Wprowadzenie: Zarządzanie dokumentami

Wprowadzenie

Moduł Zarządzanie dokumentami służy do przechowywania wszelkich plików wygenerowanych przez system Comarch ERP Enterprise lub poza nim. Pliki generowane w systemie obejmują na przykład faktury, które są tworzone na podstawie zamówień. Są one automatycznie łączone z obiektami w systemie na podstawie odpowiedniej konfiguracji i są przechowywane w repozytorium wiedzy Knowledge Store.

Pliki, które nie są tworzone w systemie Comarch ERP Enterprise, ale w innych programach (np. w aplikacjach pakietu Office), muszą być przenoszone ręcznie do repozytorium wiedzy Knowledge Store. Aby uczynić je widocznymi w systemie, należy utworzyć połączenie między plikiem a systemem za pośrednictwem aplikacji Dokumenty. W ten sam sposób grafiki, takie jak logo mogą być również przechowywane, powiązane partnerem lub artykułem i wyświetlane w odpowiedniej aplikacji systemu.

Dokumenty i notatki

W module Zarządzanie dokumentami inaczej postrzegane są dokumenty a inaczej notatki. Notatki są prostymi tekstami HTML i są generowane wyłącznie za pomocą systemu. Dokumenty zawierają informacje o plikach. Są one używane do tworzenia połączenia z plikiem w repozytorium wiedzy Knowledge Store.

Pliki w Knowledge Store, które są już połączone z systemem, nazywane są plikami dokumentów. Są to fizyczne pliki, które są generowane w systemie ERP lub uzupełniane poza nim. Ponadto linki do innych obiektów systemu, takich jak partner lub artykuł, są tworzone za pomocą dokumentów, które zawierają metadane dotyczące tych plików.

Knowledge Store

Pliki dokumentów, które są plikami fizycznymi, są przechowywane w repozytorium wiedzy Knowledge Store. Knowledge Store jest postrzegany jako wirtualny dysk na komputerze, który umożliwia dostęp do zawartości bazy danych. Ten wirtualny dysk jest zasadniczo folderem internetowym, który posiada zawartość bazy danych, która jest zapisywana za pośrednictwem serwera internetowego systemu Comarch ERP Enterprise.

Repozytorium wiedzy jest zorganizowane w panelu roboczym. Każda baza danych OTLP ma własny panel roboczy, który zasadniczo zawiera nazwę odpowiedniej bazy danych. Strukturę panelu roboczego można ujednolicić za pomocą katalogów i podkatalogów lub folderów i podfolderów. Foldery i podfoldery zostały opisane poniżej.

Panel roboczy zawiera zasadniczo foldery Dokumenty i Notatki. Pliki dokumentów w systemie ERP są zapisywane wyłącznie w folderze Dokumenty. Folder ten może zawierać dowolny podfolder. Pliki dokumentów można przechowywać lub zapisywać za pomocą Eksploratora Windows^® lub dowolnej aplikacji pakietu Office bezpośrednio w tym folderze.

Notatki znajdują się zwykle w folderze Notatki, który nie zawiera żadnego podfolderu, lub w folderze Dokumenty. Koncepcja autoryzacji systemu ERP umożliwia regulowanie dostępu do danych Knowledge Store na poziomie folderu.

Niniejszy dokument stanowi wprowadzenie do modułu Zarządzanie dokumentami. Obsługa i korzystanie z notatek i dokumentów zostały opisane poniżej. W artykule opisano również warunki wstępne, które należy spełnić, aby móc edytować dokumenty.

Opis i definicje

Moduł Zarządzanie dokumentami wykorzystuje dokumenty do tworzenia metadanych, linków i klasyfikowania plików dokumentów. Poniższa grafika przedstawia przegląd niezbędnych i opcjonalnych składników dokumentu.

