Księgowania w obszarze Controllingu powstają w wyniku różnych procesów, takich jak wprowadzanie dokumentów w dialogu księgowania, przejęcie faktur zakupu i sprzedaży, księgowania operacji czy przesunięć magazynowych z systemu ERP itd.
Księgowania te zajmują miejsce w pamięci i mogą zostać usunięte po upływie okresu przechowywania. Może to zostać wykonane za pomocą aplikacji reorganizacyjnej Reorganizacja księgowań controllingu. Poniżej znajdują się opisy sposobu użycia aplikacji oraz jej parametrów. Przedstawiono również skutki reorganizacji.
Aplikacja reorganizacyjna może być uruchamiana ręcznie lub za pomocą aplikacji Zlecenia reorganizacji. Jej opis można znaleźć w artykule Zlecenia reorganizacji, który zawiera również instrukcję jej wykonania.
W aplikacji Zlecenia reorganizacji można dodać różne aplikacje reorganizacyjne do listy, aby wykonać je kolejno w ramach jednego zlecenia. Nie jest wymagane zachowanie określonej kolejności reorganizacji na tej liście. Niemniej jednak, odpowiednia kolejność może pozytywnie wpłynąć na przebieg, np. w celu usunięcia powiązań.
Definicje pojęć
Aplikacja w tle — aplikacja, która działa bez interakcji z użytkownikiem. Może zostać uruchomiona poprzez zlecenie przetwarzania, wywołanie lub inną aplikację.
Reorganizacja — reorganizacja danych skutkuje ich fizycznym usunięciem z bazy danych. Usunięcie wymaga serii pomyślnie zakończonych kontroli. Reorganizacja usuwa również wszelkie obiekty biznesowe, które są zależne od usuwanych danych.
Aplikacja reorganizacyjna — jest to aplikacja działające w tle o specjalnym zastosowaniu Reorganizacja. Aplikacja reorganizacyjna służy do reorganizacji danych podstawowych i danych transakcji zgodnie z określonymi kryteriami
Zlecenie reorganizacji — jest to żądanie przetwarzania, które wywołuje tylko jedną lub więcej aplikacji reorganizacyjnych. Aplikacje reorganizacyjne są wywoływane w indywidualnie zdefiniowanej kolejności, która uwzględnia zależności kolejności.
Opis aplikacji
Za pomocą aplikacji w tle Reorganizacja księgowań controllingu reorganizowane są księgowania controllingu. To, czy księgowania zostaną faktycznie zreorganizowane, zależy od następujących warunków.
Warunki wstępne
Księgowania w obszarze Controlling mogą zostać zreorganizowane, jeżeli:
- Okres obrachunkowy daty księgowania lub dokumentu jest zamknięty i status pozwala na reorganizacji
- Rok daty księgowania lub dokumentu powiększony o zdefiniowany w aplikacji Konfiguracja okres przechowywania dla księgowań controllingowych został osiągnięty lub przekroczony
Efekty
Zreorganizowane księgowania są trwale usuwane z systemu i nie mogą być już analizowane w obszarze Controlling.
Jeśli reorganizacja dotyczyła okresu obrachunkowego, jest to widoczne w jego statusie reorganizacyjnym. Jeśli nie wszystkie przewidziane do reorganizacji księgowania zostały usunięte, pole Reorganizacja księgowań controllingu przyjmuje status Częściowo zreorganizowano.
Parametry
Niniejsza aplikacja reorganizacyjna posiada następujące parametry:
- Maksymalny czas działania — maksymalny okres, po którym aplikacja reorganizacyjna zostanie zakończona. Wartość domyślna: 1 godzina.
- Tryb eksportu — tryb eksportu jest dostępny tylko wtedy, gdy aplikacja do reorganizacji umożliwia archiwizację danych. W trybie eksportu można ustawić, czy dane mają być eksportowane do archiwizacji i jakie dane mają być eksportowane. Dostępne są następujące tryby eksportu:
- Nie eksportuj
- Eksportuj wszystkie atrybuty
- Eksportuj z filtrem
Tryb Eksportuj z filtrem jest dostępny tylko wtedy, gdy eksport jest możliwy w aplikacji Eksport danych.
- Folder docelowy — folder docelowy służy do archiwizacji zreorganizowanych danych. Archiwizacja odbywa się w podfolderze o nazwie bazy danych OLTP. W tym folderze dla każdej jednostki biznesowej tworzony jest kolejny folder, w którym zapisywane są rzeczywiste pliki archiwum. Wartością domyślną jest podfolder usr/archive w ścieżce serwera plików dla serwera aplikacji systemu ERP.
- Filtr eksportu — w przypadku trybu eksportu Eksportuj z filtrem w tym polu można określić filtr eksportu, który zostanie użyty do archiwizacji. Filtr eksportu można utworzyć w aplikacji Eksport danych. To pole jest dostępne tylko wtedy, gdy eksport obiektów biznesowych, które mają zostać zreorganizowane, jest możliwy za pomocą aplikacji Eksport danych.
- Ważne notatki — reorganizacja nieodwracalnie usuwa dane. Usuniętych danych NIE można przywrócić. Przed wykonaniem reorganizacji wymagane jest wykonanie pełnej kopii zapasowej danych (łącznie z całym systemem Comarch ERP). Tę kopię zapasową należy zachować.
Wszystkie ustawowe okresy przechowywania zostaną zachowane.
Zreorganizowanych danych nie można ponownie integrować z kopii zapasowej do bieżącego systemu. Możliwe jest wyłącznie utworzenie całej równoległej kopii systemu z kopii zapasowej.
Zreorganizowanych okresów obrachunkowych nie można już analizować. - Organizacja — w tym polu jest podana organizacja wywołująca. Dla tej organizacji można reorganizować księgowania controllingu.
- Okres obrachunkowy — w tym polu należy wybrać okres obrachunkowy, który można zreorganizować i dla którego użytkownik chciałby zreorganizować księgowania controllingu. Po uruchomieniu aplikacji zawsze domyślnie wybierany jest okres obrachunkowy, do którego księgowania są reorganizowane. Jest to ostatni zamknięty okres obrachunkowy, którego parametr Reorganizacja księgowań controllingu ma status Reorganizacja możliwa.
Obiekty biznesowe objęte reorganizacją
Podczas reorganizacji rekordy danych zostaną usunięte z następujących obiektów biznesowych:
- Księgowanie w Controllingu
com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.ControllingPosting
- Standardy księgowania powiązane z księgowaniem
com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.ControllingPostingAccountingStandard
- Kwoty księgowania w używanych walutach
com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.ControllingPostingAmount
Konfiguracja
W aplikacji Konfiguracja w sekcji Controlling → Okresy przechowywania należy określić liczbę lat, przez które księgowania mają pozostawać w systemie po ich zakończeniu, zanim będą mogły zostać zreorganizowane.
Uprawnienia specjalne
W przypadku aplikacji Reorganizacja księgowań controllingu istnieją następujące uprawnienia specjalne związane z działaniem aplikacji. Uprawnienia do tych uprawnień można przyznać w aplikacji Role uprawnień.
- Uprawnienie do reorganizacji danych transakcyjnych w Controllingu
com.sem.ext.app.fin.controlling.Reorganization.cap
Użytkownik posiadający to uprawnienie może uruchomić aplikację w tle do reorganizacji księgowań controllingowych.
