Sprzedaż do Controllingu

Oprócz standardowych analiz, funkcje controllingu oferują również możliwość indywidualnego tworzenia wymaganych analiz, raportów i porównań danych. W ten sposób dane z różnych obszarów, np. księgowości finansowej lub majątkowej, ale także z ERP, mogą być konfrontowane i porównywane z danymi planu.

Poniżej opisano, w jaki sposób dane ze sprzedaży są przekazywane do controllingu. Opisano przede wszystkim podstawowe instrukcje; szczegółowe instrukcje lub konkretne opisy procesów nie są podane w tym miejscu ze względu na dużą liczbę możliwych wniosków o analizę.

Tylko rzeczywiste dane mogą migrować z działu sprzedaży do controllingu; faktury sprzedaży są jedynym dokumentem źródłowym, który jest brany pod uwagę.

Zasadniczo zaleca się następującą procedurę w określonej kolejności dla akceptacji faktur sprzedaży:

  1. Wstęp
    • Opcjonalnie:
      • Definiowanie schematu kolumn,
      • Definiowanie schematu wierszy.
  2. Prace przygotowawcze.
    • Definiowanie interfejsu:
      • Przyporządkowania rodzajów dokumentów księgowych,
      • Przyporządkowania wymiarów,
      • Przyporządkowanie rodzajów kosztów sprzedaży.
  3. Dostarczanie danych.
    • Dostarczanie danych za pomocą aplikacji działających w tle (o tej samej nazwie):
      • Import danych wymiarów (dane podstawowe) w ramach Controllingu
  4. Wyświetlanie / publikowanie / sprawdzanie wyników.
    • Pobieranie danych w obszarze Controlling:
      • Lista: Faktury sprzedaży
        • Przeniesienie faktury
      • Lista: Przebiegi księgowań Controlling
        • Tworzenie księgowania
        • Edycja księgowania
      • Wygenerowane dokumenty controllingu
  5. Opcje analizy.
    • Lista: Controlling
      • Definiowanie schematu kolumn i wierszy
      • Raporty wyjściowe i inne
  6. Wskazówki i porady.
    • Wskazówki i porady:
      • Lista: Referencje przeniesienia w obszarze Rachunkowość
      • Lista: Ponowne pobieranie faktur w obszarze Rachunkowość

Wstęp

W oparciu o cele i żądania analizy, definicje schematu wierszy i kolumn są już wstępnie ustrukturyzowane koncepcyjnie i w razie potrzeby można je odpowiednio zdefiniować. W praktyce jednak często zdarza się, że dane przesyłane z systemu ERP są wykorzystywane do decydowania o tym, jak powinna wyglądać definicja kolumny i wiersza. Z tego powodu definicje schematu wierszy i kolumn są często tworzone dopiero po ich przyjęciu podczas analizy. Sposób definiowania schematu wierszy i kolumn można znaleźć w artykułach:

Definiowanie interfejsu

Rzeczywiste dane ze sprzedaży docierają za pośrednictwem faktur sprzedaży, informacji o rabacie kuponowym w sprzedaży i kosztach frachtu kuponowego ze standardowym typem danych przechowywanym w aplikacji Konfiguracja w controllingu.

Centralnymi obiektami analizy w controllingu są typ danych, rodzaje kosztów i zaksięgowane wymiary opcjonalne. Dla tych obiektów należy dokonać odpowiednich przyporządkowań.

Z obszaru ERP możliwe są obecnie transfery danych dla sprzedaży, zakupów, produkcji, logistyki magazynowej, rejestracji czasu pracy i projektów. Poniżej opisano zadania dla obszaru Sprzedaż.

Za pomocą aplikacji Przyporządkowania rodzajów dokumentów księgowych, Przyporządkowania wymiarów, Przyporządkowania rodzajów kosztów sprzedaży definiuje się odpowiednie asygnaty rzeczywistych danych.

