Dział sprzedaży jest odpowiedzialny za sprzedaż dóbr materialnych lub niematerialnych produkowanych przez firmę. Ma to miejsce poprzez sprzedaż tych towarów na rynku w możliwie najbardziej opłacalny sposób. Jeśli klient zleca firmie dostawę dóbr materialnych i niematerialnych, taka informacja jest przechowywana w odpowiednim zamówieniu sprzedaży. Towary i usługi, które mają zostać dostarczone, są tworzone, uzupełniane są ich ilości i ceny, w także warunki dostawy i płatności.
W samym zamówieniu sprzedaży wszystkie dane dotyczące kompletacji, dostawy i fakturowania są określane jako podstawa do dalszego przetwarzania w dziale sprzedaży. Zamówienie sprzedaży jest głównym elementem wszystkich procesów w obszarze sprzedażowym systemu.
Jeśli wysłane produkty nie spełniają oczekiwań klienta, ponieważ np. nie odpowiadają ich wymaganiom lub są wadliwe, klient zwraca produkty. System zapewnia wiele funkcji do rozliczania takich zakupów, takie jak przyjęcie towarów z kategorii Zwrot od klienta z opcją późniejszej kolejnej lub rozliczenia. Alternatywnie można utworzyć zwroty klientów i na ich podstawie można w uproszczony sposób wygenerować przyjęcie towaru oraz rozliczenie.
Niniejszy dokument stanowi wprowadzenie do tematu Zwroty od klientów.
Poniżej znajdują się informacje o procesach, w których uwzględnione są zwroty od klientów oraz informacje o możliwościach edycji zwrotów klientów.
Definicja terminów
Zwrot od klienta
Zwrot od klienta oznacza dokument oraz proces w systemie ERP. Proces ten obejmuje zwrot towaru uprzednio dostarczonego klientowi. W tym przypadku proces ten może rozpocząć się od powiadomienia o zwrocie klienta, aby dokument Zwrot od klienta mógł zostać utworzony przed zwrotem lub w momencie odbioru towaru. Zazwyczaj zwracane towary nie mogą być odsprzedawane jako nowe. Dlatego przy odbiorze towarów przeprowadzana jest kontrola jakości, w której ponownie wysłane produkty można sklasyfikować jako produkty drugiego wyboru lub złom.
Procesy i łańcuch dokumentów powiązanych
Jeśli funkcja Zwroty od klientów jest aktywna w aplikacji Konfiguracja następujące procesy zwrotów mogą być przeprowadzane z pomocą aplikacji Zwroty od klientów.
- Proces: Oczekiwany zwrot od klienta
- z lub bez odniesienia do zlecenia dostawy
- z odbiorem w lokalizacji klienta i zwrotem do dostawcy lub bezpośrednim odbiorem przez dostawcę.
- Proces: Nieoczekiwany zwrot od klienta
Proces: Oczekiwany zwrot od klienta
Oczekiwany zwrot od klienta opisuje proces zwrotu produktów dostarczonych w przeszłości do klienta i informacja o zwrocie jest przekazywana przez klienta. Zazwyczaj zapowiedź jest oparta na dokumencie dostawy. Poniższy schemat procesu przedstawia oczekiwany zwrot od klienta w odniesieniu do zlecenia dostawy:
Oczekiwany zwrot od klienta z lub bez odniesienia do dokumentu dostawy
Zasadniczo należy zauważyć, że zarówno w przypadku oczekiwanych, jak i nieoczekiwanych zwrotów klientów, odniesienie do dokumentu dostawy może zostać określone.
Opis procesu: Oczekiwany zwrot klienta w odniesieniu do dokumentu dostawy
Proces Zwrot od klienta z odniesieniem do dokumentu dostawy pozwala na wszystkie działania niezbędne do zarządzania zwrotem klienta. Wymagane jest powiązanie z istniejącym dokumentem dostawy. Dowód dostawy, Faktura z transakcją magazynową i Zamówienie sprzedaży są dokumentami dostawy.
Na podstawie określonej pozycji dowodu dostawy system próbuje określić powiązaną pozycję faktury, korzystając z odniesień dokumentów. Kolejna dostawa z tymi samymi dokumentami (w szczególności z zamówieniem sprzedaży) jest możliwa, a tym samym identyfikowalna tylko przy użyciu tych odniesień .
Opis procesu: Oczekiwany zwrot od klienta bez odniesienia do dokumentu dostaw
Proces Zwrot od klienta bez odniesienia do dokumentu dostawy opiera się wyłącznie na specyfikacji pozycji. Ze względu na fakt, że nie ma odniesienia do dokumentu dostawy, późniejsza dostawa z istniejącym już dokumentem nie może mieć miejsca. Jednak, dostawa może się odbyć przy użyciu innego działania i wynikającego z niego nowego dokumentu.
