Wprowadzone księgowania w obszarze Controlling powstają z jednej strony poprzez ręczne wprowadzanie dokumentów w dialogu księgowania, z drugiej zaś w wyniku automatycznych przebiegów księgowań – np. podczas importu faktur zakupu i sprzedaży, księgowań operacji lub przesunięć magazynowych z systemu ERP.
Księgowania te zajmują przestrzeń w pamięci i mogą zostać usunięte po upływie określonego czasu. Można to zrealizować za pomocą aplikacji reorganizacyjnej Reorganizacja wprowadzonych księgowań controllingu. Poniżej znajdują się m.in. opisy dotyczące korzystania z tej aplikacji oraz jej parametrów. Użytkownik zostanie również poinformowany o skutkach reorganizacji.
Aplikacja reorganizacyjna może być uruchamiana ręcznie lub za pomocą aplikacji Zlecenia reorganizacji. Jej opis można znaleźć w artykule Zlecenia reorganizacji, który zawiera również instrukcję jej wykonania.
W aplikacji Zlecenia reorganizacji można dodać różne aplikacje reorganizacyjne do listy, aby wykonać je kolejno w ramach jednego zlecenia. Nie jest wymagane zachowanie określonej kolejności reorganizacji na tej liście. Niemniej jednak, odpowiednia kolejność może pozytywnie wpłynąć na przebieg, np. w celu usunięcia powiązań.
Definicje pojęć
Aplikacja w tle — aplikacja, która działa bez interakcji z użytkownikiem. Może zostać uruchomiona poprzez zlecenie przetwarzania, wywołanie lub inną aplikację.
Reorganizacja — reorganizacja danych skutkuje ich fizycznym usunięciem z bazy danych. Usunięcie wymaga serii pomyślnie zakończonych kontroli. Reorganizacja usuwa również wszelkie obiekty biznesowe, które są zależne od usuwanych danych.
Aplikacja reorganizacyjna — jest to aplikacja działające w tle o specjalnym zastosowaniu Reorganizacja. Aplikacja reorganizacyjna służy do reorganizacji danych podstawowych i danych transakcji zgodnie z określonymi kryteriami
Zlecenie reorganizacji — jest to żądanie przetwarzania, które wywołuje tylko jedną lub więcej aplikacji reorganizacyjnych. Aplikacje reorganizacyjne są wywoływane w indywidualnie zdefiniowanej kolejności, która uwzględnia zależności kolejności.
Opis
Za pomocą aplikacji w tle Reorganizacja wprowadzonych księgowań controllingu przeprowadza się reorganizację księgowań controllingu. To, które dane zostaną usunięte, zależy od spełnienia określonych warunków.
Warunki wstępne
Wprowadzone księgowania w obszarze Controlling mogą zostać zreorganizowane, jeśli:
- Okres obrachunkowy daty księgowania lub daty dokumentu został zakończony i jego status pozwala na reorganizację
- Rok daty księgowania lub dokumentu plus okres przechowywania zdefiniowany w aplikacji Konfiguracja dla księgowań controllingu został osiągnięty lub przekroczony
Efekty
Po reorganizacji księgowania nie są już dostępne w systemie i nie mogą być wykorzystywane w analizach controllingowych.
Jeżeli reorganizacja została przeprowadzona dla danego okresu obrachunkowego, wówczas jest to widoczne w statusie reorganizacji dla wprowadzonych księgowań controllingu w danym okresie obrachunkowym. Jeśli nie wszystkie wprowadzone księgowania przeznaczone do reorganizacji zostały zreorganizowane, wówczas okres obrachunkowy otrzymuje status reorganizacji Częściowo zreorganizowano w polu Reorganizacja wprowadzonych księgowań controllingu.
Parametry
Aplikacja reorganizacyjna posiada następujące parametry:
- Maksymalny czas działania — maksymalny okres, po którym aplikacja reorganizacyjna zostanie zakończona. Wartość domyślna: 1 godzina.
