Zaimportowane dokumenty księgowości finansowej

Aby przenieść księgowania udostępnione w ramach jednorazowego transferu danych z systemów zewnętrznych do bazy danych Comarch Financials Enterprise, należy je najpierw zaimportować, zweryfikować i uzupełnić.

Import księgowań odbywa się za pomocą aplikacji w tle Import danych dostępnej w standardzie, przy czym dane są wyprowadzane przez odpowiedni filtr w interfejsie importu PrePostingHeader. Ze względu na to, że zasadniczo nie ma gwarancji, że wszystkie księgowania zostały zaimportowane poprawnie, konieczne jest sprawdzenie danych przed ostatecznym przeniesieniem księgowań za pomocą aplikacji w tle Przeniesienie zaimportowanych dokumentów księgowości finansowej.

Oprócz różnych protokołów przetwarzania, dostępna jest również aplikacja dialogowa Zaimportowane dokumenty księgowości finansowej. W tej aplikacji użytkownik powinien również sprawdzić dokumenty, które zostały przygotowane przez aplikację w tle Zastosuj wszystkie ustawienia domyślne do zaimportowanych księgowań do przeniesienia do księgowości finansowej.

Przedmiotem niniejszego artykułu jest aplikacja Zaimportowane dokumenty księgowości finansowej.

Opis aplikacji

W aplikacji Zaimportowane dokumenty księgowości finansowej użytkownik może wywołać pojedynczy bon księgowy z interfejsu PrePostingHeader w celu sprawdzenia. Dane nagłówka, takie jak numer dokumentu, data dokumentu, typ danych i waluta, są wyświetlane w sekcji ogólnej dla wywołanego dokumentu księgowego. Pozycje księgowania należące do dokumentu są wymienione w tabeli pozycji i mogą być ładowane pojedynczo do edytora pozycji w celu szczegółowego wyświetlenia wszystkich istotnych danych.

W zależności od statusu danego dokumentu użytkownik może dodać brakujące dane lub poprawić nieprawidłowe dane. Jeśli status wywołanego dokumentu ma wartość Nieprawidłowy, informacje o rodzaju błędu są wyświetlane w zakładce Błąd.

Jeśli status ma wartość Zakończony, wówczas dokument został już przeniesiony z interfejsu do księgowości finansowej. W takim przypadku tylko dane nagłówka są dostępne jako informacje dla tego dokumentu.

Aplikacja Zaimportowane dokumenty księgowości finansowej składa się z nagłówka i i obszaru roboczego.

Nagłówek

Nagłówek składa się z numeru rekordu, który jednoznacznie identyfikuje zaimportowany dokument oraz innych pól. Obejmują one pochodzenie dokumentu i status, który dostarcza informacji o bieżącym statusie przetwarzania.

Obszar roboczy

Obszar roboczy aplikacji Zaimportowane dokumenty księgowości finansowej składa się z zakładek Ogólne i Błędy, tabeli pozycji i edytora pozycji.

Zakładka Ogólne

Zakładka ta zawiera dane nagłówka dokumentu, np. numer dokumentu, datę dokumentu itp. W zależności od statusu dokumentu, pola są otwarte do wprowadzenia.

• Dokument — to pole zawiera numer dokumentu zaimportowanego księgowania
• Data dokumentu — to pole zawiera datę dokumentu zaimportowanego księgowania
• Tekst dokumentu — to pole zawiera tekst dokumentu zaimportowanego księgowania. Dla każdego księgowania wiodącego oraz dla każdego księgowania rozdzielonego lub rozbitego może zostać podany własny tekst księgowania
• Waluta — to pole zawiera walutę zaimportowanego księgowania
• Referencja do dokumentu księgowego wyjściowego — w tym polu może zostać podana referencja do źródła zaimportowanego dokumentu. Referencja jest podawana jako wartość alfanumeryczna
• Rodzaj danych — w tym polu określony jest rodzaj danych. Rodzaj danych klasyfikuje zasób danych, np. jako dane rzeczywiste lub planowania. Dla pierwszego lub jednorazowego importu księgowań należy stosować rodzaj danych 100.
• Przeniesienie do controllingu (pole wyboru) — jeśli pole jest aktywne, zaimportowany dokument ma zostać przeniesiony do controllingu
• Rodzaj transakcji — w tym polu może być podany rodzaj operacji dla dokumentu
• Podział podatku (pole wyboru) — jeśli pole jest aktywne, dokument został zaksięgowany jako podział podatku
• Utworzony przez — w tym polu podany jest użytkownik, który utworzył dokument
• Storno automatyczne (pole wyboru) — to pole wskazuje, czy zaimportowany dokument został automatycznie stornowany
• Numer nagłówka stornowanego dokumentu księgowego — jeśli zaimportowany dokument został automatycznie stornowany, to pole zawiera numer storna

