Wprowadzenie
Podczas przetwarzania pozycji wyciągu w automatycznym księgowaniu bankowym wyszukiwane i przypisywane są konta oraz rozrachunki. Odbywa się to na podstawie informacji przekazywanych w pozycjach wyciągu, na przykład w danych zleceniodawcy oraz opisach operacji.
W celu osiągnięcia możliwie najwyższej skuteczności wyszukiwania kont oraz przypisywania rozrachunków, w definicjach księgowań oraz słowach kluczowych mogą zostać zdefiniowane cechy wyszukiwania wykorzystywane podczas analizy opisu operacji. Oprócz wyszukiwania na podstawie opisu operacji definicje księgowań oferują dodatkowe funkcje wyszukiwania kont, które umożliwiają przypisywanie rozrachunków.
W niniejszym artykule opisane są różne metody wyszukiwania stosowane w automatycznym księgowaniu bankowym w systemie Comarch ERP Enterprise, które wykorzystywane są do wyszukiwania kontrahentów oraz przypisywania rozrachunków.
Szczegółowy opis definicji księgowań znajduje się w artykule Definicje księgowań.
Informacje dotyczące słów kluczowych dostępne są w artykule Słowa kluczowe.
Wyszukiwanie partnerów
W pierwszym kroku na podstawie informacji zawartych w pozycji wyciągu, identyfikowane jest konto partnera. Przypisana do pozycji wyciągu definicja księgowania określa, czy wyszukiwane jest konto dłużnika czy wierzyciela.
W definicji księgowania, na zakładce Wyszukiwanie konta, można aktywować do pięciu funkcji wyszukiwania służących do wyszukiwania partnera. Każda funkcja wyszukiwania uruchamia podczas przetwarzania pozycji wyciągu odrębną procedurę wyszukiwania w celu znalezienia partnera. Tylko w przypadku jednoznacznego zidentyfikowania partnera możliwe jest wyszukiwanie oraz przypisywanie rozrachunków. Dla wyszukiwania partnera mogą zostać aktywowane następujące funkcje wyszukiwania:
- Banki stałe
- Zapisane banki z poprzednich wyciągów
- Zleceniodawca z wcześniejszych wyciągów
- Numer partnera z powodów płatności
- Za pomocą numeru w celu zastosowania
Banki stałe
Partner wyszukiwany jest na podstawie zawartości pól Bank identyfikacyjny zleceniodawcy oraz Numer konta zleceniodawcy w pozycji wyciągu (w pliku MT940 oznaczenia pól :86 część obrotu ?30 oraz ?31). W tym celu dane tej relacji bankowej porównywane są z bankami podstawowymi zapisanymi w kartotece partnera.
Jeżeli numer konta w pozycji wyciągu rozpoczyna się od litery (A–Z), do porównania wykorzystywany jest numer IBAN, w przeciwnym wypadku porównywany jest numer konta. W przypadku zgodności relacji bankowej wykorzystywany jest przypisany partner, o ile jest on prawidłowym dłużnikiem lub wierzycielem.
Zapisane banki z poprzednich wyciągów
Jeżeli partner nie został znaleziony na podstawie banku stałego, wyszukiwanie może zostać rozszerzone o historię banków. W zależności od ustawienia pola Zapisz bank w definicji księgowania, podczas wykonywania automatycznego księgowania bankowego zapisywane są w historii banków dodatkowe informacje. Mogą one zostać wykorzystane podczas przetwarzania przyszłych wyciągów do wyszukiwania kont.
Wyszukiwanie partnera do przypisania odbywa się, podobnie jak w przypadku funkcji wyszukiwania banków podstawowych, na podstawie zawartości pól wyciągu Bank identyfikacyjny zleceniodawcy oraz Numer konta zleceniodawcy. Do porównania odczytywane są relacje bankowe zapisane w historii banków.
W przypadku zgodności relacji bankowej wykorzystywany jest partner przypisany w historii banków, o ile jest on prawidłowym dłużnikiem lub wierzycielem.
Zleceniodawca z wcześniejszych wyciągów
W zależności od ustawienia pola Zapisywanie zleceniodawcy w definicji księgowania dane zleceniodawcy przekazywane wraz z pozycją wyciągu zapisywane są podczas wykonywania automatycznego księgowania bankowego w historii zleceniodawców. Dane te mogą zostać wykorzystane podczas przetwarzania przyszłych wyciągów do wyszukiwania kont osobowych.
