Wprowadzenie: Kaucja i opakowania zwrotne

Środki załadunku służą do pakowania i transportu towarów. Jeśli te urządzenia przeładunkowe są wielokrotnego użytku, są one określane jako Opakowania zwrotne. Przykładami takich  opakowań są butelki lub palety. Opakowania zwrotne są przekazywane klientowi za opłatą (za wynajem), czyli kaucją.

Niniejszy artykuł opisuje sposób mapowania opakowań zwrotnych w procesie sprzedaży. Opisano również ustawienia, które należy wprowadzić, aby móc korzystać z kaucji i opakowań zwrotnych w systemie ERP.

Definicje terminów

Środki załadunku
Środki załadunku to ogólny termin określający materiały magazynowe i opakowaniowe używane do przechowywania, transportu i wysyłki towarów. Środki załadunku są zarządzane jako artykuły z typem materiału Środki załadunku. Jeśli środki załadunku są wielokrotnego użytku, są one klasyfikowane jako kontenery lub Opakowania zwrotne.

Opakowania zwrotne
Opakowania zwrotne to środki załadunku, które mogą być ponownie użyte i są zwracane po użyciu. Przykładami opakowań zwrotnych są palety lub butelki zwrotne.

Konto opakowań zwrotnych
Na koncie opakowań zwrotnych rejestrowane są wszystkie ruchy ilościowe związane z opakowaniami zwrotnymi. Konto opakowań zwrotnych jest prowadzone dla jednego klienta i jednego opakowania zwrotnego. Konto opakowań zwrotnych umożliwia fakturowanie opakowań zwrotnych z mocą wsteczną, zgodnie z okresem biznesowym.

Kaucja
Kaucja to opłata pobierana za środki załadunku wielokrotnego użytku (opakowania zwrotne). Kaucja jest pobierana w celu zapewnienia zwrotu takich opakowań lub zgodnie z wymogami prawnymi, np. za butelki zwrotne.

Procesy

Poniższe diagramy przedstawiają proces dostawy i zwrotu opakowań. W rozdziale opisano, w jaki sposób opakowania zwrotne są uwzględniane w dokumentach zaangażowanych w proces.

Grafika procesu

W kolejnych rozdziałach grafika przedstawia różne przypadki, w których opakowania zwrotne mogą być dostarczane lub zwracane.

Dostawa opakowań zwrotnych podczas procesu sprzedaży

Dostawa opakowań zwrotnych podczas procesu sprzedaży

Zwrot opakowań poprzez odbiór towarów od klienta w odniesieniu do istniejącego zamówienia sprzedaży

Jeśli użyty typ przyjęcia towarów odnosi się do zamówienia sprzedaży, nowe zamówienie sprzedaży jest tworzone na podstawie informacji o pustych opakowaniach i wszelkich dostarczonych artykułach. Gdy to zamówienie sprzedaży jest fakturowane, generowana jest nota kredytowa dla pustych opakowań.

Zwrot pustych opakowań poprzez przyjęcie towarów ze zwrotu klienta z odniesieniem do zwrotu klienta

Wariant 1: Oczekiwane zwroty od klientów

Przyjęcie towaru jest generowane na podstawie planowanego zwrotu klienta. Można tam również wprowadzić opakowania zwrotne. Po zaksięgowaniu przyjęcia towaru tworzone jest zamówienie sprzedaży bez pozycji. Po zafakturowaniu tego zamówienia sprzedaży generowana jest nota kredytowa dla opakowań zwrotnych.

Wariant 2: Nieoczekiwane zwroty od klientów

W przypadku nieplanowanego zwrotu towaru przez klienta, najpierw rejestrowane jest przyjęcie towaru. Można tam również zarejestrować opakowania zwrotne. Przesyłka zwrotna klienta musi zostać utworzona na podstawie dokumentu zwróconych towarów. Po zaksięgowaniu przyjęcia towaru ponownie tworzone jest zamówienie sprzedaży bez pozycji. Po zafakturowaniu tego zamówienia sprzedaży generowana jest nota kredytowa dla opakowań zwrotnych.

