Zaliczki

Zaliczki są wykorzystywane, na przykład, do realizacji zamówień, które są czasochłonne i wiążą się z wysokimi kosztami materiałowymi, np. budowa budynków.

Do przetwarzania transakcji zaliczek dostępne są funkcje w księgowości finansowej, które umożliwiają wdrożenie wymagań prawnych dotyczących opodatkowania i księgowości. Inwentaryzacja zaliczek może być w pełni weryfikowana w dowolnym momencie przez cały cykl życia, od wniosku o zaliczkę do jej rozliczenia w ramach faktury końcowej.

Kontrola bilansowa zaliczek odbywa się głównie za pomocą zbiorczych kont należności i zobowiązań. W tym obszarze udostępnione są oddzielne konta dla żądanych zaliczek oraz dla zaliczek otrzymanych lub wpłaconych. Wymagane jest także utworzenie oddzielnego konta bilansowego dla żądanych zaliczek, które służy do resetowania żądań zaliczek zaksięgowanych w bilansie. Tworzenie własnych kont księgowych dla celów oceny podatkowej umożliwia również poprawne wyświetlenie zaliczek w deklaracji podatkowej.

Księgowanie zaliczek tworzy otwarte pozycje na kontach osobistych, które rozpoczynają cykl życia zaliczek. Aby móc odróżnić te dokumenty żądań zaliczek od innych dokumentów faktur dla klientów i dostawców, są one rejestrowane w oknie księgowania za pomocą oddzielnego typu dokumentu.

Wszystkie wpłaty przychodzące i wychodzące, które są kompensowane z zaliczkami w ramach otwartych pozycji na kontach osobistych, powodują wyświetlenie zaliczek.

Zaliczki mogą być kompensowane z pozycjami faktury bezpośrednio podczas księgowania faktur lub jako proces późniejszy. Tego typu rozliczenie zawsze prowadzi do zmniejszenia otwartej pozycji faktury o skompensowane kwoty zaliczek. Jednocześnie otwarte pozycje zaliczek są zmniejszane o skompensowane części.

Podsumowując, funkcja Zaliczki zawiera następujące cechy:

• Żądania zaliczek oraz udzielone zaliczki są księgowane na oddzielnych zbiorczych kontach

• Pozostałości z żądań zaliczek mogą być monitowane

• Żądania zaliczek mogą być rozliczane z notami kredytowymi w całości lub częściowo

• Żądania zaliczek mogą być tworzone we wszystkich istniejących walutach. Płatność może być zaksięgowana w dowolnej walucie, także innej niż waluta żądania zaliczki

• Możliwe jest dokonanie kilku zaliczek (częściowych płatności) na jedno żądanie zaliczki

• Zaliczki są tworzone z datą dowodu płatności

• Historia rozrachunku pozwala na dostęp do dokumentów rozliczeniowych (np. dowód wpłaty bankowej)

• Przypisanie do faktury końcowej oznacza pełne lub częściowe rozliczenie zaliczek i zmniejszenie faktury końcowej o rozliczoną kwotę zaliczki

• Na fakturach końcowych mogą być tworzone noty kredytowe

• W historii rozrachunku dla faktur końcowych można zobaczyć przypisane zaliczki

Definicje terminów

Żądanie zaliczki

Żądania zaliczek skierowane do klientów lub dostawców, dotyczące zamówień, które są gotowe w częściach, są określane jako żądania zaliczki. Wnioski o zaliczkę nie mogą być rozliczane ze skutkiem dla wyniku.

Zaliczki

Zaliczki to płatności dokonywane na podstawie wniosków o przedpłatę. Zaliczki podlegają opodatkowaniu i muszą być rozliczane w specjalny sposób w bilansie i w otwartych pozycjach.

Ustawienia

Aby korzystać z funkcji Zaliczki w Księgowości Finansowej, wymagane są dodatkowe dane podstawowe, na przykład dla kont księgowych. Poniżej znajduje się opis określający, które dane podstawowe należy szczegółowo skonfigurować.

