Comarch Financials Enterprise oferuje możliwość prowadzenia księgi kasowej. W księdze kasowej wykazywane są wszystkie transakcje biznesowe firmy, za które zapłacono gotówką. Może to dotyczyć np. rozliczeń kosztów podróży, paragony ze stacji benzynowych itp., które zostały opłacone gotówką.
Poprzez aktywację funkcji Księga kasowa dla obszaru Księgowość finansowa, transakcje mogą być automatycznie generowane w księdze kasowej dla wszystkich księgowań na kontach księgowych typu Kasa. W tym celu należy najpierw utworzyć i aktywować księgę kasową dla każdego konta kasy.
Księga kasowa może zawierać wiele arkuszy kasowych, w których zapisywane są poszczególne transakcje na koncie kasy. Dla każdego dnia należy użyć nowego arkusza kasowego. Są one tworzone w aplikacji Lista: Zestawienia kasowe za pośrednictwem roli akcji. Tutaj użytkownik może utworzyć wiele arkuszy kasowych dla księgi kasowej w tym samym czasie.
W oknie dialogowym księgowania arkusz kasowy jest przypisywany automatycznie podczas tworzenia księgowania kasowego. Jest on oparty na koncie kasy i dacie dokumentu.
Funkcja Księga kasowa oferuje również możliwość wstępnego wprowadzania wpływów i wypływów gotówkowych w arkuszu kasowym bez ich natychmiastowego księgowania. Za pomocą kodów operacji kasowych arkusza gotówkowego można zdefiniować wstępne wypełnienia pól wyszukiwania. W ten sposób wstępne wprowadzanie operacji kasowych staje się nieskomplikowane i proste. Arkusze kasowe do wstępnego wprowadzenia są tworzone w aplikacji Wstępne wprowadzenie arkusza kasowego za pośrednictwem roli akcji i przypisywane do księgi kasowej.
Dzięki aplikacjom Lista: Zestawienia kasowe, Lista: Operacje kasowe i aplikacji typu Raport – Raport: Arkusze kasowe użytkownik może przeglądać wszystkie operacje i arkusze kasowe w dowolnym momencie. Ponadto księgowania kasowe mogą być wyświetlane za pośrednictwem aplikacji typu Lista – Lista: Księgowość finansowa, Lista: Wprowadzone zapisy księgowe – Księgowość finansowa lub Lista: Przebiegi księgowań – Księgowość finansowa.
Ustawienia
Aby móc korzystać z funkcji księgi kasowej, należy wprowadzić ustawienia w następujących aplikacjach.
Konfiguracja
Najpierw w aplikacji Konfiguracja należy aktywować funkcję Księga kasowa dla obszaru Księgowość finansowa.
Schematy numeracji
W aplikacji Schematy numeracji użytkownik może zdefiniować schemat numeracji do automatycznego przyporządkowywania numerów arkuszy kasowych. Dla tego schematu numeracji należy wybrać typ Księgowość finansowa: numer arkusza kasowego. W zakładce Definicja użytkownik może zdefiniować składniki, z których ma zostać wygenerowany numer arkusza kasowego w schemacie numeracji. W tym celu należy wprowadzić pochodzenie wartości i jej format dla wszystkich składników numeru. W przypadku pochodzenia składników numeru arkusza kasowego należy określić wartości Firma, Okres obrachunkowy, Księga kasowa i Licznik. Aby uzyskać więcej informacji na temat schematu numeracji należy zapoznać się z artykułem Schematy numeracji.
Rodzaje dokumentów księgowych
W zakładce Ogólne aplikacji Rodzaje dokumentów księgowych użytkownik może zdefiniować pole Zestawienie kasowe/nr operacji jako pole lustrzane dla rodzajów dokumentów księgowych używanych do księgowania kasowego. Pola lustrzane są częścią zakładki podstawowej w programie księgowym księgowości finansowej i służą do, w zależności od rodzaju dokumentu, umożliwienia edycji niektórych pól z zakładek drugorzędnych na zakładce podstawowej.
