Propozycje zamknięcia rozrachunków stanowią podstawę do rozliczenia i zamknięcia rozrachunków, których uregulowanie np. poprzez płatność nie jest już możliwe. Propozycja zamknięcia rozrachunku gromadzi rozrachunki, określa warunki ich wyksięgowania lub rozliczenia i może być edytowana. Dodatkowo generowane są różne dane dotyczące rozrachunków. Po wykonaniu propozycji zamknięcia rozrachunków nie można już edytować propozycji zamknięcia rozrachunków.
Księgowania te zajmują przestrzeń w pamięci i mogą zostać usunięte po upływie określonego czasu. Można to zrealizować za pomocą aplikacji reorganizacyjnej. Poniżej znajdują się m.in. opisy dotyczące korzystania z tej aplikacji oraz jej parametrów. Użytkownik zostanie również poinformowany o skutkach reorganizacji.
Aplikacja reorganizacyjna może być uruchamiana ręcznie lub za pomocą aplikacji Zlecenia reorganizacji. Jej opis można znaleźć w artykule Zlecenia reorganizacji, który zawiera również instrukcję jej wykonania.
W aplikacji Zlecenia reorganizacji można dodać różne aplikacje reorganizacyjne do listy, aby wykonać je kolejno w ramach jednego zlecenia. Nie jest wymagane zachowanie określonej kolejności reorganizacji na tej liście. Niemniej jednak, odpowiednia kolejność może pozytywnie wpłynąć na przebieg, np. w celu usunięcia powiązań.
Definicje pojęć
Aplikacja w tle — aplikacja, która działa bez interakcji z użytkownikiem. Może zostać uruchomiona poprzez zlecenie przetwarzania, wywołanie lub inną aplikację.
Reorganizacja — reorganizacja danych skutkuje ich fizycznym usunięciem z bazy danych. Usunięcie wymaga serii pomyślnie zakończonych kontroli. Reorganizacja usuwa również wszelkie obiekty biznesowe, które są zależne od usuwanych danych.
Aplikacja reorganizacyjna — jest to aplikacja działające w tle o specjalnym zastosowaniu Reorganizacja. Aplikacja reorganizacyjna służy do reorganizacji danych podstawowych i danych transakcji zgodnie z określonymi kryteriami
Zlecenie reorganizacji — jest to żądanie przetwarzania, które wywołuje tylko jedną lub więcej aplikacji reorganizacyjnych. Aplikacje reorganizacyjne są wywoływane w indywidualnie zdefiniowanej kolejności, która uwzględnia zależności kolejności.
Opis aplikacji
Warunki wstępne
Propozycje zamknięcia rozrachunków mogą zostać zreorganizowane, jeżeli:
- Propozycja zamknięcia rozrachunku została zrealizowana
- Okres obrachunkowy daty księgowania z propozycji zamknięcia rozrachunku kwalifikuje się do reorganizacji (szczegóły w dokumentacji Rozszerzenie: Okresy obrachunkowe/Comarch Financials Enterprise)
- Rok daty księgowania plus skonfigurowany okres przechowywania danych procesowych został osiągnięty lub przekroczony
- Propozycja zamknięcia rozrachunku została oznaczona do usunięcia (takie propozycje usuwane są niezależnie od okresu przechowywania)
Efekty
Zreorganizowane propozycje zamknięcia rozrachunków nie są już dostępne. Jeśli reorganizacja została przeprowadzona dla danego okresu obrachunkowego, jest to widoczne w statusie reorganizacji danych procesu dla danego okresu obrachunkowego. Jeśli nie wszystkie propozycje zamknięcia rozrachunku przeznaczone do reorganizacji zostały zreorganizowane, okres obrachunkowy otrzymuje status reorganizacji Częściowo zreorganizowano w polu Reorganizacja danych procesu.
Parametry
Aplikacja reorganizacyjna posiada następujące parametry:
- Maksymalny czas działania — maksymalny okres, po którym aplikacja reorganizacyjna zostanie zakończona. Wartość domyślna: 1 godzina.
