Wstępne wprowadzanie arkusza kasowego

W aplikacji Wstępne wprowadzanie arkusza kasowego użytkownik może tworzyć operacje kasowe (wpływy i wypływy gotówki), zanim zostaną one przeniesione i zaksięgowane w księgowości finansowej. Niewielka liczba pól wejściowych umożliwia proste i szybkie tworzenie operacji kasowych. Funkcja ta jest dodatkowo wspierana przez wykorzystanie kodów operacji arkusza gotówkowego. W kodach operacji można zdefiniować w dużej mierze wstępnie zdefiniowane przyporządkowania kont i wstępne wypełnienia dla pól wstępnego wprowadzenia.

Niniejszy dokument opisuje aplikację Wstępne wprowadzanie arkusza kasowego.

Opis aplikacji

Ta aplikacja służy do szybkiego tworzenia wpływów i wydatków kasowych w arkuszu kasowym bez ich natychmiastowego księgowania. Do wstępnego zapisu stosowane są tylko minimalne kontrole. Kontrole te zależą m. in. od wpisów dokonanych w używanym kodzie operacji arkusza gotówkowego. Jeśli na przykład wpis wymiaru (np. centrum kosztów) w kodzie operacji arkusza gotówkowego jest określony jako Wymagany, we wstępnym wprowadzeniu należy wprowadzić wymiar (np. centrum kosztów).

Ponadto dokumentu księgowego określony w kodzie operacji arkusza kasowego określa, które konta (konta osobiste i konta księgi głównej) są dozwolone do utworzenia.

Do przetwarzania operacji kasowych dostępne są akcje związane z aplikacją. Użytkownik może zamknąć, sprawdzić wstępnie wprowadzony arkusz kasowy i wygenerować księgowania z operacji kasowych. Za pomocą akcji [Zarejestrowane księgowanie] możesz otworzyć aplikację Księgowanie finansowe, aby uzupełnić wygenerowane księgowanie lub poprawić je, jeśli ma to zastosowanie.

Aplikacja Wstępne wprowadzanie arkusza kasowego składa się z nagłówka i obszaru roboczego.

Nagłówek

W nagłówku aplikacji użytkownik wprowadza identyfikator arkusza kasowego, dla którego mają zostać wstępnie wprowadzone operacje kasowe (wpływy i wydatki gotówki) lub którego księgowania mają zostać wyświetlone.

Szczegółowy opis pól:

• Arkusz kasowy — w tym polu użytkownik wprowadza identyfikator arkusza kasowego, który chciałby przetworzyć, lub wybiera go za pomocą wyszukiwania wartości
• Księga kasowa — w tym polu użytkownik wprowadza księgę kasową, której arkusze chciałby wybrać lub edytować

Obszar roboczy

Obszar roboczy aplikacji Wstępne wprowadzanie arkusza kasowego składa się z zakładki Ogólne, tabeli pozycji i edytora pozycji.

Zakładka Ogólne

W tej zakładce wyświetlane są informacje na temat stanu kasy i statusu arkusza kasowego. Informacje te mogą zostać ukryte w celu przedstawienia zwiększonej liczby pozycji arkusza kasowego.

Szczegółowy opis pól:

• Status — informuje o stanie arkusza kasowego. Może mieć następujące wartości:
  • Otwarty dla wstępnego wprowadzenia
  • Zakończony
  • Zakończono wstępną rejestrację
• Status księgowania — informuje o statusie księgowania arkusza kasowego. Może on mieć następującą wartość:
  • Możliwy do zaksięgowania
  • Niemożliwy do zaksięgowania
• Operacje – Wn — to pole zawiera sumę kwot księgowania obciążeń wszystkich pozycji, które są zawarte w arkuszu kasowym. Wartość ta jest wyrażona w podstawowej walucie wewnętrznej organizacji.
• Operacje – Ma — to pole zawiera sumę kwot księgowania uznań wszystkich pozycji, które są zawarte w arkuszu kasowym. Wartość ta jest wyrażona w podstawowej walucie wewnętrznej organizacji.
• Przeniesienie — to pole zawiera przeniesienie arkusza kasowego w walucie wewnętrznej organizacji. Przeniesienie jest określane automatycznie podczas otwierania arkusza kasowego.
• Saldo końcowe — to pole zawiera sumę wprowadzonych arkuszy kasowych, łączne saldo debetowe i łączne saldo kredytowe w walucie wewnętrznej organizacji. Bilans zamknięcia jest określany podczas zamykania arkusza kasowego.

