Wprowadzenie: Automatyczne księgowanie wyciągów bankowych

Wprowadzenie

Automatyczne księgowanie wyciągów bankowych to procedura elektronicznego przetwarzania plików wyciągów bankowych. Opiera się ona na danych wyciągów i transakcji udostępnianych przez banki, które są przekazywane w standaryzowanych formatach.
Obecnie stosowane są formaty MT940 oraz AUSZUG/UMSATZ. W Szwajcarii obowiązuje format ESR, natomiast w Austrii — MT940AT, w Polsce – MT940.

Podczas generowania danych wyciągu bankowego, na przykład w formacie AUSZUG/UMSATZ, plik AUSZUG zawiera dane nagłówkowe wyciągu, takie jak numer wyciągu, data wyciągu, saldo początkowe, saldo końcowe itp. Z kolei plik UMSATZ zawiera szczegółowe pozycje (operacje) wyciągu, na przykład uznania, obciążenia czekowe itd.

W dalszej części artykułu przedstawiono sposób przygotowania danych oraz opis pól dla tych plików na podstawie dwóch przykładów.

Opis pól pliku AUSZUG.TXT

Opis pól pliku UMSATZ.TXT

Ponadto w ramach automatycznego księgowania wyciągów obsługiwane jest przetwarzanie wyciągów bankowych dostarczanych zgodnie ze standardem ISO 20022 w formatach camt.053 oraz camt.054. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w artykule Rozszerzenie: Automatyczne Księgowanie Wyciągów/Format: Camt.

Dodatkowo możliwe jest przetwarzanie płatności realizowanych za pośrednictwem innych systemów płatniczych, takich jak na przykład PayPal, karty kredytowe czy Klarna. Szczegółowe informacje dotyczące obsługi płatności z różnych systemów płatniczych dostępne są w artykule Rozszerzenie: Automatyczne Księgowanie Wyciągów/Format: Systemy płatności.

Centralnym elementem systemu automatycznego księgowania wyciągów jest aplikacja Automatyczne księgowania bankowe. W aplikacji tej importowane, weryfikowane i uzupełniane są wyciągi bankowe. Na podstawie pozycji wyciągów generowane są zapisy księgowe, które można edytować w oknie księgowań. Zweryfikowane i gotowe do zaksięgowania pozycje wyciągów są księgowane za pomocą akcji [Zaksięguj wyciąg].

Na podstawie danych przesłanych w wyciągach (np. kod operacji bankowej, numer wyciągu, kwota wyciągu, tytuł płatności itp. Dostępne są funkcje wyszukiwania w celu osiągnięcia jak najwyższego wskaźnika trafień dla alokacji. Są one opisane przez definicje księgowania i słowa kluczowe.

W definicjach księgowania definiowane są przypisania, które mogą być użyte do przypisania odpowiedniej definicji księgowania do każdej pozycji wyciągu. Odbywa się to głównie za pomocą kodu operacji bankowej. Definicja księgowania określa również ogólne rekordy księgowania, które mają zostać utworzone z pozycji wyciągu.

Do ustalania kont oraz przyporządkowywania otwartych pozycji w definicji księgowania dostępne są m.in. kryteria wyszukiwania w tytule płatności. Oprócz wyszukiwania na podstawie tytułu płatności, system automatycznego księgowania wyciągów oferuje dodatkowe funkcje umożliwiające wyszukiwanie kont i na tej podstawie przyporządkowanie rozrachunków.

Poniżej wymieniono różne opcje wyszukiwania kont:

• Na podstawie danych bankowych konta osobistego (banki podstawowe) – wraz z pozycją wyciągu przekazywane są dane bankowe konta osobistego. Na ich podstawie numer konta wyszukiwany jest w danych banków podstawowych.

• Na podstawie historii bankowej – jeżeli konto osobiste nie zostało znalezione na podstawie banku podstawowego, wyszukiwanie może zostać rozszerzone o historię bankową, w której przechowywane są dodatkowe dane bankowe partnera.

• Na podstawie historii zleceniodawcy – w historii zleceniodawcy, na podstawie danych zleceniodawcy zawartych w pozycji wyciągu, wyszukiwany jest przypisany partner.

• Na podstawie numeru konta osobowego w tytule płatności – w tytule płatności pozycji wyciągu może być przekazywany np. numer klienta. W słowach kluczowych definiowane są kryteria wyszukiwania, które odzwierciedlają możliwe sposoby zapisu numeru klienta w polach tytułu płatności. Na tej podstawie numer klienta jest wyodrębniany z tytułu płatności.

• Na podstawie numeru w tytule płatności – partner jest wyszukiwany np. na podstawie numeru faktury rozrachunku, zapisanego w tytule płatności.

Do przyporządkowywania rozrachunków zarówno w obszarze kont osobistych, jak i kont księgi głównej, w systemie dostępne są różne warianty wyszukiwania, m.in.:

• Kwota wyciągu – rozrachunek jest wyszukiwany na podstawie kwoty z pozycji wyciągu i przypisywana do księgowania. Przyporządkowanie na podstawie kwoty jest zazwyczaj stosowane w przypadku kont księgi głównej prowadzonych w trybie rozrachunku lub cyklicznych księgowań na kontach osobistych (np. czynsz).