Konta księgowe

W aplikacji Konta księgowe należy skonfigurować następujące konta w celu tworzenia i księgowania żądań o zaliczkę oraz dostarczonych lub otrzymanych zaliczek:

• Konta zbiorcze wniosków o zaliczkę oraz konta zbiorcze przedpłat, w każdym przypadku z kategorii Zbiorcze konto zobowiązań lub Zbiorcze konto należności.
• Konta wniosków o zaliczkę z kategorii Żądanie zaliczki dłużnika o zaliczkę lub Żądanie zaliczki wierzyciela. Konta te są używane jako konta przeciwstawne do księgowania wniosków o przedpłatę.
• Konta brutto i netto dla otrzymanych lub przekazanych zaliczek. Konta te są używane do automatycznego księgowania podatków i wartości bazowych z zaliczek.

Aby uzyskać szczegółowy opis tej aplikacji, należy zapoznać się z artykułem Konta księgowe.

Kod podatkowy

Dla wszystkich kodów podatkowych, których to dotyczy, konta księgowe do księgowania podatków i wartości bazowych z zaliczek muszą być określone w aplikacji Kod podatkowy. Wybierając w polu Użyte dla, można określić, czy konto księgowe jest używane jako konto zaliczki brutto czy netto.

Aby uzyskać szczegółowy opis tej aplikacji, należy zapoznać się z artykułami Kody podatkowe i Rozszerzenie: Kod podatkowy/ Comarch Financials Enetrprise.

Grupy kont zbiorczych

Wnioski o zaliczki i zaliczki są księgowane za pośrednictwem kont osobistych używanych automatycznie na odpowiednich kontach zbiorczych dla wniosków o zaliczki i zaliczek. Te konta zbiorcze są przypisywane za pośrednictwem grupy kont zbiorczych, która jest zdefiniowana w profilu konta zbiorczego konta osobistego. W tej grupie kont zbiorczych aktywa konta zbiorczego lub zobowiązania konta zbiorczego muszą być określone w każdym przypadku dla kategorii konta zbiorczego Żądanie zaliczki i Zaliczka.

Aby uzyskać szczegółowy opis tej aplikacji, należy zapoznać się z artykułem Grupy kont zbiorczych.

Rodzaje dokumentów księgowych

W przypadku żądań zaliczki wymagany jest typ dokumentu z kategorii Żądania zaliczek. Można utworzyć rodzaj transakcji w aplikacji Rodzaje dokumentów księgowych i przypisać typ transakcji Żądania zaliczek. Korzystając z typów transakcji tej kategorii dokumentów, księgowanie jest możliwe tylko na kontach księgowych Żądanie zaliczek dłużnika i Żądanie zaliczek wierzyciela jako konta przeciwstawne. Odwrotnie, księgowanie na kontach z kategoriami kont Żądanie zaliczek dłużnika i Żądanie zaliczek wierzyciela jest możliwe tylko z typem transakcji Żądania zaliczek. Dzięki temu nie ma ryzyka przypadkowego zaksięgowania zwykłej faktury jako żądania zaliczki. Podobnie — nie da się przez pomyłkę zaksięgować zwykłej faktury (czyli dokumentu z kategorii Faktura) na kontach przeznaczonych dla żądań zaliczek. Nie można również ręcznie przeksięgować zapisów na konta żądań zaliczek.

Ponadto należy skonfigurować typ transakcji Rozliczenie żądania zaliczki w celu rozliczania not kredytowych dla żądań zaliczek z żądaniami zaliczek.

Szczegółowy opis tej aplikacji znajduje się w artykule Rodzaje dokumentów księgowych.

Proces zaliczek

Transakcje zaliczkowe są zazwyczaj przetwarzane w trzech etapach. Żądanie zaliczki, księgowanie płatności dokonanych lub otrzymanych na żądanie zaliczki oraz kompensowanie zaliczek w ramach faktury końcowej.

Aby móc lepiej śledzić w rozrachunkach, które etapy procesu dana pozycja już przeszła, odpowiedni status jest aktualizowany w otwartych pozycjach, gdy wprowadzane są żądania zaliczek i zaliczki.