Przyporządkowania rodzajów dokumentów księgowych

Rodzaje transakcji są wymagane, aby móc generować księgowania w Controllingu. Bez prawidłowej definicji w przyporządkowaniu rodzaju  transakcji, żadne dane nie mogą zostać przeniesione z obszaru Sprzedaż do obszaru Controlling.

Dane transakcji z obszaru Sprzedaż są podzielone na wartości i ilości. Dlatego rodzaje transakcji muszą być również przechowywane lub podpisywane w Controllingu dla tych księgowań wartości i ilości. Po przyporządkowaniu rodzaju transakcji należy dokonać przypisania wymiarów i rodzajów kosztów, aby wartości ERP znalazły swoje odpowiedniki w odpowiednich danych księgowych.

Przyporządkowania wymiarów

Aby móc analizować dane transakcji ERP w controllingu, należy najpierw dodać dodatkowe dane, takie jak rodzaj kosztów, centrum kosztów, artykuł (pozycja) itp.

Podczas przetwarzania danych transakcji przyporządkowanie dodatkowych informacji do wymiaru służy do określenia, w którym polu pliku interfejsu należy zapisać odpowiednie informacje. Przyporządkowanie to definiowane jest w aplikacji Przyporządkowania wymiarów. Aplikacja kontroluje transfer danych z systemu ERP do controllingu.

Aby aktywować przygotowanie i przesyłanie danych do sprzedaży, należy określić, które wymiary opcjonalne powinny być dostarczane z danymi. Wyświetlane są tylko opcjonalne wymiary dla wybranej firmy. Dane kodu przypisane do odpowiednich wymiarów w controllingu są następnie przesyłane z ERP. W Controllingu dostępnych jest 20 opcjonalnych wymiarów do przesyłania danych.

Konserwacja odbywa się za pośrednictwem pola widoku na standardowym pasku narzędzi. Tam należy wybrać obszar Sprzedaż. Dane pochodzenia określone w polu Pochodzenie mogą być używane jako wymiary opcjonalne.

Na podstawie faktur przychodzących można podać do 9 wymiarów:

  • Centrum kosztów
  • Jednostka kosztowa
  • Pozycja
  • Klient
  • Przedstawiciel handlowy
  • Kraj
  • Jednostka organizacyjna
  • Rodzaj zamówienia sprzedaży
  • Zamówienie sprzedaży

Istnieją dwa przeciwstawne kierunki transferu działań, które należy zasadniczo rozróżnić:

  1. W aplikacji Przyporządkowania wymiarów akcje [Generuj nośnik kosztów] i [Generuj miejsca powstawania kosztów] mogą być używane do przenoszenia centrów kosztów i jednostek kosztów z finansów do ERP. Transfer odbywa się tylko wtedy, gdy centra kosztów lub jednostki kosztowe zostały zdefiniowane jako przyporządkowanie. Akcja ta nie jest oczywiście decydująca dla transferu danych produkcyjnych do controllingu.
  2. Jednak w przypadku transferu danych produkcyjnych do kontrolingu, transfer danych podstawowych ERP do finansów jest uruchamiany za pomocą akcji [Generuj wymiary]. Uwzględniane są tylko typy wymiarów, dla których zdefiniowano przypisanie. Oznacza to, że wszystkie dane podstawowe ERP są tworzone jako wymiary opcjonalne.

Przyporządkowanie rodzajów kosztów sprzedaży

Dane zarejestrowane w aplikacji Przyporządkowania rodzajów kosztów sprzedaży są wykorzystywane do dostarczania danych transakcyjnych z obszaru Sprzedaż do obszaru Controlling. Są one podstawą do generowania rekordów księgowania z wychodzących księgowań w controllingu. Przyporządkowania rodzaju kosztów produkcji określają, które informacje, takie jak wartości, ilości itp. powinny być przetwarzane dla każdej pozycji.