Zakładka Błąd

W przypadku nieprawidłowych dokumentów (status Nieprawidłowy), wszystkie nieprawidłowe pozycje dokumentu są wyświetlane w tej zakładce. Tekst błędu zawiera informacje o rodzaju błędu.

Za pomocą przycisku [Ładuj wiersz] użytkownik ma możliwość wczytania nieprawidłowej pozycji bezpośrednio z tabeli błędów do edytora pozycji. Aby to zrobić, zaznacz odpowiednią linię i kliknij przycisk [Ładuj wiersz]. Pozycja może teraz zostać skorygowana w edytorze pozycji.

• Obszar – w tej kolumnie wyświetlany jest obszar księgowania (np. księga główna), którego dotyczy błąd
• Dokument – w tej kolumnie wyświetlany jest numer dokumentu zawierającego błędną pozycję
• Pozycja – w tej kolumnie wyświetlany jest numer pozycji dokumentu, w której wystąpił błąd
• Klasa zgłoszenia – w tej kolumnie wyświetlana jest klasa zgłoszenia błędu dla tej pozycji dokumentu (np. obszar zastosowania błędu)
• Numer zgłoszenia – w tej kolumnie wyświetlany jest numer zgłoszenia błędu. W połączeniu z klasą zgłoszenia tworzy on unikalną identyfikację
• Tekst – ta kolumna zawiera treść komunikatu błędu jako informację objaśniającą. Z tekstu użytkownik może się dowiedzieć np., która wartość jest błędna.
• Szczegóły – ponieważ tekst błędu może zawierać wiele wierszy, użytkownik ma możliwość podejrzenia pełnej treści, klikając dwukrotnie w tej kolumnie lub bezpośrednio w tekst błędu

Tabela pozycji

Wszystkie pozycje księgowania zaimportowanego dokumentu księgowego są wyświetlane w tabeli pozycji. Aby wyświetlić dodatkowe wartości dla pozycji lub dodać pozycję, należy załadować je do edytora pozycji za pomocą podwójnego kliknięcia.

Poniżej znajdują się kolumny tabeli pozycji:

• Typ pozycji — na podstawie typu pozycji użytkownik może rozpoznać, z jakim rodzajem księgowania ma do czynienia, np. księgowanie główne, księgowanie częściowe itd.
• Nr rekordu — w tej kolumnie wyświetlany jest numer zaimportowanej pozycji księgowania, którą zajmuje ona w ramach dokumentu
• Nr rekordu — ta kolumna zawiera rodzaj dokumentu zaimportowanej pozycji księgowania
• Rodzaj dokumentu księgowego — ta kolumna zawiera numer dokumentu zaimportowanej pozycji księgowania
• Dokument — ta kolumna zawiera numer dokumentu zaimportowanej pozycji księgowania
• Data dokumentu — w tej kolumnie wyświetlana jest data dokumentu zaimportowanej pozycji księgowania
• Okres księgowy — w tej kolumnie wyświetlany jest okres księgowania zaimportowanej pozycji księgowania
• Konto — w tej kolumnie wyświetlane są znacznik księgowy, numer konta oraz jego opis, dotyczące zaimportowanej pozycji księgowania
• Kwota księgowania –w tej kolumnie podana jest zaksięgowana kwota oraz waluta zaimportowanej pozycji księgowania

Edytor pozycji

Edytor pozycji składa się z kilku zakładek umożliwiających szczegółowe przeglądanie danych wybranej pozycji księgowania i w razie potrzeby korygowanie poszczególnych wartości.

