Zakupy do Controllingu

Oprócz standardowych analiz, funkcje controllingu oferują również możliwość indywidualnego tworzenia wymaganych analiz, raportów i porównań danych. W ten sposób dane z różnych obszarów, np. księgowości finansowej lub majątkowej, ale także z ERP, mogą być konfrontowane i porównywane z danymi planu.

Poniżej opisano, w jaki sposób dane z zakupów, w szczególności z faktur zakupu, są przekazywane do controllingu. Opisano przede wszystkim podstawowe instrukcje; szczegółowe instrukcje lub konkretne opisy procesów nie są podane w tym miejscu ze względu na dużą liczbę możliwych wniosków o analizę.

Tylko rzeczywiste dane mogą migrować z działu zakupów do controllingu; faktury zakupu są jedynym dokumentem źródłowym, który jest brany pod uwagę.

Zasadniczo zaleca się następującą procedurę w określonej kolejności dla akceptacji faktur zakupu:

1. Wstęp
   • Opcjonalnie:
     • Definiowanie schematu kolumn,
     • Definiowanie schematu wierszy.
2. Prace przygotowawcze.
   • Definiowanie interfejsu:
     • Przyporządkowania rodzajów dokumentów księgowych,
     • Przyporządkowania wymiarów,
     • Przyporządkowanie rodzajów kosztów zakupu.
3. Dostarczanie danych.
   • Dostarczanie danych za pomocą aplikacji działających w tle (o tej samej nazwie):
     • Import danych wymiarów (dane podstawowe) w ramach Controllingu
4. Wyświetlanie / publikowanie / sprawdzanie wyników.
   • Pobieranie danych w obszarze Controlling:
     • Lista: Faktury zakupu
       • Przeniesienie faktury
     • Lista: Przebiegi księgowań Controlling
       • Tworzenie księgowania
       • Edycja księgowania
     • Wygenerowane dokumenty controllingu
5. Opcje analizy.
   • Lista: Controlling
     • Definiowanie schematu kolumn i wierszy
     • Raporty wyjściowe i inne
6. Wskazówki i porady.
   • Wskazówki i porady:
     • Lista: Referencje przeniesienia w obszarze Rachunkowość
     • Lista: Ponowne pobieranie faktur w obszarze Rachunkowość

Wstęp

W oparciu o cele i żądania analizy, definicje schematu wierszy i kolumn są już wstępnie ustrukturyzowane koncepcyjnie i w razie potrzeby można je odpowiednio zdefiniować. W praktyce jednak często zdarza się, że dane przesyłane z systemu ERP są wykorzystywane do decydowania o tym, jak powinna wyglądać definicja kolumny i wiersza. Z tego powodu definicje schematu wierszy i kolumn są często tworzone dopiero po ich przyjęciu podczas analizy. Sposób definiowania schematu wierszy i kolumn można znaleźć w artykułach:

• Schemat wiersza
• Definicja kolumny

Definiowanie interfejsu

Rzeczywiste dane z zakupów są przesyłane do Controllingu za pośrednictwem przychodzących głosów (Jednostka biznesowa com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice i pliki zależne) ze standardowym typem danych przechowywanym w aplikacji Konfiguracja.

Centralnymi obiektami analizy w controllingu są typ danych, rodzaje kosztów i zaksięgowane wymiary opcjonalne. Dla tych obiektów należy dokonać odpowiednich przyporządkowań.

Z obszaru ERP możliwe są obecnie transfery danych dla sprzedaży, zakupów, produkcji, logistyki magazynowej, rejestracji czasu pracy i projektów. Poniżej opisano zadania dla obszaru Zakup.

Za pomocą aplikacji Przyporządkowania rodzajów dokumentów księgowych, Przyporządkowania wymiarów, Przyporządkowania rodzajów kosztów zakupu definiuje się odpowiednie asygnaty rzeczywistych danych.

Przyporządkowania rodzajów dokumentów księgowych

Rodzaje transakcji są wymagane, aby móc generować księgowania w Controllingu. Bez prawidłowej definicji w przyporządkowaniu rodzaju  transakcji, żadne dane nie mogą zostać przeniesione z obszaru Zakup do obszaru Controlling.

Dane transakcji z obszaru Zakup są podzielone na wartości i ilości. Dlatego rodzaje transakcji muszą być również przechowywane lub podpisywane w Controllingu dla tych księgowań wartości i ilości. Po przyporządkowaniu rodzaju transakcji należy dokonać przypisania wymiarów i rodzajów kosztów, aby wartości ERP znalazły swoje odpowiedniki w odpowiednich danych księgowych.

Przyporządkowania wymiarów

Aby móc analizować dane transakcji ERP w controllingu, należy najpierw dodać dodatkowe dane, takie jak rodzaj kosztów, centrum kosztów, artykuł (pozycja) itp.