W tym rozdziale opisano poszczególne kroki przetwarzania zaliczek. Opis zawiera procedury rejestracji i informuje o możliwych wymaganiach i skutkach.

Żądanie zaliczki

Żądanie zaliczki nie jest traktowane jako faktura w ścisłym tego słowa znaczeniu. Żądanie zaliczki stanowi raczej wniosek o dokonanie płatności zaliczkowej. Ponadto księgowanie żądań zaliczek służy do ich przetwarzania w standardowych funkcjach administrowania otwartymi pozycjami, takich jak monitowanie i przebieg płatności.

Żądanie zaliczki jest zawsze wprowadzane z transakcją typu Żądania zaliczek. Podczas wprowadzania danych należy użyć kodów podatkowych do określenia stawek podatkowych wymaganych dla kolejnej zaliczki. Nie są one jednak księgowane wraz z żądaniem zaliczki, ale z zaliczką.

Żądanie zaliczki jest księgowane na określonym koncie osobistym i odpowiednim koncie bilansowym typu Żądanie zaliczek dłużnika lub Żądanie zaliczek wierzyciela jako konto przeciwstawne. Roszczenie lub zobowiązanie wynikające z dokumentu na zaksięgowane konto osobiste jest wykazywane w księdze głównej przy użyciu przypisanego konta zbiorczego dla żądań zaliczek. Wspólna kontrola konta bilansowego dla żądań zaliczek i konta zbiorczego dla żądań zaliczek w bilansie zapewnia, że zaksięgowane transakcje są wykazywane w sposób neutralny dla bilansu.

Zaksięgowanie żądania zaliczki powoduje utworzenie nowego rozrachunku na koncie osobistym. Zaksięgowanie do istniejącej otwartej pozycji nie jest możliwe. Nie dotyczy to anulowania żądania zaliczki ani późniejszego zaksięgowania zaliczki. Ponadto w przypadku żądań zaliczki nie są dozwolone żadne warunki rabatowe.

Żądania zaliczki mogą być tworzone w walucie obcej. Żądanie zaliczki w walucie obcej można anulować tylko po kursie wymiany, po którym żądanie zostało pierwotnie zaksięgowane. Różnice kursowe nie są dozwolone. W przypadku anulowania pozycja żądanie zaliczki jest faktycznie usuwana z pliku rozrachunku tylko wtedy, gdy nie ma żadnych pozycji zaliczki dla tej pozycji (nie ma również rozliczonych pozycji zaliczki).

Noty kredytowe dla żądań zaliczki można rozliczyć za pomocą typu transakcji Rozliczenie żądania zaliczki w odniesieniu do żądań zaliczek. Inną opcją rozliczenia, podczas księgowania noty uznaniowej żądania zaliczki poprzez podanie numeru rozrachunku żądania, jest rozliczenie ich bezpośrednio ze sobą. Konieczne jest jednak, aby waluta i kod podatkowy obu pozycji żądania zaliczki były identyczne. Podczas rozliczania wniosków o przedpłatę niedozwolone są funkcje takie jak odpis, rabat gotówkowy lub tworzenie otwartych pozycji. Pozostałości na wnioskach o zaliczkę można pozostawić tylko wtedy, gdy kwota rozliczenia zostanie zmieniona podczas wprowadzania w oknie dialogowym księgowania.

Przykład żądania zaliczki

Wpisy:

1 = Żądanie zaliczki

Edycja wniosek o zaliczkę

1. Użytkownik wybiera żądany kod transakcji typu Żądanie zaliczki w oknie dialogowym księgowania i rozpoczyna nowe księgowanie za pomocą przycisku Nowy.
2. Użytkownik wprowadza numer dokumentu i datę w odpowiednich polach.
3. Należy wprowadzić numer partnera klienta w polu Konto i odpowiedni kod podatkowy w polu Kod podatkowy. Podczas księgowania wniosku o zaliczkę należy również podać kod podatkowy, nawet jeśli w tym momencie nie są księgowane żadne podatki.
4. Użytkownik wprowadza kwotę żądania w polu Kwota księgowania.
5. Znacznik obciążenia/uznania zawsze odnosi się do konta wprowadzonego w polu Konto. Ponieważ ten dokument jest fakturą wychodzącą, konto klienta jest księgowane na debet.
6. Należy wprowadzić odpowiednie konto bilansowe typu Należności z tytułu żądania zaliczki jako konto przeciwstawne.
7. W tym momencie dostępne są wszystkie informacje niezbędne do zaksięgowania. Ponadto można teraz wprowadzić dodatkowe informacje, takie jak tekst księgowania.
8. Po wprowadzeniu wszystkich danych do dialogu księgowania należy przenieść księgowanie do tabeli pozycji księgowania za pomocą zielonej strzałki lub klawisza powrotu.
9. Użytkownik zapisuje dokument, aby móc go później zaksięgować.

Efekt

Po zaksięgowaniu wniosku o zaliczkę tworzony jest nowy rozrachunek z numerem dokumentu odpowiedniego dokumentu żądania. Ponadto rozrachunek otrzymuje status zaliczki Żądanie zaliczki.

Przykład żądania zaliczki w walucie obcej

W poniższym przykładzie żądanie przedpłaty w wysokości 11,900 USD jest księgowane dla klienta po kursie wymiany 1,72000 = 4 651,16 EUR.

Wpłaty:

1 = Żądanie zaliczki

Zaliczki

Zaliczki oznaczają płatności na podstawie żądań zaliczek. Przedpłaty mogą być wprowadzane ręcznie i księgowane za pomocą automatycznego księgowania bankowego i automatycznych transakcji płatniczych. Zasadniczo zaliczki podlegają opodatkowaniu i muszą być wykazywane oddzielnie w bilansie i w pozycjach otwartych.

Rozliczenie podatków odbywa się poprzez księgowania generowane automatycznie w momencie zaksięgowania potwierdzenia płatności na wniosku o zaliczkę. Księgowania te obejmują wartość brutto, netto oraz odpowiednie pozycje podatkowe. W bilansie zaliczki są ujmowane na kontach zbiorczych, po stronie aktywów lub pasywów – w zależności od charakteru transakcji.

Przedpłaty stanowią środki pieniężne, które w momencie wykorzystania do rozliczenia faktur lub faktur końcowych powodują automatyczne anulowanie wcześniej zaksięgowanych wartości brutto, netto oraz podatku. Każde przypisanie płatności do wniosku o zaliczkę lub wykorzystanie zaliczki jako środków pieniężnych powoduje wygenerowanie kolejnych automatycznych księgowań – zarówno w otwartych pozycjach, jak i na kontach księgowych.

Dla każdej płatności dokonanej na wniosek o przedpłatę przypisywany jest nowy numer firmy przedpłaty i tworzona jest otwarta pozycja w wysokości przychodzącej płatności. Pozycja żądania przedpłaty jest zachowywana i pomniejszana o kompensujące księgowanie kwoty płatności. Jeśli kwota płatności nie pokrywa pełnej kwoty zaliczki, pozostała kwota może zostać pomniejszona lub anulowana.

Anulowanie zaksięgowanej zaliczki możliwe jest wyłącznie przy użyciu funkcji anulowania i tylko wtedy, gdy po tej księgowości nie dokonano jeszcze żadnych kolejnych zapisów w rozrachunku tej zaliczki.

W przypadku, gdy wniosek o przedpłatę zostaje wykorzystany do rozliczenia innych pozycji (np. faktur), zaksięgowane wcześniej wartości brutto i netto są automatycznie anulowane – do wysokości odpowiadającej rozliczanej pozycji. W tym samym zakresie realizowane jest przeksięgowanie z konta zbiorczego przedpłaty na właściwe konto zbiorcze aktywów lub pasywów konta kontrahenta. Wszystkie księgowania z kategorią dokumentu Płatności, które dotyczą przedpłat, są zasadniczo traktowane jako wykorzystanie tej przedpłaty.

