Niniejsza dokumentacja opisuje sposób mapowania faktur proforma w systemie oraz generowania faktur proforma. Informuje, jakie relacje może mieć faktura proforma z innymi aplikacjami i jednostkami biznesowymi oraz w jaki sposób jest ona zintegrowana z procesami biznesowymi.
Faktura proforma to dokument uzupełniający do zamówienia sprzedaży lub zlecenia dystrybucji, który dokumentuje wartość towarów zamówienia w transgranicznym obrocie towarowym do celów celnych. Faktura proforma służy do uzyskania dokładnego opisu wartości planowanej dostawy. Faktura proforma może zostać dołączona do dostawy jako wydrukowany dokument w celu ułatwienia lub umożliwienia odprawy celnej.
Jedną lub więcej faktur proforma można wygenerować bezpośrednio w aplikacji Zamówienia sprzedaży dla każdego zamówienia sprzedaży lub w aplikacji Zlecenia dystrybucyjne dla każdego zlecenia dystrybucji i wydrukować dokumenty potwierdzające. Wygenerowane dokumenty można przeglądać w aplikacji Zapytanie o faktury proforma, a w razie potrzeby można wydrukować kolejne kopie dokumentu.
O roli rodzajów faktur proforma i sposobie ich drukowania lub generowania można przeczytać w dokumentacji dotyczącej rodzajów faktur proforma.
Definicje terminów
Faktura proforma
Faktura proforma to dokument uzupełniający do zamówienia sprzedaży, który dokumentuje wartość towarów zamówienia w transgranicznym obrocie towarowym do celów celnych. Faktura proforma służy do uzyskania dokładnego opisu wartości planowanej dostawy. W tym celu można wygenerować jedną lub więcej faktur proforma bezpośrednio w aplikacji Zamówienia sprzedaży dla każdego zamówienia sprzedaży i wygenerowanych dokumentów uzupełniających; fakturę proforma można dołączyć do dostawy jako dokument uzupełniający w formie wydruku, aby ułatwić lub umożliwić odprawę celną. Faktura proforma zazwyczaj zawiera dane dotyczące zamówionych pozycji, ilości, cen, warunków i terminów.
Rodzaje faktur proforma
Rodzaje faktur proforma służą do identyfikacji faktur proforma. Zawierają one różne wartości domyślne dla tworzonych na ich podstawie dokumentów.
Procesy
W rozdziale opisano procesy biznesowe dla faktur proforma i wszelkie wynikające z nich relacje z innymi aplikacjami i jednostkami biznesowymi. Rozdział zawiera również przegląd odpowiednich aplikacji do przetwarzania faktur proforma.
Faktura proforma jest generowana na podstawie zamówienia sprzedaży lub zlecenia dystrybucji w systemie wielofirmowym. Faktura proforma to dokument, który dokumentuje wartość towarów zamówienia sprzedaży lub zlecenia dystrybucji w transgranicznym obrocie towarowym do celów celnych. Faktury proforma są generowane w następujący sposób:
Jedną lub więcej faktur proforma można wygenerować i wystawić bezpośrednio z zamówienia sprzedaży w aplikacji Zamówienia sprzedaży lub ze zlecenia dystrybucji w aplikacji Zlecenia dystrybucji. Faktury proforma są generowane jako dokumenty, a odpowiednie dokumenty uzupełniające są generowane w tym samym czasie.
Faktura proforma dla zamówienia sprzedaży nie może być jeszcze wygenerowana, jeśli funkcja Wymagane potwierdzenie zamówienia jest aktywna w zamówieniu sprzedaży na zakładce Ogólne. W takim przypadku zamówienie może być dalej przetwarzane (np. faktura proforma może zostać wygenerowana) dopiero po wydrukowaniu potwierdzenia zamówienia dla odpowiednich pozycji zamówienia sprzedaży.
Faktura proforma dla zlecenia dystrybucji może zostać wygenerowana w dowolnym momencie. W tym celu nie muszą być spełnione żadne specjalne warunki.
Dla zamówienia sprzedaży lub zlecenia dystrybucji można wygenerować dowolną liczbę faktur proforma. Faktura pro forma zawsze odnosi się do dokładnie jednego zamówienia sprzedaży lub dystrybucji (relacja „1:n”).
Wymagania wstępne dotyczące generowania faktur proforma
Fakturę proforma można wygenerować tylko dla pozycji zamówienia, które spełniają następujące wymagania:
- Ogólny status zamówienia to Zwolnione.
- Jeśli wymagane jest potwierdzenie zamówienia, musi ono zostać wygenerowane.
Faktury proforma nie są generowane dla zamówień sprzedaży typu Zamówienie oddziału i dla zleceń dystrybucji typu Dostawa.
Funkcje decyzyjne dotyczące generowania faktur
Zamówienia sprzedaży i zlecenia dostawy, a także zlecenia dystrybucji w systemach wielozakładowych mogą składać się z kilku pozycji, dla których wprowadzani są np. różni odbiorcy dostaw. Aby pozycje mogły zostać podsumowane na fakturze, następujące cechy muszą być zgodne:
- Odbiorca faktur
- Rodzaj faktury sprzedaży
- Termin płatności
- Partner płatności
- Waluta
- Wystawca faktury
- Data waluty
- Rejestr podatkowy
- Prezentacja ceny
- Medium wydruku
- Adres wydruku
- Symbol faktury zbiorcze
- Faktura naliczająca tylko podatki (przykładowa dostawa)
- Identyfikator VAT odbiorcy dostawy
- Kraj odbiorcy dostawy
- Oryginalna faktura
Instrukcja generowania faktury
Dla każdej faktury proforma przypisywany jest numer faktury proforma. Rodzaj faktury proforma jest przypisywany do rodzaju zamówienia sprzedaży dla tworzonych na ich podstawie zamówień sprzedaży i do rodzaju zleceń dystrybucji odpowiednio dla zleceń dystrybucji. Rodzaj faktury proforma w połączeniu z numerem faktury proforma jednoznacznie identyfikuje fakturę proforma.
Gdy generowana jest faktura proforma, dla każdego połączenia przypisywany jest numer faktury proforma.
Generowanie faktury proforma
Utworzenie faktury proforma jest akcją dostępną dla powiązanego zamówienia sprzedaży lub zlecenia dystrybucji w systemie wielofirmowym, w którym tworzony jest dokument i dokument faktury proforma.
Faktury proforma mogą być generowane bezpośrednio w aplikacji Zamówienia sprzedaży lub w Zlecenia dystrybucyjne. Wykonywanie tej akcji masowo można przeprowadzić za pomocą aplikacji list. W obu przypadkach ilości dla pozycji faktury proforma są pobierane z ilości zadysponowanych dla zamówień lub jeśli nie wprowadzono ilości zadysponowanej dla zamówienia, ilości pozycji zamówienia są używane do faktury proforma. Dla jednego zamówienia można wygenerować dowolną liczbę faktur proforma.
Puste pole daty oznacza, że parametr „<dzisiaj>” jest przyjmowany jako data bonu podczas tworzenia faktur proforma.
Usuwanie faktur proforma
Faktury proforma to dokumenty, które można usunąć w dowolnym momencie.
