Wprowadzenie: Dostawa bezpośrednia

Przesyłki typu drop shipment (zewnętrzna dostawa bezpośrednia) to szczególna forma dystrybucji towarów w handlu detalicznym. W tym modelu dostawca przekazuje towar bezpośrednio klientowi końcowemu. Oznacza to, że zamówione produkty nie są tymczasowo przechowywane w żadnym magazynie własnej firmy. Mimo to partner niezwiązany bezpośrednio z transportem – czyli wewnętrzna firma – pełni rolę koordynacyjną, ponieważ przez nią przebiega cały proces zamówienia, fakturowania i płatności. W przypadku wysyłki typu drop shipment umowa zakupu nie jest zawierana bezpośrednio między klientem a dostawcą, lecz osobno między firmą a klientem oraz firmą a dostawcą.

W systemie Comarch ERP Enterprise proces drop shipment jest odwzorowany za pomocą standardowych aplikacji z obszaru sprzedaży i zakupu. Wykorzystywane są przede wszystkim aplikacje do obsługi zamówień sprzedaży i zamówień zakupu, uzupełnione o dodatkowe ustawienia i dane konfiguracyjne.

Za pomocą standardowych aplikacji można obsługiwać nie tylko zamówienia typu drop shipment – możliwe jest również przetwarzanie zamówień z pozycjami mieszanymi: niektóre artykuły są wysyłane z własnych zapasów firmy, a inne dostarczane są bezpośrednio przez dostawcę. Wysyłki częściowe również są wspierane.

Niniejszy dokument opisuje proces zewnętrznych wysyłek drop shipment. W sytuacji, gdy dostawcą jest wewnętrzna jednostka biznesowa posiadająca zapasy we własnych lub zewnętrznych lokalizacjach, dostęp do tych zapasów jest możliwy bezpośrednio w procesie sprzedaży. Taki proces określany jest jako wewnętrzna wysyłka drop shipment i sprowadza się do utworzenia rozliczenia wewnętrznego między zaangażowanymi jednostkami. Szczegółowe informacje na temat wewnętrznych wysyłek drop shipment znajdują się w dokumencie Wprowadzenie: Rozliczenia wewnętrzne.

W dalszej części dokumentacji znajdują się informacje o aplikacjach używanych w strukturze zewnętrznej wysyłki drop shipment, a także o wymaganych ustawieniach i danych. Szczegóły dotyczące budowy oraz działania aplikacji można znaleźć w osobnych artykułach.

Definicje terminów

Drop shipment
Drop shipment to specjalna forma dystrybucji towarów w handlu detalicznym, w której dostawca dostarcza zamówiony towar bezpośrednio do klienta końcowego. Produkty nie są w tym przypadku tymczasowo magazynowane w żadnej lokalizacji własnej firmy. Jednak firma, która nie uczestniczy fizycznie w transporcie (czyli firma zamawiająca), pełni funkcję centralnego pośrednika, ponieważ przez nią przechodzą procesy zamówień, fakturowania i płatności.
W przypadku drop shipment umowa zakupu nie jest zawierana bezpośrednio między klientem a dostawcą, lecz między firmą a klientem oraz równolegle między firmą a dostawcą.

Dostawa zewnętrzna
Dostawa zewnętrzna to ruch towaru, który odbywa się poza własnymi lokalizacjami firmy – jest wykonywany jedynie w jej imieniu.
Przykładowo, w ramach zakupu, dostawa zewnętrzna ma miejsce, gdy dostawca wysyła towar bezpośrednio do klienta w ramach procesu drop shipment. W przypadku zwrotów towarów przez klienta, dostawa zewnętrzna występuje również wtedy, gdy dostawca odbiera produkty bezpośrednio od klienta.