Zwrot opakowań poprzez przyjęcie towaru ze zwrotu klienta z odniesieniem do zwrotu klienta

Jeśli użyty rodzaj przyjęcia towaru odnosi się do zwrotu klienta, zwrócone pozycje są przetwarzane za pośrednictwem zwrotu klienta i jego akcji. Dla opakowań zwrotnych tworzone jest zamówienie sprzedaży bez pozycji. Może ono zostać zafakturowane i wygenerować notę kredytową dla pustych pozycji.

Opis procesu

Opakowania zwrotne są dodawane ręcznie lub automatycznie do dokumentu jako pozycje. W celu określenia ceny, dla pozycji o typie Środek załadunku, która występuje w dokumencie jako pozycja opakowania, nie są automatycznie obliczane żadne rabaty ani dopłaty itp. nawet jeśli przypisany rodzaj składnika ceny sprzedaży to przewiduje. Ponadto wagi dla środków załadunku wprowadzone w cennikach są automatycznie pomijane.

W kolejnych rozdziałach znajdują się informacje o kaucjach i opakowaniach zwrotnych w poszczególnych aplikacjach.

Zamówienie sprzedaży

Zakładka Informacje dot. opakowań zwrotnych jest dostępna w aplikacji Zamówienia sprzedaży. Wyświetlane są w niej opakowania zwrotne wynikające z pozycji zamówienia sprzedaży. Kaucje i opakowania zwrotne są prezentowane na potwierdzeniach zamówień.

Zlecenie dostawy i kompletacja

W aplikacjach Zlecenia dostawy i Kompletacje opakowania zwrotne są generowane na podstawie ilości do dostarczenia. Ilości tych pozycji mogą być automatycznie dostosowywane do potwierdzonych ilości dostawy za pomocą akcji lub zmieniane ręcznie. Istnieje również możliwość ręcznego wprowadzania dodatkowych opakowań zwrotnych, które są widoczne także na fakturze sprzedaży.

W rodzaju zamówienia dostawy można zdefiniować rodzaj przyjęcia towaru dla zwrotu opakowań. W razie potrzeby możliwe jest również automatyczne generowanie potwierdzenia zwrotu pustych opakowań po dostarczeniu zamówienia dostawy. Funkcja ta może być stosowana zwłaszcza w przypadku regularnej wymiany opakowań z klientem.

W przypadku automatycznego wygenerowania potwierdzenia zwrotu pustych opakowań, należy ręcznie wprowadzić zwrócone pozycje. Jeżeli przyjęcie towaru jest powiązane ze zwrotem od klienta, zamówienie sprzedaży bez pozycji jest generowane automatycznie po zaksięgowaniu przyjęcia towaru. Jeżeli przyjęcie towaru jest powiązane z zamówieniem sprzedaży, należy wykonać akcję [Utwórz zamówienie sprzedaży ze zwrotu i zatwierdź przyjęcie towaru] w aplikacji Przyjęcia towaru, aby utworzyć zamówienie sprzedaży bez pozycji. Podczas fakturowania tego zamówienia sprzedaży tworzona jest nota kredytowa dla opakowań.

Przyjęcie towarów ze zwrotów od klientów

W przypadku przyjęcia towaru ze zwrotu od klienta opakowania zwrotne są generowane automatycznie na podstawie zwróconych pozycji. Po zmianie pozycji przyjęcia towaru puste pozycje można zaktualizować za pomocą tej samej akcji lub zmienić ręcznie. Można również wprowadzić dodatkowe pozycje puste.

Zwrot pustych opakowań można odwzorować przez wprowadzenie potwierdzenia przyjęcia towaru zawierającego wyłącznie pozycje puste. Jeśli na podstawie takiego dokumentu zostanie utworzone zamówienie sprzedaży, nie będzie ono zawierać pozycji sprzedaży. W przypadku fakturowania takiego zamówienia generowana jest nota kredytowa dla opakowań i odpowiadającego im depozytu.