- Tryb eksportu — tryb eksportu jest dostępny tylko wtedy, gdy aplikacja do reorganizacji umożliwia archiwizację danych. W trybie eksportu można ustawić, czy dane mają być eksportowane do archiwizacji i jakie dane mają być eksportowane. Dostępne są następujące tryby eksportu:
- Nie eksportuj
- Eksportuj wszystkie atrybuty
- Eksportuj z filtrem
Tryb Eksportuj z filtrem jest dostępny tylko wtedy, gdy eksport jest możliwy w aplikacji Eksport danych.
- Folder docelowy — folder docelowy służy do archiwizacji zreorganizowanych danych. Archiwizacja odbywa się w podfolderze o nazwie bazy danych OLTP. W tym folderze dla każdej jednostki biznesowej tworzony jest kolejny folder, w którym zapisywane są rzeczywiste pliki archiwum. Wartością domyślną jest podfolder usr/archive w ścieżce serwera plików dla serwera aplikacji systemu ERP.
- Filtr eksportu — w przypadku trybu eksportu Eksportuj z filtrem w tym polu można określić filtr eksportu, który zostanie użyty do archiwizacji. Filtr eksportu można utworzyć w aplikacji Eksport danych. To pole jest dostępne tylko wtedy, gdy eksport obiektów biznesowych, które mają zostać zreorganizowane, jest możliwy za pomocą aplikacji Eksport danych.
- Ważne notatki — reorganizacja nieodwracalnie usuwa dane. Usuniętych danych NIE można przywrócić. Przed wykonaniem reorganizacji wymagane jest wykonanie pełnej kopii zapasowej danych (łącznie z całym systemem Comarch ERP). Tę kopię zapasową należy zachować.
Wszystkie ustawowe okresy przechowywania zostaną zachowane. Zreorganizowanych danych nie można ponownie integrować z kopii zapasowej do bieżącego systemu. Możliwe jest wyłącznie utworzenie całej równoległej kopii systemu z kopii zapasowej. Zreorganizowanych okresów obrachunkowych nie można już analizować. - Organizacja — w tym polu jest podana organizacja wywołująca. Dla tej organizacji można reorganizować propozycje zamknięcia rozrachunków.
- Okres obrachunkowy — w tym polu należy wybrać okres obrachunkowy, który można zreorganizować i dla którego użytkownik chciałby zreorganizować propozycje zamknięcia rozrachunków.
Obiekty biznesowe objęte reorganizacją
- Propozycja zamknięcia rozrachunku
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.oiclearing.obj.OiClearingProposal
- Rozliczenie rozrachunku pomiędzy powiązanymi przedsiębiorstwami
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.oiconcernclearing.obj.OICCSelection
- Propozycja zamknięcia rozrachunku – kwota
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.oiclearing.obj.OiClearingProposalAmount
- Nagłówek propozycji zamknięcia rozrachunku
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.oiclearing.obj.OiClearingHeader
- Zamknięcie rozrachunku – kwota nagłówka
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.oiclearing.obj.OiClearingHeaderAmount
- Zamknięcie rozrachunku – pozycja
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.oiclearing.obj.OiClearingItem
- Zamknięcie rozrachunku – kwota nagłówka
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.oiclearing.obj.OiClearingItemAmount
- Rodzaj odniesienia dla propozycji zamknięcia rozrachunku
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.oiclearing.obj.OiClearingProposalForm
- Wybór zamknięcia rozrachunku
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.oiclearing.obj.OiClearingSelection
- Powiązanie z dokumentem zamówienia dla propozycji zamknięcia rozrachunku
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.oiclearing.obj.OiClearingProposalOrderHeader
Konfiguracja
Dla aplikacji Reorganizacja propozycji zamknięcia rozrachunków należy zdefiniować ustawienia w aplikacji Konfiguracja.
W aplikacji Konfiguracja należy aktywować podfunkcję Okresy przechowywania w funkcji Księgowość finansowa. W funkcji Okresy przechowywania definiuje się liczbę lat, przez które dane procesowe powinny być przechowywane przed reorganizacją.
Uprawnienia specjalne
Dla aplikacji Reorganizacja propozycji zamknięcia rozrachunków dostępne są uprawnienia specjalne:
- Reorganizacja danych księgowości finansowej
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.Reorganization.cap
Użytkownik posiadający te uprawnienia może uruchomić aplikację w tle do reorganizacji propozycji zamknięcia rozrachunków.