Oczekiwany zwrot klienta z odbiorem w lokalizacji klienta
Oczekiwany zwrot od klienta z odbiorem w lokalizacji klienta
Proces Zwrot od klienta z odbiorem w lokalizacji klienta pozwala na wszystkie działania do obsługi zwrotu klienta, pod warunkiem, że podano odniesienie do dokumentu dostawy. W przeciwnym razie późniejsza dostawa nie jest możliwa. Szczegółowe informacje znajdują się w rozdziale Oczekiwany zwrot od klienta z odniesieniem lub bez odniesienia do dokumentu dostawy.
W tym procesie generowane jest pokwitowanie odbioru, a dostawa może zostać zrealizowana przez partnera dostawy do miejsca, w którym towary zostały odebrane.
Oczekiwany zwrot od klienta z odbiorem w lokalizacji klienta i zwrotem do dostawcy
Opis procesu: Oczekiwany zwrot od klienta z odbiorem w lokalizacji klienta i zwrotem do dostawcy
Proces ten (transakcja odwrotna zamówień osób trzecich) umożliwia wszystkie działania do obsługi zwrotu klienta, pod warunkiem, że podano odniesienie do dokumentu dostawy. W przeciwnym razie późniejsza dostawa nie jest możliwa. Szczegółowe informacje można znaleźć w sekcji Oczekiwany zwrot od klienta z odniesieniem lub bez odniesienia do dokumentu dostawy.
W tym procesie generowany jest dokument odbioru, za pomocą którego towary mogą zostać odebrane od klienta, a następnie zwrócone do dostawcy.
Oczekiwany zwrot od klienta z odbiorem w lokalizacji klienta przez dostawcę
Proces ten (transakcja odwrotna zamówień stron trzecich) pozwala na wszystkie działania do obsługi pod warunkiem, że podano odniesienie do dokumentu dostawy.
W przeciwnym razie późniejsza dostawa nie jest możliwa. Szczegółowe informacje można znaleźć w sekcji Oczekiwany zwrot od klienta z odniesieniem lub bez odniesienia do dokumentu dostawy.
W tym procesie generowany jest dokument odbioru dla dostawcy, który ma odebrać towar we własnym zakresie w lokalizacji klienta.
Proces: Nieoczekiwany zwrot od klienta
Nieoczekiwany zwrot od klienta oznacza proces spontanicznego odbioru towarów od klienta. W tym scenariuszu zwrot nie został wcześniej zapowiedziany. Początkowo w niektórych przypadkach nie jest jasne, czy zwrot obejmuje produkty, które zostały dostarczone klientowi w przeszłości.
Zazwyczaj odbiór towarów nie opiera się na dokumencie dostawy. Poniższy schemat przedstawia nieoczekiwany zwrot od klienta bez związku z dokumentem dostawy.
Poniższy schemat przedstawia nieoczekiwany zwrot klienta w odniesieniu do dokumentu dostawy:
Zasadniczo należy zauważyć, że zarówno w przypadku oczekiwanych, jak i nieoczekiwanych zwrotów klientów można ustalić odniesienie do dokumentu dostawy.
Opis procesu: Nieoczekiwany zwrot klienta bez odniesienia do dokumentu dostawy
Proces Nieoczekiwany zwrot klienta bez odniesienia do dokumentu dostawy opiera się wyłącznie na wprowadzeniu pozycji bez dokumentu dostawy, podobnego do oczekiwanego zwrotu klienta bez dokumentu dostawy. Ze względu na fakt, że brakuje odniesienia do dokumentu dostawy, późniejsza dostawa z istniejącym dokumentem nie może mieć miejsca. Natomiast, dostawa może się odbyć z wykorzystaniem innego działania i wynikającego z niego nowego dokumentu.
Opis procesu: Nieoczekiwany zwrot od klienta z odniesieniem do dokumentu dostawy
Proces Nieoczekiwany zwrot od klienta z odniesieniem do dokumentu dostawy pozwala na podjęcie wszelkich działań niezbędnych do zarządzania zwrotem klienta, podobnie jak w przypadku oczekiwanego zwrotu klienta z odniesieniem do dokumentu dostawy. Wymagane jest powiązanie z istniejącym dokumentem dostawy. Dowód dostawy, Faktura z transakcją magazynową i Zamówienie sprzedaży są uważane za dokumenty dostawy.
W oparciu o określoną pozycję dowodu dostawy, system próbuje określić powiązaną pozycję faktury, korzystając z odniesień dokumentu. Kolejna dostawa z tymi samymi dokumentami (w szczególności z zamówieniem sprzedaży) jest możliwa, a tym samym identyfikowalna tylko przy użyciu tych odniesień .
