Aby umożliwić znaczne automatyczne monitorowanie uznanych potrąceń oraz ich księgowanie, należy najpierw zdefiniować możliwe potrącenia. W tym celu dostępne są systemy danych podstawowych, które umożliwiają dokonywanie następujących wpisów:
- Ogólne ustawienia możliwych potrąceń poprzez rodzaje potrąceń
- Łączenie różnych rodzajów potrąceń w profilach potrąceń
- Wprowadzanie indywidualnych wartości stóp procentowych potrącenia
Definicja pojęć
Rodzaj potrącenia — musi być skonfigurowany dla każdego z różnych potrąceń, które są ujmowane przy rozliczaniu należności i zobowiązań. Konfigurując rodzaj potrącenia, użytkownik wprowadza m. in. szczegóły przyporządkowania konta wymagane do zaksięgowania kwot potrącenia. Użytkownik wprowadza również informacje na temat obliczenia podatku i podstawy opodatkowania, na podstawie której ma zostać obliczone potrącenie itp. (Więcej informacji można znaleźć w dokumencie Rodzaje potrąceń).
Stopa procentowa potrącenia — wprowadzone stopy procentowe potrąceń są wykorzystywane do określenia możliwych kwot potrąceń. Wartości procentowe potrąceń można skonfigurować dla każdego poziomu regulacji. Poziomy regulacji są przedstawiane poprzez połączenie zaangażowanych płatników, stowarzyszeń i kont indywidualnych. Sekwencja przetwarzania opiera się na ustalonych regułach (więcej informacji można znaleźć w dokumencie Stopy procentowe potrącenia). Kwota potrącenia jest zazwyczaj rejestrowana jako wartość procentowa. Podstawa do obliczenia kwoty potrącenia jest zdefiniowana dla każdego rodzaju potrącenia.
Grupa rozliczeniowa — wartości procentowe potrąceń można przypisać do określonej grupy rozliczeniowej. Użytkownik może samodzielnie zdefiniować znaczenie grupy rozliczeniowej. Przykładowo, użytkownik może oznaczyć stopy procentowe potrąceń, które mają zastosowanie tylko w wyjątkowych przypadkach, takich jak stopy procentowe potrąceń dla specjalnych promocji lub sprzedaży podczas targów branżowych. Grupy rozliczeniowe są przechowywane w aplikacji Klasyfikacje.
Profile potrąceń — użytkownik może korzystać z profili potrąceń, aby zdefiniować, które rodzaje potrąceń są używane w kontekście regulacji płatności. Tylko potrącenia zdefiniowane w profilu potrąceń są brane pod uwagę przy regulacji płatności.
Ze względu na to, że skład rodzajów potrąceń jest zwykle różny dla płatników i stowarzyszeń, powinieneś również skonfigurować co najmniej jeden oddzielny profil potrąceń dla każdego płatnika i stowarzyszenia. Aktualnie obowiązujący profil potrąceń może być przechowywany w odpowiednich danych podstawowych partnera i jest automatycznie uwzględniany lub proponowany podczas regulacji płatności.
W każdym przypadku standardowy profil potrąceń musi być zdefiniowany w aplikacji Konfiguracja, używanym dla każdego konta osobistego, które nie ma własnego profilu potrąceń zapisanego w danych podstawowych partnera. Ten standardowy profil potrąceń powinien zawierać tylko jeden rodzaj potrącenia Skonto. Rodzaj potrącenia Skonto jest absolutnie niezbędny, aby móc określić i zaksięgować kwotę potrącenia dla warunków płatności ze skonto.
Przegląd/przygotowanie
Zanim użytkownik zacznie konfigurować dane podstawowe potrąceń, powinien on przejrzeć system potrąceń, które obowiązują w swojej firmie. Powinien on:
- określić potrącenia, które występują w swojej firmie
- określić stopę odniesienia, na podstawie której obliczane są poszczególne odliczenia
- określić, które stawki podatkowe należy rozliczyć
- określić szczegóły przyporządkowania konta. Dotyczy to w szczególności kluczy podatkowych, kont potrąceń i szczegółów księgowania kosztów.
- w oparciu o informacje określone w ten sposób, wartości procentowe potrąceń można już w dużej mierze podzielić na rodzaje potrąceń
Użytkownik powinien sprawdzić, które odliczenia mają zastosowanie w konkretnym przypadku. W wielu przypadkach wymaga to również analizy warunków płatności. W tym kontekście dla utrzymania potrąceń ważne jest, czy potrącenie ma zastosowanie ogólne do klienta, czy tylko wtedy, gdy płatność jest dokonywana za pośrednictwem stowarzyszenia lub płatnika dla wszystkich stowarzyszeń. Należy odnotować warunki, na jakich każde potrącenie może zostać uznane.
