W niektórych procesach księgowania generowane są również księgowania automatycznie na indywidualnie przypisanych kontach księgowych, np. na kontach skonta, kontach podatkowych, kontach zbiorczych należności i zobowiązań. Oznacza to, że na tych kontach księgowych znajduje się wiele transakcji księgowania, co utrudnia ich analizę, zwłaszcza na podglądzie.
Aby analizy i wyświetlanie operacji na kontach księgowych były bardziej przejrzyste, Comarch Financials Enterprise oferuje opcję podsumowania księgowań na kontach księgowych. Odbywa się to w aplikacji Lista: Agregacje.
W tej aplikacji użytkownik może tworzyć księgowania agregacji dla kont księgowych. Pod uwagę brane są tylko konta księgowe, które są aktywowane do agregacji, tj. dla których ustawienie Podsumowanie z datą dokumentu księgowego lub Podsumowanie bez daty dokumentu księgowego jest zdefiniowane w głównym koncie księgowym. W przypadku księgowań agregacji poszczególne transakcje organizacji są podsumowywane dla każdego konta księgowego zgodnie z następującymi grupami (poziomami):
- Okres księgowy
- Data dokumentu (data dokumentu jest brana pod uwagę tylko wtedy, gdy ustawienie agregacji Podsumowanie z datą dokumentu księgowego jest zdefiniowane dla konta księgowego)
- Waluta
- Rodzaj danych
- Rodzaj ruchu
- Standard księgowania
- Rodzaj dziennika
- Numer dziennika
W wyniku agregacji kont księgowych, w analizach i widokach operacji wyświetlane są zagregowane sumy
Ustawienia
W tej sekcji opisano, które dane podstawowe należy wcześniej skonfigurować w celu utworzenia księgowań agregacji dla kont księgowych.
Konfiguracja
Nowy schemat numeracji do automatycznego przypisywania numeru rekordu dla księgowań agregacji jest dostępny dla obszaru Księgowość finansowa w funkcji Ogólne w aplikacji Konfiguracja. Ten schemat numeracji jest automatycznie wstępnie przypisywany przez konfigurację.
Użytkownik może również określić domyślny rodzaj dokumentu dla księgowań agregacji dla obszaru Księgowość finansowa w funkcji Wartość domyślna w zakładce Księgowanie.
Schematy numeracji
W aplikacji Schematy numeracji użytkownik może zdefiniować schemat numeracji dla automatycznego przydzielania numeru dokumentu dla księgowań agregacji. Jeśli użytkownik zdefiniuje tutaj schemat numeracji, wówczas musi on być typu Księgowość finansowa: numer rekordu agregacji. W zakładce Definicja użytkownik definiuje komponenty składające się na numer dokumentu, który ma zostać wygenerowany dla schematu numeracji. W tym celu użytkownik wprowadza pochodzenie wartości i jej format dla wszystkich składników numeru.
Więcej informacji na temat zakresów numerów można znaleźć w artykule Schematy numeracji.
Rodzaje dokumentów księgowych
Użytkownik może zdefiniować tekst księgowania wykorzystywany w dokumentach dotyczących agregacji w zakładce Księgowanie w aplikacji Rodzaje dokumentów księgowych. Użytkownik może skorzystać z tego tekstu, aby zidentyfikować operacje na koncie wyświetlane w aplikacji Lista: Księgowość finansowa, np. jako księgowania agregacji.
Użytkownik może również przypisać schemat numeracji typu Księgowość finansowa: numer rekordu agregacji do typów dokumentów za pomocą pola Schemat numeracji dokumentów w podzakładce Schemat numeracji. Ten schemat numeracji jest używany, jeśli nie określono numeru dokumentu podczas tworzenia księgowań agregacji.
Użytkownik może również określić stały numer dokumentu, który będzie używany do księgowań agregacji z tym rodzajem dokumentu.
Szczegółowy opis aplikacji można znaleźć w artykule Rodzaje dokumentów księgowych.
Konta księgowe
Księgowania agregacji są tworzone tylko dla kont księgowych, które są aktywowane do agregacji. W aplikacji Konta księgowe należy wybrać ustawienie Podsumowanie z datą dokumentu księgowego lub Podsumowanie bez daty dokumentu księgowego w polu Sumowanie księgowań, aby aktywować konto księgowe do agregacji. Ustawienia te można wybrać tylko dla kont księgowych z następującymi typami:
- Domyślny
- Zbiorcze konto należności
- Zbiorcze konto zobowiązań
- Podatek
- Koszt
- Przychód
Ponadto dla tych kont należy dezaktywować pole Zarządzanie rozrachunkiem.
Jeśli dla konta księgowego utworzono księgowania agregacji, pole Sumowanie księgowań jest zablokowane i nie można go zmienić. Jeśli wszystkie podsumowania zostały anulowane dla konta księgowego, pole to jest ponownie dostępne do wprowadzania danych.
Aplikacje
W tej sekcji wymieniono aplikacje, których użytkownik może używać do generowania, wyświetlania i wyprowadzania księgowań agregacji.
Lista: Agregacje
Aplikacja Lista: Agregacje służy do wyświetlania wszystkich lub poszczególnych propozycji agregacji. Użytkownik może użyć akcji związanych z aplikacją, aby utworzyć nową propozycję agregacji, utworzyć księgowania agregacji dla wybranej propozycji podsumowania lub anulować księgowania agregacji.
Szczegółowy opis tej aplikacji można znaleźć w artykule Lista: Agregacje.
Lista: Księgowość finansowa
W widoku Operacje na koncie aplikacji Lista: Księgowość finansowa dla podsumowanych kont księgowych wyświetlane są początkowo tylko sumy wszystkich podsumowanych transakcji. Jeśli w używanym typie dokumentu zdefiniowano tekst księgowania, jest on wyświetlany w podsumowaniu. Dzięki akcji [Szczegóły sumowania] poszczególne operacje zawarte w wybranym księgowaniu agregacji są wyświetlane w widoku przepływu konta Szczegóły sumowania.
Szczegółowy opis aplikacji można znaleźć w artykule Lista: Księgowość finansowa.
Raporty
Księgowania agregacji dla podsumowanych kont księgowych są wyświetlane w aplikacjach Raport: Księgowania i Raport: Wyciągi z kont.
