Niniejszy artykuł opisuje integrację Comarch Financials Enterprise z systemem rozliczania kosztów podróży Lexware poprzez funkcję Interfejs Lexware – koszty podróży.
Koszty podróży rozumiane są jako wszystkie koszty ponoszone w związku z podróżami służbowymi pracowników. Obejmują one opłaty za przejazdy, koszty zakwaterowania, diety i dodatkowe koszty podróży.
Dzięki funkcji Interfejs Lexware – koszty podróży użytkownik może importować, księgować i analizować, za pomocą raportów i przeglądów, koszty podróży dostarczone przez Lexware dla pracowników w Comarch Financials Enterprise. Po aktywacji tej funkcji użytkownik może mieć aplikacje i działania dostępne w ramach obszaru Księgowość finansowa.
W celu zaimportowania kosztów podróży do Comarch Financials Enterprise, dane dotyczące księgowania rozliczeń kosztów podróży są eksportowane z Lexware za pomocą specjalnego raportu do pliku CSV. Plik ten zawiera m.in. dane pracownika (np. numer personalny, imię i nazwisko oraz dane bankowe), datę podróży, miejsce docelowe podróży, numer podróży, a także pozycje dotyczące taryfy, wyżywienia i zakwaterowania itp.
W aplikacji Lista: Lexware – koszty podróży użytkownik może zaimportować dane z pliku CSV za pomocą akcji [Import – koszty podróży] w Comarch Financials Enterprise. Podczas importu przeniesione koszty podróży są przygotowywane i weryfikowane. Odbywa się to np. w formie następujących procesów:
- Konwersja numerów personelu Lexware na prawidłowych partnerów
- Określenie prawidłowych kodów podatkowych na podstawie wartości procentowych podatku w kosztach podróży
- Generowanie dokumentów podróży na podstawie kosztów podróży
- Weryfikacja dokumentów podróży pod kątem możliwości ich wysłania
Po pomyślnym zakończeniu importu dokumenty podróży są dostępne do dalszego przetwarzania w Comarch Financials Enterprise.
Poniższe rozdziały opisują niezbędne ustawienia i dane podstawowe jako zadania wstępne do korzystania z funkcji Interfejs Lexware – koszty podróży. Ponadto otrzymasz informacje na temat aplikacji i działań związanych z importowaniem, przetwarzaniem, księgowaniem i analizowaniem kosztów podróży.
Definicje terminów
Koszty podróży — koszty podróży to wszystkie koszty poniesione w związku z podróżą: opłaty za przejazd, koszty zakwaterowania, diety i dodatkowe koszty podróży
Podróż służbowa — podróż służbowa ma miejsce, gdy pracownik, z przyczyn związanych z działalnością gospodarczą, jest tymczasowo aktywny poza swoim stałym miejscem pracy i poza swoim mieszkaniem
Dodatkowe koszty podróży — dodatkowe koszty podróży to koszty poniesione w związku z podróżą służbową. Obejmują one opłaty parkingowe, służbowe rozmowy telefoniczne, opłaty drogowe, bilety lotnicze i wszelkie powiązane koszty zmiany rezerwacji lub anulowania.
Diety — dieta oznacza dodatkowe koszty, które musi ponieść osoba przebywająca w podróży służbowej poza miejscem zamieszkania i poza stałym miejscem pracy, w związku z czym nie ma możliwości spożywania posiłków w tak korzystnych warunkach jak w domu.
Ustawienia
W tym rozdziale użytkownik znajdzie informacje o niezbędnych ustawieniach funkcji Interfejs Lexware – koszty podróży. Znajdzie tu również opis określający, które dane podstawowe należy wcześniej skonfigurować.
Konfiguracja
Funkcja Interfejs Lexware – koszty podróży musi być aktywowana w ramach funkcji Księgowość finansowa w głównej funkcji Comarch Financials Enterprise aplikacji Konfiguracja. Funkcja ta jest widoczna tylko po wcześniejszym wykupieniu licencji.
Poniżej przedstawiono inne ustawienia, które należy zastosować w zakładce Ustawienia.
- Folder danych Lexware — w tym polu użytkownik podaje katalog (np. kstore), w którym znajduje się plik CSV zawierający dane kosztów podróży Lexware do zaimportowania. Oprócz kstore można tu wskazać również przestrzenie robocze (np. ścieżki sieciowe). Szczegółowe informacje dotyczące przestrzeni roboczych znajdują się w artykule Panel system: Obszar roboczy. Wartość ta jest stosowana jako domyślna w analogicznym polu aplikacji w tle Import kosztów podróży Lexware.
- Nazwa pliku — w tym polu użytkownik może podać nazwę pliku do importu. Wartość ta służy jako domyślne ustawienie dla aplikacji w tle Import: Lexware – kosztów podróży.
