingu reorganizowane są dane zewnętrznego interfejsu oraz związane z nimi przebiegi księgowania. Zakres reorganizacji zależy od spełnienia poniższych warunków.
Warunki wstępne
Dane z interfejsu zewnętrznego oraz powiązane przebiegi księgowania mogą zostać zreorganizowane, jeśli:
- Okres obrachunkowy daty księgowania lub daty dokumentu został zamknięty i ma status Reorganizacja możliwa, Częściowo zreorganizowano lub Zreorganizowano
- Rok daty księgowania plus okres przechowywania zdefiniowany w aplikacji Konfiguracja dla interfejsów controllingu został osiągnięty lub przekroczony
Obiekt biznesowy dla reorganizacji interfejsu to InterfaceDefinition. Tylko w przypadku, gdy możliwa jest reorganizacja dla tego obiektu, dane z innych obiektów również zostaną usunięte.
Przebieg księgowania można zreorganizować tylko wtedy, gdy spełnia on następujące warunki:
- Status importu: Ważny lub Nie dotyczy
- Status przeniesienia: Zakończony
- Status księgowania: Zakończony
Jeśli nie istnieją dane w obiektach ExternalInterface ani PreEntryHeader, przebieg księgowania zostanie usunięty niezależnie od statusu. Gdy jednak dane są obecne w PreEntryHeader, muszą mieć status Pomyślnie przeniesione i zaksięgowane, a pozycje w PreEntryItem – status Zaksięgowany.
Efekty
Gdy warunki reorganizacji są spełnione, dany przebieg księgowania oraz powiązane dane zostaną fizycznie usunięte. Usunięte zostaną również referencje z innych obiektów biznesowych.
Po przeprowadzeniu reorganizacji dla danego okresu obrachunkowego, wówczas jest to widoczne w statusie reorganizacji dla interfejsów controllingu. Jeśli nie wszystkie dane zostały zreorganizowane, okres obrachunkowy otrzyma status Częściowo zreorganizowano.
Parametry
Aplikacja reorganizacyjna posiada następujące parametry:
- Maksymalny czas działania — maksymalny okres, po którym aplikacja reorganizacyjna zostanie zakończona. Wartość domyślna: 1 godzina.
- Tryb eksportu — tryb eksportu jest dostępny tylko wtedy, gdy aplikacja do reorganizacji umożliwia archiwizację danych. W trybie eksportu można ustawić, czy dane mają być eksportowane do archiwizacji i jakie dane mają być eksportowane. Dostępne są następujące tryby eksportu:
- Nie eksportuj
- Eksportuj wszystkie atrybuty
- Eksportuj z filtrem
Tryb Eksportuj z filtrem jest dostępny tylko wtedy, gdy eksport jest możliwy w aplikacji Eksport danych.
- Folder docelowy — folder docelowy służy do archiwizacji zreorganizowanych danych. Archiwizacja odbywa się w podfolderze o nazwie bazy danych OLTP. W tym folderze dla każdej jednostki biznesowej tworzony jest kolejny folder, w którym zapisywane są rzeczywiste pliki archiwum. Wartością domyślną jest podfolder usr/archive w ścieżce serwera plików dla serwera aplikacji systemu ERP.
- Filtr eksportu — w przypadku trybu eksportu Eksportuj z filtrem w tym polu można określić filtr eksportu, który zostanie użyty do archiwizacji. Filtr eksportu można utworzyć w aplikacji Eksport danych. To pole jest dostępne tylko wtedy, gdy eksport obiektów biznesowych, które mają zostać zreorganizowane, jest możliwy za pomocą aplikacji Eksport danych.
- Ważne notatki — reorganizacja nieodwracalnie usuwa dane. Usuniętych danych NIE można przywrócić. Przed wykonaniem reorganizacji wymagane jest wykonanie pełnej kopii zapasowej danych (łącznie z całym systemem Comarch ERP). Tę kopię zapasową należy zachować.
Wszystkie ustawowe okresy przechowywania zostaną zachowane. Zreorganizowanych danych nie można ponownie integrować z kopii zapasowej do bieżącego systemu. Możliwe jest wyłącznie utworzenie całej równoległej kopii systemu z kopii zapasowej. Zreorganizowanych okresów obrachunkowych nie można już analizować. - Organizacja — w tym polu jest podana organizacja wywołująca. Dla tej organizacji można reorganizować wprowadzone księgowania controllingu.
- Okres obrachunkowy — w tym polu należy wybrać okres obrachunkowy, który można zreorganizować i dla którego użytkownik chciałby zreorganizować wprowadzone dane interfejsu. Po uruchomieniu aplikacji zawsze domyślnie wybierany jest okres obrachunkowy, do którego wprowadzone dane są reorganizowane. Jest to ostatni zamknięty okres obrachunkowy, którego parametr Reorganizacja wprowadzone księgowania controllingu ma status Reorganizacja możliwa.
Obiekty biznesowe objęte reorganizacją
Usuwane dane:
- Identyfikacja interfejsu
com.sem.ext.app.fin.general.obj.InterfaceDefinition
- Przeniesione księgowania
com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.ExternalInterface
Usuwane referencje z:
- Lista: Przeniesione nagłówki księgowania
com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.PreEntryHeader
- Wstępny wiersz wejściowy
com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.PreEntryItem
- Nagłówek wprowadzenia
com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.EntryHeader
- Księgowanie w controllingu
com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.ControllingPosting
- Rozszerzenie wartości i ilości z operacji produkcji obcej
com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.ExternalOperationValuesExt
- Proces zmian dla zleceń produkcyjnych
com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.ProductionOrderChangeHistoryExt
Konfiguracja
Dla aplikacji Reorganizacja interfejsów controllingu należy zdefiniować ustawienia w aplikacji Konfiguracja.
W sekcji Controlling → Okresy przechowywania należy wskazać liczbę lat, przez które dane mają pozostać w systemie po zakończeniu przetwarzania, zanim zostaną zreorganizowane.
Uprawnienia specjalne
W aplikacji Reorganizacja interfejsu controllingu dostępne są następujące uprawnienia, które można przypisać w Role uprawnień:
- Uprawnienie do reorganizacji danych transakcyjnych controllingu:
com.sem.ext.app.fin.controlling.Reorganization.cap
Użytkownik z tym uprawnieniem może uruchamiać aplikację reorganizacyjną dla interfejsu controllingu.