  • Dokument źródłowy — istnieje tylko jeden dokument źródłowy dla przyporządkowania rodzajów kosztów sprzedaży do controllingu, jest nim Faktura sprzedaży
  • Typ informacji — określa to, która wartość jest przenoszona do którego rodzaju kosztów. W zależności od pochodzenia danych transakcji. Na przykład zaopatrzenie, sprzedaż, magazyn, projekty itp., w polu Typ informacji oferowane są różne wartości (zestawy wartości), które można wykorzystać do alokacji rodzajów kosztów. Te specyficzne dla aplikacji typy informacji są dopasowane do właściwości transakcji księgowania w odpowiednich ramach i służą jako podstawa do generowania rekordów księgowania z odpowiednich dokumentów źródłowych.
    Alokacja rodzajów kosztów jest określana dla typu informacji i, w razie potrzeby, dalszych parametrów specyficznych dla pochodzenia.
    Dostępne są następujące typy informacji:
    • Bezpłatne dostawy
    • Koszt własny
    • Koszty dodatkowe
    • Przychody: Ilości
    • Przychody: Wartości
    • Przychody: Wartości i ilości
    • Rabaty naturalne
    • Skumulowane rabaty faktury (netto)
    • Skumulowane rabaty nagłówka
    • Skumulowane rabaty pozycji
    • Skumulowane rabaty wartości zlecenia
    • Skumulowane rabaty wszystkich pozycji
  • Klasyfikacja rodzajów kosztów rodzaju transakcji — jest dostępna w celu dalszego uszczegółowienia określenia rodzaju kosztów, ale nie dla następujących typów informacji:
    • Skumulowane rabaty wszystkich pozycji,
    • Skumulowane rabaty wartości zlecenia,
    • Koszty dodatkowe.
      Klasyfikacja ta jest przechowywana wraz z używanym rodzajem faktury sprzedaży.
  • Klasyfikacja rodzajów kosztów partnera — jest ona dostępna w celu dalszego uszczegółowienia określenia rodzaju kosztów dla wszystkich typów informacji. Klasyfikacja ta jest przechowywana w odbiorcy faktury sprzedaży, a mianowicie w klasyfikacji rodzaju kosztów sprzedaży
  • Klasyfikacja rodzajów kosztów artykułu — klasyfikacja sprzedaży rodzajów kosztów pozycji jest dostępna w celu dalszego uszczegółowienia określenia rodzajów kosztów, ale nie dla następujących typów
    informacji:
    • Skumulowane rabaty wszystkich pozycji,
    • Skumulowane rabaty wartości zlecenia.
      Klasyfikacja ta jest przechowywana w artykule (widok Rachunkowość) bieżącej pozycji zamówienia.
  • Klasyfikacja rodzajów składników ceny sprzedaży — klasyfikacja rodzajów składników ceny sprzedaży jest dostępna w celu dalszego uszczegółowienia określenia rodzajów kosztów, ale tylko dla następujących typów informacji:
    • Skumulowane rabaty nagłówka,
    • Skumulowane rabaty pozycji,
    • Skumulowane rabaty wartości zlecenia,
    • Skumulowane rabaty wszystkich pozycji.
      Ta klasyfikacja jest przechowywana w rodzaju składnika ceny sprzedaży, który jest używany w cenniku sprzedaży. Używana cena cennikowa jest (już) określona i zapisana w zamówieniu sprzedaży. 
  • Rodzaj kosztów i Klasa kosztów — w tym miejscu przechowywany jest rodzaj kosztów (z klasą kosztów), z którym faktura sprzedaży jest księgowana w Controllingu. Jest to pole obowiązkowe. Tutaj jest już sprawdzane, czy kategoria rodzaju kosztu jest zgodna z typem informacji, tj. czy jest to element kosztu ilości lub wartości. Rodzaj transakcji przechowywany dla wartości lub ilości jest używany do tego sprawdzenia.
  • Centrum kosztów i Jednostka kosztów — centra kosztów i / lub jednostki kosztowe mogą być przechowywane, z którymi faktura sprzedaży jest księgowana w Controllingu. Centrum kosztów i jednostka kosztów mogą być używane stale (tj. w każdym utworzonym księgowaniu) lub tylko wtedy, gdy żadne centrum kosztów lub jednostka kosztowa nie zostały jeszcze zapisane na fakturze sprzedaży.
  • Tekst księgowania — można zapisać tekst księgowania, z którym faktura sprzedaży jest księgowana w obszarze Controlling