W ramach tej funkcji wyszukiwania partner wyszukiwany jest na podstawie przekazanych treści w polach Zleceniodawca 1 oraz Zleceniodawca 2 pozycji wyciągu (w pliku MT940 oznaczenia pól :86 część obrotu ?32 oraz ?33). Do porównania odczytywane są dane zleceniodawców zapisane w historii zleceniodawców.
W przypadku zgodności wykorzystywany jest partner przypisany w historii zleceniodawców, o ile jest on prawidłowym dłużnikiem lub wierzycielem.
Numer partnera z powodów płatności
W przypadku tej funkcji wyszukiwania do wyszukania partnera wykorzystywane są cele pozycji wyciągu. Podejmowana jest próba określenia partnera na podstawie informacji przekazanych w zamierzonym użyciu. Odbywa się to przy użyciu słów kluczowych, dla których zdefiniowano wyszukiwane terminy w celu jednoznacznej identyfikacji numeru klienta lub dostawcy. Za pomocą słów kluczowych można wykluczyć inne informacje z celów użytkowania.
Jeśli, zgodnie z ustawieniem w polu Konto definicji księgowania, wyszukiwany jest numer konta dłużnika, używane są wyszukiwane hasła istniejące dla słowa kluczowego Numer klienta. W przypadku wyszukiwania wierzyciela używane są wyszukiwane hasła słowa kluczowego Numer dostawcy.
Dostępnych jest łącznie kilka różnych słów kluczowych:
- Numer klienta
- Numer dostawcy
- Nr faktury
- Numer czeku
- Numer zamówienia
- Nr faktury lub faktury korygującej
- Informacja o fakturach QRR
Wyszukiwane hasła mogą istnieć jako stałe i wzorce wyszukiwania dla słów kluczowych.
Wyszukiwane hasło jako stała
Pojęcie wyszukiwania zawiera stałą wartość, która wykorzystywana jest do porównania z treścią opisu operacji. W przypadku zgodności następujący po pojęciu wyszukiwania ciąg znaków w opisie operacji interpretowany jest jako możliwy numer partnera.
W opisie operacji jako numer klienta przekazywana jest wartość KD123456
Dla słowa kluczowego Numer klienta zdefiniowane jest pojęcie wyszukiwania KD
W opisie operacji najpierw wyszukiwane jest wystąpienie stałej KD. Jeżeli stała zostanie znaleziona, następujący po niej ciąg znaków 123456 interpretowany jest jako numer klienta, o ile jest on prawidłowym dłużnikiem.
W przypadku korzystania z wyszukiwanych haseł jako stałych, nie są brane pod uwagę duże i małe litery ani spacje bezpośrednio po stałej, numer klienta jest również znajdowany, jeśli jest przesyłany, na przykład, w następującym formacie w celu użycia:
- Kd123456
- KD 123456
- Kd 123456
To samo dotyczy sytuacji, gdy w wyszukiwanej frazie podano Kd.
Wyszukiwane hasło jako wzorzec wyszukiwania
Wyszukiwane hasło zawiera predefiniowaną klasę znaków (wyrażenie regularne) w celu znalezienia ciągu znaków w przyczynie płatności. Na przykład, jeśli wyszukiwane hasło zawiera wzorzec wyszukiwania \w{1,20}, do celów wyszukiwania brane są pod uwagę wszystkie znaki numeryczne i alfanumeryczne od pierwszej pozycji do długości 20 znaków.
Wzorce wyszukiwania w automatycznym księgowaniu bankowym umożliwiają wyszukiwanie ciągu znaków w przyczynie płatności i wykorzystanie znalezionego ciągu znaków w całości lub tylko określonego obszaru tego ciągu znaków jako wartości porównawczej do identyfikacji partnera.
W opisie operacji jako numer klienta przekazywana jest wartość KD123456
Dla słowa kluczowego Numer klienta jako pojęcie wyszukiwania zdefiniowany jest wzorzec wyszukiwania KD\d{1,6}
W opisie operacji wyszukiwana jest sekwencja znaków, która na pierwszych dwóch pozycjach zawiera stałą KD, a na kolejnych pozycjach numer składający się maksymalnie z sześciu cyfr. W opisie operacji odnaleziona zostaje sekwencja KD123456, która na podstawie zastosowanego wzorca wyszukiwania interpretowana jest jako numer klienta i przypisywana, o ile jest on prawidłowym dłużnikiem.
W opisie operacji jako numer klienta przekazywana jest wartość KD123456
Dla słowa kluczowego Numer klienta jako pojęcie wyszukiwania zdefiniowany jest wzorzec wyszukiwania KD(\d{1,6})
W opisie operacji wyszukiwana jest sekwencja znaków, która na pierwszych dwóch pozycjach zawiera stałą KD, a na kolejnych sześciu pozycjach numer. Odnajdywana jest sekwencja KD123456. Na podstawie zastosowanego wzorca wyszukiwania w tym przykładzie nie jest jednak interpretowana cała sekwencja jako numer klienta, lecz wyłącznie sześciocyfrowy numer 123456 następujący po stałej KD.