W ramach procesu drop shipment możliwe są następujące warianty dostaw zewnętrznych:

• Dostawa do klienta bezpośrednio przez dostawcę

• Odbiór od dostawcy i dostawa do klienta

Procesy i łańcuch dokumentów

Przegląd procesu

Typowy proces drop shipment obejmuje następujące kroki:

Proces drop shipment:

1. Wpływające zamówienie sprzedaży z oznaczeniem drop shipment

2. Utworzenie zamówienia zakupu do dostawcy i – w razie potrzeby – potwierdzenia zamówienia

3. Bezpośrednia dostawa zamówionych produktów do klienta przez dostawcę, z wykorzystaniem dokumentu dostawy typu dostawa zewnętrzna i dowodu dostawy strony trzeciej

4. Otrzymanie faktury zakupu od dostawcy oraz jej zaksięgowanie

5. Wystawienie faktury sprzedaży dla klienta na ilość przeznaczoną do fakturowania

Wskazówka

Kroki od 3 do 5 mogą być realizowane w dowolnej kolejności. Zarówno faktura zakupu, jak i sprzedaży mogą być wystawione przed dostawą, w jej trakcie lub po jej zakończeniu. Kolejność fakturowania jest elastyczna – można najpierw wprowadzić fakturę zakupu lub wystawić fakturę sprzedaży.

W przypadku zwrotu towaru przez klienta, zwrot może być skierowany do dostawcy lub do firmy pośredniczącej (tej, u której klient złożył zamówienie).
Szczegóły dotyczące tego etapu procesu opisano w dokumencie Wprowadzenie: Zwroty od klientów.

Opis procesu

Proces drop shipment w systemie Comarch ERP Enterprise jest odwzorowany zgodnie z przedstawionym poniżej schematem (w oryginale graficznym).

Proces drop shipment rozpoczyna się od wprowadzenia lub utworzenia zamówienia sprzedaży oznaczonego jako drop shipment (zewnętrzna dostawa bezpośrednia) w aplikacji Zamówienia sprzedaży. W razie potrzeby, jak w standardowym procesie sprzedaży, można również wystawić potwierdzenie zamówienia.

Kolejnym krokiem jest utworzenie zamówienia zakupu dla potrzeb dostawy typu drop shipment. Odbywa się to za pomocą akcji [Utwórz zamówienia zakupu] w aplikacji Zamówienia sprzedaży. W razie potrzeby zamówienie może zostać dalej przetworzone w aplikacji Zamówienia zakupu. Dla takich zamówień możliwe jest także wystawienie standardowych dokumentów zakupu.

Dostawca dostarcza zamówiony towar bezpośrednio do klienta. W tym celu, w aplikacji Zamówienia zakupu, należy za pomocą odpowiedniej akcji utworzyć zamówienie dostawy typu Dostawa zewnętrzna, a następnie wygenerować i wysłać do dostawcy dokument dostawy strony trzeciej.

Jeżeli w procesie zakupu uzgodniono odbiór towaru, dostawca może go odebrać i dostarczyć do klienta. W takim przypadku można wystawić dokument odbioru dla zamówienia typu Dostawa zewnętrzna. Jeśli dokonano odpowiednich ustawień, potwierdzenie dostawy może posłużyć jako podstawa do wygenerowania noty kredytowej dla dostawcy.

Faktura zakupu od dostawcy jest rejestrowana standardowo, za pomocą aplikacji Faktury zakupu. Pozycje faktury są przypisywane do odpowiednich pozycji zamówienia, a następnie faktura jest księgowana.

Księgowanie faktury inicjuje zdarzenie w przepływie pracy (workflow). Na jego podstawie, zgodnie z definicją działania, może zostać wygenerowana akcja przypisana do operatora systemu, informująca o konieczności wystawienia faktury sprzedaży.

Ilość do zafakturowania jest wcześniej rejestrowana jako ilość MRP w aplikacji Zamówienia sprzedaży. Następnie wystawiana jest faktura sprzedaży, która zazwyczaj zamyka proces drop shipment.

Produkty dostarczone bezpośrednio są fakturowane na przypisanego odbiorcę faktury klienta. Faktura dostawcy jest natomiast opłacana przez firmę własną.

W przypadku pracy w środowisku wielofirmowym, partner dostawy odpowiada dostawcy powiązanemu z organizacją zakupu.

Szczegółowe ustawienia, dane specjalne i wymagane działania, które należy wykonać w każdej z aplikacji, opisano w rozdziale Ustawienia odpowiednich aplikacji.