- Zmień/usuń nazwę pliku importu — ustawienie w tym polu umożliwia np. usunięcie pliku po zakończeniu importu. Dostępne są następujące opcje:
- Bez zmiany — po imporcie plik pozostaje bez zmian
- Zmień nazwę (rozszerz za pomocą daty) — po imporcie plik zostaje automatycznie rozszerzony o datę importu
- Usuń — po zakończeniu importu plik zostaje automatycznie usunięty
- Przesuń plik importu — to pole określa, co stanie się z plikiem po imporcie. Dostępne opcje:
- Bez przesunięcia — plik pozostaje w pierwotnym katalogu
- Przenieś do folderu kopii zapasowej — plik zostaje przeniesiony do folderu backupu po zakończeniu importu
- Ustalanie partnera — to pole określa sposób ustalania partnera podczas importu kosztów podróży. Dostępne ustawienia:
- Transfer partnera — partner pobierany jest z importowanych danych i musi istnieć jako poprawny partner w aplikacji Partnerzy
- Transfer numeru personalnego Lexware — numer personalny Lexware zostaje przekazany z pliku. Podczas importu numer ten musi być przypisany do partnera w aplikacji Partnerzy
- Rodzaj transakcji — w tym polu użytkownik określa rodzaj transakcji, który ma zostać przypisany do importowanych kosztów podróży. Możliwe są jedynie rodzaje transakcji należące do typu dokumentu Faktura.
Partner
Jeśli ustawienie Transfer numeru personalnego Lexware zostało określone w aplikacji Konfiguracja, przeniesiony numer personalny pracownika musi zostać przekonwertowany na prawidłowy numer partnera podczas importowania kosztów podróży. W tym celu wymagane jest przypisanie numeru personalnego do odpowiedniego numeru partnera. Przypisanie to odbywa się w aplikacji Partnerzy w widoku Rachunkowość. Tutaj, w zakładce Dostawca, pole Lexware – nr personalny jest zwolnione w podzakładce Ogólne w celu wprowadzenia numeru personelu.
Przyporządkowania podatku
W interfejsie Lexware przenoszone są wartości procentowe podatku obowiązujące dla dokumentów podróży, które są konwertowane na prawidłowe kody podatkowe podczas importowania kosztów podróży. Kod podatkowy jest określany zgodnie z przypisaniami w aplikacji Przyporządkowania podatku. Tutaj użytkownik może przypisać odpowiednie kody podatkowe z Comarch Financials Enterprise do wartości procentowych podatku używanych w dokumentach podróży.
Szczegółowy opis tej aplikacji znajduje się w artykule Przyporządkowania podatku.
Aplikacje
W tym rozdziale znajdziesz przegląd aplikacji i działań, które są dostępne do importowania, przetwarzania, księgowania i analizowania kosztów podróży z Lexware.
Lista: Lexware – koszty podróży
W aplikacji Lista: Lexware – koszty podróży użytkownik może zaimportować koszty podróży dostarczone przez Lexware za pomocą akcji [Import – koszty podróży] w Comarch Financials Enterprise. Podczas importu dane są przygotowywane, a dokumenty są generowane na podstawie kosztów podróży i weryfikowane pod kątem możliwości ich zaksięgowania. Dokumenty podróży mogą być dalej przetwarzane za pomocą akcji opartych na aplikacjach.
Ponadto aplikacja Lista: Lexware – koszty podróży służy do przedstawiania wszystkich zaimportowanych kosztów podróży i informacji o ich statusie. Aby uzyskać szczegółowy opis tej aplikacji, należy zapoznać się z artykułem Lista: Lexware – koszty podróży.
Utworzone podróże
Aplikację Utworzone podróże można wywołać tylko za pomocą akcji [Edytuj podróż] dla wybranego dokumentu podróży z aplikacji Lista: Lexware – koszty podróży. W tej aplikacji wybrany dokument podróży może zostać uzupełniony, poprawiony lub tylko wyświetlony, w zależności od jego statusu.
W przypadku nieprawidłowego dokumentu (status podróży Przyjęto, z błędami) wszystkie pozycje dokumentu są wyświetlane w zakładce Błąd, w których znaleziono błąd. W tekście błędu użytkownik może odczytać informację o typie błędu i załadować nieprawidłową pozycję do przetworzenia do edytora pozycji.
Aby uzyskać szczegółowy opis tej aplikacji, należy zapoznać się z artykułem Utworzone podróże.
Lista: Księgowość finansowa
W aplikacji Lista: Księgowość finansowa, w widokach Rozrachunki i Operacje na koncie, pochodzenie Koszty delegacji jest dostępne jako kryterium wyboru wyświetlanych danych. W ten sposób użytkownik może np. analizować w widoku Operacje na koncie tylko te transakcje, które pochodzą z importu kosztów podróży.
Raporty
Po aktywacji funkcji Interfejs Lexware – koszty podróży pochodzenie Koszty delegacji jest dostępne w niektórych raportach jako kryterium wyboru danych do analizy. Pochodzenie to można wybrać np. w raportach Raport: Księgowania, Raport: Wyciągi z kont i Raport: Rozrachunki wierzycieli.