Tabela pozycji

Tabela pozycji wyświetla wszystkie operacje kasowe zawarte w arkuszu kasowym. Aby wyświetlić lub edytować operację należy ją wprowadzić do edytora pozycji za pomocą podwójnego kliknięcia.

Szczegółowy opis kolumn tabeli:

• Pozycja — pozycja jest kolejnym numerem, który jest automatycznie sugerowany w trakcie tworzenia. Każda operacja kasowa zawiera kolejny numer pozycji w arkuszu kasowym.
• Kod operacji arkusza kasowego — w tej kolumnie wyświetlany jest użyty kod operacji
• Numer dokumentu — ta kolumna zawiera numer dokumentu operacji
• Konto — ta kolumna zawiera typ księgowania, numer konta i oznaczenie konta do księgowania operacji kasowej
• Wn/Ma — w tej kolumnie wyświetlana jest identyfikator Wn/Ma kwoty księgowania
• Kwota księgowania Wn — w przypadku księgowania Wn, kwota jest wyświetlana w tej kolumnie
• Kwota księgowania Ma — w przypadku księgowania Ma, kwota ta jest wyświetlana w tej kolumnie
• Tekst księgowania — w tej kolumnie wyświetlany jest tekst objaśniający księgowanie
• Kod podatkowy — w tej kolumnie wyświetlany jest użyty kod podatkowy
• Zarejestrowane księgowanie — ta kolumna zawiera numer rekordu księgowania
• Możliwy do zaksięgowania — ta kolumna pokazuje, czy operacja jest możliwa do zaksięgowania

Edytor pozycji

W edytorze pozycji użytkownik może edytować, usunąć wybraną lub utworzyć nową operację kasową dla otwartego arkusza kasowego. W przypadku wypełnionego arkusza kasowego wybrana operacja kasowa może być tylko wyświetlana. Pola zakładek Ogólne i Wymiary są wówczas zablokowane do wprowadzania danych.

Zakładka Ogólne

Szczegółowy opis pól:

• Kod operacji arkusza gotówkowego — w tym polu użytkownik wprowadza kod operacji, który powinien zostać użyty dla operacji kasowej, lub wybiera go za pomocą wyszukiwania wartości. W kodzie transakcji arkusza kasowego określa się np., które pola wstępnego wpisu wymagają wprowadzenia.
• Numer dokumentu — numer dokumentu jest wstępnie wypełniany przez użyty kod operacji, ale w razie potrzeby można go nadpisać
• Konto — konto składa się z typu księgowania i numeru konta oraz jest wstępnie wypełniane danymi z używanego kodu operacji. Wstępne wypełnienie można zmienić.
• Konto przeciwstawne — pole nie podlega edycji. Tutaj podaje się konto kasowe z przypisanej księgi kasowej.
• Kwota księgowania — w tym polu zostanie wprowadzona kwota księgowania
• Wn/Ma — w tym miejscu domyślnie ustawiany jest identyfikator Wn/Ma dla konta przeciwstawnego. Jest ona oparta na identyfikatorze Wn/Ma dla kwoty księgowania.
• Kod podatkowy — użytkownik wprowadza kod podatkowy. Kwotę podatku można wprowadzić ręcznie lub jest ona automatycznie określana na podstawie stawki podatku. Program sprawdza, czy dane dotyczące kwoty księgowania, kwoty podatku i kodów podatkowych są zgodne. W przeciwnym razie pojawi się komunikat.
• Numer rozrachunku — identyfikator księgowania konta osobistego lub księgowania księgi głównej. Pod tym numerem zostanie zapisany rozrachunek na odpowiednim koncie.
• Tekst księgowania — tekst objaśniający księgowanie

Zakładka Wymiary

Ogólnie dostępnych jest 20 opcjonalnych wymiarów. Każdy opcjonalny wymiar reprezentuje inne informacje o księgowaniu – określone przez użytkownika, np. centrum kosztów, jednostki kosztowe, projekt itp. W aplikacji Typy wymiarów określana jest funkcjonalność wymiaru opcjonalnego.