• Numer faktury (wyszukiwanie w tytule płatności) – w tytule płatności pozycji wyciągu przekazywany jest numer faktury. Wszystkie rozrachunki wcześniej ustalonego konta osobistego są porównywane z numerem faktury zawartym w tytule płatności i w przypadku zgodności przypisywane do księgowania.

• Numer czeku – na podstawie numeru czeku przekazanego w pozycji wyciągu możliwe jest wyszukanie i przypisanie rozrachunku. Przyporządkowanie na podstawie numeru czeku ma zastosowanie wyłącznie w przypadku kont księgi głównej prowadzonych w trybie rozrachunku.

Szczegółowy opis różnych metod wyszukiwania kont osobowych oraz przyporządkowywania rozrachunków znajduje się w artykule Wyszukaj partnera i rozrachunki.

Ustawienia

W tym rozdziale wymieniono ustawienia i dane podstawowe, które są używane lub wymagane do automatycznego przetwarzania wyciągów bankowych.

Kody operacji bankowych

Kod operacji bankowej definiuje wszystkie operacje biznesowe wynikające z wyciągu bankowego. W ramach automatycznego księgowania wyciągów bankowych, kod operacji bankowej stanowi podstawę do automatycznego księgowania pozycji wyciągu bankowego. 

Wszystkie kody, które mają być używane w ramach automatycznego księgowania wyciągów bankowych, muszą zostać uprzednio skonfigurowane. Informacje o strukturze i zastosowaniu kodów dla konkretnych transakcji biznesowych są udostępniane przez banki, z którymi prowadzona jest automatyczna wymiana danych.

Za pomocą aplikacji Import danych, przy użyciu filtra importu BANKTRANSACTIONCODE, importowane są kody przekazane przez banki. 

Bank główny

Wszystkie banki główne, z którymi ma być realizowane automatyczne księgowanie wyciągów, muszą zostać aktywowane w aplikacji Banki główne. Dodatkowo dla banków głównych należy wprowadzić ustawienia umożliwiające import wyciągów bankowych. W tym celu należy określić ścieżkę oraz format pliku importu. Ponadto poprzez przypisanie jednej lub większej liczby grup definicji księgowań należy przyporządkować bankowi głównemu definicje księgowań dopuszczone dla tego banku.

Grupy definicji księgowań

Grupa definicji księgowań zawiera jedną lub więcej definicje księgowań. Przypisując grupę definicji księgowań do banku głównego, określane jest również, które definicje mogą być używane przez bank główny w automatycznym księgowaniu wyciągów bankowych. Grupa definicji księgowania może być przypisana do kilku banków głównych.

Zawartość definicji księgowania

Zawartość definicji księgowania może być używana do wprowadzania ustawień dotyczących tworzenia danych związanych z księgowaniem w ABB. Są to ustawienia numerów bonów, numerów OI, tekstów OI i tekstów bonów, które są używane w definicji księgowania. W treści definicji księgowania definiujesz na przykład, w jaki sposób numer dokumentu ma być przypisany do księgowania pozycji wyciągu bankowego lub co ma być wprowadzone jako tekst dokumentu do księgowania.

Definicje księgowania

Za pomocą definicji księgowań określane są ogólnie obowiązujące zapisy księgowe, które mają być tworzone na podstawie pozycji wyciągu w ramach automatycznego księgowania bankowego. Istnieje możliwość definiowania księgowań dla różnych wymagań. Przykładowo, w przypadku księgowań na kontach księgi głównej, kwota z wyciągu może zostać rozdzielona na jedno lub kilka kont, miejsc powstawania kosztów, nośników kosztów lub różne klucze podatkowe. Ponadto w definicjach księgowań określane są cechy wyszukiwania, za pomocą których możliwe jest ukierunkowane wyszukiwanie i przypisywanie kont oraz otwartych pozycji.

Aby przetworzyć wyciąg bankowy, każdej pozycji wyciągu musi zostać przypisana definicja księgowania, na podstawie której określany jest sposób przetwarzania danej pozycji. Odbywa się to poprzez zdefiniowanie pól przyporządkowania, które mogą odnosić się na przykład do kodu operacji gospodarczej oraz tytułów płatności pozycji wyciągu.

Słowa kluczowe

Słowa kluczowe oznaczają wartości przekazywane wraz z pozycjami wyciągu w tytułach płatności. Zazwyczaj są to numery klienta, dostawcy, faktury lub czeku. Podczas przetwarzania pozycji wyciągu w ramach automatycznego księgowania wyciągów bankowych tytuły płatności są wykorzystywane m.in. do identyfikacji kont rozrachunkowych oraz przypisywania otwartych pozycji. Ponieważ w poszczególnych pozycjach wyciągu mogą występować różne sposoby zapisu tych informacji, na przykład numer klienta nie zawsze jest jednoznacznie identyfikowalny w tytule płatności.