• Zakładka Konto
• Zakładka Rozrachunek
• Zakładka Controlling
• Zakładka Wymiar
• Zakładka Podatek
• Zakładka Różne
• Zakładka Księg. poł.

Zakładka Konto

Oprócz konta zakładka ta zawiera np. kwotę księgowania, kod podatkowy i tekst księgowania.

• Okres księgowy — w tym polu jest podany okres księgowy zaimportowanej pozycji księgowania
• Kod podatkowy — w tym polu jest podany kod podatkowy zaimportowanej pozycji księgowania
• Tekst księgowania — w tym polu może być podany tekst księgowania; dla każdej pozycji księgowania może być zdefiniowany indywidualny tekst
• Rodzaj transakcji księgowość finansowa — w tym polu jest podany rodzaj transakcji, z jakim pozycja księgowania ma być zaksięgowana w księgowości finansowej
• Konto — w tym polu jest podany identyfikator księgowy oraz numer konta przypisany do pozycji księgowania
• Kwota księgowania — w tym polu są podane kwota księgowania, znacznik Wn/Ma oraz waluta pozycji księgowania
• Konto zbiorcze — jeśli pozycja księgowania dotyczy konta osobowego, w tym polu jest podane przypisane konto zbiorcze; każda pozycja na koncie osobowym powoduje także księgowanie na koncie zbiorczym
• Kwota księgowania (konto zbiorcze) — jeśli zaimportowana pozycja księgowania powoduje księgowanie na koncie zbiorczym, w tym polu jest podana księgowana kwota
• Konto podatku — jeśli w zaimportowanej pozycji księgowania ujęto podatek, to pole zawiera konto podatku do zaksięgowania
• Kwota księgowania (konto podatku) — jeśli zaimportowana pozycja księgowania powoduje księgowanie podatku, w tym polu jest podana księgowana kwota na koncie podatku
• Konto przeciwstawne — w tym polu może być podane konto przeciwstawne
• Kwota księgowania (konto przeciwstawne) — jeśli zaimportowana pozycja księgowania zawiera konto przeciwstawne, w tym polu jest podana księgowana kwota na tym koncie

Zakładka Rozrachunek

Ta zakładka zawiera dane dotyczące rozrachunku. Pola są otwarte do wprowadzania danych w zależności od bieżącego statusu.

• Numer rachunku – jeśli dla zaimportowanej pozycji księgowania istnieje nierozliczone księgowanie. W tym polu jest podany numer, pod którym postulat ten został zaksięgowany. Zazwyczaj jest to numer dowodu księgowania.
• Pozycja rachunku – w tym polu jest podana pozycja raty, jeśli postulat w ramach płatności ratalnych został podzielony na kilka pozycji
• Odniesienie rozrachunku – przez ten numer jest tworzony związek między dowodem a odpowiednim nierozliczonym księgowania. Odniesienie rozrachunku zawiera numer rekordu, pod którym postulat został zaimportowany.

Zakładka Controlling

Na tej zakładce dostępne są pola istotne dla kontroli. Pola są otwarte do wprowadzania danych w zależności od bieżącego statusu.

• Data sprzedaży — to data, na podstawie której księgowanie zostaje przypisane do odpowiedniego okresu controllingowego
• Okres księgowy controllingu — okres księgowy controllingu może być inny niż okres księgowy księgowości finansowej
• Rodzaj kosztów – konto — rodzaje kosztów stanowią niezbędną informację dla księgowań w controllingu. Dla księgowań przekazywanych do controllingu, w tym polu jest podane konto księgowe, które w controllingu zostało utworzone jako rodzaj kosztów.

Zakładka Wymiary

Ogólnie dostępnych jest 20 opcjonalnych wymiarów. Każdy opcjonalny wymiar reprezentuje inne, zdefiniowane przez użytkownika informacje o księgowaniu, takie jak centrum kosztów, jednostka kosztowa, projekt itp. Funkcjonalność wymiarów opcjonalnych jest zdefiniowana w aplikacji Typy wymiarów.

Ta zakładka pokazuje wartości opcjonalnych wymiarów, jeśli typ kosztu oczekuje opcjonalnego wymiaru dla zaksięgowanego konta. Pola dla wymiarów opcjonalnych są otwarte do wprowadzenia w zależności od bieżącego statusu.