Na tej zakładce użytkownik może wprowadzić wartości dla wymiarów opcjonalnych, o ile konto oczekuje wymiaru opcjonalnego.  Pola dla wymiarów opcjonalnych są wstępnie wypełnione kodem operacji arkusza kasowego i mogą zostać nadpisane.

Akcje związane z aplikacją

W aplikacji Wstępne wprowadzanie arkusza kasowego dostępne są następujące akcje związane z aplikacją:

• [Nowy arkusz kasowy]
• [Zamknij arkusz kasowy]
• [Ponownie otwórz arkusz kasowy]
• [Sprawdź, generowanie księgowania]
• [Księguj arkusz kasowy]
• [Zarejestrowane księgowanie]

Akcja [Nowy arkusz kasowy]

Nowy arkusz kasowy można utworzyć tylko wtedy, gdy poprzedni arkusz kasowy został zamknięty w przyporządkowanej księdze kasowej. W wyświetlonym oknie dialogowym użytkownik może utworzyć arkusz kasowy natychmiast lub w tle. W tym celu, oprócz ustawień wyświetlanych w celach informacyjnych, uwzględniane są następujące parametry:

• Księga kasowa — jeśli użytkownik utworzy nowy arkusz kasowy, użytkownik wprowadza w tym polu księgę kasową, do której ma on zostać przyporządkowany. Dozwolone są tylko księgi kasowe z aktywnym polem wyboru Ze wstępnym wprowadzeniem. To pole jest wstępnie wypełnione aktualnie załadowaną księgą kasową.
• Data — jako data początkowa dla nowego arkusza kasowego zwykle wstępnie przyporządkowany jest dzień następujący po poprzednim, zakończonym arkuszu kasowym. Ustawienia zdefiniowane w księdze kasowej dla pól wyboru Z sobotami i Z niedzielami są odpowiednio uwzględniane. Jeśli np. poprzedni arkusz kasowy został zamknięty w piątek, sobota jest wstępnie przypisywana jako data rozpoczęcia nowego arkusza kasowego, o ile ta etykieta jest aktywna w księdze kasowej. Jeśli ani pole Z sobotami, ani pole Z niedzielami nie zostały aktywowane, wówczas następny poniedziałek jest wstępnie przypisany jako data rozpoczęcia nowego arkusza kasowego.
• Przeniesienie — jest określane automatycznie dla arkusza kasowego i wyświetlane w tym polu
• Potwierdź przeniesienie salda i datę — jeśli użytkownik aktywuje tę etykietę, wówczas data zostanie potwierdzona, tak jak ustalone przeniesienie dla nowego arkusza kasowego

Akcja [Zamknij arkusz kasowy]

Po zakończeniu wstępnego wprowadzania, arkusz kasowy musi zostać zamknięty za pomocą tej akcji dla innych akcji. Zamknąć można tylko arkusze kasowe o statusie Otwarte dla wstępnego wprowadzenia. W wyświetlonym oknie dialogowym użytkownik musi potwierdzić tę akcję przyciskiem [OK]. Następnie arkusz kasowy może zostać przetworzony za pomocą akcji [Sprawdź, generowanie księgowań].

Akcja [Ponownie otwórz arkusz księgowy]

Za pomocą tej akcji użytkownik może ponownie otworzyć arkusze kasowe, które zostały już zamknięte dla wstępnego wprowadzenia. W wyświetlonym oknie dialogowym musi on potwierdzić tę akcję przyciskiem [OK].

