Przekazane księgowania powstają w wyniku przetwarzania danych zewnętrznego interfejsu. Zajmują one miejsce w pamięci systemu i mogą zostać usunięte po upływie ustalonego okresu przechowywania. Można to osiągnąć przy pomocy aplikacji reorganizacyjnej Reorganizacja przeniesionych księgowań controllingu. Poniżej znajdują się opisy sposobu korzystania z tej aplikacji oraz jej parametrów. Użytkownik zostanie również poinformowany o skutkach przeprowadzenia reorganizacji.
Aplikacja reorganizacyjna może być uruchamiana ręcznie lub za pomocą aplikacji Zlecenia reorganizacji. Jej opis można znaleźć w artykule Zlecenia reorganizacji, który zawiera również instrukcję jej wykonania.
W aplikacji Zlecenia reorganizacji można dodać różne aplikacje reorganizacyjne do listy, aby wykonać je kolejno w ramach jednego zlecenia. Nie jest wymagane zachowanie określonej kolejności reorganizacji na tej liście. Niemniej jednak, odpowiednia kolejność może pozytywnie wpłynąć na przebieg, np. w celu usunięcia powiązań.
Definicje pojęć
Aplikacja w tle — aplikacja, która działa bez interakcji z użytkownikiem. Może zostać uruchomiona poprzez zlecenie przetwarzania, wywołanie lub inną aplikację.
Reorganizacja — reorganizacja danych skutkuje ich fizycznym usunięciem z bazy danych. Usunięcie wymaga serii pomyślnie zakończonych kontroli. Reorganizacja usuwa również wszelkie obiekty biznesowe, które są zależne od usuwanych danych.
Aplikacja reorganizacyjna — jest to aplikacja działające w tle o specjalnym zastosowaniu Reorganizacja. Aplikacja reorganizacyjna służy do reorganizacji danych podstawowych i danych transakcji zgodnie z określonymi kryteriami
Zlecenie reorganizacji — jest to żądanie przetwarzania, które wywołuje tylko jedną lub więcej aplikacji reorganizacyjnych. Aplikacje reorganizacyjne są wywoływane w indywidualnie zdefiniowanej kolejności, która uwzględnia zależności kolejności.
Opis
Aplikacja Reorganizacja przeniesionych księgowań controllingu służy do reorganizacji przeniesionych księgowań controllingu. Zakres reorganizacji zależy od spełnienia następujących warunków.
Warunki wstępne
Przekazane księgowania mogą zostać zreorganizowane, jeśli:
- Okres obrachunkowy daty księgowania lub daty dokumentu został zakończony i jego status pozwala na reorganizację
- Rok daty księgowania lub dokumentu plus okres przechowywania zdefiniowany w aplikacji Konfiguracja dla interfejsu controllingu został osiągnięty lub przekroczony
Przeniesione księgowania controllingu są reorganizowane tylko wtedy, gdy mają ważny status ogólny. Jeśli nie istnieją dane w obiektach ExternalInterface ani PreEntryHeader, przebieg księgowania zostanie usunięty niezależnie od statusu. Gdy jednak dane są obecne w PreEntryHeader, muszą mieć status Pomyślnie przeniesione i zaksięgowane, a pozycje w PreEntryItem – status Zaksięgowany.
Efekty
Po reorganizacji dane nie będą już dostępne w systemie ani do analiz controllingowych.
Jeżeli reorganizacja została przeprowadzona dla danego okresu obrachunkowego, wówczas jest to widoczne w statusie reorganizacji dla przeniesionych księgowań controllingu w danym okresie obrachunkowym. Jeśli nie wszystkie przeniesione księgowania przeznaczone do reorganizacji zostały zreorganizowane, wówczas okres obrachunkowy otrzymuje status reorganizacji Częściowo zreorganizowano w polu Reorganizacja przeniesionych księgowań controllingu.
