Wszystkie działania związane z nabywaniem artykułów i usług od partnerów zewnętrznych są realizowane  w procesie zakupu.

Głównym  elementem procesu zakupu jest zamówienie zakupu. Zamówienia zakupu kierowane jest do dostawcy w celu dostarczenia wymaganych dóbr materialnych i niematerialnych. Zamówienia często poprzedzane są decyzjami mającymi na celu określenie zapotrzebowania. W związku z tym tworzone są zapytania ofertowe oraz oferty zakupowe. Proces decyzyjny ma na celu zapewnienie znalezienia optymalnego dostawcy, właściwe towary są dostarczane we właściwe miejsce, we właściwej ilości i we właściwym czasie. Najczęściej najlepsze warunki i najlepsza cena odgrywają w tym procesie decydującą rolę.

Zakres usług świadczonych w ramach zamówienia jest opisany w dokumencie dotyczącym zamówieniu zakupu . Szczegóły dotyczące zamówienia mogą być przekazywane dostawcy z wykorzystaniem dokumentów zamówienia zakupu oraz  korekty, jeżeli występuje. Potwierdzenie zamówienia jest odpowiedzią  dostawcy, która potwierdza lub odrzuca przyjęcie zamówienia.

W procesie dostawy towaru, użytkownik wprowadza ilości w aplikacji Przyjęcia towaru znajdującej się w module Logistyka magazynowa. Po zaksięgowaniu przyjęcia towarów, dostarczone artykuły zostają uwzględnione w stanach magazynowych. Kontrola faktur zakupu oraz rejestracja dostarczonych artykułów odbywa się w aplikacji Faktury zakupu .

Procesy i łańcuch dokumentów powiązanych

Procesy biznesowe związane z zakupami i wynikające z nich powiązania  z innymi aplikacjami i jednostkami biznesowymi opisano poniżej.

Przegląd procesu

Poniższy schemat przedstawia przegląd możliwych ścieżek przebiegu procesu zakupowego.

Zamówienia zakupu

Zamówienie zakupu jest zleceniem na wykonanie usługi/dostawy kierowanym do dostawcy w ustalonym czasie. Zawiera dane artykułu, cenę, ilość, datę dostawy, warunki dostawy oraz warunki płatności oraz miejsce dostawy. Zamówienie zakupu może być generowane z oferty zakupu i stanowić kolejne ogniwo w łańcuchu dokumentów powiązanych, procesu zakupu.

Zamówienia zakupu są głównymi dokumentami w procesie zakupu. Mogą one powstać w wyniku następujących działań:

• ręcznego tworzenia w aplikacji Zamówienia zakupu

• generowania z oferty zakupu po rozwinięciu listy obok przycisku [Dodaj]  w aplikacji Zamówienia zakupu lub w aplikacji Porównaj oferty zakupowe przy pomocy przycisku [Generuj zamówienia zakupu]
• importu poprzez aplikację Import danych

• generowania z propozycji zakupu

Korekta zamówienia zakupu

W celu przesłania zamówienia zakupu do dostawcy można wygenerować i wysłać dokument zamówienia zakupu. Po dokonaniu zmian w zamówieniu zakupu, jeżeli jest to konieczne i w wynikającym z niego dokumencie zamówienia zakupu, można wygenerować dokument zamówienia zakupu typu Korekta zamówienia zakupu. Zmiany mogą obejmować dodanie nowych pozycji oraz modyfikację lub usunięcie istniejących pozycji w zamówieniu. Dokument korekty zamówienia zakupu pozwala na powiadomienie dostawcy o zmienionych pozycjach zamówienia.