Podczas przetwarzania danych transakcji przyporządkowanie dodatkowych informacji do wymiaru służy do określenia, w którym polu pliku interfejsu należy zapisać odpowiednie informacje. Przyporządkowanie to definiowane jest w aplikacji Przyporządkowania wymiarów. Aplikacja kontroluje transfer danych z systemu ERP do controllingu.

Aby aktywować przygotowanie i przesyłanie danych do zakupu, należy określić, które wymiary opcjonalne powinny być dostarczane z danymi. Wyświetlane są tylko opcjonalne wymiary dla wybranej firmy. Dane kodu przypisane do odpowiednich wymiarów w controllingu są następnie przesyłane z ERP. W Controllingu dostępnych jest 20 opcjonalnych wymiarów do przesyłania danych.

Konserwacja odbywa się za pośrednictwem pola widoku na standardowym pasku narzędzi. Tam należy wybrać obszar Zakup. Dane pochodzenia określone w polu Pochodzenie mogą być używane jako wymiary opcjonalne.

Na podstawie faktur przychodzących można podać do 9 wymiarów:

• Centrum kosztów
• Jednostka kosztowa
• Pozycja
• Kraj
• Jednostka organizacyjna
• Dostawca
• Rodzaj zamówienia zakupu
• Zamówienie zakupu
• Rodzaj faktury dostawcy

Istnieją dwa przeciwstawne kierunki transferu działań, które należy zasadniczo rozróżnić:

1. W aplikacji Przyporządkowania wymiarów akcje [Generuj nośnik kosztów] i [Generuj miejsca powstawania kosztów] mogą być używane do przenoszenia centrów kosztów i jednostek kosztów z finansów do ERP. Transfer odbywa się tylko wtedy, gdy centra kosztów lub jednostki kosztowe zostały zdefiniowane jako przyporządkowanie. Akcja ta nie jest oczywiście decydująca dla transferu danych produkcyjnych do controllingu.
2. Jednak w przypadku transferu danych produkcyjnych do kontrolingu, transfer danych podstawowych ERP do finansów jest uruchamiany za pomocą akcji [Generuj wymiary]. Uwzględniane są tylko typy wymiarów, dla których zdefiniowano przypisanie. Oznacza to, że wszystkie dane podstawowe ERP są tworzone jako wymiary opcjonalne.

Przyporządkowanie rodzajów kosztów zakupu

Dane zarejestrowane w aplikacji Przyporządkowania rodzajów kosztów zakupu są wykorzystywane do dostarczania danych transakcyjnych z obszaru Zakup do obszaru Controlling. Są one podstawą do generowania rekordów księgowania ze zleceń produkcyjnych w controllingu. Przyporządkowania rodzaju kosztów produkcji określają, które informacje, takie jak wartości, ilości itp. powinny być przetwarzane dla każdej pozycji.

• Dokument źródłowy — istnieje tylko jeden dokument źródłowy dla przyporządkowania rodzajów kosztów zakupów do controllingu, jest nim Faktura zakupu
• Typ informacji — określa to, która wartość jest przenoszona do którego rodzaju kosztów. W zależności od pochodzenia danych transakcji. Na przykład zaopatrzenie, sprzedaż, magazyn, projekty itp., w polu Typ informacji oferowane są różne wartości (zestawy wartości), które można wykorzystać do alokacji rodzajów kosztów. Te specyficzne dla aplikacji typy informacji są dopasowane do właściwości transakcji księgowania w odpowiednich ramach i służą jako podstawa do generowania rekordów księgowania z odpowiednich dokumentów źródłowych.
  Alokacja typu kosztu jest określana dla typu informacji i, w razie potrzeby, dalszych parametrów specyficznych dla pochodzenia.
  Żadne elementy kosztów nie mogą być przypisane bezpośrednio do dokumentu źródłowego Zlecenie produkcyjne. Przypoeządkowanie odbywa się za pomocą rozszerzenia jednostki biznesowej CostTypeAssignment, ponieważ może istnieć kilka przyporządkowań (np. dla różnych cen transferowych).

Dostępne są następujące typy informacji:

• Pozycja dokumentu: Wartość
• Pozycja dokumentu: Ilość
• Koszty nabycia/Koszty dodatkowe
• Koszty nabycia/ Koszty dodatkowe na inicjatora
• Pozycja dokumentu: Bezpłatna ilość
• Pozycja dokumentu: Wartość bezpłatnego przyjęcia
• Pozycja dokumentu: Odchylenie od ceny netto
• Pozycja dokumentu: Wartość i ilość
• Pozycja dokumentu: Wartość Nieodpłatne nabycie (Przychody)

Jeśli używany jest typ informacji Pozycja dokumentu: Wartość i ilość nie są tworzone kolejne księgowania dla typu informacji Pozycja dokumentu: Wartość. Zapobiega to podwójnemu przetwarzaniu wartości.