W przypadku zaliczek w walucie obcej obowiązują specjalne wytyczne:

• Pozycja zaliczki jest zasadniczo tworzona w walucie i po kursie wymiany z potwierdzenia płatności. Żądanie przedpłaty jest zasadniczo anulowane w walucie i po kursie wymiany ponownego żądania przedpłaty w wysokości pokwitowania płatności. Księgowania brutto i netto są zawsze wykonywane przy użyciu waluty i kursu wymiany zaliczki lub potwierdzenia płatności.
• Jeśli przedpłata jest dokonywana w walucie żądania przedpłaty, kwota w walucie pokwitowania płatności jest używana wraz z kursem wymiany żądania przedpłaty w celu anulowania żądania przedpłaty.
• Jeśli przedpłata jest dokonywana w walucie innej niż żądanie przedpłaty, kwota w walucie krajowej na potwierdzeniu płatności jest przeliczana, w oparciu o walutę i kurs wymiany żądania przedpłaty, na kwotę w walucie obcej w celu anulowania żądania przedpłaty.

Przykład zaliczki

Poniższy przykład przedstawia księgowanie potwierdzenia płatności w walucie krajowej na podstawie żądania przedpłaty z poprzedniego przykładu w walucie krajowej. Księgowania 2a, 2b i 2c są tworzone automatycznie na podstawie księgowania 2.

Wpisy:

1 = Żądanie przedpłaty

2 = Zaksięgowanie otrzymanej płatności za żądanie zaliczki

2a = Automatyczne anulowanie wniosku o przedpłatę w kwocie płatności przychodzącej.

2b = Automatyczne przeksięgowanie wpłaconej zaliczki na oddzielne konto zobowiązań.

2c = Automatyczne zaksięgowanie podstawy naliczenia i podatku od sprzedaży dla kwoty zaliczki.

Wprowadź zaliczkę

1. W oknie dialogowym księgowania należy wybrać żądany typ pokwitowania z typu Płatności i rozpocząć nowe księgowanie za pomocą przycisku Nowy.
2. Użytkownik wybiera numer dokumentu (numer wyciągu) i datę z wyciągu bankowego i wprowadza je w odpowiednich polach.
3. Należy wprowadzić numer rachunku bankowego w polu Konto.
4. użytkownik wprowadza całkowitą kwotę płatności w polu Kwota księgowania.
5. Wskaźnik obciążenia/uznania zawsze odnosi się do rachunku wprowadzonego w polu Konto. Ponieważ ten dokument jest płatnością przychodzącą, rachunek bankowy jest księgowany na debet.
6. Należy wprowadzić numer konta osobistego klienta w polu Konto przeciwstawne. W tym momencie dostępne są wszystkie wpisy wymagane do zaksięgowania. Można również teraz wprowadzić dodatkowe informacje, takie jak tekst księgowania.

7. Należy przenieść księgowanie do tabeli pozycji za pomocą zielonej strzałki lub klawisza powrotu.

• Program przejdzie do zakładki Przyporządkowanie rozrachunku

8. Jeśli użytkownik nie przejdzie automatycznie do okna dialogowego przypisania ze względu na ustawienie w kodzie transakcji, należy otworzyć je za pomocą skrótu Alt + Strzałka w dół w polu Przyporządkowanie rozrachunku

• Wszystkie otwarte pozycje klienta są wyświetlane w oknie dialogowym.

9. Należy wybrać żądanie przedpłaty, które chcemy przypisać do dokumentu płatniczego.
10. Należy użyć przycisku Przypisz, aby przenieść otwartą pozycję do tabeli pozycji księgowania dokumentu płatniczego. W tym samym czasie okno dialogowe przyporządkowania zostanie zamknięte.
11. Użytkownik zapisuje dokument, aby móc go później zaksięgować.