Łańcuch dokumentów

Kroki procesu drop shipment są odzwierciedlane w łańcuchach dokumentów powiązanych aplikacji.

Łańcuch dokumentów zamówienia sprzedaży

W łańcuchu dokumentów zamówienia sprzedaży mogą być wyświetlane następujące dokumenty:

• Zamówienie zakupu – pojawia się jako kolejny dokument, gdy tylko zostanie utworzona relacja dokumentu między zamówieniem sprzedaży a zamówieniem zakupu. Relacja ta tworzona jest automatycznie po wykonaniu akcji [Utwórz zamówienia zakupu], np. w aplikacji Zamówienia sprzedaży.

• Faktura zakupu– jest widoczna, jeśli została powiązana z zamówieniem zakupu, które z kolei jest powiązane z zamówieniem sprzedaży. Relacja dokumentu tworzona jest automatycznie po zaksięgowaniu faktury, pod warunkiem wcześniejszego przypisania pozycji faktury do pozycji zamówienia.

• Faktura sprzedaży– relacja dokumentu powstaje automatycznie po wykonaniu akcji [Utwórz i drukuj fakturę].

Łańcuch dokumentów zamówienia zakupu

W łańcuchu dokumentów zamówienia zakupu mogą być wyświetlane:

• Zamówienie sprzedaży – wyświetlane jako dokument nadrzędny po powiązaniu dokumentów relacją, która tworzona jest automatycznie przy użyciu akcji [Utwórz zamówienia zakupu].

• Zamówienie dostawy typu Dostawa zewnętrzna – widoczne jako dokument podrzędny po wykonaniu akcji [Utwórz zlecenia dostawy dla dostaw zewnętrznych], np. w aplikacji Zamówienia zakupu.

• Faktura zakupu – pojawia się automatycznie po zaksięgowaniu, jeśli pozycje faktury zostały przypisane do pozycji zamówienia.

Łańcuch dokumentów faktury zakupu

W łańcuchu dokumentów faktury zakupu mogą być widoczne następujące wcześniejsze dokumenty:

• Zamówienie sprzedaży – wyświetlane, gdy zostało pośrednio powiązane z fakturą zakupu poprzez zamówienie zakupu. Relacja dokumentu jest generowana automatycznie po zaksięgowaniu faktury, jeśli pozycje zostały przypisane do pozycji zamówienia, które jest już powiązane z zamówieniem sprzedaży.

• Zamówienie zakupu – wyświetlane jako dokument źródłowy, gdy pozycje faktury zakupu zostały przypisane do pozycji zamówienia. Relacja dokumentu tworzona jest automatycznie podczas księgowania faktury.

Łańcuch dokumentów zlecenia dostawy

W łańcuchu dokumentów zamówienia dostawy wyświetlany jest następujący dokument poprzedzający:

• Zamówienie zakupu – pojawia się w łańcuchu dokumentów zamówienia dostawy typu Dostawa zewnętrzna, gdy tylko oba dokumenty zostaną powiązane za pomocą relacji dokumentu. Relacja ta jest tworzona automatycznie w wyniku akcji [Utwórz zlecenia dostawy dla dostaw zewnętrznych], np. w aplikacji Zamówienia zakupu.

Ustawienia

Poniższe aplikacje i ustawienia są istotne dla przetwarzania przesyłek typu drop shipment.

Konfiguracja: Generowanie faktur

Zazwyczaj ilości MRP są wprowadzane ręcznie dla pozycji zamówienia sprzedaży w przypadku zewnętrznych wysyłek drop shipment.

W aplikacji Konfiguracja, w funkcji Sprzedaż, sekcja Generowanie faktury, dostępne jest ustawienie Brakująca ilość zadysponowana dla dostawy bezpośredniej. Za jego pomocą można określić, co ma się wydarzyć podczas generowania faktury z pozycji zamówienia, dla których nie została wprowadzona ilość MRP:

• Pozycje te mogą być pomijane

• Lub ilość wynikająca z otwartej faktury może być wykorzystana jako ilość na fakturze sprzedaży, zamiast wartości MRP

Typy zamówień sprzedaży

Zaleca się stosowanie dedykowanych typów zamówień sprzedaży dla obsługi procesów drop shipment, w szczególności dla zamówień zawierających wyłącznie pozycje typu drop shipment.