Łańcuch dokumentów powiązanych
W łańcuchu dokumentów powiązanych dla zwrotu od klienta, następujące dokumenty poprzedzające i następujące po nich są widoczne, jeśli są połączone odniesieniem do dokumentu. Dokumenty są prezentowane w obu kierunkach, więc na przykład zamówienie sprzedaży, do którego istnieje odniesienie, jest wyświetlane w łańcuchu dokumentów powiązanych dla zwrotu od klienta, a z kolei zwrot klienta jest wyświetlany w łańcuchu dokumentów do dokumentu zamówienia sprzedaży.
Poniżej opisane są warunki, po których spełnieniu dokument jest prezentowany w łańcuchu dokumentów:
- Zwrot od klienta – po utworzeniu lub wygenerowaniu dokument Zwrot od klienta pojawia się w łańcuchu aplikacji Zwroty od klientów.
- Zlecenie dostawy – jeśli odniesienie Dowód dostawy jest ustawione dla pozycji, odwołanie do zlecenia dostawy jest wyświetlane w łańcuchu dokumentów powiązanych
- Faktura sprzedaży – jeśli dla pozycji ustawione jest odniesienie Faktura z transakcją magazynową, w łańcuchu dokumentów powiązanych wyświetlana jest faktura sprzedaży, do której odnosi się odniesienie
- Zamówienie sprzedaży
- jeśli dla pozycji towarowej ustawione jest odniesienie Zamówienie sprzedaży, jest ona prezentowana w łańcuchu dokumentów powiązanych
- jeśli zamówienie noty kredytowej zostało wygenerowane dla pozycji, powiązane zamówienie sprzedaży jest wyświetlane w łańcuchu dokumentów powiązanych
- Przyjęcie towaru
- jeśli dla pozycji zostało utworzone przyjęcie towaru, jest ono wyświetlane w łańcuchu dokumentów powiązanych.
- jeśli odniesienie do dokumentu zostało anulowane, jest ono nadal wyświetlane w łańcuchu dokumentów powiązanych w celu umożliwienia prześledzenia odniesienia.
Przyjęcie towarów ze zwrotu klienta z odniesieniem do dokumentu zwrotu od klienta
Jeśli towary, które zostały dostarczone klientowi w przeszłości, zostaną zwrócone przez klienta do własnej firmy, wówczas artykuły mogą zostać ponownie przyjęte za pomocą aplikacji Przyjęcia towarów. Obsługiwane są warianty procesu opisane poniżej.
- Przyjęcie towarów ze zwrotu od klienta z odniesieniem Zwrot od klienta i z odniesieniem do istniejącego dokumentu zwrotu klienta: Przyjęcie jest generowane w odniesieniu do zwrotu klienta.
- Przyjęcie towarów ze zwrotu od klienta z odniesieniem Zwrot od klienta: Pozycje przyjęcia towarów są przypisywane do pozycji zwrotu od klienta przy użyciu referencji „Zwrot od klienta”.
Pozycje wiersza przyjęcia towaru są przypisywane do pozycji zwrotu klienta za pomocą aplikacji Zwroty od klientów.
Ponadto, zwrot od klienta zawierający pozycje może zostać wygenerowany m.in. na podstawie przyjęcia towarów.
Przyjęcie towarów ze zwrotu klienta z odniesieniem Zwrot od klienta i z odniesieniem do istniejącego dokumentu zwrotu
Jeśli aplikacja Zwroty od klientów jest używana do przetwarzania zwrotów od klientów, przyjęcie towarów z odniesieniem Zwrot od klienta i odniesieniem do dokumentu zwrotu od klienta może zostać wygenerowane na podstawie m.in. dokumentu zwrotu od klienta i zostać zatwierdzone w aplikacji Przyjęcia towaru. W aplikacji Rodzaje przyjęć towaru można ustawić odniesienie Zwrot od klienta. Aplikacja Zwroty od klientów jest zwykle używana do tworzenia zwrotów od klientów zgłaszanych przez klientów.
Jeśli dokument zwrotu klienta istnieje, można wygenerować nowy dokument za pomocą akcji [Nowy] w aplikacji Przyjęcia towaru, w tym pozycje z dokumentu zwrotu klienta, do którego się odwołano.
W celu przeniesienia pozycji i innych informacji należy zapoznać się z dokumentem Przyjęcie towaru ze zwrotu od klienta.
Przyjęcie towarów ze zwrotu klienta z odniesieniem Zwrot od klienta
Jeśli aplikacja Zwroty od klientów jest używana do przetwarzania zwrotów od klientów, dokument z odniesieniem Zwrot od klienta można utworzyć w aplikacji Przyjęcia towaru. W aplikacji Rodzaje przyjęć towaru można ustawić odniesienie Zwrot od klienta.
Odniesienie do zwrotu klienta musi zostać zastosowane po utworzeniu dokumentu za pomocą aplikacji Zwroty od klientów. Alternatywnie można utworzyć nowy zwrot zawierający pozycje na podstawie przyjęcia towarów.
Dodatkowe informacje można znaleźć w artykule Zwroty od klientów.
