Funkcja Zamknięcie rozrachunku służy do zamykania rozrachunków, które nie oczekują już na rozliczenie, np. poprzez płatność. Zamknięcie (rozwiązanie) rozrachunków można przeprowadzić poprzez ich wyksięgowanie lub rozliczenie. Podczas, gdy pozostała kwota rozrachunku jest księgowana na koncie kosztów lub przychodów podczas księgowania, rozrachunki partnera biznesowego lub konta księgowego są kompensowane ze sobą podczas rozliczania. Rozliczenie rozrachunku jest możliwe na dwa sposoby, albo jako rozliczenie debetowe / kredytowe tych samych przeciwstawnych kwot (np. faktura przeciwko kredytowi), albo jako rozliczenie zerowego salda kilku rozrachunków, które skutkują całkowitym zerem w określony dzień bilansowy lub nie przekraczają określonej pozostałej kwoty.
Zamykanie rozrachunków jest kontrolowane przez aplikację Lista: Zamknięcie rozrachunków. W tej aplikacji inicjowane są wszystkie działania, od utworzenia propozycji do wdrożenia zamknięcia rozrachunku.
Wszystkie rozrachunki, które mają obecnie otwarte saldo, kwalifikują się do zamknięcia rozrachunku. Wybór rozrachunków odbywa się na podstawie licznych funkcji wyboru i ustawień podczas tworzenia propozycji. Określany jest dzień bilansowy, w którym należy przeprowadzić zamknięcie rozrachunku. Ta data służy również jako kolejna funkcja wyboru rozrachunków do przetworzenia. Oznacza to, że w przetwarzaniu uwzględniane są tylko te pozycje, których data dokumentu jest wcześniejsza lub taka sama i których okres księgowy nie jest dłuższy niż okres, w którym zawarty jest ten dzień bilansowy.
Zamknięcie rozrachunków, które zostały już zaksięgowane, można ponownie anulować za pomocą propozycji zamknięcia.
Niniejszy artykuł opisuje ustawienia wymagane do zamknięcia rozrachunków poprzez ich wyksięgowanie lub rozliczenie. Ponadto, artykuł ten zawiera krótki opis procesu przeprowadzania zamknięcia rozrachunku.
Ustawienia
W tym rozdziale opisano ustawienia, które należy wprowadzić z wyprzedzeniem w celu zamknięcia rozrachunków z kont osobistych i kont księgowych.
Dostosowywanie
W aplikacji Konfiguracja w głównej funkcji Księgowość finansowa należy określić podstawowe informacje dotyczące zamknięcia rozrachunków.
W funkcji Dokumenty użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące wydruku dokumentów księgowych w zamknięciu rozrachunków. W tym miejscu wybierany jest szablon dokumentu księgowego, który kontroluje strukturę i dane wydruku dokumentu księgowego Propozycja zamknięcia rozrachunku, np. wydruk przez drukarkę lub e-mail. Ustawienia te służą jako wartości domyślne i mają zastosowanie, jeśli w zamknięciu rozrachunku nie zostaną wprowadzone żadne inne ustawienia wydruku. Jeśli dla kategorii bonu skonfigurowano kilka ustawień, używane jest ustawienie oznaczone jako Preferowane.
Ponadto, użytkownik może skorzystać z funkcji Wartości domyślne w zakładce Księgowanie, aby zdefiniować standardowe rodzaje dokumentów do wyksięgowywania rozrachunków, rozliczania rozrachunków i rozliczania wezwań do zapłaty zaliczki z wygenerowanych propozycji rozliczenia rozrachunków.
Standardowe rodzaj dokumentów określone tutaj dla wyksięgowań rozrachunków i rozliczania rozrachunków muszą być przypisane do rodzaju dokumentów Rozliczenie rozrachunku, a rodzaj dokumentu dla rozliczenia wezwań do zapłaty zaliczki do typu transakcji Rozliczenie żądania zaliczki.
W sekcji Rodzaje potrąceń dot. wyksięgowań dla rozrachunków z kont księgowych użytkownik może określić rodzaj potrącenia, który powinien być używany do wyksięgowywania rozrachunków z kont księgowych. Dozwolone są tylko rodzaje potrąceń typu Wyksięgowanie niedopłaty.
Ponadto za pomocą funkcji Ogólne należy określić schemat numeracji dla zamknięcia rozrachunku typu Księgowość: Zamkn. rozrachunku nr rekordu dla mandatu, który jest automatycznie wstępnie przypisywany przez konfigurację. Numer propozycji jest automatycznie przypisywany z tego schematu numeracji podczas generowania propozycji zamknięcia rozrachunku.