Faktura sprzedaży

Oprócz pozycji artykułów, faktura sprzedaży przedstawia wszystkie ruchy opakowań zwrotnych wynikające z każdej dostawy oraz każdego zwrotu ze zleceń dostawy, kompletacji i przyjęć towaru. Wyświetlane są również ruchy, dla których nie pobrano kaucji. Oznacza to, że każdy ruch pustych opakowań jest dokumentowany.

Konto opakowań zwrotnych

Wszystkie ruchy opakowań zwrotnych są zapisywane i aktualizowane na koncie opakowań zwrotnych na koniec okresu rozliczeniowego. Do kontroli służy aplikacja Lista: Konto opakowań zwrotnych.

Ustawienia

Aplikacja Konfiguracja

Aby możliwe było użycie opakowań zwrotnych i kaucji w systemie, należy aktywować funkcję Kaucje i opakowania zwrotne w aplikacji Konfiguracja w ramach głównej funkcji Sprzedaż. W ramach tej funkcji należy również wskazać cenniki służące do określania kaucji. Ceny dla kaucji i opakowań zwrotnych są wyznaczane wyłącznie z tych cenników, które zostały odpowiednio oznaczone. Konto opakowań zwrotnych może być prowadzone także bez naliczania kaucji. W takim przypadku nie trzeba przypisywać żadnych cenników w aplikacji Konfiguracja.

Aplikacja Artykuły

W widoku Sprzedaż aplikacji Artykuł artykuły typu Środek załadunku są oznaczane jako puste. Określa się również, czy kaucja za te opakowania powinna być wykazywana na fakturze sprzedaży oraz czy prowadzone ma być konto opakowań zwrotnych.

Podczas przypisywania opakowań do artykułu, dla każdej jednostki opakowaniowej określa się jednostkę załadunkową oznaczoną jako pustą. Przypisania mogą być wielopoziomowe. Określa się również, czy środek załadunku ma być tworzony jako pusta pozycja artykułowa w dokumentach.

Podczas ustalania pustych pozycji dla dokumentu uwzględniane są wszystkie urządzenia załadunkowe używane w danej jednostce opakowaniowej i oznaczone jako puste, aż do jednostki bazowej.

Wszystkie jednostki załadunkowe zostały oznaczone jako puste i powinny być tworzone jako puste pozycje w dokumentach.

Jeżeli artykuł zostanie sprzedany w jednostce opakowaniowej paleta, wówczas paleta, skrzynki i butelki będą traktowane jako puste.

Aplikacja Partnerzy

W widoku Klient aplikacji Partnerzy można określić, czy kaucja ma być wyświetlana na fakturach sprzedaży. Jeżeli opcja Uwzględnij kaucję na fakturze sprzedaży jest aktywna zarówno dla partnera, jak i dla opakowań zwrotnych, wówczas kaucja jest prezentowana na fakturach. Jeżeli funkcja jest nieaktywna, ilości pustych opakowań są rejestrowane, lecz kaucja nie jest wyświetlana.

Podgląd pustych opakowań możliwy jest poprzez aplikację Lista: Konto opakowań zwrotnych.

Cenniki kaucji i określanie ceny

Cenniki zdefiniowane w aplikacji Konfiguracja służą do wyznaczania cen kaucji. Są to cenniki sprzedaży, przy czym oddzielnie zapisuje się cennik dla klientów końcowych i dla klientów pozostałych.

Jeżeli nie zapisano żadnych cenników dla depozytów, użytkownik zostaje poinformowany na dokumencie, że funkcja Uwzględnij kaucję na fakturze sprzedaży jest aktywna, ale kaucja nie może zostać określona. Dokument zostanie wówczas wygenerowany z wartością kaucji równą 0.

W odróżnieniu od zwykłego określania ceny, cena depozytu jest zawsze ustalana dla ilości 1 pustego opakowania. Oznacza to, że ceny stopniowane nie są możliwe. Kaucje nie podlegają rabatowi – zdefiniowane w cennikach rabaty i dopłaty nie mają wpływu na cenę kaucji.