• Adresaci — do dokumentu można przypisać dowolną liczbę adresatów, na przykład w przypadku listów łączonych lub rozsyłanych wiadomości e-mail. Adresaci mogą być istniejącymi partnerami w systemie Comarch ERP Enterprise lub mogą być tworzeni przez użytkownika niezależnie od istniejących partnerów. Adres przypisany do partnera jest kopią danych podstawowych i może zostać zmieniony.
• Dokument — dokument to obiekt, za pomocą którego można zarządzać plikami dokumentów i tworzyć łącza do innych obiektów w systemie. Dokument jest jak wirtualna koperta dla metadanych dokumentu i plików dokumentów (fizycznych plików przechowywanych w repozytorium wiedzy). Ponadto dokument służy do tworzenia plików dokumentów, w których do dokumentu dodawani są adresaci i szablon dokumentu. System ERP tworzy na tej podstawie nowy plik, na przykład list korespondencyjny.
• Rodzaje dokumentów — rodzaj dokumentu jest częścią identyfikacji dokumentu. Rodzaj i numer dokumentu służą do jednoznacznej jego identyfikacji. Rodzaj dokumentu służy do określania wartości domyślnych dla dokumentu. W ten sposób, na przykład szablon dokumentu może być przechowywany i używany do generowania dodatkowych dokumentów tego typu. Za pomocą rodzaju dokumentu definiuje się również dodatkowe pola, które będą wyświetlane w dokumencie i które należy wypełnić.
• Plik dokumentu — to fizyczny plik, który jest przechowywany w Knowledge Store. Pliki mogą odpowiadać dowolnemu formatowi typu MIME. Na przykład pliki tekstowe, graficzne lub dźwiękowe mogą być przechowywane w Knowledge Store.
• Szablon dokumentu — służy do znormalizowanego generowania dokumentów lub notatek. Szablon jest dokumentem, który może być powiązany z plikiem dokumentu.
• Rodzaje powiązań dokumentów — są używane do klasyfikowania dokumentów. Istnieją wstępnie zdefiniowane typy: dla grafiki, takiej jak logo partnera i przedmiotu, oraz w przypadku informacji marketingowych wykorzystywanych wyłącznie do zarządzania relacjami. Ponadto w aplikacji Konfiguracja można przechowywać zdefiniowane przez użytkownika rodzaje powiązań dokumentów dla partnerów, zamówień i innych dokumentów sprzedaży, zakupów, produkcji, zarządzania zapasami i wysyłki. Będą one używane, jeśli użytkownik chce przechowywać pliki dokumentów wygenerowane automatycznie przez system w module Zarządzanie dokumentami.

Notatki

Notatki są prostymi dokumentami. Posiadają plik dokumentu oraz linki. Notatki są jednak generowane tylko przez system, składają się tylko z tekstu, a ich pliki dokumentów są plikami tekstowymi HTML.

Jeśli użytkownik nie korzysta z modułu Zarządzanie dokumentami, może generować notatki tylko w aplikacjach Perspektywy sprzedaży i Kampanie w module Zarządzanie relacjami. Wówczas pliki dokumentów będą zawsze przechowywane w folderze Notatki w Knowledge Store.

Jeśli funkcja Zarządzanie dokumentami jest włączona w aplikacji Konfiguracja, notatki mogą być zapisywane zarówno w folderze Notatki, jak i w folderze Dokumenty.

Notatki z dezaktywną funkcją Zarządzanie dokumentami

Jeśli funkcja Zarządzanie dokumentami jest wyłączona, notatki mogą być używane tylko w aplikacjach Perspektywy sprzedaży i Kampanie. W panelu roboczym Knowledge Store dostępny jest tylko domyślny folder Notatki.

Podczas tworzenia notatki po raz pierwszy, automatycznie generowany jest typ dokumentu Notatka, który jest również ważny dla wszystkich innych notatek. Typ dokumentu Notatka odnosi się do folderu Notatki w Knowledge Store. Wszystkie notatki są przechowywane w tym folderze jako pliki dokumentów w postaci „ Notatka-<kolejny numer>.html„.

Numer notatki jest generowany na podstawie zdefiniowanego schematu numeracji i składa się z 8 cyfr.

Notatki z aktywną funkcją Zarządzanie dokumentami

Jeśli funkcja Zarządzanie dokumentami jest włączona, przycisk Utwórz dokument na standardowym pasku narzędzi jest zwykle dostępny w aplikach systemu. Za pomocą akcji Utwórz dokument można łatwo przejść do aplikacji Dokumenty, aby móc utworzyć dokument lub notatkę dla danej orgaznizacji. Jeśli akcja zostanie wykonana, początkowo otwiera się okno dialogowe, w którym należy zdefiniować rodzaj dokumentu i określić, czy ma zostać utworzony dokument czy notatka. Po kliknięciu przycisku OK otworzy się aplikacja Dokumenty, w której można kontynuować tworzenie dokumentu lub notatki. Akcja Utwórz document jest również dostępna w menu kontekstowym.

Specjalnością notatek jest zarządzanie relacjami. W przypadku tworzenia notatek w aplikacji Kampanie zawsze używany jest wewnętrzny rodzaj odniesienia dokumentu Informacje marketingowe (MARKETING_INFO). Nie można go zmienić.