• Klasyfikacja rodzajów kosztów rodzaju transakcji — jest dostępna w celu dalszego uszczegółowienia określenia rodzaju kosztów. Klasyfikacja ta jest przechowywana wraz z używanym rodzajem faktury zakupu.
• Klasyfikacja rodzajów kosztów partnera — jest ona dostępna w celu dalszego uszczegółowienia określenia rodzaju kosztów. Klasyfikacja ta jest przechowywana wraz z płatnikiem w klasyfikacji elementów kosztów zakupu.
• Klasyfikacja rodzajów kosztów artykułu — klasyfikacja zakupu typu kosztów pozycji jest dostępna w celu dalszego uszczegółowienia określenia typu kosztów
• Rodzaj kosztów i Klasa kosztów — w tym miejscu przechowywany jest rodzaj kosztów (z klasą kosztów), z którym faktura zakupu jest księgowana w Controllingu. Jest to pole obowiązkowe. Tutaj jest już sprawdzane, czy kategoria rodzaju kosztu jest zgodna z typem informacji, tj. czy jest to element kosztu ilości lub wartości. Kod transakcji przechowywany dla wartości lub ilości jest używany do tego sprawdzenia.
• Centrum kosztów i Jednostka kosztów — centra kosztów i / lub jednostki kosztowe mogą być przechowywane, z którymi faktura zakupu jest księgowana w Controllingu. Centrum kosztów i jednostka kosztów mogą być używane stale (tj. w każdym utworzonym księgowaniu) lub tylko wtedy, gdy żadne centrum kosztów lub jednostka kosztowa nie zostały jeszcze zapisane na fakturze zakupu.
• Tekst księgowania — można zapisać tekst księgowania, z którym faktura zakupu jest księgowana w obszarze Controlling

Dostarczanie danych

Faktury zakupu

Interfejs controllingu zakupów wykorzystuje faktury zakupu w ramach zakupów. Dane są dostępne w następujących obiektach biznesowych:

• cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice
• cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoiceDetail

Import danych wymiarów

Za pomocą aplikacji w tle Import danych wymiarów nowo wprowadzone lub zmienione dane podstawowe są automatycznie przenoszone do przyporządkowanych opcjonalnych wymiarów controllingu, a następnie są dostępne w controllingu do dalszego przetwarzania. Aplikacja Import danych wymiarów przenosi dane do controllingu.

Aplikacja, po uruchomieniu, sprawdza w tle, czy zostały utworzone nowe dane podstawowe i jeśli są, wysyła je do controllingu.

Jeśli aplikacja Import danych wymiarów nie została uruchomiona, brakujące dane podstawowe można następnie utworzyć za pomocą akcji [Generuj wymiary] w aplikacji Przyporządkowania wymiarów.

Pobieranie danych w obszarze Controlling

Faktury zakupu muszą zostać przesłane do Controllingu i zaksięgowane. Następnie mogą być analizowane i przetwarzane jak inne księgowania controllingu. W tym celu dostępne są te same aplikacje, co w przypadku „normalnych” księgowań controllingu (Listy: Przebiegi księgowań Controlling, Lista: Wprowadzone zapisy księgowe Controlling, Lista: Controlling).

Lista: Faktury zakupu

Aplikacja Lista: Faktury zakupu zawiera przegląd wszystkich faktur zakupu, ich dane z nagłówka i status. W tej aplikacji dostępna jest akcja [Przenieś faktury] służąca do przyjmowania faktur zakupu i dokonywania odpowiednich księgowań. Przebiegi księgowania są tworzone w controllingu, a także w księgowości finansowej, jeśli obszary zostały odpowiednio skonfigurowane. W szczególności należy zdefiniować rodzaje transakcji oraz rodzaj kosztów lub przyporządkowania kont.

Lista: Przebiegi księgowań Controlling

Aplikacja Lista: Przebiegi księgowań Controlling zawiera przegląd wszystkich przebiegów księgowania, które miały miejsce, ich pochodzenie i status. Przebiegi księgowania mogą mieć różne pochodzenie, takie jak przesyłanie faktur zakupu i sprzedaży, zleceń produkcyjnych, pochodzenie z środków trwałych, więcej informacji można znaleźć w artykule Lista: Przebiegi księgowań Controlling. W aplikacji dostępne są różne akcje umożliwiające przesyłanie danych ze zleceń produkcyjnych i przeprowadzanie księgowań.