Potwierdzenie zamówienia zakupu

Zamówienie zakupu można wykorzystać do określenia, czy wymagane jest potwierdzenie zamówienia zakupu od dostawcy. Dokumenty potwierdzenia zamówienia zakupu dostarcza informacji o wygenerowanym zamówieniu zakupu lub korekcie zamówienia zakupu. Raportowanie może np. obejmować pełną akceptację dokumentu zamówienia zakupu lub zawierać inną datę dostawy. Potwierdzenie zamówienia zakupu przekazane przez dostawcę w aplikacji o tej samej nazwie można utworzyć ręcznie lub wygenerować z dokumentu zamówienia zakupu. Jeżeli potwierdzenie zamówienia zakupu jest wymagane, to można wystawić i wysłać do dostawcy przypomnienie o potwierdzeniu.

Użytkownik ma możliwość wysłania monitu, czyli przypomnienia kierowanego do dostawcy w przypadku opóźnionej dostawy.

Propozycje zakupu

Propozycje zakupu mogą być pobierane przez system i generowane w następujący sposób:

• w aplikacji Oblicz propozycje zakupu w module Zakup za pomocą przycisku [Oblicz propozycję zakupu] generowane jest tworzenie propozycji zakupu (akcja ta odbywa się w aplikacji w tle, status można podejrzeć w aplikacji Zlecenia przetwarzania). Jeżeli propozycja została wygenerowana poprawnie, to należy przejść do aplikacji Propozycje zakupu i odświeżyć listę.

• w aplikacji Generuj propozycje zakupu

W oparciu o propozycje zakupu można wygenerować zapytania ofertowe zakupu dla dostawców w celu pozyskania ofert zakupowych, z których następnie tworzone będzie zamówienie zakupu. Inną opcją jest generowanie zamówień zakupu bezpośrednio z propozycji zakupu bez wysyłania zapytania ofertowego i oferty zakupu.

Kontrakty zakupowe

Kontrakt to wstępna umowa ramowa regulująca dostawy towarów i usług. W kontrakcie, klient zgadza się na zakup towarów o ustalonej ilości lub określonej wartości, w określonym terminie. W zamian dostawca jest zobowiązany do dostarczenia artykułów w uzgodnionej ilości lub wartości w uzgodnionym terminie. Ceny i warunki są zdefiniowane w umowie. Kontrakt jest korzystny nie tylko ze względu na określenie ceny za artykuł, ale również dla monitorowania warunków uzgodnionych w kontrakcie.

Przyporządkowanie pozycji kontraktu do pozycji zamówienia zakupu nazywane jest w systemie wywołaniem kontraktu. Przyporządkowanie ma wpływ na status wywołania pozycji kontraktu w zależności od typu kontraktu.

Więcej informacji na temat kontraktów zakupowych znajduje się w dokumencie Kontrakty zakupowe.

Zapytania ofertowe zakupu i oferty zakupowe

Zapytania ofertowe zakupu są wezwaniami do złożenia ofert kierowanych do jednego lub kilku dostawców, w celu uzyskania informacji, czy dysponuje wybranymi artykułami, który nas interesuje i czy jest w stanie nam go dostarczyć. Dokumenty te stanowią pierwszy krok w pełnym procesie zakupu, zawierają między innymi dane dotyczące artykułu, ilości, daty dostawy, miejsca dostawy i okresu obowiązywania oferty.

Proces tworzenia zapytania ofertowego zakupu, rozpoczyna się od wybrania przez firmę artykułów, na które chcą uzyskać informacje od dostawcy/dostawców.

W wyniku akceptacji zapytania przez dostawców, firma otrzymuje oferty, które zostają powiązane ze złożonym zapytaniem.

Oferta zakupowa jest ofertą dostawcy na artykuły, w celu zaprezentowania swojego asortymentu i zachęcenia do dokonania zakupu lub odpowiedzią na wystosowane zapytanie ofertowe, sygnalizujące zainteresowanie zakupem konkretnych artykułów. Oferta zakupowa zawiera między innymi informacje dotyczące artykułu, ceny, ilości, daty dostawy, warunków dostawy, warunków płatności oraz miejsca dostawy. Okres obowiązywania oferty ustalany jest przez datę ważności. Oferty zakupowe mogą być w systemie powiązane z zapytaniem ofertowym zakupu i w ten sposób być częścią łańcucha dokumentów powiązanych.