Za pomocą numeru w celu zastosowania
W ramach tej funkcji wyszukiwania partner wyszukiwany jest na przykład na podstawie numeru faktury rozrachunku zapisanego w opisie operacji (w pliku MT940 oznaczenie pola :86). W tym celu najpierw identyfikowane są sekwencje znaków z opisów operacji zgodnie z określonym w definicji księgowania formatem numeru (wzorcem wyszukiwania). W zależności od ustawienia pola Szukaj w celu zastosowania w definicji księgowania przeszukiwane są wszystkie pola opisu operacji (wartość 0) lub tylko jedno, określone pole opisu operacji (wartość różna od 0).
Dla każdej sekwencji znaków zidentyfikowanej w opisie operacji wykonywane jest następnie wyszukiwanie prawidłowych rozrachunków. Jako wartości porównawcze wykorzystywane są pola rozrachunków, które zostały zdefiniowane w kolejności wyszukiwania rozrachunków w definicji księgowania jako pola porównawcze, na przykład numer rozrachunku, numer dokumentu zewnętrznego, opis dokumentu. Uwzględniane są wyłącznie pozycje, których status ma wartość Otwarty. W przypadku zgodności wykorzystywany jest partner przypisany do odnalezionego rozrachunku.
Jeżeli w wyniku wyszukiwania odnalezionych zostanie kilku partnerów, w zależności od ustawienia pola Jeśli znaleziono więcej w definicji księgowania przypisywany jest pierwszy odnaleziony partner lub nie jest przypisywany żaden partner.
W opisie operacji przekazywany jest numer faktury RG123456
W definicji księgowania zdefiniowany jest wzorzec wyszukiwania RG\d{1,6} oraz kolejność wyszukiwania rozrachunków dla wyszukiwania numeru rozrachunku. Dodatkowo nie wskazano konkretnego pola opisu operacji, w związku z czym wyszukiwanie wykonywane jest we wszystkich polach opisu operacji.
W opisach operacji wyszukiwana jest sekwencja znaków, która na pierwszych dwóch pozycjach zawiera stałą RG, a na kolejnych sześciu pozycjach numer. Wyszukiwana jest sekwencja RG123456. Cała sekwencja interpretowana jest jako właściwy numer faktury i wykorzystywana jako wartość porównawcza numeru rozrachunku podczas wyszukiwania rozrachunku. Jeżeli rozrachunek o numerze RG123456 zostanie wyszukany, wykorzystywany jest partner zapisany w tym rozrachunku.
Poniżej przedstawione są przykłady wzorców wyszukiwania, które stosowane są w przypadku, gdy partner ma zostać ustalony na podstawie prawidłowego numeru rozrachunku zawartego w opisie operacji. Format numeru (wzorzec wyszukiwania) musi obowiązkowo zawierać blok \w (dowolny znak alfanumeryczny) lub \d (dowolną cyfrę).
- 000020
- 00020
- 0020
- 020
- 20
- 0
Przy użyciu wzorca wyszukiwania RE\d{01.06} znalezione zostaną następujące numery faktur:
- RE000020 oraz 000020
- RE00020 oraz 00020
- RE0020 oraz 0020
- RE020 oraz 020
- RE20 oraz 20
- RE2 oraz 0
- RE
- R
Przy użyciu wzorca wyszukiwania 11-\w{01.06} znalezione zostaną następujące numery faktur:
- 11-RgNrAB oraz RgNrAB i R
Analogicznie do wyszukiwania numeru partnera z opisu operacji również w tym przypadku możliwe jest wykorzystanie różnorodnych możliwości wzorców wyszukiwania (wyrażeń regularnych) w celu precyzyjnego wyszukiwania.
Wyszukiwanie rozrachunków
Jeżeli partner pozycji wyciągu został zidentyfikowany, wykonywane jest wyszukiwanie rozrachunków do przypisania. W tym celu najpierw ustalane są wszystkie pozycje partnera oraz, w razie potrzeby, pozycje powiązanego związku, jego członków oraz regulatorów płatności. Następnie na podstawie informacji przekazanych w opisie operacji wyszukiwane są rozrachunki przeznaczone do przypisania.