Parametry
Aplikacja reorganizacyjna posiada następujące parametry:
- Maksymalny czas działania — maksymalny okres, po którym aplikacja reorganizacyjna zostanie zakończona. Wartość domyślna: 1 godzina.
- Tryb eksportu — tryb eksportu jest dostępny tylko wtedy, gdy aplikacja do reorganizacji umożliwia archiwizację danych. W trybie eksportu można ustawić, czy dane mają być eksportowane do archiwizacji i jakie dane mają być eksportowane. Dostępne są następujące tryby eksportu:
- Nie eksportuj
- Eksportuj wszystkie atrybuty
- Eksportuj z filtrem
Tryb Eksportuj z filtrem jest dostępny tylko wtedy, gdy eksport jest możliwy w aplikacji Eksport danych.
- Folder docelowy — folder docelowy służy do archiwizacji zreorganizowanych danych. Archiwizacja odbywa się w podfolderze o nazwie bazy danych OLTP. W tym folderze dla każdej jednostki biznesowej tworzony jest kolejny folder, w którym zapisywane są rzeczywiste pliki archiwum. Wartością domyślną jest podfolder usr/archive w ścieżce serwera plików dla serwera aplikacji systemu ERP.
- Filtr eksportu — w przypadku trybu eksportu Eksportuj z filtrem w tym polu można określić filtr eksportu, który zostanie użyty do archiwizacji. Filtr eksportu można utworzyć w aplikacji Eksport danych. To pole jest dostępne tylko wtedy, gdy eksport obiektów biznesowych, które mają zostać zreorganizowane, jest możliwy za pomocą aplikacji Eksport danych.
- Ważne notatki — reorganizacja nieodwracalnie usuwa dane. Usuniętych danych NIE można przywrócić. Przed wykonaniem reorganizacji wymagane jest wykonanie pełnej kopii zapasowej danych (łącznie z całym systemem Comarch ERP). Tę kopię zapasową należy zachować.
Wszystkie ustawowe okresy przechowywania zostaną zachowane. Zreorganizowanych danych nie można ponownie integrować z kopii zapasowej do bieżącego systemu. Możliwe jest wyłącznie utworzenie całej równoległej kopii systemu z kopii zapasowej. Zreorganizowanych okresów obrachunkowych nie można już analizować. - Organizacja — w tym polu jest podana organizacja wywołująca. Dla tej organizacji można reorganizować wprowadzone księgowania controllingu.
- Okres obrachunkowy — w tym polu należy wybrać okres obrachunkowy, który można zreorganizować i dla którego użytkownik chciałby zreorganizować przeniesione księgowania controllingu. Po uruchomieniu aplikacji zawsze domyślnie wybierany jest okres obrachunkowy, do którego przeniesione księgowania są reorganizowane. Jest to ostatni zamknięty okres obrachunkowy, którego parametr Reorganizacja przeniesionych księgowań controllingu ma status Reorganizacja możliwa.
Obiekty biznesowe objęte reorganizacją
Reorganizacja usuwa dane z następujących obiektów:
- Lista: Przeniesione nagłówki księgowania
com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.EntryHeader
- Wstępny wiersz wejściowy
com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.PreEntryItem
Konfiguracja
Dla aplikacji Reorganizacja przeniesionych księgowań controllingu należy zdefiniować ustawienia w aplikacji Konfiguracja.
W sekcji Controlling → Okresy przechowywania określa się liczbę lat, przez które przekazane księgowania mają pozostać w systemie po ich przetworzeniu, zanim będą mogły zostać zreorganizowane.
Uprawnienia specjalne
W aplikacji Reorganizacja przeniesionych księgowań controllingu obowiązują następujące uprawnienia możliwe do nadania w Role uprawnień:
- Uprawnienie do reorganizacji danych transakcyjnych controllingu:
com.sem.ext.app.fin.controlling.Reorganization.cap
Użytkownik posiadający to uprawnienie może uruchamiać aplikację reorganizacyjną w tle dla przekazanych księgowań.