Aby uzyskać więcej informacji na temat pól lustrzanych, użytkownik powinien zapoznać się z artykułem Rodzaje dokumentów księgowych.
Konta księgowe
W księdze kasowej można używać tylko kont z typu Kasa. Konta te należy skonfigurować w aplikacji Konta księgowe. Jeśli funkcja Księga kasowa jest aktywna, wówczas księga kasowa jest dodatkowo tworzona podczas księgowania na kontach księgowych typu Kasa.
Kod operacji arkusza kasowego
Kody operacji arkusza kasowego mają wpływ na pola wprowadzania i funkcje wstępnego wprowadzania arkusza gotówkowego. Użytkownik może skonfigurować dowolną liczbę kodów operacji, a tym samym zdefiniować w dużej mierze wstępnie przygotowane przyporządkowania kont. Definiując kody operacji, można wstępnie przyporządkować pojedyncze pola we wstępnym zapisie arkusza kasowego. Ponadto użytkownik może określić, dla których pól wpisy są wymagane we wstępnym wpisie lub dla których pól wpisy są zachowywane podczas tworzenia.
Aby uzyskać więcej informacji, użytkownik może zapoznać się z artykule Kod operacji arkusza kasowego.
Praca z księgą kasową
Po zastosowaniu ustawień opisanych w rozdziale Ustawienia, użytkownik może pracować z funkcją Księga kasowa. Funkcja ta umożliwia tworzenie i księgowanie operacji kasowych na dwa sposoby.
Użytkownik może tworzyć i księgować operacje dla konta kasy jako księgowania ogólne bezpośrednio w oknie dialogowym księgowania. Księgowania są dodatkowo zapisywane w przypisanym arkuszu kasowym.
Ponadto, użytkownik może skorzystać z funkcji wstępnego księgowania w arkuszu kasowym. Tutaj może on tworzyć operacje kasowe bez ich natychmiastowego księgowania. W ten sposób możliwe jest zweryfikowanie i przetworzenie operacji kasowych w późniejszym czasie.
W tym rozdziale znajduje się krótki przegląd aplikacji i procedur związanych z funkcją Księga kasowa.
Księga kasowa
Aby prowadzić księgę kasową, użytkownik musi ją najpierw utworzyć. Odbywa się to w aplikacji Księga kasowa. Księga kasowa służy do określania ustawień tworzenia arkuszy kasowych. Tutaj użytkownik może przyporządkować konto kasy i schemat numeracji, który powinien być używany do automatycznego przyporządkowywania numerów arkuszy kasowych w księdze kasowej. Ten schemat numeracji musi należeć do typu Księgowość finansowa: numer arkusza kasowego.
Dla każdego dnia należy utworzyć nowy arkusz kasowy. Zazwyczaj nowe arkusze kasowe rozpoczynają się w poniedziałek. Użytkownik może jednak odpowiednio wpłynąć na datę rozpoczęcia nowych arkuszy kasowych, aktywując pola Z sobotami i Z niedzielami. Przykładowo, jeśli aktywowane zostanie pole Z sobotami, arkusz kasowy zostanie utworzony również dla soboty.
Aby utworzyć arkusze kasowe w księdze kasowej, użytkownik musi aktywować księgę kasową. Może on użyć pola Ze wstępnym wprowadzeniem, aby kontrolować, czy księga kasowa jest aktywowana dla wstępnego wprowadzenia. Po aktywacji księgi kasowej generowany jest pierwszy arkusz kasowy ze statusem Zakończony. Ten arkusz kasowy zawiera przeniesienia i nie może być używany do faktycznego księgowania kasowego w oknie dialogowym księgowania i wstępnego zapisu arkusza kasowego.