Zakładka Podatek

Ta zakładka zawiera informacje na temat ustalania podatku. Pola te są otwarte do wprowadzania danych w zależności od bieżącego statusu.

• Okres podatku – zazwyczaj okres podatku jest ustalany na podstawie okresu księgowego. W tym polu może być jednak podany inny okres, jeśli wynikający z operacji podatek oraz podstawa opodatkowania mają zostać zgłoszone w innym okresie.
• Data podatku – w tym polu może być podana data podatku
• Rodzaj wprowadzanego podatku – w przypadku dokumentów księgowania jako podział podatku, w tym polu jest podany rodzaj wprowadzanego podatku. Określa on m.in., czy podatek ma być wyliczony z kwot brutto, czy netto. Możliwe wartości:
  • (brak)
  • Brutto — należy podać kwoty brutto, zawierające podatek. Podatek zostanie od nich odjęty.
  • Netto — dozwolone tylko razem z wyborem Podatek. Część zapisów księgowanych jest na kwoty netto z kodami podatkowymi. Dodatkowo należy wykonać zapis bezpośrednio na konto podatkowe z podaniem kodu podatkowego.
  • Podatek — dozwolone tylko razem z wyborem Netto; patrz wyjaśnienie powyżej
  • Rozwinięcie podatku –  opcja jest obecnie nieaktywna i nie powinna być używana
  • Oblicz podatek netto — należy podać kwoty netto, które stanowią podstawę do obliczenia podatku
  • Bezpośrednie wprowadzenie podatku — umożliwia bezpośrednie zaksięgowanie podatku (np. VAT z tytułu importu); w takim przypadku podatek jest księgowany bezpośrednio na konto podatkowe z podaniem kodu podatkowego i typu bezpośrednie wprowadzenie podatku; przy użytym kodzie podatkowym musi być też zaznaczone odpowiednie oznaczenie
  • Oblicz z pozycji — wartość dozwolona wyłącznie dla zapisu wiodącego; w kolejnych zapisach cząstkowych należy wskazać netto — podatek wyliczany jako rodzaj wprowadzanego podatku
• Konto podatkowe zastosowanie – w tym polu może być wskazane, do czego służy dane konto podatkowe. Możliwe ustawienia:
  • (brak)
  • Konto podatku
  • Konto przeciwstawne – Podatek VAT
  • Konto brutto – Zaliczki
  • Konto netto – Zaliczki
  • Konto pomocnicze IVA
  • Konto przejściowe – Podatku
  • Konto przejściowe – Podatek VAT
• NIP UE – w pierwszym polu może być podany numer NIP kontrahenta, a w drugim własny numer NIP, pod którym ma być zgłoszona dostawa wewnątrzwspólnotowa

Zakładka Różne

W tej zakładce znajduje się m. in. informacje o kursie, standardzie księgowania i kodzie usługi. Pola na tej zakładce są otwarte do wprowadzenia w zależności od bieżącego statusu.

• Rodzaj dziennika — każde księgowanie w księgowości finansowej musi być udokumentowane w dzienniku (dzienniku księgowań); w Niemczech, Austrii i Szwajcarii występuje tylko jeden rodzaj dziennika. W innych krajach europejskich konieczne może być przypisanie kilku dzienników. W tym polu jest podany rodzaj dziennika zaimportowanej pozycji księgowania.
• Rodzaj automatyczny — w tym polu jest wskazane, czy pozycja księgowania została zaksięgowana np. jako Normalne księgowanie, Różnica walutowa, Skonto itp.
• Standard księgowania — przy księgowaniach na konta osobowe to pole musi pozostać puste, ponieważ dla każdego aktywnego standardu księgowania zapisywany jest rekord salda. Tylko przy księgowaniu na konta księgi głównej można podać standard księgowania, wówczas salda są aktualizowane wyłącznie w tym obszarze.
• Różnica kursowa (pole wyboru) — to pole wskazuje, czy zaimportowana pozycja księgowania jest księgowaniem różnicy kursowej
• Waluta – w przypadku pozycji zaimportowanych w walucie obcej, w tym polu jest wskazana waluta
• Wyrównanie w walucie głównej (pole wyboru) — to pole pokazuje, czy pozycja zaimportowana w walucie obcej została rozliczona w walucie głównej
• Informacje o kursie walutowym – w przypadku księgowań w walutach obcych, w tym polu są podane: data kursu, typ kursu oraz zastosowanie kursu. Data kursu jest wykorzystywana do określenia właściwego kursu. Oznacza ona datę, na którą kurs jest ważny. Dla typu kursu można wskazać jedną z poniższych wartości:
  • Kurs sprzedaży
  • Kurs średni
  • Kurs zakupu
  • Kurs referencyjny