Dostarczanie danych

Faktury sprzedaży

Interfejs controllingu sprzedaży wykorzystuje faktury sprzedaży w ramach sprzedaży.
Dane są dostępne w następujących obiektach biznesowych:

  • com.cisag.app.sales.obj.CustomerInvoice
  • com.cisag.app.saels.obj.CustomerInvoiceDetail
  • com.cisag.app.sales.obj.SalesDocumentDiscount
  • com.cisag.app.sales.obj.DocumentFreightCost

Import danych wymiarów

Za pomocą aplikacji w tle Import danych wymiarów nowo wprowadzone lub zmienione dane podstawowe są automatycznie przenoszone do przyporządkowanych opcjonalnych wymiarów controllingu, a następnie są dostępne w controllingu do dalszego przetwarzania. Aplikacja Import danych wymiarów przenosi dane do controllingu.

Aplikacja, po uruchomieniu, sprawdza w tle, czy zostały utworzone nowe dane podstawowe i jeśli są, wysyła je do controllingu.

Jeśli aplikacja Import danych wymiarów nie została uruchomiona, brakujące dane podstawowe można następnie utworzyć za pomocą akcji [Generuj wymiary] w aplikacji Przyporządkowania wymiarów.

Pobieranie danych w obszarze Controlling

Faktury sprzedaży muszą zostać przesłane do Controllingu i zaksięgowane. Następnie mogą być analizowane i przetwarzane jak inne księgowania controllingu. W tym celu dostępne są te same aplikacje, co w przypadku „normalnych” księgowań controllingu (Listy: Przebiegi księgowań Controlling, Lista: Wprowadzone zapisy księgowe Controlling, Lista: Controlling).

Lista: Faktury sprzedaży

Aplikacja Lista: Faktury sprzedaży zawiera przegląd wszystkich faktur sprzedaży, ich dane z nagłówka i status. W tej aplikacji dostępna jest akcja [Przenieś faktury] służąca do przyjmowania faktur sprzedaży i dokonywania odpowiednich księgowań. Przebiegi księgowania są tworzone w controllingu, a także w księgowości finansowej, jeśli obszary zostały odpowiednio skonfigurowane. W szczególności należy zdefiniować rodzaje transakcji oraz rodzaj kosztów lub przyporządkowania kont

Lista: Przebiegi księgowań Controlling

Aplikacja Lista: Przebiegi księgowań Controlling zawiera przegląd wszystkich przebiegów księgowania, które miały miejsce, ich pochodzenie i status. Przebiegi księgowania mogą mieć różne pochodzenie, takie jak przesyłanie faktur zakupu i sprzedaży, zleceń produkcyjnych, pochodzenie z środków trwałych, więcej informacji można znaleźć w artykule Lista: Przebiegi księgowań Controlling. W aplikacji dostępne są różne akcje umożliwiające przesyłanie danych ze zleceń produkcyjnych i przeprowadzanie księgowań.

Księgowanie przebiegów księgowań

Ponieważ przeniesiona faktura sprzedaży jest dostępna w Controllingu, ale nie została jeszcze zaksięgowana, konieczne jest rozpoczęcie księgowania.
Dostępne są następujące działania:

Przejmij i zaksięguj

Jeśli status transferu danych na to pozwala, w wyświetlonym oknie dialogowym można zaakceptować i opublikować wybrane operacje księgowania natychmiast lub w tle. Konwersja obiektów odbywa się dla przeniesionych kluczy biznesowych (np. wymiarów, rodzajów kosztów). Kwity wygenerowane bez błędów są przesyłane do serwera księgowania.