Lista: Zestawienia kasowe
Przed utworzeniem operacji dla konta kasy w oknie dialogowym księgowania, użytkownik musi utworzyć nowy arkusz księgowy. Może on tego dokonać za pomocą akcji [Nowy/Otwórz arkusz księgowy] w aplikacji Lista: Zestawienia kasowe. Określając okres (data od/do), użytkownik może z wyprzedzeniem utworzyć wiele arkuszy kasowych dla dziennika kasowego, które zostaną następnie odpowiednio przypisane w oknie dialogowym księgowania.
Ponadto wszystkie arkusze kasowe i informacje o ich statusie są wyświetlane w aplikacji Lista: Zestawienia kasowe. Za pomocą roli akcji możesz otworzyć, uzupełnić lub usunąć wybrany arkusz kasowy. Działania te zależą od odpowiedniego statusu wybranego arkusza kasowego. Przykładowo, niedopuszczalne jest usuwanie kompletnych arkuszy kasowych.
Okno dialogowe księgowania
Użytkownik może tworzyć i księgować operacje dla konta kasy jako księgowania ogólne bezpośrednio w oknie dialogowym księgowania. Podczas tworzenia arkusz kasowy jest przyporządkowywany automatycznie. Przyporządkowanie jest oparte na koncie kasy i dacie dokumentu. W zakładce Inne wyświetlany jest przyporządkowany arkusz kasowy i liczba zawartych w nim transakcji. Przyporządkowanie to można zastąpić innym arkuszem kasowym. Jeśli w takim przypadku data dokumentu nie jest zgodna z datą arkusza kasowego, wówczas wyświetlone zostanie odpowiednie ostrzeżenie.
Jeśli zdefiniowane było pole Zestawienie kasowe/nr operacji jako pole lustrzane w używanym rodzaju dokumentu, użytkownik może utworzyć arkusz kasowy również w zakładce Pola lustrzane.
Po zaksięgowaniu księgowania kasowego, operacja jest generowana automatycznie w arkuszu kasowym. Jeśli księgowanie kasowe zostanie anulowane, arkusz kasowy zostanie odpowiednio zaktualizowany.
Nie można anulować księgowań wygenerowanych przez wstępne wprowadzenie. Jeśli jest to konieczne, należy utworzyć nowy arkusz kasowy we wstępnym wprowadzeniu oraz utworzyć i zaksięgować operację kasową z kwotą ujemną.
Wstępne wprowadzanie arkusza kasowego
Dzięki wstępnemu wprowadzeniu arkusza kasowego, użytkownik może tworzyć operacje kasowe (wpływy i wydatki kasy), zanim zostaną one przeniesione i zaksięgowane w księgowości finansowej. Niewielka liczba pól wejściowych umożliwia proste i szybkie tworzenie operacji kasowych. Funkcja ta jest dodatkowo wspierana przez zastosowanie kodów operacji arkusza kasowego. W kodach operacji można zdefiniować w dużej mierze wstępnie zdefiniowane przyporządkowania kont i wstępne wypełnienia dla pól wstępnego wpisu. Wszystkie wstępnie wprowadzone operacje kasowe są przetwarzane przez akcje tej aplikacji.
Akcja [Nowy arkusz kasowy]
W przypadku wstępnego wprowadzenia należy najpierw utworzyć nowy arkusz kasowy za pomocą akcji. Następnie użytkownik może wybrać arkusz kasowy w celu utworzenia operacji kasowych. Po określeniu kodu operacji kasowej pola są wstępnie wypełniane wpisami z kodu operacji. W ten sposób można szybko i bez komplikacji tworzyć operacje kasowe.
Akcja [Zamknij arkusz kasowy]
Po zakończeniu wstępnego wprowadzania, arkusz kasowy musi zostać zamknięty za pomocą tej akcji dla innych akcji. Zamknąć można tylko arkusze kasowe o statusie Otwarte dla wstępnego wprowadzenia. W wyświetlonym oknie dialogowym użytkownik musi potwierdzić tę akcję przyciskiem [OK]. Następnie arkusz kasowy może zostać przetworzony za pomocą akcji [Sprawdź, generowanie księgowań].