Dla każdego odczytanego rozrachunku sprawdzane jest, czy numer rozrachunku (a w razie potrzeby również zapisane w rozrachunku wartości numeru dokumentu zewnętrznego, opisu dokumentu, tekstu rozrachunku, listy faktur oraz klucza obcego) występuje w opisie operacji. Jeżeli warunek ten jest spełniony, rozrachunek zostaje przypisany do księgowania.
Dodatkowo podczas wyszukiwania na podstawie numeru rozrachunku możliwe jest odnalezienie rozrachunków również w przypadku, gdy w opisie operacji przekazany został numer faktury bez wiodącego rodzaju zlecenia.
Jeżeli na przykład numer rozrachunku składa się maksymalnie z trzech znaków wiodących, myślnika oraz dalszego ciągu znaków, przy przypisywaniu rozrachunku wyszukiwanie wykonywane jest nie tylko z użyciem pełnej sekwencji znaków, lecz także bez trzech znaków wiodących i myślnika. Warunkiem jest jednak, aby znaki przed myślnikiem stanowiły prawidłowy rodzaj faktury sprzedaży. Znaki występujące po myślniku muszą odpowiadać długości numerów przypisanego zakresu numeracji danego rodzaju faktury sprzedaży.
W celu odnalezienia na przykład rozrachunku o numerze 100-R12345 w opisie operacji może zostać przekazany numer faktury 100-R12345 lub R12345.
Proces ten wykonywany jest dla bieżącej organizacji oraz dla wszystkich możliwych organizacji zgodnie z ustalonymi rozliczeniami wewnętrznymi.
Wyszukiwanie partnera na podstawie zamówienia sprzedaży
Podczas przetwarzania pozycji wyciągu powiązanych z zamówieniami z przedpłatą partner wyszukiwany jest na podstawie numeru zamówienia sprzedaży zapisanego w opisie operacji. Do identyfikacji numeru zamówienia w opisie operacji wykorzystywane są pojęcia wyszukiwania zdefiniowane dla słowa kluczowego Numer zamówienia. Pojęcia wyszukiwania mogą występować w postaci stałej lub wzorca wyszukiwania.
W przypadku pojęcia wyszukiwania w postaci stałej zawiera ono ustaloną wartość, która wykorzystywana jest do porównania z treścią opisu operacji. Przy zgodności następujący po pojęciu wyszukiwania ciąg znaków w opisie operacji interpretowany jest jako możliwy numer zamówienia. Na podstawie tego numeru wyszukiwane jest zamówienie sprzedaży, a jeżeli zostanie ono odnalezione, wykorzystywany jest partner zapisany na tym zamówieniu.
W przypadku pojęcia wyszukiwania w postaci wzorca wyszukiwania zawiera ono predefiniowaną klasę znaków (wyrażenie regularne), która służy do odnalezienia sekwencji znaków w opisie operacji. Sekwencja ta interpretowana jest jako możliwy numer zamówienia, na podstawie którego wyszukiwane jest zamówienie sprzedaży. Jeżeli zamówienie sprzedaży zostanie wyszukane, wykorzystywany jest partner z zamówienia.
Dla słowa kluczowego Numer zamówienia jako pojęcie wyszukiwania zdefiniowany jest wzorzec wyszukiwania VKS-VA\d{1,4}
W opisie operacji wyszukiwana jest sekwencja znaków, która na pozycjach od 1 do 6 zawiera stałą VKS-VA, a na kolejnych czterech pozycjach numer. Odnajdywana jest sekwencja VKS-VA2611, która interpretowana jest jako numer zamówienia i wykorzystywana do wyszukiwania zamówienia sprzedaży.
Dodatkowo możliwe jest również wyszukiwanie partnera na podstawie numeru dokumentu zewnętrznego zamówienia sprzedaży przekazanego w opisie operacji. Do identyfikacji numeru dokumentu zewnętrznego w opisie operacji wykorzystywane są pojęcia wyszukiwania zdefiniowane dla słowa kluczowego Nr faktury lub faktury korygującej
Dla słowa kluczowego Nr faktury lub faktury korygującej jako pojęcie wyszukiwania zdefiniowany jest wzorzec wyszukiwania \d{13}
Podczas wyszukiwania w opisie operacji uwzględniane są wszystkie znaki numeryczne od pierwszej pozycji na długości 13 znaków. Wyszukiwana jest sekwencja 2176571604006, która interpretowana jest jako możliwy numer faktury. Następnie wykorzystywana jest ona jako wartość porównawcza do wyszukiwania zamówienia sprzedaży.
Aby uzyskać informacje na temat używania słów kluczowych z wyszukiwanymi hasłami jako stałych i wzorców wyszukiwania, należy zapoznać się z rozdziałem: Numer partnera z powodów płatności.