Księgowanie przebiegów księgowań

Ponieważ przeniesiona faktura zakupu jest dostępna w Controllingu, ale nie została jeszcze zaksięgowana, konieczne jest rozpoczęcie księgowania.
Dostępne są następujące działania:

Przejmij i zaksięguj

Jeśli status transferu danych na to pozwala, w wyświetlonym oknie dialogowym można zaakceptować i opublikować wybrane operacje księgowania natychmiast lub w tle. Konwersja obiektów odbywa się dla przeniesionych kluczy biznesowych (np. wymiarów, rodzajów kosztów). Kwity wygenerowane bez błędów są przesyłane do serwera księgowania.

Przejmij

W przypadku tej akcji otwierane jest okno dialogowe, w którym można zaakceptować uruchomienie po zakończeniu, określając warunki działania aplikacji [Natychmiast] lub [W tle], o ile pozwala na to status transferu danych. Konwersja obiektów odbywa się tylko dla przeniesionych kluczy biznesowych (np. wymiarów, rodzajów kosztów).

Przeniesienie do innych aplikacji

W aplikacji Lista: Przebiegi księgować Controlling, akcje [Lista: Przeniesione dane księgowania] lub [Lista: Wprowadzone zapisy księgowe] można użyć do rozgałęzienia danych do aplikacji o tej samej nazwie.

Po wybraniu przebiegu księgowania akcja [Lista: Przeniesione dane księgowania] otwiera odpowiednią aplikację, w której wybrany przebieg księgowania jest również przyjmowany. W przeciwnym razie nie można wywołać aplikacji ze struktury menu. Za pomocą przycisku [Aktualizuj] wyświetlane są informacje należące do rekordu danych. Z tej aplikacji można użyć akcji [Wygenerowane dokumenty księgowe], aby przejść do aplikacji Wygenerowane dokumentu controllingu, za pomocą której można wywołać następujące akcje dla przebiegu księgowania, wyświetlić ich szczegóły i dalej je przetwarzać.

Akcja [Lista: Wprowadzone zapisy księgowe] otwiera aplikację o tej samej nazwie, w której można anulować, usunąć lub w inny sposób edytować zarejestrowane zgłoszenia dla wybranego cyklu zgłoszeń.

Wygenerowane dokumenty controllingu

Aplikacja Wygenerowane dokumenty controllingu zapewnia przegląd dokumentów, które zostały utworzone w wyniku przeniesienia dokumentów przez operacje księgowania z pliku interim w Controllingu. Daje to szczegółowy przegląd i opcję kontroli wygenerowanych księgowań. Można na przykład sprawdzić przyporządkowanie opcjonalnych wymiarów danych ERP do wymiarów Controllingu pod kątem prawidłowych przyporządkowań (zakładka Opcjonalne wymiary).

Opcje analizy

Lista: Controlling

Oprócz standardowych analiz, funkcje controllingowe oferują również możliwość indywidualnego tworzenia analiz, raportów i porównań danych. W ten sposób dane z różnych obszarów, np. księgowości finansowej lub środków trwałych, ale także z ERP, mogą być zestawiane i porównywane z danymi planowania. Więcej informacji można znaleźć w artykule Lista: Controlling.

Raport: Definicje raportów

Aplikacja Raport: Definicje raportów jest dostępna w controllingu dla poszczególnych analiz. Dostęp do sald w Controllingu uzyskuje się poprzez zastosowany schemat wierszy i kolumn.

W przypadku zdefiniowanych raportów możliwe są tylko analizy z dwoma opcjonalnymi wymiarami. Jeśli nie spełnia to wymagań, należy użyć analizy BI.

Wskazówki i porady

Lista: Referencje przeniesienia

W tej aplikacji automatycznie zapisywane są (oprócz innych danych) ostatnie aktualne numery przelewów dla transakcji magazynowych dla każdej organizacji, a także data przelewu i ostatniego przetwarzania. Służą one jako informacja, które okresy zostały uwzględnione w poprzedniej transmisji danych i kiedy miało miejsce ostatnie przetwarzanie. W tym miejscu można również określić wartości początkowe, ponieważ w przeciwnym razie dane, które były wykorzystane wcześniej – ale nie są wymagane – mogą być również brane pod uwagę.

Lista: Ponowne pobieranie faktur

Przeniesione faktury zakupu i sprzedaży są zapisywane w tej aplikacji. Dla nowego transferu faktury dostępne są trzy akcje:

• [Ponowne przyjęcie]
• [Ponowne przyjęcie do controllingu]
• [Ponowne przyjęcie do księgowości finansowej]

Następnie tworzone są nowe przebiegi księgowania dla wybranych faktur, albo tylko dla celów controllingu lub księgowości finansowej, albo dla obu.

Nieudane zadania

W przypadku opcjonalnych wymiarów i obiektów (artykułów, zamówień sprzedaży, krajów itp.) z systemu ERP, których nie można przenieść, tworzony jest rekord błędu (więcej informacji w artykule Lista: Transfer wymiaru). Następnie można przeprowadzić ręczne przetwarzanie i ponownie przenieść dane.