Poprzez zastosowanie kursu walutowego określa się, który kurs ma zostać przyjęty do przeliczenia waluty dokumentu na walutę wiodącą. Jedno zastosowanie kursu może obejmować wiele kursów i zawiera listę przeliczeń między jedną walutą a wieloma innymi, z uwzględnieniem typów kursów: kurs zakupu, kurs sprzedaży, kurs średni i kurs referencyjny.

• Rejestr VAT — we Włoszech rejestr podatkowy służy jako szczegółowy dowód na potrzeby deklaracji podatku VAT naliczonego i należnego. Umożliwia to przypisanie dokumentów istotnych podatkowo.

• Numer księgowania CFDI – ten numer księgowania ma znaczenie wyłącznie w wersji lokalnej dla Meksyku
• Kurs – w tym polu jest podany zastosowany kurs, który musi być taki sam dla wszystkich pozycji cząstkowych. Kurs zawsze odnosi się do podstawowej waluty krajowej.

Zakładka Księg.poł

W tej zakładce możesz zobaczyć konta księgowe wybranej pozycji księgowania w tabeli.

Poniżej znajduje się szczegółowy opis pól zakładki:

• Konto pierwszy import – ta kolumna zawiera informacje dotyczące konta, np. numer konta, nazwę konta
• Informacje z rekordu pierwszy import – ta kolumna zawiera informacje o tym, czy księgowanie dotyczy np. wartości brutto czy netto
• Kolejność pierwszy import – ta kolumna zawiera informacje o tym, czy księgowanie dotyczy np. konta rozrachunkowego, konta zbiorczego czy konta przeciwstawnego
• Istotny czynnik pierwszy import – w tej kolumnie wskazano, czy księgowanie jest istotne czy prezentowane jako księgowanie informacyjne
• Waluta po stronie odbiorcy pierwszy import – w tej kolumnie podano kwotę księgowania
• Waluta pierwszy import – w tej kolumnie podano walutę księgowania

Konfiguracja

Aplikacja Zaimportowane dokumenty księgowości finansowej nie wymaga żadnych konkretnych ustawień w aplikacji Konfiguracja.

Jednostki biznesowe

Jednostka biznesowa Dane w nagłówku przy imporcie danych do księgowości finansowej: com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.dataimport.obj.PrePostingHeader — wykorzystywana jest przez aplikację Zaimportowane dokumenty księgowości finansowej między innymi w celu:

• Przyporządkowywania uprawnień
• Konfigurowania definicji działań
• Importu i eksportu danych

Jednostka biznesowa jest częścią następującej grupy jednostek biznesowych:

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.dataimport.OrderData

Uprawnienia

Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień, jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.

Uprawnienia specjalne

Dla aplikacji Zaimportowane dokumenty księgowości finansowej nie są dostępne uprawnienia specjalne.

Przyporządkowania organizacyjne

Przyporządkowania organizacyjne służą do kontrolowania, które dane mogą być przeglądane, używane lub edytowane. W tym celu należy aktywować funkcję Uprawnienia do treści w aplikacji Konfiguracja.

Aby aplikacja Zaimportowane dokumenty księgowości finansowej była wyświetlana dla danego użytkownika w menu użytkownika, musi on być przypisany do organizacji, która jest połączona z jedną z następujących obszarów organizacyjnych:

• Rachunkowość

Funkcje specjalne

Dla aplikacji Zaimportowane dokumenty księgowości finansowej nie są dostępne funkcje specjalne.

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja Zaimportowane dokumenty księgowości finansowej nie jest dostępna dla partnerów biznesowych