Przejmij

W przypadku tej akcji otwierane jest okno dialogowe, w którym można zaakceptować uruchomienie po zakończeniu, określając warunki działania aplikacji [Natychmiast] lub [W tle], o ile pozwala na to status transferu danych. Konwersja obiektów odbywa się tylko dla przeniesionych kluczy biznesowych (np. wymiarów, rodzajów kosztów).

Przeniesienie do innych aplikacji

W aplikacji Lista: Przebiegi księgować Controlling, akcje [Lista: Przeniesione dane księgowania] lub [Lista: Wprowadzone zapisy księgowe] można użyć do rozgałęzienia danych do aplikacji o tej samej nazwie.

Po wybraniu przebiegu księgowania akcja [Lista: Przeniesione dane księgowania] otwiera odpowiednią aplikację, w której wybrany przebieg księgowania jest również przyjmowany. W przeciwnym razie nie można wywołać aplikacji ze struktury menu. Za pomocą przycisku [Aktualizuj] wyświetlane są informacje należące do rekordu danych. Z tej aplikacji można użyć akcji [Wygenerowane dokumenty księgowe], aby przejść do aplikacji Wygenerowane dokumentu controllingu, za pomocą której można wywołać następujące akcje dla przebiegu księgowania, wyświetlić ich szczegóły i dalej je przetwarzać.

Akcja [Lista: Wprowadzone zapisy księgowe] otwiera aplikację o tej samej nazwie, w której można anulować, usunąć lub w inny sposób edytować zarejestrowane zgłoszenia dla wybranego cyklu zgłoszeń.

Wygenerowane dokumenty controllingu

Aplikacja Wygenerowane dokumenty controllingu zapewnia przegląd dokumentów, które zostały utworzone w wyniku przeniesienia dokumentów przez operacje księgowania z pliku interim w Controllingu. Daje to szczegółowy przegląd i opcję kontroli wygenerowanych księgowań. Można na przykład sprawdzić przyporządkowanie opcjonalnych wymiarów danych ERP do wymiarów Controllingu pod kątem prawidłowych przyporządkowań (zakładka Opcjonalne wymiary).

Opcje analizy

Lista: Controlling

Oprócz standardowych analiz, funkcje controllingowe oferują również możliwość indywidualnego tworzenia analiz, raportów i porównań danych. W ten sposób dane z różnych obszarów, np. księgowości finansowej lub środków trwałych, ale także z ERP, mogą być zestawiane i porównywane z danymi planowania. Więcej informacji można znaleźć w artykule Lista: Controlling.

Raport: Definicje raportów

Aplikacja Raport: Definicje raportów jest dostępna w controllingu dla poszczególnych analiz. Dostęp do sald w Controllingu uzyskuje się poprzez zastosowany schemat wierszy i kolumn.

W przypadku zdefiniowanych raportów możliwe są tylko analizy z dwoma opcjonalnymi wymiarami. Jeśli nie spełnia to wymagań, należy użyć analizy BI.

Wskazówki i porady

Lista: Ponowne pobieranie faktur

Przeniesione faktury zakupu i sprzedaży są zapisywane w tej aplikacji. Dla nowego transferu faktury dostępne są trzy akcje:

  • [Ponowne przyjęcie]
  • [Ponowne przyjęcie do controllingu]
  • [Ponowne przyjęcie do księgowości finansowej]

Następnie tworzone są nowe przebiegi księgowania dla wybranych faktur, albo tylko dla celów controllingu lub księgowości finansowej, albo dla obu.

Nieudane zadania

W przypadku opcjonalnych wymiarów i obiektów (artykułów, zamówień sprzedaży, krajów itp.) z systemu ERP, których nie można przenieść, tworzony jest rekord błędu (więcej informacji w artykule Lista: Transfer wymiaru). Następnie można przeprowadzić ręczne przetwarzanie i ponownie przenieść dane.

Czy ten artykuł był pomocny?

Wyślij opinie