Akcja [Sprawdź, generowanie księgowań]
Użytkownik może wybrać tę akcję w celu sprawdzenia arkusza kasowego i zawartych w nim operacji kasowych pod kątem możliwości ich zaksięgowania. Jeśli zostanie wykryty błąd, arkusz kasowy ponownie otrzyma status księgowania Niemożliwy do zaksięgowania.
Jeśli wszystkie walidacje zostaną zakończone bez błędów, księgowania są generowane na podstawie wstępnie wprowadzonych operacji. Każde księgowanie otrzymuje numer księgowania i status księgowania Możliwe do zaksięgowania.
Tę akcję można wykonać tylko dla arkuszy kasowych ze statusem Zakończono wstępną rejestrację.
Akcja [Księguj arkusz kasowy]
Jeśli arkusz kasowy ma status Możliwy do zaksięgowania, wówczas można go przesłać za pomocą tej akcji do serwera księgowania w celu ostatecznego zaksięgowania. Arkusz kasowy jest wyświetlany w aplikacji Lista: Zestawienia kasowe. Użytkownik może przeglądać poszczególne operacje kasowe w aplikacji Lista: Operacje kasowe. Więcej analiz jest dostępnych na przykład w aplikacji Lista: Księgowość finansowa i Raport: Arkusze kasowe.
Akcja [Zarejestrowane księgowanie]
Tę akcję można wykonać tylko dla wygenerowanych księgowań, tj. dla operacji kasowych z numerem księgowania. Należy wybrać operację kasową i wybrać akcję [Zarejestrowane księgowanie] w roli akcji. Za pomocą tej akcji otwarta zostanie aplikacja Księgowania w księdze głównej. W tej aplikacji użytkownik może edytować lub poprawiać księgowanie wygenerowane na podstawie operacji księgowo. Nie jest możliwe zaksięgowanie tego księgowania w oknie dialogowym księgowania, ponieważ arkusz kasowy musi być zawsze kompletny, aby mógł zostać zaksięgowany.
W oknie dialogowym księgowania możliwe jest poruszanie się po wszystkich księgowaniach arkusza kasowego (przewijanie do przodu i do tyłu).
Analizy
Poniżej wymieniono kilka aplikacji, których można używać do kontrolowania i analizowania operacji kasowych. Więcej aplikacji do celów analizy jest dostępnych w obszarze.
Lista: Operacje kasowe
Dzięki aplikacji Lista: Operacje kasowe użytkownik może przeglądać wszystkie lub pojedyncze arkusze kasowe i ich poszczególnych operacji. Użytkownik może ograniczyć wyświetlanie zgodnie ze swoimi wymaganiami, określając kryteria wyszukiwania. Ponadto, może on wyświetlić wyszukane operacje kasowe z rolą akcji w dzienniku.
Aby uzyskać więcej informacji, użytkownik powinien zapoznać się z artykułem List: Operacje kasowe.
Raport: Arkusz kasowy
W tej aplikacji wszystkie operacje księgi kasowej, poszczególne arkusze kasowe wraz z ich saldami są drukowane w raporcie. W tym przypadku, wybór księgowań do analizy powinien być określony dla księgi kasowej i arkusza kasowego, podczas gdy księga kasowa musi być określona.
Raport zawiera stan kasy na dany dzień, saldo przeniesione, saldo zamknięcia i poszczególne operacje dla wpływów i wydatków.
Lista: Księgowość finansowa
W aplikacji Lista: Księgowość finansowa możesz wyświetlić zaksięgowane operacje księgowe. W tym celu użytkownik może skorzystać z szeregu funkcji tej aplikacji. Przykładowo, w widoku listy Operacje na koncie może on przeglądać operacje wybranego konta kasy za wybrany okres.
Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z dokumentem Lista: Księgowość finansowa.