Efekt

Przypisanie żądania zaliczki do przychodzących środków pieniężnych jest wyświetlane na otwartej pozycji wniosku jako transakcja z numerem dokumentu i kwotą przychodzących środków pieniężnych. W ten sposób wyświetlana historia rozrachunku dla wniosku o zaliczkę pokazuje, które (zaliczkowe) płatności zostały dokonane.

Po zaksięgowaniu zaliczki tworzona jest nowa otwarta pozycja w kwocie płatności przychodzącej. Ta otwarta pozycja jest wyświetlana jako zaliczka i reprezentowana jako numer podrzędny dla pierwotnej transakcji żądania zaliczki. Ponadto dla otwartej pozycji aktywowany jest wskaźnik Rzeczywiste środki. Utworzenie pozycji zaliczki jest wyświetlane w danych historii jako transakcja z numerem pokwitowania płatności przychodzącej. W ten sposób, wyświetlając historię rozrachunku dla zaliczki, można zobaczyć, z której płatności przychodzącej (np. wyciągu bankowego) została ona dokonana.

Przykład zaliczki w walucie obcej

Poniższy przykład pokazuje księgowanie pokwitowania płatności w USD na wniosek o zaliczkę z poprzedniego przykładu w USD. W tym przypadku pokwitowanie płatności w wysokości 11,900 USD jest księgowane po kursie wymiany: 1,60000 = 5 000,00 EUR na żądanie przedpłaty. Księgowania 2a, 2b i 2c są tworzone automatycznie na podstawie księgowania 2.

Wpłaty:

1 = Żądanie zaliczki

2 = Zarejestrowana płatność przychodząca po kursie 1,17000.

2a = Automatyczne anulowanie żądania w wysokości płatności przychodzącej po pierwotnym kursie (1,18000) żądania.

2b = Automatyczne przeniesienie rachunków zbiorczych w oparciu o część płatności przychodzącej, którą można przypisać do wniosku.

2c = Automatyczne księgowanie podstawy naliczania i podatków zgodnie z informacjami z kodu podatkowego księgowania wniosku.

Faktura końcowa

Faktura końcowa jest zwykłą fakturą. Szczególną cechą podczas księgowania faktur końcowych jest to, że z jednej strony faktura jest księgowana z procesem wprowadzania, a z drugiej strony poprzednie zdarzenia biznesowe (zaliczki) są przypisywane (rozliczane). Ze względu na fakt, że zgodnie z warunkami podatkowymi zawsze należy zaksięgować stawkę podatkową faktury końcowej, a nie stawkę podatkową zaliczki, księgowania brutto i netto są anulowane dla wszystkich udziałów zaliczki przypisanych do faktury końcowej. Po przypisaniu do faktury końcowej przedpłata nie jest już wykazywana jako przedpłata w bilansie, ponieważ faktura końcowa jest ponownie pomniejszana o kwoty przedpłaty.

Przypisanie odbywa się w oknie dialogowym księgowania za pomocą akcji Przyporządkowanie rozrachunku w nagłówku księgowania konta osobistego faktury końcowej. W tym przypadku wybrane pozycje przedpłaty są rozliczane wraz z fakturą końcową. Status przedpłaty otwartych pozycji nie ulega zmianie w wyniku przypisania faktury końcowej.

Faktura końcowa i zaliczki przypisane do faktury końcowej są ponownie pomniejszane o kwotę rozliczenia. W historii rozrachunku faktury końcowej reprezentowana jest każda podpisana przedpłata, a dla każdej przypisanej przedpłaty faktura końcowa jest reprezentowana jako dokument rozliczeniowy.

Dla faktury końcowej można zaksięgować notę uznaniową. Nota kredytowa może odnosić się do istniejącej faktury końcowej poprzez pole numeru rozrachunku z wiodącego księgowania. Noty uznaniowe nie powodują anulowania księgowania zaliczek przypisanych do faktury końcowej.

Jeśli suma rozliczenia przekracza sumę pozycji przypisanej do faktury końcowej, na fakturze końcowej tworzone jest saldo kredytowe. Faktury końcowe dla pseudo-partnerów nie są dozwolone.

