Comarch Financials Enterprise oferuje możliwość prowadzenia rejestru faktur zakupu. W rejestrze faktur użytkownik może wstępnie wprowadzać faktury zakupu bezpośrednio po otrzymaniu poczty, zanim zostaną one przekazane do odpowiednich działów lub pracowników odpowiedzialnych za controlling.
W celu wstępnego wprowadzania potwierdzeń faktur należy zdefiniować rodzaje dokumentów księgowych. Użytkownik może użyć tych rodzajów dokumentów księgowych do zdefiniowania pól, dla których wymagany jest wpis w rejestrze faktur zakupu. W ten sposób tworzenie może być ograniczone do kilku obowiązkowych pól, dzięki czemu czynność ta może być również wykonywana przez użytkownika bez specjalnej wiedzy z zakresu księgowości. Każdy dokument faktury ma automatycznie unikalny, kolejny numer rekordu ze schematu numeracji Rejestr faktur w aplikacji Konfiguracja przypisany podczas tworzenia.
Jeśli wstępne wprowadzanie zostanie zakończone, użytkownik może zwolnić dokument faktury do okna dialogowego księgowania. Funkcja Rejestr faktur zakupu musi być aktywowana dla dziennika księgowania poprzez rodzaj dokumentu, który jest używany do księgowania faktur zakupu. Odbywa się to poprzez aktywację pola Księgowanie z rejestru faktur zakupu w aplikacji Rodzaje dokumentów księgowych dla odpowiedniego rodzaju dokumentu.
W oknie dialogowym księgowania użytkownik może otworzyć ekran wyboru Rejestr faktur zakupu za pomocą skrótu Alt + strzałka w dół w polu Dokument podczas księgowania. Wyświetlane są tam wszystkie dokumenty faktur, które zostały zwolnione w oknie dialogowym księgowania.
Ze względu na wyświetlanie wstępnie wprowadzonych dokumentów faktur w aplikacji Lista: Rejestr faktur zakupu, można w każdej chwili sprawdzić, które faktury nie zostały jeszcze zaksięgowane lub są nadal w obiegu.
Ustawienia
Aby korzystać z funkcji rejestru faktur zakupu, należy wprowadzić ustawienia w następujących aplikacjach.
Konfiguracja
W aplikacji Konfiguracja należy zdefiniować schemat numeracji dla rejestru faktur zakupu dla obszaru Księgowość finansowa w funkcji Ogólne. Jest to wykonywane automatycznie podczas konfiguracji.
Schematy numeracji
W aplikacji Schematy numeracji możesz zdefiniować schemat numeracji do automatycznego przypisywania numerów dokumentów księgowych w rejestrze faktur zakupu. Jeśli użytkownik zdefiniuje tutaj schemat numeracji, to musi on należeć do typu Księgowość finansowa: nr rejestru faktur obcych. W zakładce Definicja może on zdefiniować składniki, z których ma zostać wygenerowany numer dokumentu księgowego w schemacie numeracji. W tym celu użytkownik musi wprowadzić pochodzenie wartości i jej format dla wszystkich składników numeru. Aby uzyskać więcej informacji na temat schematów numeracji należy zapoznać się z artykułem Schematy numeracji.
Rodzaje dokumentów księgowych
Aby zaksięgować wstępnie wprowadzone dokumenty faktur z rejestru faktur zakupu w oknie dialogowym księgowania, należy aktywować funkcję Rejestr faktur zakupu. W zakładce Ogólne aplikacji Rodzaje dokumentów księgowych użytkownik może aktywować pole Księgowanie z rejestru faktur zakupu dla rodzajów dokumentów księgowych, z którymi będą księgowane faktury zakupu.
Rodzaje dokumentów rejestru faktur zakupu
Rodzaje dokumentów mają wpływ na pola wejściowe i funkcje rejestru faktur. W rodzajach dokumentów można określić, dla których pól należy dokonać wpisów w rejestrze faktur. Ponadto użytkownik może przyporządkować schemat numeracji do kodu operacji. Numer dokumentu zostanie utworzony z tego schematu numeracji podczas księgowania. Ten schemat numeracji musi należeć do typu Księgowość finansowa: nr rejestru faktur obcych.
Praca z rejestrem faktur
Po zastosowaniu ustawień opisanych w rozdziale Ustawienia użytkownik może pracować z rejestrem faktur zakupu.