W celu ułatwienia odnajdywania numeru klienta w pozycjach wyciągu można zdefiniować wyszukiwane terminy dla słowa kluczowego Numer klienta, które odzwierciedlają różne warianty zapisu numeru klienta w tytułach płatności. Terminy te mogą być określone jako stałe oraz wzorce wyszukiwania.

W zakresie stosowania wzorców wyszukiwania należy dodatkowo zapoznać się z artykułem Rozszerzenie: Wyrażenia regularne.

Realizacja automatycznego księgowania wyciągów

W niniejszym rozdziale przedstawiono krótki przegląd automatycznego księgowania bankowego. Cały proces jest sterowany za pomocą aplikacji Automatyczne księgowania bankowe.

Automatyczne księgowania bankowe

Aplikacja Automatyczne księgowania bankowe stanowi centralną aplikację dla automatycznego księgowania bankowego. Służy do prezentacji zaimportowanych wyciągów bankowych oraz ich pozycji. Wszystkie wyciągi są w tej aplikacji dalej przetwarzane za pomocą odpowiednich akcji.

Importowanie wyciągu

W aplikacji Automatyczne księgowania bankowe poprzez przycisk Akcje na standardowym pasku narzędzi wywoływana jest akcja [Import wyciągu]. Przekazane przez banki wyciągi bankowe są wczytywane i udostępniane do dalszego przetwarzania w aplikacji Automatyczne księgowania bankowe.

Możliwy jest import wyciągów wszystkich banków głównych albo — po wskazaniu konkretnego banku głównego — wyłącznie wyciągów tego banku. Do importu uwzględniane są tylko te banki główne, dla których w aplikacji Banki główne aktywowany jest parametr Automatyczny wyciąg bankowy aktywny. Dla tych banków wykorzystywane są dane automatycznych wyciągów bankowych (ścieżka, nazwa pliku, format pliku itd.) z kartoteki banku głównego w celu zaimportowania wyciągów bankowych.

Uzupełnij wiersz/uzupełnij wyciąg

Za pomocą tych akcji możliwe jest uzupełnienie pojedynczych lub wszystkich pozycji zaimportowanego wyciągu bankowego. W celu uzupełnienia pojedynczej pozycji wyciągu należy zaznaczyć odpowiednią pozycję i wywołać akcję [Uzupełnij wiersz] poprzez przycisk Akcje na standardowym pasku narzędzi. Jeżeli uzupełnione mają zostać wszystkie pozycje wyciągu, należy wywołać akcję [Uzupełnij wyciąg] bez zaznaczania żadnej pozycji. Jeżeli do pozycji wyciągu zostały już przypisane definicja księgowania, konto lub otwarte pozycje, przypisania te zostaną usunięte. Jeżeli dla danej pozycji wyciągu zostały już utworzone księgowania, zostaną one również usunięte.

Podczas uzupełniania do pozycji wyciągu przypisywana jest definicja księgowania wyszukana na podstawie danych przekazanych w wyciągach bankowych (np. kod operacji bankowej, numer wyciągu, kwota wyciągu, tytuł płatności itd.). Na podstawie ustawień w definicji księgowania możliwe jest następnie ustalenie konta (rozrachunkowego lub konta księgi głównej), dokonanie przypisania otwartych pozycji oraz utworzenie wstępnie zaksięgowanych zapisów księgowych.

Jednocześnie w ramach tej akcji sprawdzana jest możliwość zaksięgowania dokumentów. Wszystkie stwierdzone braki w danych wyciągu, takie jak na przykład brakujące lub nieprawidłowe numery faktur, powodują oznaczenie odpowiednich pozycji.

Księgowanie wyciągu

Jeżeli dla wyciągu bankowego wszystkie kontrole zostały przeprowadzone bezbłędnie oraz wszystkim pozycjom wyciągu przypisane są w pełni zadekretowane zapisy księgowe, wyciąg bankowy może zostać dopuszczony do księgowania. W tym celu poprzez przycisk Akcje na standardowym pasku narzędzi należy wybrać akcję [Zaksięguj wyciąg]. W ramach tej akcji wszystkie dekretacje zostają przejęte i automatycznie zaksięgowane. Ponadto wszystkie księgowania przypisane do tego wyciągu bankowego zostają oznaczone jako Możliwe do zaksięgowania.

Dialog księgowania

W celu wykonania tej akcji należy zaznaczyć pozycję wyciągu lub wprowadzone księgowanie i za pomocą przycisku Akcje na standardowym pasku narzędzi wybrać akcję [Dialog księgowania]. Alternatywnie można kliknąć pole Zarejestrowane księgowanie w odpowiedniej pozycji wyciągu. Spowoduje to otwarcie aplikacji Księgowanie w księdze głównej. W tej aplikacji możliwa jest edycja księgowania utworzonego na podstawie pozycji wyciągu. Zaksięgowanie tego księgowania w oknie księgowania nie jest możliwe, ponieważ zawsze księgowany jest cały wyciąg.