Korzystanie z przedpłat w walucie lub księgowanie faktur końcowych w walucie podlega specjalnym wytycznym:

• Zaksięgowanie faktury końcowej i wynikające z tego utworzenie otwartej pozycji odbywa się w określonej walucie księgowania przy użyciu określonego kursu księgowania.
• Jeśli do faktury końcowej przypisane są tylko zaliczki, które zostały utworzone w walucie faktury końcowej, kompensata lub rozliczenie otwartych pozycji faktury końcowej odbywa się w walucie obcej. Powstałe różnice kursowe są księgowane w walucie lokalnej. Anulowanie księgowań brutto i netto, a także zbiorczy przelew na konto są zawsze dokonywane przy użyciu waluty i kursu zaliczki.
• Jeśli zaliczki są przypisane do faktury końcowej w różnych walutach lub jeśli waluta przypisanej zaliczki (zaliczek) nie odpowiada walucie faktury końcowej, otwarte pozycje są rozliczane w walucie lokalnej. W takim przypadku nie są księgowane różnice kursowe, ale mogą wystąpić różnice w zaokrągleniach.

Przykład faktury końcowej

W tym przykładzie zaksięgowano fakturę końcową w walucie krajowej dla klienta. Do faktury końcowej przypisano zaliczkę (2) w pełnej wysokości. Księgowania 3a i 3b są kolejnymi księgowaniami, które są tworzone automatycznie na podstawie księgowania 3 przez program.

Wpisy:

1 = Żądanie przedpłaty

2 = Zaksięgowanie otrzymanej płatności za otrzymany wniosek o zaliczkę

2a = Automatyczne anulowanie wniosku o przedpłatę w wysokości otrzymanej płatności

2b = Automatyczne przeniesienie dokonanej przedpłaty na oddzielne konto zobowiązań.

2c = Automatyczne zaksięgowanie podstawy naliczenia i podatku od sprzedaży dla kwoty zaliczki.

3 = Zaksięgowanie faktury końcowej zawierającej rzeczywisty podatek do rozliczenia z potrąceniem dokonanej przedpłaty.

3a = Automatyczne przeniesienie należności z tytułu dokonanej przedpłaty na konto zobowiązań.

3b = Automatyczne anulowanie podstawy naliczenia i podatków z dokonanej przedpłaty.

4 = Zapłata zaległej należności z faktury końcowej przez klienta.

Edytuj fakturę końcową

12. W oknie dialogowym księgowania należy wybrać żądany typ paragonu z typu Faktura i rozpocząć nowe księgowanie za pomocą przycisku Nowy.
13. Użytkownik wybiera numer dokumentu i datę z faktury i wprowadza je w odpowiednich polach.
14. Należy wprowadzić numer partnera klienta w polu Konto i odpowiedni kod podatkowy w polu Kod podatkowy.
15. Użytkownik wprowadza kwotę faktury w polu Kwota księgowania.
16. Wskaźnik obciążenia / uznania zawsze odnosi się do konta wprowadzonego w polu Konto. Ponieważ ten dokument jest fakturą wychodzącą, konto klienta jest obciążone.
17. Należy wprowadzić odpowiednie konto przychodów jako konto przeciwstawne.
18. W tym momencie dostępne są wszystkie informacje wymagane do zaksięgowania. Ponadto można teraz wprowadzić dodatkowe informacje, takie jak tekst księgowania.
19. Po wprowadzeniu wszystkich danych do dialogu księgowania należy użyć zielonej strzałki lub klawisza powrotu, aby przenieść księgowanie do tabeli pozycji księgowania bez księgowania.
20. Aby przypisać dokonane przedpłaty do faktury końcowej, należy przenieść księgowanie wiodące (księgowanie konta osobistego), klikając dwukrotnie w edytorze księgowania.
21. Należy użyć akcji Utwórz nowe przyporządkowanie rozrachunku, aby otworzyć dialog przyporządkowania rozrachunku.
22. W tym miejscu użytkownik wybiera przedpłaty, które mają zostać rozliczone wraz z fakturą końcową.
23. Należy użyć przycisku Przypisz, aby przenieść pozycje zaliczki do tabeli pozycji księgowania faktury końcowej. Jednocześnie okno dialogowe przypisania zostanie zamknięte.
24. Należy zapisać dokument w celu jego późniejszego zaksięgowania.