Akcja [Sprawdź, generowanie księgowań]

Użytkownik może wybrać tę akcję w celu sprawdzenia arkusza kasowego i zawartych w nim operacji kasowych pod kątem możliwości ich zaksięgowania. Jeśli zostanie wykryty błąd, arkusz kasowy ponownie otrzyma status księgowania Niemożliwy do zaksięgowania.

Jeśli wszystkie walidacje zostaną zakończone bez błędów, księgowania są generowane na podstawie wstępnie wprowadzonych operacji. Każde księgowanie otrzymuje numer księgowania i status księgowania Możliwe do zaksięgowania.

Tę akcję można wykonać tylko dla arkuszy kasowych ze statusem Zakończono wstępną rejestrację.

Akcja [Księguj arkusz kasowy]

Jeśli arkusz kasowy ma status Możliwy do zaksięgowania, wówczas można go przesłać za pomocą tej akcji do serwera księgowania w celu ostatecznego zaksięgowania. Tę akcję można wykonać tylko wtedy, gdy wszystkie poprzednie arkusze kasowe zostały zakończone.

Arkusz kasowy jest wyświetlany w aplikacji Lista: Zestawienia kasowe. Użytkownik może przeglądać poszczególne operacje kasowe w aplikacji Lista: Operacje kasowe. Więcej analiz jest dostępnych na przykład w aplikacji Lista: Księgowość finansowa i Raport: Arkusze kasowe.

Akcja [Zarejestrowane księgowanie]

Tę akcję można wykonać tylko dla wygenerowanych księgowań, tj. dla operacji kasowych z numerem księgowania. Należy wybrać operację kasową i wybrać akcję [Zarejestrowane księgowanie] w roli akcji. Akcja ta otwiera aplikację Księgowania w księdze głównej. W tej aplikacji użytkownik może edytować lub poprawiać księgowanie wygenerowane na podstawie operacji kasowej. Nie jest możliwe zaksięgowanie tego księgowania w oknie dialogowym księgowania, ponieważ arkusz kasowy musi być zawsze kompletny, aby mógł zostać zaksięgowany.

W oknie dialogowym księgowania możliwe jest poruszanie się po wszystkich księgowaniach arkusza kasowego (przewijanie do przodu i do tyłu).

Konfiguracja

Aplikacja Wstępne wprowadzanie arkusza kasowego nie wymaga żadnych specjalnych ustawień w aplikacji Konfiguracja.

Jednostki biznesowe

• Przyporządkowywania uprawnień
• Konfigurowania definicji działań
• Importu i eksportu danych

Uprawnienia

Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień, jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.

Uprawnienia specjalne

Dla aplikacji Wstępne wprowadzanie arkusza kasowego dostępne są następujące uprawnienia specjalne. Odnoszą się one do działań. Użytkownik może je dodać do uprawnień w aplikacji Role uprawnień.

• Zdolność do kontroli/generowania księgowań:

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.cashjournal.CashSheetCheckCreatePostings

Jeśli użytkownik ma przypisane to uprawnienie Zdolność do kontroli/generowania księgowań, wówczas może on tworzyć księgowania dla arkusza kasowego.

• Zdolność do księgowania wyciągu

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.cashjournal.CashSheetProcessPostAll

Jeśli użytkownik ma przypisane to uprawnienie, wówczas może zaksięgować arkusz kasowy w aplikacji Wstępne wprowadzanie arkusza kasowego.

Przyporządkowania organizacyjne

Przyporządkowania organizacyjne służą do kontrolowania, które dane mogą być przeglądane, używane lub edytowane. W tym celu należy aktywować funkcję Uprawnienia do treści w aplikacji Konfiguracja.

Aby aplikacja Wstępne wprowadzanie arkusza kasowego była wyświetlana dla danego użytkownika w menu użytkownika, musi on być przypisany do organizacji, która jest połączona z jedną z następujących obszarów organizacyjnych:

• Rachunkowość

Funkcje specjalne

Uprawnienia dla partnerów biznesowych