Przy użyciu aplikacji Porównaj oferty zakupowe w module Zakup można ustalić, która oferta jest korzystniejsza i na jej podstawie wygenerować zamówienie zakupu.

Przyjęcie towaru i faktury zakupu

Przyjęcie zamówionych towarów z zaksięgowaniem pozycji odbywa się z poziomu Logistyki magazynowej, w procesie tym oba dokumenty: przyjęcia towaru i faktury zakupu, przypisywane są do zamówienia zakupu. Zakończenie procesu zakupu następuje po zaksięgowaniu przyjęcia towaru i faktury zakupu, ewentualnie również zlecenia magazynowego.

Ogólny proces zakupu

Na podstawie zamówienia zakupu, artykuły są kupowane od dostawcy i dostarczane do magazynu. Zamówienie zawiera wszystkie szczegółowe dane dotyczące dostawcy, partnera dostawy, wystawcy faktury, umowach handlowych związanych z warunkami: dostawy, wysyłki, płatności, cen z rabatami oraz artykułami i ilościami.

Więcej informacji na temat tych elementów określających można znaleźć w dokumentach: Zamówienia sprzedaży i Rodzaje zamówień sprzedaży.

Konsygnacja dostawcy i zamówienia konsygnacyjne

Pojęcie Konsygnacja dostawcy odnosi się do procesu logistycznego, w którym dostawca przechowuje artykuły w magazynie klienta, aby klient mógł bezpośrednio odbierać takie towary. Dopiero po odbiorze artykułów z magazynu konsygnacyjnego przez klienta, nastąpi przeniesienie własności i wystawienie odpowiednich faktur.

W konsygnacji towary dostawcy (nadawcy) są udostępniane w magazynie konsygnacyjnym bezpośrednio w siedzibie klienta (odbiorcy). Transakcja biznesowa i przeniesienie prawa własności ma miejsce wyłącznie w momencie wydania towarów z magazynu konsygnacyjnego, tzn. wykorzystania lub odsprzedania towarów przez klienta. Takie wydanie określane jest jako wydanie konsygnacyjne. Klient informuje dostawcę o wydaniu konsygnacyjnym w uzgodnionych odstępach czasu za pomocą zgłoszenia wydania konsygnacyjnego. Faktury będą wydane na podstawie takiego zgłoszenia wydania. Z punktu widzenia zakupu ten rodzaj działalności jest określany jako konsygnacja dostawcy, a z punktu widzenia sprzedaży jako konsygnacja klienta.

Zamówienie zakupu typu Zamówienie konsygnacyjne jest dostępne w celu wywołania towarów konsygnacyjnych od dostawcy. W ramach tej działalności konsygnacyjnej klient informuje dostawcę w uzgodnionych odstępach czasu o odebranej ilości towarów, np. przy każdym wydaniu lub podsumowaniu za dzień lub okres. Klient używa do tego zgłoszeń wydań konsygnacyjnych. Więcej informacji znajduje się w dokumencie Wprowadzenie: Konsygnacja dostawcy.

Łańcuch dokumentów powiązanych

W łańcuchu dokumentów powiązanych widoczne są dokumenty prezentowane w logicznym i chronologicznym ciągu. W większości przypadków pozycje na dokumentach są również powiązane ze sobą. Dla każdego dokumentu wyświetlane są wszystkie połączone dokumenty. Przykładowo, powiązany kontrakt zakupowy jest wyszczególniony w łańcuchu dokumentów powiązanych zamówienia zakupu, a z kolei to zamówienie zakupu jest widoczne w łańcuchu dokumentów powiązanych kontraktu zakupowego.

Postęp w procesie zakupu jest widoczny w statusie dokumentu. Zamówienie zakupu jest kluczowym dokumentem, który pokazuje status wszystkich następnych procesów na poziomie pozycji i na nagłówku.