W tym rozdziale znajduje się krótki przegląd aplikacji i akcji związanych z rejestrem faktur zakupu.
Rejestr faktur
W rejestrze faktur zakupu użytkownik może utworzyć faktury zakupu bez ich natychmiastowego księgowania. Do wstępnego wpisu stosowane są tylko minimalne kontrole. Kontrole te zależą między innymi od ustawień w rodzaju dokumentu księgowego dla rejestru faktur zakupu . Jeśli, przykładowo, pole Wymagany numer dokumentu zostało aktywowane w używanym rodzaju dokumentu księgowego, numer dokumentu musi być określony dla dokumentu faktury.
Wprowadzanie otrzymanych faktur można ograniczyć do ważnych danych, np. daty dokumentu i pól, dla których wymagany jest wpis zgodnie z rodzajem dokumentu księgowego. Wprowadzone tutaj wartości są używane do wstępnego wypełnienia pól o tej samej nazwie w oknie dialogowym księgowania.
W celu przetworzenia wstępnie wprowadzonych dokumentów faktur dostępne są akcje związane z aplikacją. Użytkownik może zwolnić dokumenty faktur do okna dialogowego księgowania lub zresetować status W opracowaniu.
Aby uzyskać szczegółowy opis aplikacji, użytkownik powinien zapoznać się z artykułem Rejestr faktur.
Okno dialogowe księgowania
Wstępnie wprowadzone dokumenty faktur ze statusem Zwolniony można zaksięgować w oknie dialogowym księgowania. W aplikacji Księgowanie w księdze głównej użytkownik może otworzyć okno wyboru Rejestr faktur za pomocą skrótu klawiszowego Alt+strzałka w dół w polu Dokument podczas księgowania. Wyświetlane są tam wszystkie dokumenty faktur, które są udostępniane w oknie dialogowym księgowania.
Wstępnie wprowadzone dane są przenoszone automatycznie poprzez wybór dokumentu do zaksięgowania. W tym miejscu można dodać przypisania konta (np. konto przeciwstawne, kod podatkowy itp.).
Jeśli numer dokumentu został już określony podczas wstępnego wprowadzania, zostanie on zasugerowany jako domyślny podczas przesyłania do okna dialogowego księgowania, również jako numer rozrachunku. Jeśli numer dokumentu w oknie dialogowym księgowania nie zostanie wypełniony, zostanie on usunięty na podstawie okresu księgowego i daty księgowania ze schematu numeracji używanego rodzaju dokumentu, a także przeniesiony jako numer rozrachunku.
Wraz z późniejszym zaksięgowaniem faktury, status faktury w rejestrze faktur zostanie zmieniony na Zaksięgowany.
Jeśli użytkownik anuluje księgowanie faktury zakupu, wówczas dokument zostanie również zwolniony w rejestrze faktur. Oznacza to, że faktura zakupu otrzymuje status Zwolniony i można ją ponownie wybrać w oknie dialogowym księgowania.
Import faktur zakupu
Oprócz wprowadzania faktur za pomocą aplikacji Rejestr faktur, masz możliwość importowania faktur dostawców z systemów zewnętrznych. W tym celu użytkownik może skorzystać z aplikacji w tle Import faktur zakupu dostępnej w obszarze Księgowość finansowa. Po otwarciu aplikacji w tle wyświetlane jest okno dialogowe, w którym użytkownik może określić katalog importu, z którego mają zostać zaimportowane faktury.
W przypadku importu faktur zakupu obowiązują te same zasady, co w przypadku wprowadzania faktur za pośrednictwem aplikacji Rejestr faktur. Oznacza to, że podczas importowania faktur zakupu, rodzaj dokumentu księgowego również określa, które wartości muszą być na pewno wymienione w rejestrze faktur zakupu.
Ponadto użytkownik może importować faktury zakupu do rejestru faktur za pomocą aplikacji Import danych. Odpowiednia instrukcja została opisana w artykule Import rejestru faktur zakupu.
Lista: Rejestr faktur zakupu
Aplikacja Lista: Rejestr faktur zakupu pozwala przeglądać wszystkie lub poszczególne wstępnie wprowadzone faktury zakupu i informacje o ich statusie. Dzięki temu użytkownik może sprawdzić, które faktury nie zostały jeszcze zaksięgowane.
Szczegółowy opis aplikacji znajduje się w artykule Lista: Rejestr faktur zakupu.