Rodzaje dokumentów księgowych
W aplikacji Rodzaje dokumentów księgowych użytkownik może określić schemat numeracji w podzakładce Schemat numeracji na zakładce Księgowanie, który powinien być używany do przypisywania numerów dokumentów księgowych do księgowania propozycji zamknięcia rozrachunku. Ten schemat numeracji musi być typu Księgowość finansowa numer dokumentu księgowego i może być określony tylko w standardowych rodzajach dokumentów dla wyksięgowania rozrachunku, rozliczenia rozrachunku i rozliczenia wezwań do zapłaty zaliczki, które są wprowadzane w aplikacji Konfiguracja.
Proces zamykania rozrachunku
Niniejszy rozdział opisuje ogólny proces zamykania rozrachunków w ramach funkcji Zamykanie rozrachunków. Cały proces zamykania rozrachunków jest kontrolowany przez aplikację Lista: Zamknięcie rozrachunków.
Lista: Zamknięcie rozrachunków
Aplikacja Lista: Zamykanie rozrachunków jest centralną aplikacją służącą do zamykania (rozwiązywania) rozrachunków. Aplikacja ta służy do wyświetlania wszystkich wygenerowanych propozycji zamknięcia rozrachunku i ich dalszego przetwarzania przy użyciu odpowiednich akcji związanych z aplikacją.
Szczegółowy opis tej aplikacji można znaleźć w artykule Lista: Zamknięcie rozrachunków.
Generowanie propozycji zamknięcia rozrachunku
Aby systematycznie zamykać rozrachunki, wyksięgowując je lub rozliczając, użytkownik musi najpierw wygenerować propozycję zamknięcia rozrachunku. Aby to zrobić, należy przejść z aplikacji Lista: Zamknięcie rozrachunków do aplikacji o tej samej nazwie za pomocą akcji [Generuj propozycję zamknięcia rozrachunku].
W tej aplikacji użytkownik określa, czy rozrachunki powinny zostać rozliczone poprzez ich wyksięgowanie, czy rozliczenie. Ponadto, dostępne są liczne kryteria wyboru dla partnerów, kont księgowych i rozrachunków. Propozycja zamknięcia jest generowana za pomocą akcji [Generuj propozycję zamknięcia rozrachunku], a w tym celu są określani partnerzy lub konta księgowe i ich rozrachunki, biorąc pod uwagę wprowadzone kryteria wyboru. Ponadto, za pomocą tej akcji generowana jest lista sugestii dla propozycji zamknięcia.
Szczegółowy opis tej aplikacji można znaleźć w dokumentacji Generowanie propozycji zamknięcia rozrachunku.
Zamykanie rozrachunku
Aby przeprowadzić zamknięcie rozrachunku dla propozycji zamknięcia rozrachunku, użytkownik wybiera odpowiednią propozycję w aplikacji Lista: Zamknięcie rozrachunku i używa przycisku akcji, aby wywołać akcję [Zamknij rozrachunek]. W zależności od typu zamknięcia rozrachunku, rozrachunki są księgowane na kontach kosztów i przychodów lub kompensowane ze sobą (rozliczane) podczas ich przeprowadzania.
Szczegółowy opis tej akcji można znaleźć w artykule Lista: Zamknięcie rozrachunków.
Anulowanie zamknięcia rozrachunku
Akcję [Anuluj zamkniecie rozrachunku] można wykonać dla już zamkniętego rozrachunku. Aby to zrobić należy zaznaczyć propozycję zamknięcia rozrachunku, która powinna zostać anulowana i wybrać przycisk akcji, aby wywołać akcję [Anuluj zamkniecie rozrachunku].
Szczegółowy opis tej akcji można znaleźć w artykule Lista: Zamknięcie rozrachunków.
Analiza
Rozrachunki zablokowane przez propozycję zamknięcia można również wybrać w następujących aplikacjach i raportach za pomocą pola Blokada – Zamknięcie rozrachunku lub wartości Zablokowane przez zamykanie rozrachunku w polu Blokada:
- Lista: Księgowość finansowa w widoku Rozrachunki
- Lista: Rozrachunki
- Raport: Rozrachunki dłużników
- Raport: Rozrachunki wierzycieli
- Raport: Nowe wyceny rozrachunków dłużników
- Raport: Nowe wyceny rozrachunków wierzycieli
- Raport: Wartości walutowe rozrachunków dłużników
- Raport: Wartości walutowe rozrachunków wierzycieli