Dla takich typów zamówień sprzedaży należy skonfigurować następujące ustawienia:

• Pole Integracja z zaopatrzeniem – należy ustawić wartość Zewnętrzna dostawa bezpośrednia, aby domyślnie ustawiać ten typ powiązania w zamówieniu sprzedaży.

• Pole Magazyn – powinno pozostać puste.

• Pole Organizacja zakupu – jeżeli w środowisku wielofirmowym ten typ zamówienia jest zawsze wykorzystywany przez tę samą organizację zaopatrzenia, warto wprowadzić ją jako domyślną.

Dla zamówień mieszanych (zawierających zarówno pozycje normalne, jak i typu drop shipment):

Zamówienia sprzedaży

Następujące ustawienia i dane muszą zostać wprowadzone w szczególności dla zamówień sprzedaży typu drop shipment.

Nagłówek

Zaleca się stosowanie specjalnych typów zamówień sprzedaży do obsługi przesyłek drop shipment z zamówieniami, które powinny zawierać wyłącznie pozycje typu drop shipment.

Podstawa zamówienia

• Dostawca i jego dane są wprowadzane jako partner dostawy w zakładce Partner dostawy.

• W środowisku wielofirmowym organizacja zakupu dla generowanego zamówienia jest zapisywana w polu Organizacja zakupu w zakładce Partner dostawy.

• W polu Integracja z zaopatrzeniem należy wybrać wartość Zewnętrzna dostawa bezpośrednia.

• W polu Rodzaj zamówienia zakupu w zakładce Partner dostawy należy wprowadzić rodzaj zamówienia, który ma być stosowany jako domyślny przy generowaniu zamówienia z zamówienia sprzedaży.

• W zakładce Odbiorca dostawy pole Magazyn służy jako wartość domyślna dla analogicznego pola w sekcji Ogólne w pozycjach. Pole to nie powinno być uzupełniane.

Pozycje zamówienia

• Pole Magazyn nie może być wypełnione dla przesyłek typu drop shipment.

• Dostawca odpowiedzialny za dostawę jest wprowadzany w polu Partner dostawy. Wartość ta jest dziedziczona z podstawy zamówienia. Partner dostawy z pozycji zamówienia sprzedaży jest następnie przenoszony jako domyślny do zamówienia zakupu.

• W polu Integracja z zaopatrzeniem należy wybrać wartość Zewnętrzna dostawa bezpośrednia.

• Pole Organizacja zakupu jest wypełniane domyślnie na podstawie danych z podstawy zamówienia. Wartość ta jest dalej przenoszona do zamówienia.

• Pole Pozycja zamówienia jest automatycznie wypełniane przez system podczas generowania zamówienia przy pomocy akcji [Utwórz zamówienia zakupu]. Wyświetlana jest pozycja zamówienia zakupu powiązana z pozycją zamówienia sprzedaży.

Dalsze przetwarzanie

• Akcja [Utwórz zamówienia zakupu] jest dostępna w aplikacji Zamówienia sprzedaży i umożliwia generowanie jednego lub więcej zamówień dla pozycji typu drop shipment.

• Zamówienie jest generowane dla wszystkich pozycji zamówienia o takich samych właściwościach. System sprawdza zgodność organizacji zakupu i dostawcy. W przypadku pseudo partnerów porównywane są również nazwa i adres.

• Ta sama akcja jest dostępna w aplikacjach Lista: Zamówienia sprzedaży oraz Lista: Zamówienia sprzedaży/pozycje i może być używana do przetwarzania wielu zamówień sprzedaży.

• Prowizje, dostawy i faktury z transakcją magazynową nie są dostępne dla pozycji dostaw bezpośrednich. Nie można również wprowadzać odpowiednich ilości MRP.

• Zmiana pozycji zamówienia sprzedaży dla wysyłek typu drop shipment (np. przez odroczenie lub potwierdzenie dostawy) powoduje automatyczną aktualizację powiązanych pozycji zamówienia zakupu.