W aplikacji Konfiguracja można określić rodzaj dokumentu oprócz rodzaju odniesienia dokumentu dla notatek. Korzystając z rodzaju dokumentu, można wybrać inny folder do przechowywania plików dokumentów w panelu roboczym Knowledge Store oraz użyć szablonu. Domyślne wartości innych pól mogą być uzupełniane według szablonu. Jeśli pola szablonu nie odpowiadają polom w dokumencie, są one ignorowane. Dlatego szablon musi pochodzić z co najmniej jednego dokumentu tego samego typu. Typ dokumentu jest używany tylko w przypadku tworzenia notatek w aplikacji Kampanie.

Dokumenty

W przeciwieństwie do notatek, dokumenty mogą być generowane lub tworzone wyłącznie w przypadku aktywnej funkcji Zarządzanie dokumentami. Powiązanie dokumentu z plikiem dokumentu może odbywać się na różne sposoby:

• Poprzez ręczne połączenie dokumentu z plikiem dokumentu w aplikacji Dokumenty.
• Poprzez wygenerowanie nowego pliku dokumentu przy użyciu dokumentu z aplikacji Dokumenty. Wymagany jest do tego szablon. Połączenie jest nawiązywane automatycznie.
• Poprzez import pliku dokumentu za pomocą aplikacji Import dokumentów. Dokument jest generowany, a połączenie z plikiem dokumentu jest generowane automatycznie.

Plik może być utrzymywany poprzez powiązanie między plikiem dokumentu a dokumentem. Można określić ostateczną lokalizację zapisu pliku dokumentu, oznaczając go do archiwizacji, jeśli istnieje podłączony system archiwizacji.

Jeśli archiwizacja dokumentów jest aktywna, dokumenty przechowywane w Knowledge Store są przesyłane do systemu archiwizacji. Co więcej, dowód pliku archiwizacji jest zapisywany w dokumencie. Ponadto, podczas tworzenia dokumentów w systemie, istniejące pliki archiwalne mogą być bezpośrednio wprowadzone do dokumentu, chyba że istnieje plik dokumentu w Knowledge Store.

Linki do jednostek biznesowych

Dokumenty mogą być powiązane z jednostkami biznesowymi. Na przykład dokument techniczny może być powiązany z artykułem lub wszystkie dokumenty są powiązane z partnerem, do którego należą. Dokumenty można łączyć z jednostką biznesową w aplikacji Dokumenty w zakładce Powiązania.

Jeśli podłączony jest system archiwizacji, niektóre dane powiązań dokumentu mogą być używane jako domyślne w systemie archiwizacji, szczególnie dla faktur.

Ustawienia edycji dokumentów

Aby umożliwić edycję plików dokumentów w Knowledge Store za pomocą powiązanej aplikacji, elementy sterujące ActiveX muszą być aktywowane w przeglądarce Internet Explorer, a certyfikat użytkownika musi być zapisany w Menedżerze poświadczeń systemu Windows.

Uprawnienia oparte na treści w zarządzaniu dokumentami

Przydzielanie uprawnień może być pomocne w regulowaniu możliwości korzystania z określonych typów dokumentów. W związku z tym pracownicy mogą tworzyć lub edytować tylko określone (“autoryzowane” w rodzaju dokumentu) dokumenty.

Jeśli uprawnienia zostały aktywowane dla bazy danych, mają one również wpływ na aplikację Rodzaje dokumentów. Tabela jest wyświetlana w zakładce Uprawnienia. Tabela służy do określania praw do odczytu i zapisu dla organizacji dla każdego typu dokumentu. W tym celu należy w aplikacji Organizacje aktywować dla organizacji opcję, że uprawnienia muszą zostać zweryfikowane dla rodzajów dokumentów. Więcej informacji na temat uprawnień opartych na treści można znaleźć w sekcji „Uprawnienia oparte na treści”.

Funkcja przedstawicieli handlowych

Wewnętrzni i zewnętrzni przedstawiciele handlowi mogą otwierać tylko te dokumenty

• Które stworzyli lub

• W którym nawiązano połączenie z klientem, do którego został przypisany przedstawiciel handlowy.

Jeśli klienci są adresatami dokumentów, ale nie są powiązani za pomocą rodzaju powiązania dokumentu, wówczas przedstawiciel handlowy nie może otworzyć dokumentu.

Dokumenty sprzedaży, które są przechowywane w module Zarządzanie dokumentami, otrzymują automatycznie link do dokumentu klienta.