- Tryb eksportu — tryb eksportu jest dostępny tylko wtedy, gdy aplikacja do reorganizacji umożliwia archiwizację danych. W trybie eksportu można ustawić, czy dane mają być eksportowane do archiwizacji i jakie dane mają być eksportowane. Dostępne są następujące tryby eksportu:
- Nie eksportuj
- Eksportuj wszystkie atrybuty
- Eksportuj z filtrem
Tryb Eksportuj z filtrem jest dostępny tylko wtedy, gdy eksport jest możliwy w aplikacji Eksport danych.
- Folder docelowy — folder docelowy służy do archiwizacji zreorganizowanych danych. Archiwizacja odbywa się w podfolderze o nazwie bazy danych OLTP. W tym folderze dla każdej jednostki biznesowej tworzony jest kolejny folder, w którym zapisywane są rzeczywiste pliki archiwum. Wartością domyślną jest podfolder usr/archive w ścieżce serwera plików dla serwera aplikacji systemu ERP.
- Filtr eksportu — w przypadku trybu eksportu Eksportuj z filtrem w tym polu można określić filtr eksportu, który zostanie użyty do archiwizacji. Filtr eksportu można utworzyć w aplikacji Eksport danych. To pole jest dostępne tylko wtedy, gdy eksport obiektów biznesowych, które mają zostać zreorganizowane, jest możliwy za pomocą aplikacji Eksport danych.
- Ważne notatki — reorganizacja nieodwracalnie usuwa dane. Usuniętych danych NIE można przywrócić. Przed wykonaniem reorganizacji wymagane jest wykonanie pełnej kopii zapasowej danych (łącznie z całym systemem Comarch ERP). Tę kopię zapasową należy zachować.
Wszystkie ustawowe okresy przechowywania zostaną zachowane. Zreorganizowanych danych nie można ponownie integrować z kopii zapasowej do bieżącego systemu. Możliwe jest wyłącznie utworzenie całej równoległej kopii systemu z kopii zapasowej. Zreorganizowanych okresów obrachunkowych nie można już analizować. - Organizacja — w tym polu jest podana organizacja wywołująca. Dla tej organizacji można reorganizować wprowadzone księgowania controllingu.
- Okres obrachunkowy — w tym polu należy wybrać okres obrachunkowy, który można zreorganizować i dla którego użytkownik chciałby zreorganizować wprowadzone księgowania controllingu. Po uruchomieniu aplikacji zawsze domyślnie wybierany jest okres obrachunkowy, do którego wprowadzone księgowania są reorganizowane. Jest to ostatni zamknięty okres obrachunkowy, którego parametr Reorganizacja wprowadzone księgowania controllingu ma status Reorganizacja możliwa.
Obiekty biznesowe objęte reorganizacją
Reorganizacja usuwa dane z następujących obiektów:
- Nagłówek wprowadzenia
com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.EntryHeader
- Wiersz wejściowy
com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.EntryItem
Usuwane są również powiązania z obiektami:
- Księgowanie w controllingu
com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.ControllingPosting
- Lista: Przeniesione nagłówki księgowania Controlling
com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.PreEntryHeader
Konfiguracja
Dla aplikacji Reorganizacja wprowadzonych księgowań controllingu należy zdefiniować ustawienia w aplikacji Konfiguracja.
W sekcji Controlling → Okresy przechowywania należy wskazać liczbę lat, przez które salda mają pozostać w systemie po zakończeniu, zanim zostaną zreorganizowane.
Uprawnienia specjalne
Dla aplikacji Reorganizacja wprowadzonych księgowań controllingu obowiązują następujące uprawnienia, które można przypisać w aplikacji Role uprawnień:
- Uprawnienie do reorganizacji danych transakcyjnych controllingu:
com.sem.ext.app.fin.controlling.Reorganization.cap
Użytkownik z tym uprawnieniem może uruchamiać aplikację reorganizacyjną w tle dla zarejestrowanych księgowań w controllingu.