Artykuły specjalne, typy zamówień i składniki ceny

• Jeśli w pozycji zamówienia sprzedaży został użyty zestaw artykułów, do zamówienia zakupu przenoszone są tylko składniki zestawu.

• Pozycje towarów gratisowych są przenoszone do zamówienia zakupu bez odniesienia do pozycji głównej. Należy upewnić się, że każda taka pozycja jest również przypisana do odpowiedniego dostawcy.

• Zamówienia oddziałowe i konsygnacyjne nie są odpowiednie dla przesyłek typu drop shipment.

Rodzaje zamówień

Dla typów zamówień zakupu używanych w wysyłkach typu drop shipment należy wprowadzić następujące specjalne ustawienia:

• Wprowadzić wartość Rodzaj zlecenia dostawy dla dostaw zewnętrznych, aby umożliwić tworzenie zleceń dostawy z zamówienia zakupu.

• Określić sposób aktualizacji statusu dostawy dla zamówień zakupu w dostawach zewnętrznych: poprzez realizację zlecenia dostawy lub zaksięgowanie faktury zakupu.

Jeśli status dostawy jest aktualizowany przez realizację dostaw zewnętrznych, możliwe jest również zastosowanie procedury noty kredytowej dostawcy w procesie drop shipment.

Zamówienia zakupu

Przyjęte wartości domyślne

• Rodzaj zamówienia zakupu pochodzi z nagłówka zamówienia sprzedaży, które wyzwala utworzenie zamówienia zakupu.

• Dostawca z pozycji zamówienia sprzedaży jest przenoszony do zamówienia zakupu. W przypadku pseudopartnerów przenoszone są także nazwa, adres i osoba kontaktowa.

• W środowisku wielofirmowym odbiorca faktury z nagłówka zamówienia jest określany na podstawie organizacji zakupu w pozycji zamówienia sprzedaży.

• Partner dostawy z pozycji zamówienia sprzedaży staje się partnerem dostawy w pozycji zamówienia zakupu.

• Artykuł, data dostawy i data żądana są przejmowane z pozycji zamówienia sprzedaży.

• Pole Magazyn pozostaje puste w pozycjach zamówienia zakupu dla wysyłek drop shipment.

• Pozycja zamówienia sprzedaży powiązana z pozycją zamówienia zakupu jest automatycznie wpisywana w polu Pozycja zamówienia sprzedaży.

Dalsze przetwarzanie

• Zlecenie dostawy dla dostaw zewnętrznych mogą być generowane na podstawie zamówienia zakupu, jeśli towary są dostarczane bezpośrednio od dostawcy do klienta.

• Zlecenie dostawy jest powiązane z zamówieniem zakupu poprzez relację dokumentu. Informacje o przetwarzaniu są dostępne w polu Status dostawy zewnętrznej.

• Harmonogram i realizacja dostawy nie mogą być zmieniane w samym zamówieniu. Wszelkie zmiany należy wprowadzać w odpowiednich pozycjach zamówienia sprzedaży.

• Jeśli dostawa zostanie potwierdzona przez zamówienie dostawy zewnętrznej, a z dostawcą zdefiniowano procedurę noty uznaniowej, wówczas faktura zakupu może zostać wygenerowana na podstawie zamówienia zakupu.

Rodzaje zleceń dostawy

• W wysyłkach typu drop shipment stosowane są zamówienia dostawy typu Dostawa zewnętrzna.

• Rodzaj zlecenia dostawy jest definiowany w konfiguracji rodzaju zamówienia.

Zlecenia dostawy

Dla zleceń dostawy typu Dostawa zewnętrzna można generować i wystawiać następujące dokumenty:

• Potwierdzenia dostawy przez stronę trzecią – stosowane przy bezpośredniej dostawie towarów od dostawcy do klienta.

• Potwierdzenia odbioru – jeśli uzgodniono z dostawcą, że towar zostanie odebrany.

Możliwe jest zaimportowanie ilości dostarczonych przez dostawcę i ich potwierdzenie. Aby zakończyć proces dostawy zewnętrznej, należy użyć akcji [Zakończ dostawę zewnętrzną].