Efekt

Po przypisaniu zaliczki do faktury końcowej zaliczka jest płacona w całości (jak w przykładzie) lub tylko częściowo. Przypisanie faktury końcowej jest zapisywane jako transakcja z numerem faktury końcowej w pozycji zaliczki. W ten sposób, wyświetlając historię rozrachunku dla płatności zaliczkowej, można zobaczyć, dla której faktury końcowej (faktur końcowych) została ona użyta.

Po zaksięgowaniu faktury końcowej tworzona jest nowa otwarta pozycja (w przypadku faktury walutowej w odpowiedniej walucie i kursie) z numerem kuponu faktury końcowej. Podobnie jak w przypadku zwykłej faktury, terminy płatności są określane zgodnie ze standardową procedurą. Przypisanie dokonanej przedpłaty jest zapisywane jako transakcja z datą przedpłaty w otwartej pozycji faktury końcowej. Dzięki temu w historii rozrachunku faktury końcowej wyświetlane są informacje o tym, które zaliczki zostały przypisane.

Przykład faktury końcowej w walucie obcej

W tym przykładzie faktura końcowa na kwotę 17 850,00 USD została zaksięgowana po kursie: 1.16050 = € 15,381.30. Do faktury końcowej przypisano pełną kwotę przedpłaty w USD (2) po kursie: 1.17000. Księgowania 3a, 3b i 3c są kolejnymi księgowaniami, które są automatycznie tworzone na podstawie księgowania 3.

Wpisy:

1 = Wniosek o zaliczkę

2 = Zarejestrowana płatność przychodząca po kursie 1,17000.

2a = Automatyczne anulowanie wniosku w kwocie płatności przychodzącej po pierwotnym kursie (1,18000) wniosku.

2b = Automatyczne przeniesienie wpłaconej zaliczki na oddzielne konto zobowiązań.

2c = Automatyczne zaksięgowanie podstawy naliczenia i podatku od sprzedaży dla kwoty zaliczki.

3 = Zaksięgowanie faktury końcowej zawierającej rzeczywisty podatek do rozliczenia z potrąceniem dokonanej przedpłaty.

3a = Automatyczne przeniesienie należności z tytułu dokonanej przedpłaty na rachunek zobowiązań.

3b = Automatyczne anulowanie podstawy naliczania i podatków z dokonanej przedpłaty

3c = Automatyczne księgowanie różnic kursowych w walucie lokalnej

4 = Zapłata zaległej należności z faktury końcowej przez klienta.

Ocena

Księgowanie wniosków o przedpłatę i przedpłat na zwykłych kontach osobistych klientów i dostawców umożliwia wyświetlanie stanów zaliczek i żądań zaliczek w dowolnym momencie przy użyciu istniejących standardowych ocen w listach i obszarze raportów.

Na przykład aplikacja Lista: rozrachunki umożliwia korzystanie ze statusu przedpłaty w celu śledzenia kroków, które otwarta pozycja już przeszła w procesie przedpłaty.

Do każdej płatności dokonanej w ramach wniosku o zaliczkę przypisywany jest nowy numer. W rezultacie ten sam numer rozrachunku może być dostępny więcej niż raz w wyświetlaniu otwartych pozycji. Raz jako przedpłata lub jako pozostałe żądanie i jeden lub więcej razy jako przedpłata. Sam numer firmy dokonującej przedpłaty jest widoczny tylko w szczegółowym widoku aplikacji Rozrachunki. Dodatkową informacją jest numer firmy, która dokonała ostatniej przedpłaty, wraz z liczbą już dokonanych przedpłat.

Użytkownik ma również możliwość uwzględnienia procesów przedpłat w regularnym procesie monitowania, a także w transakcjach płatniczych.