Jeśli rodzaj zamówienia tak definiuje, po zakończeniu realizacji aktualizowane są: dostarczona ilość oraz status dostawy w zamówieniu. Te same informacje są także aktualizowane w powiązanym zamówieniu sprzedaży.

Faktury zakupu

Faktura od dostawcy jest opłacana przez samą firmę. W tym celu otrzymany dokument zewnętrzny jest wprowadzany jako faktura zakupu. Jeśli stosowana jest procedura noty kredytowej dostawcy, faktury zakupu za dostawy zewnętrzne mogą być generowane bezpośrednio z zamówienia.

Podczas wprowadzania i przypisywania faktur zakupu odniesienie do pozycji biznesowych stron trzecich można przypisać wyłącznie do pozycji zamówienia, a nie do pozycji przyjęcia towarów, ponieważ takie pozycje nie generują przyjęcia towaru. Po zaksięgowaniu faktury zakupu status dostawy przypisanej pozycji zamówienia zmienia się – na przykład na Częściowo dostarczony lub W pełni dostarczony, jeśli tak zdefiniowano w rodzaju zamówienia.

W wielu przypadkach dostawa od dostawcy do klienta jest również zgłaszana za pomocą faktury zakupu. W tym celu zaksięgowanie faktury zakupu wyzwala zaprogramowane zdarzenie, które – na podstawie definicji działania – może spowodować wygenerowanie działania przypominającego o wystawieniu faktury zakupu.

Więcej informacji o tym zdarzeniu znajduje się w rozdziale Definicje zaprogramowanych zdarzeń i czynności przepływu pracy.

W tym przypadku, po otrzymaniu faktury zakupu, ilości MRP dla dostarczonych pozycji są wprowadzane w aplikacji Zamówienia sprzedaży, a następnie tworzona jest faktura sprzedaży.

Faktury sprzedaży

Bezpośrednio dostarczone artykuły są fakturowane na przypisanego odbiorcę faktury klienta. W tym celu tworzona jest faktura sprzedaży, która zazwyczaj kończy proces dropshippingu.

Fakturę sprzedaży można wygenerować również przed fakturą zakupu, a nawet przed fizyczną dostawą towarów przez dostawcę. W tym celu należy wprowadzić ilość do fakturowania, między innymi w polu Ilość MRP w widoku Faktura w pozycjach zamówienia sprzedaży.

Fakturę można wygenerować za pomocą akcji [Utwórz i drukuj fakturę]. Akcja ta dostępna jest zarówno w aplikacji Zamówienia sprzedaży, jak i w widoku Lista: Zamówienia sprzedaży > Zamówienia sprzedaży/dane podstawowe.

Jeśli w rodzaju zamówienia zakupu zdefiniowano, że status dostawy jest aktualizowany poprzez realizację zamówienia dostawy, wówczas status dostawy pozycji zamówienia sprzedaży jest aktualizowany na podstawie zrealizowanych ilości. W przeciwnym razie status dostawy jest aktualizowany przy zaksięgowaniu faktury sprzedaży.

Definicje zaprogramowanych zdarzeń i czynności przepływu pracy

Dla procesu dropshippingu istnieje zaprogramowane zdarzenie przepływu pracy incoming invoice drop shipment (com.cisag.app.purchasing.order.DirectDeliveryInvoiced).

Dla tego zdarzenia przekazywane są następujące parametry:

• diffQuantity – ilość zaksięgowana na fakturze zakupu

• cancel – informacja o tym, czy dokument jest anulowaniem

• purchaseOrderDetail – numer pozycji zamówienia zakupu

• salesOrderDetail – numer pozycji zamówienia sprzedaży

• purchaseOrder – numer zamówienia zakupu

• salesOrder – numer zamówienia sprzedaży

W systemie dostępne są dwie definicje działań:

• Dla faktur zakupu – powiadomienie, gdy faktura zakupu zostanie zaksięgowana w pozycji biznesowej strony trzeciej (cis.sal.DirectDeliveryInvoice)

• Dla anulowanych faktur zakupu – powiadomienie, gdy faktura zakupu dla pozycji transakcji dropshipping zostanie anulowana (cis.sal.DirectDeliveryInvoiceCancel)